文件编号管理规定

工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。

第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。

（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。

（3）文件编号统一管理，避免重复使用。

2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。

（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。

3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。

（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。

第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。

（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。

2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。

（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。

第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。

（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。

2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。

（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。

第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。

（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。

2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。

（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。

第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。

（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。

2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。

（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。

公司文件编号管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文件的编号管理。

第三条公司文件编号是公司内部文件的唯一标识符，用于标识、归档和检索文件。

第四条公司文件编号是由公司文件管理部门统一制定，具有唯一性和顺序性。

第五条公司全体员工必须遵守公司文件编号管理制度，禁止擅自更改文件编号。

第六条公司文件编号管理制度的执行机构为公司文件管理部门。

第七条公司文件编号采用数字和字母的组合方式，具体格式为：文号/年份。

第八条公司文件编号的年份以当年年份为准，例如2022年的文件编号为2022。

第二章文件编号的管理流程第九条公司文件的编制、审核、签发、印发和使用，必须按照规定的流程进行。

第十条公司文件的编号由文件管理部门负责统一制定。

第十一条公司文件编号的具体内容包括文号和年份，例如：A001/2022。

第十二条公司文件编号的规则为：公司内部文件统一编号规则如下：1. 表示文件类别的字母。

A: 公司内部管理制度文件B: 公司发文文件C: 公司收文文件D: 公司合同文件E: 公司财务文件F: 公司人事文件G: 公司行政文件2. 文号为公司内部文件的编号，按照统一规定的顺序进行编制。

第十三条公司文件管理部门在制定文件编号时必须确保每一个文件的唯一性和顺序性。

第十四条公司文件编号一旦确定，不得更改，以免引起混乱。

第十五条公司文件编号必须在文件正文下方明显位置标注，并按规定存档。

第十六条公司文件的存档、归档和销毁必须按照公司文件管理制度进行操作。

第十七条公司文件管理部门对每一份文件的编号进行记录和备份，确保信息安全。

第三章文件编号的使用和查询第十八条公司文件的编号用于标识文件，方便查阅和管理。

第十九条公司文件编号必须在正式文件中标注清晰，避免混淆。

第二十条公司文件编号可以用于文件的查询和检索，提高工作效率。

第二十一条公司全体员工均有权利查询公司文件的编号和内容。

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

文件文号管理制度第一章总则第一条为规范文件文号的管理，促进文件文号的有效使用，提高工作效率，减少资源浪费，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文件文号的管理工作。

文件文号指的是文件的编号，是文件的唯一标识，用于文件的传阅、归档、查阅等工作。

第三条本制度旨在加强文件文号管理，严格控制文件文号的使用，确保文件文号的唯一性和规范性。

第四条文件文号的管理应遵循科学、规范、公正、便捷的原则，做到合理使用、严格管理、便于查阅。

第五条文件文号管理工作实行“谁用谁管理”的原则，即主办部门负责管理主办文件的文号，协办部门负责管理协办文件的文号。

第六条文号管理应当遵循先进、科学的管理理念，不断改进和完善管理机制，提高管理水平和效率，提高文号管理的质量和效率。

第七条本单位文件文号的使用应当遵循规范的格式和方法，并及时登记并存档，以备查阅。

第八条文件文号的管理应当建立健全，明确责任，确保每个文件都有唯一的文号，并且能够方便查阅。

第九条文件文号管理工作应当纳入本单位的绩效考核体系，确保每个部门和个人能够按规定落实文件文号管理制度。

第二章文件文号的编制第十条文件文号是由主办部门进行编制的，统一由文书管理部门进行审核和批准。

第十一条文件文号由阿拉伯数字、汉字、字母和其他符号组成，格式为年度+编号，例如201801001，其中2018为年份，01为部门代码，001为文件序号。

第十二条文件文号的编制应当按照业务办理流程进行，确保每个文件都能够得到唯一的文号。

第十三条文件文号的编制应当遵循规范的格式和方法，确保文号的统一性和规范性，方便管理和查阅。

第十四条文件文号的编制应当及时进行，确保每个文件都能够得到及时的文号，以便于文件的传阅、归档等工作。

第十五条主办部门应当将已经编制的文件文号及时登记并存档，以备查阅。

第三章文件文号的使用第十六条文件文号的使用应当遵循统一规定的格式和方法，不得随意更改、篡改文号。

第十七条文件文号的使用应当及时、准确，不得出现错号、漏号、重号等情况，确保每个文件都能够得到正确的文号。

文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。

三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。

2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。

3.文件编码应当便于检索和管理。

四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。

2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。

3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。

五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。

2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。

3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。

六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。

2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。

3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。

七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。

2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。

3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。

八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。

2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。

3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。

九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。

2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。

3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。

十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。

2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。

3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。

协会文件编号管理制度一、总则为规范协会文件的管理和使用，提高协会工作效率，制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于协会内部所有文件的编号管理和文件使用。

三、文件编号原则1. 文件编号应当遵循一定的规则，以便于管理和查询。

2. 文件编号由协会办公室统一管理和分配，任何人不得擅自更改文件编号。

3. 文件编号应当包括文件类型、序号和年份等信息，以便于快速区分和查找。

四、文件编号规则1. 文件类型代码：（1）会议纪要：MY（2）决议和规章：JY（3）报告和通知：BG（4）其他文件：QT2. 序号代码：文件编号中的序号应当按照文件的产生顺序逐渐增加，不得有遗漏或重复。

3. 年份代码：文件编号中应当包含文件的产生年份，以便于年份的归档和查询。

五、文件编号管理流程1. 文件编制阶段：（1）文件起草人在完成文件起草后，将文件送交办公室进行编号。

（2）办公室在收到文件后，按照规定的编号规则进行编号，并在文件正文的右上角注明文件编号。

2. 文件审批阶段：（1）文件编号在文件审批时应当保持不变，不得因为审批过程中的修改而改变。

（2）办公室应当在文件审批完成后，将文件的最终版本和审批意见进行归档，并记录文件编号和归档位置。

3. 文件归档阶段：（1）归档的文件应当按照文件编号进行整理和存放，以便于日后的查询和使用。

（2）归档的文件必须保持完整和清晰，不得有遗漏或涂改，以免影响日后的使用和审查。

六、文件使用规定1. 文件使用前必须确认文件编号和文件的最新版本，以免使用过时或错误的文件。

2. 文件使用时应当保持文件的完整性和准确性，不得有删改或篡改行为。

3. 文件使用后应当及时归档，以免影响下次使用或查询。

七、文件监管和追溯1. 文件的监管应当由协会办公室进行，确保文件的编号和使用规范。

2. 对于文件的使用和管理过程中出现的问题，应当及时进行追溯和处理，并负责人应当承担相应的责任。

3. 对于严重违反文件编号管理制度或文件使用规定的行为，应当严肃处理，并且追究相关责任人的责任。

文件编号管理规定一、目的为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

二、合用范围合用于君霖纺织所有文件&制度的编号。

三、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

1、体系文件指质量手册、程叙文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。

4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。

四、职责1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。

2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。

3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。

五、正文1、文件编号规则1.1 外来文件执行原编号。

1.2 体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。

1.3 技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。

1.4 合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。

1.5 文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。

2、文件编写规范2.1 文件分为标题→编号→ 目的→合用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→ 附则等十部份(严格执行以上编写顺序)，可依据文件性质进行适当删减。

2.2 体系文件编写规范(见附件一)2.3 技术文件根据技术文件编写规范进行编写。

2.4 合同文件根据合同文件编写规范进行编写。

2.5 文书文件编写规范2.5.1 红头文件编写规范(见附件二)2.5.2 报告/请示编写规范(见附件三)2.5.3 会议记要编写规范(见附件四)2.5.4 普通性通知编写规范(见附件五)2.5.5 通报编写规范(见附件六)六、附则6.1 本办法从2022 年4 月10 日开始执行。

文件编号分配及管理制度一、引言为了规范公司文件编号的分配和管理，提高文件管理的效率和准确性，本制度规定了文件编号的分配原则、管理流程和相关责任。

本制度旨在确保公司文件的编号具有唯一性、可追溯性和可管理性，以支持公司的业务运营和决策。

二、文件编号分配原则1.唯一性：每个文件应分配一个唯一的编号，以确保文件的唯一性和可追溯性。

2.简洁性：文件编号应简洁明了，易于记忆和识别。

3.规律性：文件编号的分配应遵循一定的规律，以便于管理和查询。

三、文件编号管理流程1.申请：当需要创建新的文件时，相关部门或人员应向文件管理部门提交申请。

申请应包括文件名称、内容摘要等信息。

2.审核：文件管理部门对申请进行审核，确保文件符合公司政策和规定。

3.编号分配：审核通过后，文件管理部门为新文件分配唯一的编号。

编号应按照一定的规则进行分配，并记录在文件编号管理系统中。

4.发布和使用：文件管理部门将新文件的编号和相关信息发布到公司内部系统中，以便相关部门和人员使用。

四、相关责任1.文件管理部门：负责文件编号的分配、管理和维护，确保编号的唯一性和准确性。

2.相关部门和人员：在使用文件时，应确保使用正确的文件编号，并及时向文件管理部门反馈编号使用情况。

五、违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情况进行处理，包括但不限于警告、罚款或取消相关资格等。

六、附则1.本制度自发布之日起执行。

如有修改或废止，须经公司管理层审议通过后发布。

2.本制度的解释权归公司所有。

如有疑问或需要解释，请向公司管理层或法律顾问咨询。

1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。

2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。

3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。

3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。

4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。

如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。

其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。

4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。

5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。

5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。