7.2第七章 文书管理

第四节公文的撰写公文的撰写同一般文章的写作有共同性，撰写公文应当符合一般文章的写作要求，如主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅等。

但公文有特殊的性质，所以在写作上又有特殊的要求。

一、要符合党和国家的法律和方针政策公文从属于政权，为政权服务。

每一份公文的观点、论据、措施、要求，都要有利于政权的巩固与统一，有利于社会主义建设的发展和经济的繁荣。

这就要求文书人员，必须不断提高思想政治水平和政策水平。

二、要准确地反映客观实际情况公文是为了办事而写的，在撰写时必须做好调查研究，掌握实际情况，使每一项决策都符合机关单位的实际情况；引用的材料、数字、人名、地名、时间等，必须真实准确。

不能说大话、假话、空话和过头话。

不能像文学家、作家那样，对生活中的素材加以"改造"，创造典型，也不需要长篇论述和细致描绘；而应以准确的文字，直接反映本机关的意图和要求。

三、要恰当地体现领导机关的意图正确理解公文写作的应命性。

公文是领导机关意志的表现。

撰写公文时，必须按照领导机关的意图办事，恰当地反映机关的指导思想和解决问题的意见、原则、方针、措施、办法等。

不能丢开领导机关的意图和原则，自搞一套。

当然，忠于领导机关意图、原则，，不等于"句句照办"、对领导拟出的提纲只字不改。

相反，在忠于拟制意图、原则的前提下，应将口头语转化为书面语，并加以系统化、条理化，或给予必要的补充，使领导机关的意图、原则表达得更完整。

四、要抓住主要矛盾，突出重点在一般情况下，一份公文只是为了解决一个问题，因此在撰写时要抓住这个主要问题，突出重点，避免面面俱到，贪大求全。

特别在请示问题时，更要坚持一文一事，不要一文数事。

在报告中，也不要夹带请示事项，以免贻误工作。

五、要符合规定格式，使用惯用语公文是一种具有特定体裁和格式的文体，表达什么内容用什么格式，有严格的规定；一份公文由哪些部分组成，各部分的顺序、位置和标志，也有统一规定，甚至用纸用字的规格都有统一规定，不能另搞一套。

公文所用的语言，也要符合习惯用法。

如结尾，一般运用这些习惯用语："特此报告"（报告）；"当否，请批复"（请示）；"特此函复"（函）；"特此公告"（公告）；"此复"（批复）。

六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确公文的篇幅要尽可能简短。

一般而言，报告、请示在千字左右，某些通知，几十字甚至两三句话即可。

除特殊需要如撰写调查报告、工作报告之外，上三五千字乃至万字的公文是不多见的。

这就要求在下笔前，要吃透交拟意图，注意摆布素材，构思出简明的撰拟布局。

着笔时，尽量用简洁的语句进行表述。

草成后，要着意修删，剔除可要可不要的字句和段落。

公文的文笔要庄重、朴素、自然、得体，讲究通俗、明快，以便好读、易懂。

行文时，不用形象描述，不作铺排夸饰，不游离行文宗旨滥加引申发挥，既言之有物，又言之成理。

不要使用生僻、生造的词语，避免使用模棱两可、易生歧义的词语。

要慎于择用词语，尤其是关键词语，使之恰倒好处。

公文在语言的使用上要有分寸，如讲成绩，不能把计划要作的事情说成已经做到的事情。

不要随便提"首创"、"全国第一"，不要乱用过头的形容词，如"最好"、"极大"等。

在时间的表述上，要注意概念准确。

如日期，要写具体年月日，避免用时间代词。

如"今年"、"明年"、"今天"、"明天"、"上月以前"、"去年以后"，往往会因印发时间发生变化而引起混乱。

表述年份，一律用全称，不得省略。

数字表述要正确。

如"二"和"两"，在意义上几乎没有什么差别，但在用法上却有不同，不能把"第二"（序数）、"零点二"（小数）、"二分之一"（分数）分别写成"第两"、"零点两"、"两分之一"。

而概数和一位数的基数，又只能用"两"，不用"二"，如"过两天"（概数）、"两种思想"（一位数基数）。

不要运用含糊不清的数字词语。

如什么数"以上"、什么数"以下"，究竟包不包括前面的本位数，就含糊不清。

案例：关于转发县长七月十七日在全县廉政会议上的讲话的通知各乡（镇）人民政府，县直各委、办、局：XXX同志七月十七日在全县廉政会议上的讲话，阐述了廉政与与勤政的关系，布置了当前的几项工作，十分重要，今年是XX建县14周年，又是县、乡政府换届之年，当前工作多，任务重，更需要廉政、勤政。

为此，特将“讲话”文稿转发你们，望认真、贯彻，务必按讲话的要求，扎扎实实地搞好工作，为庆祝建县1400周年作贡献。

XX县人民政府一九九0年七月二十三日[简评]通知是常用的一种公文，格式比较简单，写作起来也不复杂。

这个通知基本符合要求，格式正确，内容也讲清楚了。

不足之处是文字不简洁。

从题目看，没有必要把“七月十七日”写进去，因为正文里提到了。

况且，这个时间不是什么特殊的日子，对正文来说并不十分重要。

别，“转发”改为“印发”更好。

转发件，一般是下级呈送，或同级抄送，上级下发的公文。

这里行文的是本级领导的一个讲话，在其他地方没有行过文，无“转”的依据。

从正文语句看，“十分重要”后应是句号。

因为这句话的意思已经完了。

“特将”“讲话”文稿转发给你们中的“文稿”二字多余，另“转”相应题目改用“印”。

“望认真、贯彻，务必按讲话的要求”一句在“认真”与“贯彻”之间加进顿号是错误的。

这一句中的“按讲话要求”如何与“认真、贯彻”，实际上是一个意思，后者应当删去，直接说“望认真贯彻讲话精神”即可。

此外，文中阐述了“廉政与勤政的关系”中的“与”，“认真、贯彻“之中扣顿号，估计是校对错误。

在这么短的公文中出现这些错误，是不应该的。

写作公文是来不得半点马虎的，也不容重复罗嗦。

第五节公文的行文规则行文规则，是指公文运行应遵守的各项规定。

《公文处理办法》和《文件处理条例》，都有专章说明行文的规则，可见它是公文制发中的一个重要问题。

一、党政分开党的各级领导机关和政府的各级领导机关，性质不同，业务也不同。

《公文处理办法》规定，"各级国家行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

"按照这个精神，凡属行政方面的工作，应以政府的名义行文，凡属党务方面的工作，则应以党委的名义行文。

政府机关和群众团体的党组织，其日常工作，对上级党委负责。

政府机关和群众团体不能对党的组织发指示、交任务。

二、弄清范围制发公文，必须弄清本机关的隶属关系和职权范围。

《公文处理办法》规定，"政府各部门在自己的权限内，可以相互行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门相互行文；也可以根据本级政府授权和有关规定，对下一级人民政府直接行文。

"同级机关可以联合行文；各级机关可以和上一级机关有关部门联合行文；机关各部门可以联合行文；同级机关之间可以协商解决的问题，应直接行文，不应报上级机关转办。

向上请示或报告涉及到其他部门或地方职权范围的，主办机关要与有关部门或地方协商一致；经协商仍不一致的，应报上级政府裁决。

未经协商一致或未经上级机关裁决的，不得各自向下行文。

三、逐级行文同一组织系统的各级机关，应实行逐级领导与被领导，以维护"国家机器"的正常运转，上下渠道的畅通。

这从行文机制来说，就是要坚持逐级行文，上级给直属的下一级机关发指示、交任务，实行领导；下级向直属的上一级机关请示、报告，接受领导。

这样，才能维护正常的领导与被领导的关系，使工作顺利开展。

如遇到紧急、特殊情况必须越级行文时，应抄报越过的机关。

四、一文一事《公文处理办法》规定："请示的公文，一般应一文一事。

"不要把两三件事扯在一起。

内容单一，上级才好批复，才好处理，处理才及时；如果内容繁杂，不暂时不能批复或别的机关才能批复的事扯在一起，上级就难以及时处理，甚至造成公文旅行，连该批复的某一件事也搁置起来，影响办事效率。

五、分清主次行文有主送机关和抄送机关。

主送机关是负责受理和答复该文件的机关，抄送机关只是需要了解文件内容而不需要负责处理和答复的机关。

所以，行文时应分清主送与抄送机关。

请示性公文，主送一个机关，不要多头请示，不要同时抄送下级机关。

除上一级领导直接交代的外，请示不要直接送领导者个人。

受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报和抄报机关，由主报机关负责答复。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送另一上级机关。

六、讲究方式行文有上行、平行、下行三个不同的流动、传递方向，必须区分开来。

请示、报告，只能是下级对上级机关的行文；命令、指令、决定、决议、指示、批复等，只能是上级对下级的行文；各平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、洽谈业务，一般用函行文。

七、注重实效必须本着精简、有效的原则行文。

一切行文都要从实际需要出发，严格控制数量和范围，克服"文山会海"。

一个电话能解决的问题，就不要再发文；解决个别问题的行文，就不必发送所有的单位。

同样的文件已发了一个部门办理，就不要同时再发另一个部门办理，以免重复办理。

在报刊上公开发表的公文，可注明不另发文，收文机关应视为正式文件，并剪下来保存。

案例二则1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。

但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。

您认为责任在谁？2，国庆前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。

有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。

您看呢？第六节公文办理公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。

党政机关分别用收文办理程序、发文办理程序对这两个基本过程进行了规范。

“公文办理分为收文和发文。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

” ——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条（一）收文办理程序收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。