【编号规则】文件编号管理规定修改后2

文件编号管理规定（Q/PLX·G-LXLS-001-05）1、目的为了规范事业部各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

2、适用范围适用于事业部所有文件&制度的编号。

3、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。

（属于体系文件但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类）4、职责4.1管理部企管课负责所有体系文件的编号和归口管理。

4.2管理部人事行政课负责文书文件的编号和归口管理。

4.3品技部负责技术文件等的编号和归口管理。

4.4财务部、采购部、国内/海外营业部、发动机销售部负责合同文件的编号和归口管理。

5、正文5.1文件编号规则5.1.1外来文件执行原编号。

5.1.2体系文件编号管理5.1.2.1质量手册编号（Q/PLX·S-LXLS-××）Q/PLX·S-LXLS-××年号后两位事业部代号质量手册代号集团标准代号5.1.2.2程序文件编号（Q/PLX·C-LXLS-×. ×-××-××）Q/PLX·C-LXLS-×. ×-××-××年号后两位顺序号标准章节号事业部代号质量手册代号集团标准代号5.1.2.3作业文件编号（Q/PLX·Z-LXLS-×××-××）Q/PLX·Z-LXLS-×××-××年号后两位顺序号事业部代号作业文件代号集团标准代号5.1.2.4管理文件编号（Q/PLX·G-LXLS-×××-××）Q/PLX·G-LXLS-×××-××年号后两位顺序号事业部代号管理文件代号集团标准代号5.1.2.5管理通知编号（Q/PLX·T-LXLS-×××-××）Q/PLX·T-LXLS-×××-××年号后两位顺序号事业部代号管理通知代号集团标准代号5.1.2.6质量记录（LX/J-LXLS-×××）LX/J-LXLS-×××顺序号事业部代号质量记录代号集团标准代号5.1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

非受控受控受控号：绝密机密秘密一般文件发行/修订履历1 目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本管理规定。

2 适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。

3 参考文件无4 定义根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

4.1 体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

4.2 技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

4.3 合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

4.4 文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。

5 职责5.1 行政人事部负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。

5.2 财务部、业务经营部负责合同文件的编号和归口管理。

5.3 生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。

6 程序6.1 文件编号规则6.1.1 外来文件执行原编号。

6.1.2 体系文件编号管理6.1.2.1 文件类别6.1.2.2 部门简称6.1.2.3 质量手册编号（Q/TX-QM9001-XXXX）Q/TX-QM9001-XXXX发布年号质量手册代号公司标准代号6. 1.2.4 程序文件编号（Q/TX -QP-XXXX-XXXX）Q/TX–QP - XX-XXXX发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号 6.1.2.5 管理文件编号（TX-GW-××-×××-××××）TX-GW-XX- XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理文件代号公司代号6.1.2.6 作业文件编号（TX-ZW-XX-XXX-XXXX）TX-ZW-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号6. 1.2.7 管理通知编号（TX-T-XX-XXX-XXXX）TX-T-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.2.8 质量记录（TX-JL-XX-XXX）TX-JL-XX-XXX顺序号记录文件顺序号质量记录代号公司标准代号6.1.2.9 表单编号（TX-BD-XX-XXX-XXXX）TX-BD-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.3 文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。

技术工程股份有限公司文件、资料分类编号规定文件编号：LZ/GZ2010-02A/1页数：第1 页共12 页批准日期：2004-07-01生效日期：2004-07-01起草：审核：批准：为了使本公司零乱无序的文件资料形成有机联系的系统，便于管理和利用，特制定此分类编号规定。

本规定明确了本公司归档文件、资料分类编号的原则和方法。

适用于本公司应向档案馆归档的各类文件和库藏档案、资料的分类编号。

各分支机构若已形成科学系统的分类编号，仍可按原分类编号方法执行。

但新承担的连铸工程与板带工程的设计文件一律按此进行。

一、连铸工程设计文件的编号方法图号案卷号，由档案馆给定R Ca、b···）(1、2···)图纸序号（0、1、2···目录0）案卷号尾注号，见附表1设备分类细分号（01～）（从01～）见附表201～599方坯连铸）（600～板坯连铸）二、板带公司工程设计文件的编号方法1.全流水号T ×× A ××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表32.带部件号T ×× A ×× .××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0部件顺序号01，02，03，…单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表3三、各类科技文件修改、作废补充的编号方法1. 图纸修改、作废的编号（1）在原图上修改或单张原图作废另制新图代替时，其图号不变，并在被修改或制新图代替原图的那张图纸的图号后的修改符号栏内，加注修改版次号，第一次加注a，第二次加注b，余类推。

（2）另编一个新案替换一个原案卷（原案卷作废）时，原案卷号作废，所编案卷另编新案卷号，并在新案卷首页上注明原×××号案卷图纸作废，以本案卷代替。

文件编号规定之宇文皓月创作
1 公司码
本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”。

2文件类别码文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操纵规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。

3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.部分码
部分码按以下规定进行或取部分名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”
进行。

例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部分码-序号码”方式进行。

格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，暗示为该部分编制的第一份文件；
部分类别码，暗示为人事部的文件；
文件特征码，暗示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部分码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。

格式举例：
FM-RS-01 版次码/修改次数：A/0
暗示该表格的版次为第一版次
序号码，暗示为资料室的第一份表格
部分类别码，暗示为人事部的表格
表格的特征码。

【编号规则】文件编号管理制度1内部文件及档案管理的制度一、目的有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。

二、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。

三、文件管理1、文件编号要素编号要素编码对照表（二）、文件的编写管理流程：1、文件的起草、编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。

2、文件的审批2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。

最后经董事长对文件进行审批。

2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。

3、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。

4、发放4.1各种文件应由董事长批准签发。

4.2按发放范围发放文件。

文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号的文件。

当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。

4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

新文件的发放号仍沿用原文件分发号。

文件管理员应申请将破损文件销毁。

5、文件的更改5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。

处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。

5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

5.3文件换版和作废5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。

5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。

如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。

6、文件的管理6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件登记表》中。

SINCODY 医药开发有限公司1.适用范围本程序适用于公司GSP文件编码的管理，便于文件的分类、查阅、存档和使用。

2.职责质量部：建立公司GSP文件的编码系统。

3. 内容3.1 编码原则3.1.1 系统性：统一分类和编码，按照文件分类原则建立编码系统。

3.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。

3.1.3 可追踪性：必须考虑到可随时查询文件的演变历史。

3.1.4 识别性：必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。

3.1.5 稳定性：文件编码系统一旦确定，不可轻易变动。

3.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新版本号，使修订文件有新的编码，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。

3.1.7 发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。

3.2 文件编码系统的组成：3.2.1 标准类文件编码由四部分组成：标准类型代号+职能标准代号+文件号+版本号3.2.1.1 标准类型代号：管理制度类文件用SMP表示；管理程序类文件用SOP表示。

3.2.1.2 职能标准代号：二位中文拼音字母：文件编码管理程序SINCODY 第2 页共2 页3.2.1.2.1 文件管理——WJ3.2.1.2.2 质量管理——ZL3.2.1.2.3 机构、人员与培训管理——RY3.2.1.2.4 设施与设备管理——SB3.2.1.2.5 进货管理——JH3.2.1.2.6 验收管理——YS3.2.1.2.7 储存与养护管理——CY3.2.1.2.8 出库与运输管理——CK3.2.1.2.9 销售与售后服务管理——XS3.2.1.3 文件号：二位流水号。

3.2.1.4 版本号：二位数字，初次制定文件，版本号为00；第一次的修订文件，版本号为01；第二次修订的文件，版本号为02；多次修订，则依次类推。

3.2.1.5 举例3.2.1.5.1 例：SMP—WJ—02—02表示管理制度类—文件管理部分—第02号，第二次修订本。

管理文件编号规则文件编号规则是指在组织和管理文件过程中为文件赋予一个唯一的编号，以方便文件的查找、归档和管理。

一个有效的文件编号规则应当具备一定的规范性和可操作性，以提高工作效率和减少错误发生的可能性。

一、文件编号规则的目的和原则：1.目的：为文件提供唯一的标识符，方便文件的快速查找和整理。

2.原则：编号规则应该简单明了、易于操作，使人们能够轻松理解和遵守。

二、文件编号规则的要素：1.文件类型：根据文件的种类和用途划分，如报告、合同、函件、照片等。

2.文件流水号：为每个文件赋予的逐渐增长的数字。

3.文件所属部门或个人：标识文件的归属。

4.文件描述信息：包括文件的主题、日期等。

三、常见的文件编号规则：1.综合性编号规则：文件编号=类型标识+流水号2.部门标识编号规则：文件编号=部门标识+流水号3.年号编号规则：文件编号=年号+流水号例如：2024-0001，表示年份为2024年的文件，流水号为00014.季度编号规则：文件编号=年号+季度+流水号例如：2024Q1-0001，表示年份为2024年，第一季度的文件，流水号为00015.档案类型编号规则：文件编号=档案类型+流水号例如：档案001，表示档案类型的文件，流水号为001四、文件编号规则的管理和实施：1.统一制定文件编号规则，确保各部门和个人使用相同的编号规则。

2.建立文件编号管理制度，明确文件编号的要素和规则，并将其纳入组织的文件管理流程。

3.保持文件编号的连续性和唯一性，避免重复使用或遗漏编号。

4.设计文件编号格式，包括类型标识、流水号的起始值、编码长度等。

5.实施文件编号规则的培训和宣传工作，确保员工理解和遵守编号规则。

6.建立文件编号的登记和查询系统，方便文件的管理和检索。

7.定期评估和调整文件编号规则的适用性和实施效果，根据需要进行改进和优化。

五、文件编号规则的优势和注意事项：1.优势：-便于文件的查找和整理，节省时间和精力。

-降低文件管理的错误率，提高工作效率。

公司体系文件编号管理规定
第一章总则
第一条为使我公司体系文件管理合理化、制度化、规范化，制定本规定。

第二条公司各科室体系文件编号，除另有规定外，均依本规定执行。

第三条办公室负责本规定制定、修改、废止的起草工作。

第二章管理内容
第四条本公司的体系文件按四层体系文件进行编号，即规章制度、岗位职责、操作流程和表格。

编号由五码组成：前两码为英文字母，第三码为罗马序号，后两码为阿拉伯数字。

第五条编号说明：
（1）第一码：代表基地即"JY"“YZ”“QD”“SHJ”
（2）第二码：代表文件部门即：
"ZH"代表综合财务科
"SC"代表生产科
"JS"代表技术科
"ZJ"代表质检科
"CG"代表采购科
"XS"代表销售科
（3）第三码：代表文件类别
Ⅰ代表规章制度类
Ⅱ代表岗位职责类
Ⅲ代表操作流程类
Ⅳ代表表格类
V 代表其他类（如部门内部通知等）
VI 代表外来文件
（4）第四码：代表流水号140701
（5）第五码：代表文件版本比如JYAⅠ14-7-01A
第六条由综合科确定文件编号办法，各部门按确定编号办法进行统一编号、整理后由办公室统一装订成册。

第七条各部门体系文件均按此规定编号。

第八条以上条款执行情况由综合科跟踪检查，检查周期为每季度一次，发现问题及时修正。

第三章附则
第九条本规定自下发之日起执行，其他相关规定如与本规定相冲突，以本规定为准。

第十条本规定由综合科负责解释。