物业公司档案管理制度范本1.doc

物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。

第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。

第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。

（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。

第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。

（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。

（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。

（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。

第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。

（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。

（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。

第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。

（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。

（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。

第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。

（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。

（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

第一章总则第一条为加强物业集团公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属单位行政档案的管理工作。

第三条行政档案是指集团公司及其所属单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

第二章档案分类与归档第四条行政档案分为以下类别：1. 机关文书档案：包括文件、报告、请示、通知、会议纪要、讲话稿等；2. 机关印信档案：包括印章、图章、戳记等；3. 机关人事档案：包括干部人事档案、员工档案等；4. 机关财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；5. 机关固定资产档案：包括固定资产购置、维修、报废等档案；6. 机关合同档案：包括合同、协议、协议书等；7. 机关其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。

第五条行政档案归档应遵循以下原则：1. 及时归档：各部门、子公司及所属单位应在文件形成或事件结束后及时归档；2. 完整归档：归档的档案应包括文件的正文、附件、抄送件等；3. 准确归档：归档的档案应按照档案分类标准进行分类，确保档案的准确性和完整性；4. 安全归档：归档的档案应按照规定采取安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等条件；3. 档案柜应上锁，并设立档案目录；4. 档案借阅应办理借阅手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案。

第七条档案利用应遵循以下规定：1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，保护档案的合法权益；2. 档案利用应经档案管理部门批准，不得擅自对外提供档案；3. 档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 档案利用不得损害档案的完整性和安全性。

第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下规定：1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核批准；2. 档案销毁应采用焚毁、化浆、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露；3. 档案销毁后，应将销毁记录报档案管理部门备案。

第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。

（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。

（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。

（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。

第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。

（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。

（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。

（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。

（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。

第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。

（二）物业设施设备的相关资料。

（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。

（四）物业管理服务合同、协议等。

（五）物业中心内部管理规章制度。

第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。

（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。

（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。

第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。

（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。

（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。

（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。

第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。

（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。

第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。

第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。

第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。

第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。

第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。

第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。

第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。

第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。

第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。

第一章总则第一条为加强物业公司人事档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高人事档案管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司所有员工的档案管理，包括在职、离职及退休员工。

第三条人事档案管理应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）安全保密，确保真实；（三）便于查询，高效利用；（四）规范操作，持续改进。

第二章档案管理范围第四条人事档案管理范围包括：（一）员工的基本信息档案，如身份证、户口本、学历证明、专业技术资格证书等；（二）员工的工作经历档案，如劳动合同、工作证明、绩效考核、奖惩记录等；（三）员工培训、进修、职称评定等相关档案；（四）员工离职、退休等手续办理档案；（五）其他与员工个人相关的档案资料。

第三章档案管理职责第五条人事部门负责公司人事档案的统一管理，具体职责如下：（一）建立健全人事档案管理制度，制定档案收集、整理、保管、查询、销毁等具体操作流程；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、查询、销毁等工作；（三）定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确；（四）对档案进行安全检查，确保档案资料的安全；（五）对档案进行保密，防止档案信息泄露；（六）根据需要提供档案查询服务。

第六条部门负责人及档案管理员应承担以下职责：（一）按照档案管理制度，负责本部门员工档案的收集、整理、归档、保管等工作；（二）对档案资料进行保密，防止信息泄露；（三）定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确；（四）协助人事部门完成档案查询、销毁等工作。

第四章档案收集与整理第七条档案收集：（一）员工入职时，需提供相关证件、证明等资料，由人事部门负责收集、归档；（二）员工离职、退休时，需办理相关手续，人事部门负责收集、整理档案资料。

第八条档案整理：（一）按照档案类别，对档案资料进行分类整理；（二）对档案资料进行编号、编目，确保档案的有序性；（三）对档案资料进行归档，确保档案的完整、准确。

第五章档案保管与查询第九条档案保管：（一）档案资料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防尘的专用档案柜中；（二）档案柜应加锁，确保档案资料的安全；（三）档案管理员应定期对档案进行清理、消毒，防止档案资料损坏。

物业工程档案管理制度范本第一章总则第一条为加强物业工程档案管理工作，规范文件管理流程，提高管理效率，制定本制度。

第二条本制度适用于物业工程档案管理单位及相关人员。

第三条物业工程档案管理应遵循依法、依规、依规范原则，坚持全面贯彻落实文件管理制度。

第四条物业工程档案管理应做到分类存档、备份保管、定期清理、安全保密。

第五条物业工程档案管理的内容包括建设工程档案管理、物业管理档案管理及其他相关档案管理。

第六条相关人员要认真履行物业工程档案管理职责，依法合规开展工作，不得私自篡改、销毁或外泄档案信息。

第七条相关人员应加强对物业工程档案管理的学习和培训，提高档案管理水平和能力。

第八条物业工程档案管理单位应配备专业化的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。

第二章档案管理第九条物业工程档案管理单位需设立完善的档案管理制度，包括档案管理规范、档案管理流程、档案管理责任、档案管理监督等方面。

第十条物业工程档案管理单位应建立档案资源库，对所有相关档案进行分类存放，方便查阅和管理。

第十一条物业工程档案管理单位应定期对档案进行清理整理，删除无用信息，保留有价值的档案。

第十二条物业工程档案管理单位应建立档案安全保密制度，加强档案信息的保护，防止档案泄露。

第十三条物业工程档案管理单位应建立档案备份制度，确保档案信息的安全性和完整性。

第十四条物业工程档案管理单位应建立档案借阅制度，规范档案借阅流程，审核借阅权限，及时追踪借阅情况。

第十五条物业工程档案管理单位应建立档案检索制度，对档案信息进行标注、索引、分类，便于快速检索。

第十六条物业工程档案管理单位应建立档案销毁制度，对已经完成任务、无需保留的档案进行安全销毁。

第十七条物业工程档案管理单位应建立档案著录制度，对所有档案进行著录，确保档案信息的完整性和准确性。

第三章管理流程第十八条仓库保密责任人应负责档案仓库的日常管理工作，严格遵守物业工程档案管理制度的相关规定。

第十九条仓库保密责任人应核实档案信息的真实性，对档案进行定期检查，及时发现并纠正问题。