第七章 电子文件管理系统

规章制度编号：国网（办/2)544—2014 国家电网公司电子文件管理办法第一章总则第一条为规范国家电网公司（以下简称“公司”)电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存企业历史记录，促进信息资源开发利用,提高公司管理水平,依据国家有关法律法规和标准规范，结合公司实际,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指公司在生产、经营、管理等各项公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条公司电子文件管理遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持以下基本原则：（一)统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

（二）全程管理.对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等环节实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态.(三）规范标准。

依据国家相关标准和规范，制定公司统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理.（四）便于利用。

发挥电子文件高效、便捷优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别的共享应用。

(五）安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。

第四条本办法对公司电子文件管理机构设置、职责划分、电子文件管理各业务环节要求、电子文件管理系统建设与应用、考核与奖惩等作出规定。

第五条本办法适用于公司总(分）部、各单位及所属各级单位（以下简称“各级单位”）的电子文件管理工作。

公司各级控股、参股单位的电子文件管理工作参照执行。

第二章电子文件管理机构与职责第六条公司电子文件管理实行分级负责制,建立两级电子文件管理机构,分别在公司总部、各分部和公司各单位设立电子文件管理工作领导小组（以下简称“领导小组”）,领导小组下设办公室。

机构组成及主要职责如下:（一)公司总部领导小组由公司领导及相关部门负责人组成.主要职责为：贯彻落实国家电子文件管理方针政策和工作要求；研究制定公司电子文件管理决策部署；统筹规划公司电子文件管理工作；协调解决公司电子文件管理中的重大问题；审定公司电子文件管理规章制度、标准规范、项目经费、重大项目方案等。

关于印发《湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）》的通知各县市委、县市人民政府，州直副局以上单位：《湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）》已经州委、州人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

中共湘西自治州委办公室湘西自治州人民政府办公室2010年5月11日湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）第一章总则第一条为切实加强全州电子政务内网管理，确保电子政务内网安全、稳定、高效运行，根据《中共中央办公厅国务院办公厅转发<国家信息化领导小组关于推进国家电子政务网络建设的意见>的通知》（中办发〔2006〕18号）、《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于加强我省电子政务内网建设的意见》（湘办发〔2006〕23号），结合我州实际，制定本规定。

第二条本规定所称电子政务内网(以下简称内网)，是与国际互联网完全物理隔离的政务内网平台，主要满足各级党政机关内部办公、管理、协调、监督和决策的需要，提供公文传输、协同办公、信息管理、决策支持等业务应用服务，是政务信息化的重要基础设施。

第三条本规定适用于全州所有接入内网的单位及计算机终端。

第二章职责分工第四条州委办公室负责电子政务内网横向传输网的协调与沟通；州人民政府办公室负责电子政务内网纵向骨干传输网的协调与沟通。

各单位对本单位内网管理人员和电子公文传输系统操作人员进行调整，应及时报经州委办公室和州人民政府办公室批准同意。

第五条州电信分公司负责电子政务内网的日常运行维护，负责及时解决网络故障，保证网络畅通；提供网络安全服务，建立应急处置机制等。

第六条内网管理人员和电子公文传输操作人员必须有一定的计算机基础，能及时发现和清除计算机中存在的病毒和木马程序，独立完成操作系统备份和公文传输软件的安装。

第七条各单位系统管理员负责本单位的内网网络和终端设备维护，负责分配和管理本单位内部用户权限和各项业务应用系统的实施及维护。

第三章网络平台管理第八条内网的平台管理由州委办公室和州人民政府办公室共同负责，其主要工作内容是：（一）贯彻落实上级主管部门有关电子政务内网建设工作的指示和精神，制定本区域电子政务内网的发展规划和实施方案。

办公电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强办公电子文件管理工作，提高文件管理效率，保障文档安全和完整性，特制定本办公电子文件管理制度。

第二条本制度适用于本单位所有机关、部门及工作岗位的电子文件管理工作。

第三条电子文件是指以数字形式存储的信息文件，包括文字、图表、声音、视频等内容。

第四条本制度所称电子文件管理，是指对电子文件的创建、利用、传输、保存、检索和销毁等活动的全过程管理。

第二章文件的创建与登记第五条所有电子文件的创建应当按照规定的格式和标准进行，确保文件内容真实、准确、完整。

第六条电子文件应当按照文件名称、编号、类型、日期、责任人等信息填写登记表，并存档备查。

第七条电子文件应当按照规定的分类和目录结构进行存放，便于管理和检索。

第八条电子文件的创建人应当对文件的内容和形式负责，不得随意删除、修改或篡改文件的内容。

第九条电子文件的密级由创建人根据文件内容和重要性确定，并标明密级标识。

第十条电子文件应当按照规定的存储设备和存储格式存放，并定期进行备份和归档。

第三章文件的利用与传输第十一条电子文件的利用应当遵循业务需要和管理规定，不得违反法律法规和规章制度。

第十二条电子文件的传输应当采取安全、可靠的方式进行，确保文件传输过程中不受干扰和破坏。

第十三条电子文件的传输环节应当记录传输信息，包括发送方、接收方、传输时间等信息。

第十四条电子文件的传输应当严格控制权限，保护文件内容的安全和机密性。

第四章文件的保存与检索第十五条电子文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律法规的规定确定，超过保存期限的文件应当及时进行销毁。

第十六条电子文件的检索应当便捷、快速，确保文件内容的及时查阅和利用。

第十七条电子文件的检索应当采取严格的权限控制措施，防止未经授权的人员查阅文件内容。

第十八条电子文件的检索工具和系统应当定期进行更新和维护，保证查询功能的稳定和可靠。

第五章文件的销毁与归档第十九条电子文件的销毁应当按照规定的程序和要求进行，确保文件内容不被恢复和泄露。

电子版文件资料管理制度第一章总则第一条为加强对电子版文件资料的管理，规范文件资料的存储、保管、查阅和利用，提高信息资源的利用效率和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有的电子版文件资料管理工作。

第二章文件资料的归档和整理第三条电子版文件资料应按照文件类型、年份、部门等分类进行归档整理，并建立相关的检索系统。

第四条文件资料的归档应采用独立的存储设备，并定期进行备份和更替，保证文件的完整和安全。

第五条对于已经过期的文件资料，应及时进行整理和处理，保持归档的系统的及时性和有效性。

第三章文件资料的使用和审核第六条对于需要使用电子文件资料的人员，应提出书面申请，并经过相关主管部门的审批方可查阅。

第七条对于涉密文件资料的使用，应严格按照相关保密规定执行，未经授权人员不得查阅和使用。

第八条文件资料的使用记录应及时登记和备份，以保证文件的使用情况能够得到准确的追踪和检查。

第四章文件资料的保密和安全第九条对于涉密文件资料的保管，应采取严格的控制措施，包括密码保护、访问权限控制等。

第十条文件资料管理人员应定期对电子文件资料进行安全检查和漏洞排查，保证文件的安全性和完整性。

第十一条对于发现文件资料泄露或者损坏的情况，应立即进行报告和处理，同时启用备份文件进行替换。

第五章文件资料的转移和销毁第十二条对于需要转移的文件资料，应经过相关主管部门的审批，并按照规定的程序进行转移和交接。

第十三条对于已经过期的文件资料，应按照相关规定进行销毁，并建立销毁记录以备查证。

第十四条对于需要长期保留的文件资料，应进行定期的整理和存档，并做好相关的保管工作。

第六章文件资料管理的责任和制度执行第十五条文件资料管理人员应加强对文件资料管理制度的宣传和执行，确保每个工作人员都能够理解和遵守相关规定。

第十六条对于违反文件资料管理制度的人员，应依照相关规定进行处罚和纠正。

第十七条文件资料管理人员应进行定期的文件管理质量检查，确保文件资料管理工作的顺利进行。

电子技术文件管理制度第一章总则第一条为了加强电子技术文件的管理，确保电子技术文件的安全性、可靠性和完整性，提高电子技术文件的利用效率，制订本制度。

第二条本制度适用于本单位的所有电子技术文件的制作、存储、传递、利用和销毁。

第三条电子技术文件是指采用电子信息技术和设备创建、存储、管理和传递的技术文件，包括但不限于电子文档、电子图纸、电子数据等。

第四条电子技术文件管理的原则是科学性、规范性、安全性、便捷性。

第五条电子技术文件管理应遵循国家相关法律法规、规章和政策制度，并根据本单位的实际情况进行具体操作。

第六条本单位的电子技术文件管理工作由相关部门负责，具体职责如下：1. 制定并修订电子技术文件管理制度；2. 组织实施电子技术文件管理工作，确保电子技术文件系统的正常运行；3. 指导和督促各部门落实电子技术文件管理制度。

第二章电子技术文件的制作第七条电子技术文件的制作应符合以下要求：1. 采用标准化的电子文档格式进行编制；2. 采用规范的命名方式进行命名，包括文档名称、版本号、制作日期等要素；3. 相关数据应准确、可靠、完整、一致。

第八条电子技术文件的制作应由具备相应资质和技术水平的人员进行，并按照相关标准和规范进行操作。

第九条电子技术文件的制作应进行质量控制，确保技术文件的准确性、完整性和一致性。

第三章电子技术文件的存储第十条电子技术文件的存储应采用合适的存储介质和设备，确保电子技术文件的安全性和可靠性。

第十一条电子技术文件的存储应采用分级管理的方式，按照文件的重要性和保密级别进行分类存储。

第十二条电子技术文件的物理存储应符合以下要求：1. 存储介质应具备抗磁场、抗湿度、抗辐射等特性；2. 存储设备应定期维护和检测，确保设备正常运行；3. 存储环境应干燥、无尘、温度适宜，并采取防火、防水、防盗等措施。

第十三条电子技术文件的逻辑存储应采用合理的文件结构和管理方法，确保文件的易取得、易查找和易操作。

第十四条电子技术文件的存储应做好备份工作，确保文件的备份完整、可靠、可恢复。

电子文档管理和销毁制度文件编号：Q/NC—IWI—04－2011版本/修订：A/0编制人：李伟审定人：张米兰批准人：张惠民电子文档管理和销毁制度第一章总则第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本制度。

第二条基本术语解释（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于U盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（八）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（九）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章管理体制和职责第三条公司应明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制提供支持。

制定规范性文件管理制度第一章总则为了规范公司内部的文件管理工作，提高文件管理效率，确保文件的安全性和可查性，制定本规范性文件管理制度。

第二章文件管理的基本原则1. 保密原则：文件管理过程中，要严格遵守保密规定，确保文件安全，避免信息泄露。

2. 完整性原则：文件管理过程中，要确保文件的内容完整，不应有遗漏和被篡改的情况。

3. 可追溯原则：文件管理过程中，要确保文件的操作记录完整，方便追溯和审计。

4. 便捷性原则：文件管理过程中，要简化文件的流转和处理过程，提高操作效率。

第三章文件管理体制1. 文件目录管理：建立公司内部的文件目录结构，明确文件的分类、编号和存储位置，确保文件的有序管理。

2· 文件归档管理：定期对文件进行清点、整理和归档，分类标识文件的保存期限，按照规定的时间进行文件销毁。

3. 文件保密管理：对涉密文件进行密级管理，确保文件的机密性，严格限制浏览和传递权限。

4. 文件送审管理：建立文件送审的流程和标准，明确审批权限和程序，及时处理审批结果。

5. 电子文件管理：建立电子文档管理系统，包括文件存储、备份、检索等功能，规范电子文件的管理过程。

第四章文件管理流程1. 文件的申请与登记：凡是需要新建、修改或存档的文件，必须填写文件申请表，并由相关负责人审批后方可进行操作。

2. 文件的编制与审批：文件编制人员按照要求编写文件内容，并送至相关部门审批。

审批人员必须按照规定的权限和程序进行审批。

3. 文件的分发与传递：经过审批的文件，由文件管理员进行分发和传递，确保文件及时送达目标人员。

4. 文件的存档与归档：文件管理员按照规定的分类和编号将文件进行存档，并定期对文件进行清点和整理，为归档做好准备。

5. 文件的借阅与归还：员工需要借阅文件时，必须填写借阅申请，并经过文件管理员的批准后方可借阅。

借阅期限过后，必须按时归还文件。

第五章文件的保密管理1. 文件的密级划分：根据文件的机密程度，将文件划分为绝密、机密、秘密和一般的密级，并进行相应的保密措施。

文件管理制度第一章总则1.1制度目的为规范和优化公司文件管理流程，提高工作效率，确保信息安全，特制订本文件管理制度。

1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位，所有涉及公司业务的文件管理，包括电子文档和纸质文档。

1.3主管部门公司文件管理由行政部门负责监督执行，行政总监为文件管理的主管。

第二章文件的定义和分类2.1文件的定义文件是指公司内部或外部形成的、载有特定信息并加以固定的载体，包括但不限于文字、图纸、照片、电子文档等。

2.2文件的分类按用途和重要性分为普通文件和重要文件；按载体分为电子文件和纸质文件；按形式分为规章制度、合同协议、会议记录等。

第三章文件的起草和审核3.1文件起草文件起草应明确标题、目的、内容、附件等要素，保证语言简明、层次清晰。

3.2文件审核文件起草完成后，应提交相关部门负责人审核。

审核内容包括法律合规性、技术可行性、业务流程等。

第四章文件的编号和归档4.1文件编号所有文件均应进行编号，编号原则应清晰、有序，便于查找和管理。

4.2文件归档文件归档应按照文件类型和保管期限进行分类存储，确保文件易查、易取、易保管。

第五章电子文件管理5.1电子文件存储公司应建立统一的电子文件存储系统，确保文件安全可靠，并定期进行备份。

5.2电子文件权限管理对不同岗位的员工设置不同的电子文件权限，保障文件的安全性和隐私性。

第六章文件的传递和传阅6.1文件的传递文件传递应采用正式的传递渠道，确保文件的及时、准确传递。

6.2文件的传阅文件传阅应有明确的传阅范围和传阅目的，并记录传阅过程，以便追溯。

第七章文件的销毁7.1文件销毁程序公司应建立文件销毁程序，对于过期、失效或不再需要的文件，按规定程序进行销毁。

7.2文件销毁责任明确文件销毁的责任人，并建立相关的文件销毁记录，确保销毁过程合规。

第八章文件管理的监督和评估8.1文件管理的监督行政部门定期对各部门文件管理进行监督检查，发现问题及时纠正。

8.2文件管理的评估建立文件管理绩效评估体系，定期对文件管理工作进行评估，不断优化流程和规范。

第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。

二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。

三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。

良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。

二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。

2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。

3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。

二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。

2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。

第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。

2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。

二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。

2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。

第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。

2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。

3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。

二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。

2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。

第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。

电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子文件的管理，提高文件利用率，明确文件的保密性、完整性和可用性，保护文件的安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位及其各级各类组织，负责全面管理本单位产生的电子文件。

第三条本制度的宗旨是：科学规范管理、适应信息化发展、提高运行效率、防范信息泄漏、保护信息安全。

第四条本制度所称电子文件是指因业务需要而形成的，以电子形式记录信息，并具有保存完整性和可追溯性的全部资料。

第五条本制度所称电子文件管理是指协助本单位畅通的行政指令和贯彻的文件管理规范。

第六条本制度所称文件负责人是指在工作中负有直接责任的人员。

第七条本制度所称文件管理者是指被授权对电子文件进行管理的机构。

第八条本制度所称文件管理部门是指根据职责分工对电子文件进行综合管理的部门。

第九条文件管理工作应当坚持依法规范、文明规范、便利高效原则，为实现科学、规范、高效的管理服务。

第二章电子文件的管理第十条文件的类型包括：电子文件、信函、表格、照片、录音、录像等。

第十一条文件管理者按照文件保存期限将文件分为常规文件和临时文件。

第十二条文件管理者应当对文件进行编码，建立文件档案信息数据库。

对文件进行分类、整理和存储。

第十三条文件负责人应当对文件进行审查，保证文件记录内容真实可靠。

第十四条文件管理者应当加强对文件进行安全防护，采取技术措施确保文件的完整性和可用性。

第十五条文件管理者应当定期对文件进行检查，确保文件的安全性和完整性。

第十六条文件管理者应当加强对文件的管理和利用，鼓励创新，提高文件利用率。

第十七条文件管理者应当根据需要对文件进行转载和备份，确保文件安全。

第十八条文件管理者应当建立文件管理制度，规范文件的位置和借阅手续。

第十九条文件管理者应当制定文件管理手册，对文件管理流程进行详细规定。

第二十条文件管理者应当定期举行文件管理培训，对文件管理人员进行教育和培训。

第三章电子文件的保密管理第二十一条文件管理者应当制定电子文件保密制度，严格对文件进行保密。