第七章 文件管理

单位内部文件管理制度第一章总则为了规范单位内部文件的管理，提高工作效率，强化信息安全意识，特制定本文件管理制度。

第二章文件的定义和分类1. 文件的定义文件是指单位工作中产生的文字、图表、图纸、电子文档等载体，用于记录信息和指导工作的载体。

2. 文件的分类根据文件的性质和用途，将文件分为内部文件和外部文件。

内部文件包括单位内部使用的文件，如工作计划、会议纪要、报告材料等。

外部文件指单位与外部单位或个人交流使用的文件，如合同、协议、函件等。

第三章文件的起草、审批和签发1. 文件的起草文件的起草应当准确、明确、规范，内容真实可靠，格式统一规范。

2. 文件的审批文件的审批应经过相应部门的负责人审批，审批程序应当严格按照规定的程序进行。

3. 文件的签发经过审批的文件由文件起草人签发，签发人应当核对文件内容的准确性和完整性。

第四章文件的保管和归档1. 文件的保管文件的保管应当根据文件的重要性和保密级别进行分类存放，设置专门的文件保管室进行管理。

2. 文件的归档文件的归档应当按照规定的文件归档规范进行，包括整理、编目、分类、封存等工作。

第五章文件的传递和转交1. 文件的传递文件的传递应当按照规定的传递程序进行，确保文件的传递过程安全可靠。

2. 文件的转交文件的转交应当由责任人亲自转交，并及时向接收人说明文件的内容和使用要求。

第六章文件的销毁和报废1. 文件的销毁文件的销毁应当按照规定的文件销毁程序进行，包括审批、归档、销毁等环节。

2. 文件的报废文件的报废应当经过审批并按照规定的程序进行，确保文件报废的合法性和规范性。

第七章文件管理的责任和监督1. 文件管理的责任文件管理应当由单位领导来负责，各部门负责人应当对本部门的文件管理工作负责。

2. 文件管理的监督文件管理工作应当接受上级单位的监督，定期进行文件管理的检查和评估，及时发现问题并进行整改。

第八章外部文件和内部文件的关系1. 外部文件外部文件是单位与外部单位或个人交流使用的文件，应当按照外部文件管理制度进行管理。

第7章文件管理作业作业题题1在文件系统中，用户以_________方式直接使用外存。

A.逻辑地址B.逻辑地址C.名字空间D. 虚拟地址题2文件信息的逻辑块号到物理块号的变换是由______决定的。

A.逻辑结构B.页表C.物理结构D.分配算法题3文件系统实现按名存取主要是通过______来实现的。

A.查找位示图B. 查找文件目录C.查找作业表D.内存地址转换题4文件系统采用二级文件目录，主要是为_______。

A.缩短访问存储器的时间B实现文件共享C.节省内存空间D.解决不同用户间文件命名冲突题5磁盘上的文件是以______ 为单位读写的。

A块B记录C区段D页面题6文件索引表的主要内容包括关键字(记录号)和________。

A. 内存绝对地址B.记录相对位置C.记录所在的磁盘地址D. 记录逻辑地址题7有一磁盘组共有10个盘面，每个盘面上有100个磁道，每个磁道有16个扇区，假设分配以扇区为单位,若使用位示图管理磁盘空间,问位示图需要古用多少空间?若空白文件目录的每个表目占用5B。

问什么时候空白文件目录大于位示图?题8某文件系统为级目录结构，文件的数据一次性写入磁盘，已写入的文件不可修改，但可多次创建新文件。

请回答如下问题。

(1)在连续、链式、索引三种文件的数据块组织方式中，哪种更合适?要求说明理由。

为定位文件数据块,需要FCB中设计哪些相关描述字段?(2)为快速找到文件,对于FCB是集中存储好，还是与对应的文件数据块连续存储好?要求说明理由。

题9假定一个盘组共有100 个柱面，每个柱面上有8个磁道,每个盘面分成4个扇区,请回答如下问题。

（1）用位示图方法表示，位示图需占多少存储单元?（2）当有文件要存放到磁盘上时,用位示图方式应如何进行空间分配?（3）当要删除某文件时候，用位示图方式应如何进行？题10文件系统采用多重索引结构搜索文件内容。

设块长为512B,每个块号长3B，如果不考虑逻辑块号在物理块号中所占的位置，分别求二级索引和三级索引时可寻址的文件最大长度。

文件管理制度规章第一章总则第一条为规范公司的文件管理工作，提高工作效率，保护公司的信息资产，特制订本制度。

第二条本制度适用于公司内的所有文件管理工作。

第三条文件管理应当遵循“规范管理、科学分类、便于查询、安全保密”的原则。

第四条公司文件包括纸质文件和电子文件，均应当严格管理并加以保护。

第五条公司的所有员工都应当严格遵守本制度和文件管理规定，做好文件管理工作。

第六条公司文件的管理工作应当由专人负责，设立文件管理部门，并制定文件管理工作规则。

第七条公司文件应当依据保密等级划分为一般文件、重要文件和机密文件，并采取不同的管理措施。

第八条公司文件的流转应当明确流转的范围和目的，并由经办人进行签名确认。

第九条对于机密文件的流转必须采取专门的安全通道和授权人员，保证信息的安全性。

第十条公司文件管理应当有专门的文件档案库，并建立完善的档案管理制度。

第二章文件的创建和登记第十一条公司文件应当按照规定的格式和要求进行创建，确保文件的合法合规。

第十二条公司文件应当明确文件的标题、编号、责任人员、文件形式等信息，并进行登记备案。

第十三条对于重要文件和机密文件，必须进行登记备案，并由相关领导审批确认。

第十四条文件登记备案应当实现信息化管理，确保文件的安全性和可追溯性。

第十五条公司文件应当规范使用公章和签章，并签署负责人员的姓名和日期。

第十六条对于公司文件的修改和变更，必须进行登记备案，并报相关领导审批确认。

第三章文件的归档和保管第十七条正式文件的归档应当按照文件保管期限进行分类归档，确保文件档案的完整性。

第十八条档案室应当设立专门的保管人员，并对文件进行定期的整理和清点。

第十九条对于机密文件和重要文件，必须进行加密和备份处理，并设置特殊的文件保管区域。

第二十条对于电子文件的备份和存储，必须进行定期的备份和归档，并建立完善的数据恢复机制。

第二十一条对于过期的文件，应当按照规定的流程进行销毁处理，并进行登记备案。

第四章文件的查询和利用第二十二条公司文件的查询和利用应当遵循“实名制、审批制”的原则，并确保文件的安全性和完整性。

文件管理制度第一章总则1.1目的和依据文件管理制度的制定旨在减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

本制度的制定依据包括相关法律法规、公司内部管理规定和实际工作需要。

1.2适用范围本文件管理制度适用于全公司范围内的文件管理工作。

办公室作为文件管理的归口部门负责全公司各类文件的管理。

第二章收文管理2.1来文登记2.1.1所有来公司的上级函、电、来文以及同级函、电、来文均由办公室进行登记。

2.1.2来文应当及时登记，登记内容包括来文标题、发文单位、来文日期、文件号等信息，并分配唯一的登记编号。

2.2公文的签收2.2.1所有来公司的公启文件（除公司领导订启的外）由办公室进行登记签收。

2.2.2对于上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的核定，确保四者一致。

如发现不一致，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第三章公文的编号保管3.1公文编号3.1.1办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并进行分类登记编号和保管。

3.1.2公司领导亲启的文件，经公司领导启封后，也应交办公室进行正常手续的办理。

3.2外出文件的登记3.2.1本公司外出人员携带的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记、编号和保管，不得个人保存。

第四章公文的阅批与分转4.1阅签与批办4.1.1所有正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质进行阅签后，再由办公室秘书分送承办部门进行阅办。

4.1.2重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后再分送承办部门进行阅办。

4.1.3阅签应及时完成，一般应在当天完成阅签，对于紧急文件要立即办理。

4.2文件分转处理4.2.1一般函、电、单据等文件，由办公室秘书直接进行分转处理。

4.2.2对于涉及多个单位会办的文件，应先与主办单位联系，确认处理方式后再进行分转处理。

4.3加速文件运转4.3.1办公室秘书应在当天或第二天将文件送达公司领导和承办部门。

文件管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理，确保文件的安全、完整、准确、及时，提高文件管理的效率，根据国家有关法律法规和政策，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文件的管理，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。

第三条文件管理应遵循以下原则：（一）统一管理原则：文件应由专门部门或人员统一管理，确保文件的安全、完整。

（二）分类管理原则：文件应根据其性质、内容、用途等进行分类管理，便于查找和利用。

（三）规范管理原则：文件管理应遵循国家有关法律法规和政策，以及本单位的规章制度，确保文件管理的规范性和合法性。

（四）保密管理原则：对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应采取保密措施，确保文件的安全。

第二章文件管理职责第四条文件管理部门负责文件管理的日常工作，包括文件收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等。

第五条各部门应指定一名文件管理员，负责本部门文件的收集、整理、归档、保管等工作。

第六条文件管理人员应具备以下条件：（一）具备一定的文件管理知识；（二）具备一定的保密意识；（三）具备良好的职业道德和工作责任心。

第三章文件收集与整理第七条文件收集：（一）各部门应定期收集本部门产生的文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等；（二）文件收集应遵循完整性、及时性、准确性的原则；（三）文件收集过程中，应确保文件的真实性和合法性。

第八条文件整理：（一）文件管理人员应对收集到的文件进行分类、编号、编目等整理工作；（二）文件整理应遵循规范性、一致性、可追溯性的原则；（三）文件整理过程中，应确保文件的安全、完整、准确。

第四章文件归档与保管第九条文件归档：（一）文件管理人员应对整理好的文件进行归档，归档方式可以是纸质归档、电子归档或两者结合；（二）归档文件应按照一定的顺序进行排列，便于查找和利用；（三）归档文件应进行编号、编目、标注等标识工作，确保文件的可追溯性。

第十条文件保管：（一）文件保管应遵循安全、保密、防盗、防损、防潮、防虫、防霉、防尘等原则；（二）纸质文件应放置在专门的文件柜或文件室中，电子文件应存储在专门的存储设备中，并定期进行备份；（三）文件保管过程中，应确保文件的安全、完整、准确。

第七章文件管理一、依据1.1 《药品生产质量管理规范》（1998年修订）中第八章文件共5条。

第六十一条药品生产企业应由生产管理、质量管理的各项制度和记录。

1、厂房、设施和设备的使用、维护、保养、检修等制度和记录；2、物料验收、生产操作、检验、发放、成品销售和用户投诉等制度和记录；3、不合格品管理、物料退库和报废、紧急情况处理等制度和记录；4、环境、厂房、设备、人员等卫生管理制度和记录；5、本规范和专业技术培训等制度和记录。

第六十二条产品生产管理文件主要有：1、生产工艺规程、岗位操作发或标准操作规程生产工艺规程的内容包括：品名，剂型，处方，生产工艺的操作要求，物料、中间产品、成品的质量标准和技术参数及储存注意事项，物料平衡的计算方法，成品容器、包装材料的要求等。

岗位操作法的内容包括：生产操作方法和要点，重点操作的复核、复查，中间产品质量标准及控制，安全和劳动保护，设维修、清洗，异常情况处理和报告，工艺卫生和环境卫生等。

标准操作规程的内容包括：题目、编号、制定人及制定日期、批准人及批准日期、颁发部门、生效日期、分发部门，标题及正文。

2、批生产记录批生产记录内容包括：产品名称、生产批号、生产日期、操作者、复核者的签名，有关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料平衡的计算、生产过程的控制记录及特殊问题记录。

第六十三条产品质量管理文件主要有：1、药品的申请和审批文件；2、物料、中间产品和成品质量标准及其检验操作规程。

3、产品质量稳定性考察；4、批检验记录。

第六十四条药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制及保管的管理制度。

分发、使用的文件应为批准的现行文本。

已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。

第六十五条制订生产管理文件和质量管理文件的要求：1、文件的标题应能清楚地说明文件的性质。

2、各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期。

3、文件使用的语言应确切、易懂。

4、填写数据时应有足够的空格。

制度类文件管理制度包括第一章总则第一条为规范和加强文件管理工作，提高办公效率，促进工作的顺利进行，制定本制度。

第二条本制度适用于单位内所有文件的管理、利用及保管工作，是文件管理工作的基本规范。

第三条文件管理应当遵循科学、规范、高效的原则，保证文件的真实、准确、完整、及时。

第四条文件管理工作应当遵循法律法规、国家政策、单位规章制度、职业道德及相关行规。

第五条文件管理工作由单位领导负责，各部门全体人员共同参与，确保文件管理工作的有效运行。

第六条常年使用的文件，应当备份存档以保证安全，备份存档的存储位置应当远离主要存档地点。

第七条相关部门应当定期对文件进行整理整顿，并依法依规进行归档和销毁。

第八条文件管理工作应当加强信息化建设，提高管理效率和服务水平。

第二章文件的分类和编号第九条保密文件和非保密文件应当分开分类管理。

第十条不同类型的文件应当按照一定的规则进行编号。

第十一条文件的编号应当清晰明确，便于查阅和使用。

第十二条文件编号规则应当根据实际工作需要灵活设置。

第十三条文件编号规则应当统一，不得随意更改。

第三章文件的创建和流转第十四条文件的创建应当按照规定的格式进行，内容必须真实准确。

第十五条文件的签发和传阅应当按照规定的流程进行，不得越级签发和传阅。

第十六条文件的传阅应当明确传阅范围，不得随意泄露文件内容。

第十七条文件的传阅次数应当控制在必要范围内，不得过度传阅。

第十八条文件的签发和传阅应当做好登记和备份工作，以备查阅。

第四章文件的存档和保管第十九条文件的存档应当按照规定的流程进行，确保存档的真实性。

第二十条存档设立应当做好防火、防盗、防潮等保护措施，保证文件的安全。

第二十一条存档文件的保管应当定期清点检查，确保文件的完整性。

第二十二条存档文件的借阅应当按照规定程序进行，严格控制借阅者的身份，并做好借阅记录。

第二十三条存档文件的借阅期限一般不得超过规定的时间，逾期未还应当追究责任。

第五章文件的阅读和利用第二十四条根据实际需要，部门应当制定相关部门文件的查阅制度。