第一组物业档案管理内容

物业档案的建立与管理档案管理模式（一）物业管理档案物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的，为物业管理工作提供依据和参考的，各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。

1.物业管理档案的内容物业管理档案管理内容包括建筑物档案、客户档案、管理工作档案。

①建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；如竣工验收资料，房屋的单体竣工图，各类管线图、装修管理档案、维修养护档案等。

②业主档案：包括客户登记材料、业主产权材料；③管理运作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；如各类巡视记录、运行档案、满意度调查记录、投诉与回访记录、大厦文化活动、宣传记录、财务会计资料等。

2.管理流程图略（二）物业管理档案的建立物业管理档案是工程的重要闹资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。

建立物业档案，是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力和基础。

1.按照社会档案行政管理的要求和公司ISO体系文体标准，建立规范的档案管理制度。

档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定：对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度标准；对违反制度的处罚规定等。

根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：《物业档案管理》《档案查询利用制度》《库房管理制度》《档案移交验收制度》《档案内容及分类密级标准》《档案文件借阅规定》2.确定档案的内容物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、大厦志史档案。

根据要求以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

①建筑物档案A.建筑原始档案建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的工程建设施工过程中形成的工程档案。

物业管理单位接受的工程档案，其内容包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容；建设综合文件材料和工程施工文件材料；其中包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体内容请见表一：表一接管时收集、接收的工程资料清单B.建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的有关资料：a.维护改造申请表及批准文件b.维护改造工程施工许可证c.维护改造方案d.维护改造工程合同e.维护改造工程预算书及批准文件f.维护改造工程施工技术文件（按城建档案管理部门制定的相关规定执行）g.维护改造工程验收说明书h.维护改造工程结算（核算）表I.各设备及工程使用维护说明书J. 各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）k.维护改造工程施工设计图及竣工图C.用户装修/改造工程档案用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修\改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：a.装修、改造申请表及审查意见b.装修设计图c.装修、改造过程中的管理、监理资料d.完工后验收意见②管理工作档案管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：A.政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等B.制订的各种管理规定、公约C.公司ISO体系文件D.财务资料E.工作计划、方针、目标记录F.各项管理工作日志G.纠正和预防措施方案H.质量、环境、安全控制记录I.设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录K. 满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表L.其他需要收集归档的工作记录、服务记录3.档案的产生收集、接收和移交档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。

第一章总则第一条为加强物业管理公司人员档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司所有在职、离职及退休人员档案的管理。

第三条物业人员档案是公司重要的信息资源，对公司的经营管理、人力资源开发、员工培训和福利待遇等方面具有重要意义。

第二章档案内容第四条物业人员档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、籍贯、身份证号码、联系方式、婚姻状况、学历、职称、健康状况等。

2. 工作经历档案：包括员工入职、离职时间、岗位变动、工作表现、奖惩情况、绩效考核等。

3. 职业技能档案：包括员工专业技能证书、培训记录、进修情况等。

4. 财务档案：包括员工工资、奖金、福利、社会保险、公积金等财务信息。

5. 考勤档案：包括员工考勤记录、请假记录、加班记录等。

6. 其他相关档案：包括员工劳动合同、体检报告、培训记录、奖惩决定等。

第三章档案管理职责第五条公司人力资源部负责物业人员档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第六条各部门负责人对本部门员工档案的准确性、完整性和保密性负责。

第七条员工本人对其个人档案的真实性、完整性负责。

第四章档案管理流程第八条档案收集：各部门在员工入职、离职、岗位变动等情况下，应及时收集、整理相关档案材料。

第九条档案整理：人力资源部对收集到的档案材料进行分类、归档，确保档案的整齐、有序。

第十条档案归档：档案材料按照档案分类标准进行归档，并建立档案目录。

第十一条档案保管：档案材料应存放在安全、干燥、通风的档案室，确保档案的完整和安全。

第十二条档案利用：档案的查询、借阅等，需经公司领导批准，并由人力资源部统一办理。

第五章档案安全与保密第十三条档案管理人员应严格遵守国家档案法律法规，确保档案安全。

第十四条档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的物理安全。

物业档案管理制度3篇物业档案管理制度档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

以下是物业档案管理制度，旨在规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，明确工作职责，杜绝资料流失。

第一篇：公司各物业项目的档案资料规定物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管公司各物业项目的档案资料规定。

文员专职文件存档、注记工作。

有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档。

文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

第二篇：公司档案工作实行二级管理公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三篇：归档范围及管理凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

物业档案、资料管理的内容物业项目档案、资料管理的内容1、资料的收集资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。

从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

移交资料项目资料名称规划资料1.项目批准文件2.用地批准文件3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证4.拆迁安置资料5.房地产平面图工程技术资料1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2.地质勘查报告、工程建设投标文件3.工程合同及竣工报告4.工程预决算5.图纸会审记录6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)7.隐蔽工程验收签证8.沉降观察记录9.竣工验收证明书10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书11.新材料、构配件的鉴定合格证书12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书13.砂浆、混凝土试块试压报告14.供水、供气、空调的试压报告15.园林绿化图纸和清样16.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单17.工程监理报告日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料--设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料--政府相关文件、法规、法律;房地产公司有关文件、通知、函件;物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等3、档案资料管理的要点⑴、重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。

二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。

遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。

2、严格保密。

对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。

3、专人专管。

设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。

4、定期审核。

对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。

5、科学利用。

档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。

三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。

（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。

2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。

（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。

（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。

3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。

（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。

4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。

（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。

四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。

2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。

第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。

第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。

第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。

第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。

第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。

第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。

第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。

第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。

第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。

第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。

2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。

3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。

4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。

第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。

3. 业主购房合同、租赁合同等。

4. 业主装修申请、验收报告等。

5. 业主维修基金缴纳记录等。

6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。

7. 业主参与小区活动记录等。

第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。

2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。

3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。

4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。

5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。

第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。

2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。

3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。

第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。

3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。

4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。

第一章总则第一条为规范物业个人档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有员工的个人档案管理。

第三条物业个人档案是物业管理的重要组成部分，是公司人力资源管理的依据，是维护员工合法权益的重要凭证。

第二章档案种类及内容第四条物业个人档案主要包括以下种类：1. 基本档案：包括员工入职登记表、身份证复印件、学历证明、资格证书等；2. 工作档案：包括员工工作经历、岗位变动、绩效评估、培训记录等；3. 薪酬福利档案：包括员工工资条、奖金、福利发放记录等；4. 个人事项档案：包括员工婚丧嫁娶、出国留学、违纪处分等；5. 离职档案：包括员工离职申请、离职证明、离职手续办理等。

第五条档案内容应真实、准确、完整，确保档案的权威性和有效性。

第三章档案管理职责第六条物业管理部门负责物业个人档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第七条各部门应指定专人负责本部门员工的档案管理工作，确保档案的完整性和安全性。

第四章档案收集与归档第八条员工入职时，应及时收集并归档其基本档案。

第九条员工在工作期间，其工作档案、薪酬福利档案、个人事项档案等应定期收集、整理、归档。

第十条员工离职时，应及时收集并归档其离职档案。

第十一条档案收集与归档应遵循以下原则：1. 及时性：档案收集与归档应在事件发生后的第一时间进行；2. 完整性：档案收集与归档应确保档案内容的完整性；3. 准确性：档案收集与归档应确保档案内容的准确性；4. 安全性：档案收集与归档应确保档案的安全。

第五章档案保管与利用第十二条档案保管应遵循以下原则：1. 保密性：档案保管应确保档案内容的保密性；2. 安全性：档案保管应确保档案的物理安全，防止丢失、损坏、泄密等；3. 可靠性：档案保管应确保档案的长期保存，便于查阅和利用。

第十三条档案利用应遵循以下原则：1. 合法性：档案利用应遵守国家法律法规，不得非法利用档案；2. 有效性：档案利用应确保档案的准确性、完整性和有效性；3. 及时性：档案利用应确保档案的及时提供，满足工作需求。

物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用1、档案资料的收集：（1）设立档案资专柜，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理；（2）资料的收集，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。

信息资料分为外来资料和内部资料：保洁服务管理、人事资料及财务资料等档案资料；（3）人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证件档案；财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账目档案。

（4）资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。

整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源、内容，表现形式的特点，做到条理清晰、分类合理。

二、资料的归档管理1、归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存；根据实际需要资料归档由管理人员保存，如：照片、文件等档案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用；2、档案的借阅和借出都有严格规定，必须具备资格的人员经登记后方可借阅、借出；归还时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任，档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失；3、档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。

三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有资料随时可以查阅调用，便于工作的监察和检查。

四、人员档案合同规定在物业服务期间，人员入职、离职档案要及时、完善、齐全，其中员工档案合同、社保缴费证明等档案，在人员更换时要及时向甲方备案。

五、项目档案管理目录示范文本。

第一章总则第一条为了加强小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有物业档案的管理工作。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分户使用；（三）科学管理，方便检索；（四）保密安全，确保档案安全。

第二章档案分类与归档第四条物业档案分为以下类别：（一）物业基础档案；（二）物业管理档案；（三）物业维修保养档案；（四）物业财务档案；（五）物业投诉处理档案；（六）其他档案。

第五条物业档案的归档范围包括：（一）小区规划、建设、验收、移交等文件；（二）小区业主大会、业主委员会、物业管理委员会的会议记录、决议、公告等；（三）物业管理服务合同、物业服务协议等；（四）物业管理规章制度、操作规程等；（五）物业维修保养计划、记录、报告等；（六）物业财务收支、预决算、审计报告等；（七）物业投诉处理记录、回复等；（八）其他应归档的文件和资料。

第六条档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成单位或个人应按照档案分类和归档范围，对形成的档案进行整理、编目；（二）档案形成单位或个人应将整理好的档案及时报送档案管理部门；（三）档案管理部门对报送的档案进行审核、登记、编目，并办理入库手续；（四）档案管理部门应定期对档案进行清理、整理，确保档案的完整、准确、安全。

第三章档案保管与利用第七条物业档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案存放应按照档案分类和编号进行，方便检索和利用；（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、整理，确保档案的完整、准确、安全；（四）档案管理人员应做好档案的出入库登记，确保档案的流动情况可追溯。

第八条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）档案利用者应遵守国家有关档案管理的法律法规，尊重档案的保密性；（二）档案利用者应填写档案查阅申请，经档案管理部门批准后方可查阅；（三）档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复制、摘抄、拍照；（四）档案管理人员应做好档案查阅记录，确保档案的利用情况可追溯。