管理部三级文件与质量记录编号规定

质量管理体系文件编号规定两篇篇一：质量管理体系文件编号规定1、目的确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。

2、范围本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。

3、职责人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。

4、部门代号人力资源部：RL综合管理部：ZH财务部：CW营销部：YX研究所（油田化学工程中心）：YJ质检部：ZJ生产部：SC5、文件分发号认证机构：00总经理：01管理者代表：02人力资源部：03综合管理部：04财务部：05营销部：06研究所（油田化学工程中心）：07质检部：08生产部：09 6、编号规则6.1一级文件：手册注各管理体系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC6.2二级文件：程序文件注各管理体系代号如下：安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP环境和职业健康安全管理体系：E0PAPI石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX6.3三级文件6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等）管理类文件：GL技术类文件：JS6.3.2记录表格类注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。

例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等6.3.3外来文件注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；……6.5通知通报类文件通知类代号：TZ通报类代号：TB7、文件版本编号7.1 A/0表示第1版第0次修改。

例如：A/1表示第1版第1次修改，B/0表示第2版第0次修改；依次按照A/0，A/1,A/2，B/0，B/1，B/2……的形式填写。

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。

文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。

3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。

并保证文件编号、书写符合本规范。

4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。

原则上为纸的右上角。

4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。

4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。

4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。

三级质量体系文件分哪三级引言在现代企业中，质量管理是非常重要的一项工作。

为了确保产品和服务的质量，许多企业都建立了质量体系文件来规范质量管理工作。

质量体系文件通常按照不同的级别进行分类，以便于管理和实施。

本文将讨论质量体系文件的分级，并对每个级别进行详细解释。

一级质量体系文件一级质量体系文件是质量管理体系的最高级别文件，它由企业的高层管理人员制定和发布。

一级质量体系文件通常是一份质量政策文件，其中包括企业的质量目标、质量方针以及质量管理的核心原则。

这些文件对整个企业的质量管理工作起到指导和引领的作用。

一级质量体系文件为企业的质量管理提供了框架和方向，它明确了企业追求质量的愿景和使命。

一级质量体系文件通常需要经过高层管理人员的批准和签署，以确保企业的质量管理工作得到高层的支持和重视。

二级质量体系文件二级质量体系文件是在一级质量体系文件的基础上进一步细化和具体化的文件。

它们更加详细地描述了质量管理的各个方面，例如质量目标的具体要求、质量管理程序的实施细节等。

二级质量体系文件通常由企业的质量管理部门或相关部门编写和发布。

这些文件应该与一级质量体系文件保持一致，确保企业的质量管理工作能够按照一级质量体系文件的要求进行。

二级质量体系文件的示例包括质量手册、程序文件、工作指导书等。

这些文件提供了对质量管理活动的具体指导和要求，为质量管理人员和员工提供了实施质量管理工作的依据。

三级质量体系文件三级质量体系文件是对二级质量体系文件中某些内容的进一步补充和详细说明。

它们通常是具体的工作文件，用于描述特定的工作程序和操作方法。

三级质量体系文件的编写通常由各个部门或岗位的负责人负责，以确保文件内容的准确性和针对性。

这些文件应该与二级质量体系文件和相关工作指导书相互配合，确保质量管理工作得以顺利进行。

三级质量体系文件的示例包括作业指导书、检查记录表、操作规程等。

这些文件对具体的工作任务进行了细致的规范，为质量管理人员和操作人员提供了操作的详细步骤和要求。

质量管理体系认证文件记录编号规范一、前言为做好xx公司质量管理体系认证工作，根据ISO9001-2008质量管理体系要求，配合总公司做好PVA分公司相关文件的编号工作，特制定此编号规范。

二、实施时间自2014年5月26日起实施。

三、实施范围此次编号主要针对三级文件、四级文件进行编号，此次编号是在原有文件和记录基础上进行统一编号规范，若原没有的借此机会补充完整。

四、实施细则1、文件的主要分类xx分公司所有文件和记录总体分为三大类，（1）管理性文件：管理手册、体系程序、各种规章制度、管理办法、规定等；（2）技术性文件：产品图纸、工艺文件、检验规范、作业指导书、国际/国家标准、行业标准；与质量生产有关的技术性文件；（3）外来文件：公司经营和产品涉及的法律法规（如：适用的法律法规、政府的有关来文、外来的资料以及国家、地区、行业标准规范等）。

2、文件的主要分级一级文件：管理手册。

二级文件：体系程序。

三级文件：规章制度、服务规范、操作标准、检验规范、法律法规、国家、地区、行业标准规范等。

四级文件：体系运行记录、产品质量记录。

3、文件的编号办法（1）三级文件编号：总公司代码分公司代码车间代码工段代码顺序号年号版本号例如：有机车间合成工段内部文件编号为：xx－yy－ss－dd－01－2014若车间级文件可省去后面工段代码编号，同理公司级文件可省去后面车间和工段代码编号。

（2）四级文件编号：＋ （Q ）＋ ＋JL Q质量对应章节号顺序号例如：xx车间xx工段班长交接班记录编号为：JL－Q－7.5.2－1同一种编号的顺序号依次类推记录对应章节号为：文件控制清单、文件收文记录、文件发文记录、文件审批记录、文件传阅记录对应章节号为：4.2.3 适用单位：办公室记录控制清单、各种生产、检验、试验、采购、销售、储存运输、培训教育等记录对应章节号为：4.2.4 适用单位：办公室绩效考核记录对应章节号为5.4.1 适用单位：各工段（原考核统计表）培训计划、新员工培训教育记录、操作规程培训记录对应章节号为：6.2 适用单位：各工段设备台账、设备维修计划、设备维修记录、设备点检记录对应章节号为：6.3适用单位：设备科生产计划、各岗位生产（监控）记录对应章节号为：7.5.1（除乙炔、合成、聚合、醇解、回收工段外）适用单位：包括交接班本、报表、台账特殊过程（有化学反应）工艺控制记录对应章节号为：7.5.2（乙炔、合成、聚合、醇解、回收工段）适用单位：包括交接班本、报表、台账质检部：设备台账、周期鉴定计划、自校记录对应章节号为：7.6工艺纪律检查记录对应章节号为：8.2.3 适用单位：技术科质检部：各种原料半成品、产品检验记录、合格证、质保书对应章节号为：8.2.4不合格品处置单、罚款单对应章节号为：8.3 适用单位：质检部、工艺科数据分析记录、QC小组活动对应章节号为：8.4 适用单位：数据统计、工艺科纠正措施记录对应章节号为：8.5.2 适用单位：工艺科预防措施记录对应章节号为：8.5.3 适用单位：工艺科以上编号工作以工段为单位展开，已有记录的在原纪录封面右上角标注编号，没有记录表格的到技术科拷贝表格。

作成部门:企管部页码:3/4作成日: 2007年 11 月 06日确版别：01管理No:认 如果三级文件需要修改时,由申请部门作成“三级文件修改连络书”,最后交给各部门部长承认，图面由副总经理批准,如果是第一次修改则在修改栏或对应文件修改处用 01 表示,第二次用 02表示, …… 依次类推,如果同一文件某一页修改次数超过5次则更改版本号, 最后重复5.2至5.4程序.5.7 作废当三级文件作废或需重新发布时,文控中心文员将作废的三级文件原件盖"作废"章,并记录在《文件作废记录》上,原件保存期一年；收回签发的三级文件在新文件发行当日销毁.6.参考文件<<文件控制程序>>7.记录7.1 (三)级文件分发签收记录(长期)7.2 (三)级文件修改连络书(1年)7.3 (三)级文件作废记录(长期)7.4 (参见)文控中心文件记录表(长期)8.附件12345黄 惠 斌内 容改 订 履 历三级文件管理规定8.4 文件分发表审 核 作 成EMDWI-101 8.6 (三)级文件修改连络书修 改 内 容批 准部 长年月日年月日担 当批 准修 改 8.8 文件内容表有效期限1 年 间No8.7 (三)级文件作废记录8.1 首页8.2 目录8.3 履历表8.5 (三)级文件分发签收记录“作废”印分类存放、定期销毁并做好记录.5.6 修改记录的保存期除《履历表》要长期以外、其他质量记录保存１年即可废处理.文控中心负责三级文件原件管理,使用部门负责对盖有"受控"印章的文件管理.质量。

编制: 齐建伟审核: 张彩平发放范围: 所有部门更改记录：1 目的1.1 规定了公司质量、环境、职业健康安全三体系文件的编码规则、格式要求，确保其规范性和协调性。

2 适用范围2.1 适用于公司质量、环境、职业健康安全三体系有关文件的编制。

3 术语或说明3.1 质量、环境、职业健康安全三体系涉及的文件包括：管理手册、程序文件、部门三级文件、记录表格。

4 职责4.1 质量管理部负责规定三体系文件的编码规则和格式要求，编制不同文件格式样本。

4.2 各部门按本规定的文件编码规则和格式要求编制三体系相关的文件。

5 工作程序5.1 文件的编码规则5.1.15.1.25.1.35.1.45.1.5 主要部门拼音缩写代码：5.2 三体系文件的格式要求5.2.1 管理手册的格式要求5.2.1.1 结构要求：由封面、目录、会签表、批准页（含更改记录）、内容、附录等构成，除封面每页必须有统一的页眉、页脚，具体样式见附录1。

5.2.1.2 字体要求：各层次大标题按“二号”，加粗“揩体_GB2312”书写；内容条款按“小四号”，“楷体_GB2312”书写，字母或数字按“小四号”，“Arial”书写；页眉内文件名称按“小三号”，“楷体_GB2312”书写，字数较多时可适当缩小字号，“编号”、“版次”、“日期”、“页码”按“五号”，“楷体_GB2312”书写，其它字母或数字按“五号”，“Arial”书写。

5.2.1.3 段落要求：内容部分“单倍行距”，“增加段前间距”（即段前0.5行），章节号编写采用自动步进式数字编排，具体样式见附录1。

5.2.1.4 页面布局要求（cm）：页边距（上2下1.7左1.8右1.8），装订线0，页眉1.5，页脚1.5。

5.2.2 程序文件的格式要求5.2.2.1 结构要求：由总封面、目录、会签表、批准页（含更改记录）、内容、附录等构成，其中内容部分的结构包括：1目的、2适用范围、3术语或说明、4职责、5工作程序、6相关文件、7相关记录及保存时限，除封面每页必须有统一的页眉、页脚，具体样式见附录2。

文件编号原则一般公司这样编号:一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件:程序文件公司英文缩写+QP＋序列号/版本号三层文件：作业指导书公司英文缩写+WI＋部门编号+序列号/版本号四层文件:记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX-QＭ—001QＭ质量手册文件QＰ程序文件ﻫWI三级文件WＩ—SＯP产品作业指导书ＷI—ＳＩＰ检验类作业指导书ＱF四级文件记录表单类一. 质量体系文件的作用ﻫ１。

质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规"．2。

质量体系文件是质量体系审核的依据．ﻫ3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据．ﻫ4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。

ﻫﻫ二。

质量体系文件的层次ﻫ第一层:质量手册ﻫ第二层:程序文件ﻫ第三层:作业指导文件,通常又可分为：第四层:质量记录表格ﻫ三. 编写质量体系文件的基本要求ﻫa) 系统性b) 符合性c) 协调性ﻫ四. 编写质量体系文件的文字要求a) 职责分明，语气肯定b) 结构清晰、文字简明、文风一致。

;c) 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；ﻫ五。

文件的通用内容a）文件名称、编号；ﻫｂ）受控状态、版本号、分发号ﻫc) 编制、审核、批准；ﻫd）生效日期；ﻫﻫ六．质量手册的编制ﻫａ) 质量手册的常见结构:l 封面—公司的名称;—手册标题；ﻫ—文件编号、手册版本、受控章及分发号；ﻫ—起草人、批准人签名、生效日期；ﻫｌ颁布令ﻫ—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。

颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。

l 手册说明(适用范围）－适用的产品；-生产该产品的组织领域或区域；ﻫ-手册依据的标准；l 手册目录ﻫ-列出手册所含各章节入题目。

ｌ修订页ﻫ—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。

l 定义部分（如需要)—首先使用国家标准中的术语定义;ﻫ-对特有术语和概念进行定义。