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三一文库（）*电大考试*《办公室管理》期末复习指导第一部份课程考核说明1.考核目的考核学生对办公室管理方面的基本理论,重难点的理解和利用基本理论与知识综合分析的能力.2.考核方式期末开卷考试.3.适用范围,教材本课程期末复习指导适用范围为重庆广播电视大学成人专科汉语言文学专业,文秘专业的必修课程.考试命题的教材是由陆瑜芳主编,上海复旦大学出版社2005年2月第一版《办公室实务》教材.4.命题依据本课程的命题依据是《办公室管理》课程的教学大纲,教材,实施细则.5.考试要求本课程的考试重点包括基本知识和应用能力两个方面,主要考核学生对领导学的基本理论,重难点的理解和利用基本理论与知识综合分析的能力.6.试题类型及结构考题类型大致为:单项选择题(约占10%),判断题(约占10%),简答题(约占20%),设计题(约占20%),案例分析题(约占40%).第二部份期末复习重点范围第一章办公室实务概述一,重点掌握1.文员办公室的布置.2.办公用易耗品主要包括哪些.二,一般掌握1.办公室事务管理的特征.2.办公器械的使用.第二章文员实务一,重点掌握1.按照"优先顺序"处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作计划书.2.简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何3.文员进言是指什么.4.文员进言具有什么作用.5.文员进言的方法和要求是什么.6.谈谈文员工作方法中的受意方法,以及你对该方法的工作体会或认识.7.请示方法.二,一般掌握1.文员管理好自己时间的措施.2.如何节约开支.第三章电话,电子通讯一,一般掌握1.文秘人员接触的专线电话的类型.2.电话接打的礼仪.3.交互式电话会议.第四章邮件收发一,重点掌握1.邮件的处理.2.上司不在时邮件的处理.二,一般掌握1.邮件的拆封.2.邮件寄发前的准备.第五章接待实务一,重点掌握1.接待方案的设计.2.接待的基本礼节.3.接待平时来访者的实务.二,一般掌握1.握手的礼仪.第六章信访实务一,重点掌握1.来信受理的范围包括哪些.2.来信的受理与处理的程序和基本要求是什么.第七章会议及会谈实务一,重点掌握1.会议通知的拟写.2.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项.3.会议后的实务.4.座谈会召开的注意事项.5.记者招待会召开的注意事项.6.会议成本的计算.二,一般掌握1.为上司参加会议作安排.2.如何主持会议.第八章日程安排一,一般掌握1.向对方要求约会时应注意的事项.2.被要求约会时的处理.第九章差旅事宜一,重点掌握1.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作.二,一般掌握1.差旅的预订工作.第十章照料上司身边琐事一,重点掌握1.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么怎样做. 二,一般掌握1.文秘人员对上司主要工作的辅佐.第十一章交际与礼仪一,重点掌握1.日常举止规范.二,一般掌握1.名片的使用.2.宴会礼仪.3.宴会的准备.4.收赠礼品.第十二章办公室用语一,重点掌握1.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的.2.文员作口头报告有什么要求.3.社交话题的选择.二,一般掌握1.拒绝的方法.第十三章印信,值班工作一,重点掌握1.单位印章主要有哪些.2.印章在使用上有哪些规定.二,一般掌握1.公章的停用和销毁.2.值班工作的任务和要求.第十四章文书与档案实务一,重点掌握1.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种2.什么是文书的立卷特征.通常可以按照哪几种特征立卷.3.立卷归档的要求.4.立卷归档的标准.5.立卷类目的编制.第三部分综合练习题一,单项选择题1.( )不是办公室事务管理的特征.A.服务性B.决策性C.专业性D.主动性2.办公室布置要注意( ).A.上司单独用的办公桌椅靠墙放B.一般办公室桌椅最好面对面放置C.打字,复印间离上司办公室近些D.各种沟通,保密3.下列关于办公室环境布置的目的的说法中,不正确的是( ).A.创造舒适而又工作效率高的环境有效辅助上司B.塑造组织形象C.使上司办公室远离文秘办公室,建立挡驾制度D.有利于保密工作4.在使用复印机的过程中,不恰当的做法是( ).A.接通电源可立即复印操作B.选定复印纸后要抖松消除静电C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.复印完毕应取下复印品和原稿5.关于传真机的使用,不正确的是( ).A.发送前检查原稿质量B.随时随地可向对方发送C.不宜发送礼仪性文本D.不宜发送私人,保密文本6.关于录音机的使用,下列做法中不适宜的是( ).A.文员可以利用录音机录下上司口述的内容B.为了节约成本,文员在记录谈话时,使用普通磁带即可C.在使用录音机之前应该仔细阅读使用说明书D.将磁带盒两侧的防抹片除掉,可以保护已经录制好的内容7.下列选项中,不属于办公用易耗品的是( ).A.书报架B.修正带C.剪刀D.台历8.以下文员订购和储备办公用品的行为中,不适宜的是( ).A.保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾B.让员工们随意领取办公用品C.通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度D.用库存一览表来储备办公用品9.( )不是文员在准备办公用品时的职责.A.订购B.制造C.分配D.储备10.以下文员的工作顺序中,不正确的是( ).A.没有任何设想就应着手从事该项工作B.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力C.上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行D.上司所指示的工作如果不合适,可以不实施11.文员按照"优先顺序"处理工作,不符合这一原则的行为是( ).A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D.可以按照文员自己的习惯进行工作12.文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中没有做到的是( ).A.最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要B.作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支C.采购大量物品时可以享受批量折扣,就一次多购买一些办公用品D.限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务13.以下文员对办公室零用现金管理的行为中,不适宜的是( ).A.现金通常放在一个带锁的盒子里,再放在带锁的办公桌抽屉里B.把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C.标准的零用现金单据有一个签名D.不允许任何人从零用现金基金里借钱14.文员传达上司的指示时,不应该( ).A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见B.必要时可形成文字材料,照本宣科C.不可在普通电话,普通函件里传达有秘密内容的指示D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记15.文员接受和领会上司意图时,应该( ).A.用大脑用心记住B.随时借助录音机记录C.只需接受和领会,并贯彻执行即可,不要提问D.注意倾听,用心判断指示的用意16.文员必须具有合作精神,以下合作方法中不适宜的是( ).A.善于同他人合作,密切配合,步调一致B.应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任17.下列选项中,不属于文秘人员解除的专线电话的种类的是( ).A.市长电话B.报警电话C.投诉电话D.监督电话18.文秘人员在接听电话时,不应该( ).A.如果上司不在办公室,先询问对方是谁,再告诉对方他要找的人不在B.接听电话首先传达必要的信息C.电话铃响3声就接听D.由始至终保持礼貌和耐心19.关于接打电话的行为,不正确的是( ).A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对予以回击B.给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒轻轻地朝下放置20.以下文员应遵守的电话礼仪中,不适宜的是( ).A.考虑打电话的时间是否合适B.打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二,三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些"美丽的谎言"D.对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查此事21.以下关于交互式电话会议的功能中,不具备的有( ).A.审查功能B.保密功能C.欢迎词播放功能D.报数功能22.邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,( )与文员的工作要求不一致.A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办23.文员分拣邮件不应该遵守( )标准.A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣24.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( ).A.国名,地址,部门,姓名B.姓名,地址,部门,国名C.姓名,部门,地址,国名D.姓名,国名,部门,地址25.邮件的寄发不要考虑( )因素.A.时间B.便利C.经济D.爱好26.传真机最好用来传送( ).A.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信27.文员在处理信访工作时,当( )情况发生时,要由收信人(单位)复信的情况.A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案处理的D.没有具体内容的匿名信28.正确的握手方法应是( ).A.男士与女士握手时,为了表示对对方加倍的亲切和尊敬,应双手相握B.握手应保持较长时间C.可以戴着帽子握手D.很多人同时握手时,应按顺序进行29.文员在带领来访者上下楼梯时,不应( ).A.上楼梯时,自己紧跟在来访者后面B.下楼梯时,自己走在前面,并将身体倒转向来访者C.让来访者走在楼梯的中间,因为楼梯中间的位置是上位D.上下楼梯时,提醒来访者:"请小心"30.在写会议通知时,下列选项中,不一定要有( ).A.会议经费B.会议名称C.会议的议事日程D.会议时间和地点31.在会议开始前和进行过程中,文员的以下活动中,不恰当的是( ).A.协助签到B.分发资料C.作会议记录时离开会议室接听电话D.暂时保管与会者的物品32.文员做会议记录时,可以在会议记录中( ).A.加入自己的主观意见B.不记录议题C.与发言者用词不一致但意思完全一致D.对所记内容作评论33.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,( )不是文员的任务.A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录34.( )型适合自由谈话,或是收集创意的会议.A. 口字B.教室C.圆桌D. U字35.文员制作日程安排计划表时,应避免( ).A.上司没有经过文员而决定的日程安排计划,也必须填写在计划表上B.如果表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号C.制作日程安排计划表时,要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃36.文员根据上司指示,向对方要求约会时,( )是错误的.A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认。
文书与档案教案第一篇：文书与档案教案▲案例导入：天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。
作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。
秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。
到底如何处理文件？请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。
▲讲授：§2-4 文书处理的程序文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。
一、收文处理收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。
收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。
（一）签收：文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。
目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。
如何签收：一清二查三签字。
（详细讲授，具体内容见课件）（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。
如何登记？总登记或分类登记（详见课件）登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。
★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。
审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（三）分送分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
过程：1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。
中央电大开放教育行政管理专科《办公室管理》课程辅导4第十二章办公室用语【知识与能力】1．口头语2．敬语3．报告4．说明5．说服6．拒绝7．听话【教学要求】通过本章教学，使学生了解书面语言与口头语言的不同区别，正确使用敬语，能够在适当的场合用好接待语；掌握说话要领，注意说明、报告、委托、拒绝、说服等方法的应用；掌握听话要领，注意指示与忠告的接受方法应用。
一、一般了解：1．口头语言的特征2．敬语的种类3．说话的要领二、基本掌握:1．敬语的用法2．接待用语3．说明的方法三、重点掌握：1．报告的方法2．说服的方法3．拒绝的方法4．听话的方法【教学建议】注意加强说话的各种方法的具体应用与练习。
第十三章印信、值班工作【知识与能力】印章、印信管理工作【教学要求】通过本章教学，使学生了解各种印章的使用规定，了解介绍信的使用与保管，清楚值班的制度要求。
一、一般了解：1．印章的种类2．印章的刻制3．印章的保管4．公章的停用与销毁5．值班工作的组织形式二、基本掌握:1．印章的使用2．介绍信的使用3．值班工作的任务4．值班工作的制度与要求【教学建议】模拟进行印章、介绍信使用操作训练。
第十四章文书与档案实务【知识与能力】1．公务文书的种类与特点2．文书处理的内容与方法【教学要求】通过本章教学，使学生了解公务文书处理和公文流转的基本程序，掌握档案收集工作制度，能够根据立卷的不同标准立卷、编制类目并归档。
有效利用和开发档案资源。
一、基本掌握：1．公文性文书的种类2．文书的保密管理3．档案收集的对象和制度4．立卷类目的编制5．案卷的编目与装订二、重点掌握:1．公文的格式2．收文处理3．发文处理4．立卷归档要求5．文书立卷标准6．立卷类目的编制7．年终组卷8．案卷归档9．档案的保管和利用【教学建议】1．模拟运作公文流转过程；2．模拟实施文书立卷、编目、组卷、归档；3．组织文书档案资料的利用与开发的学习讨论。
附件：日常教学案例实践1．以下说明文秘人员工作方法以及应给予注意的事项。
文书档案管理与整理实务操作流程：1、按档案形成的年度进行区分；（1）对档案形成年度的确认；（2）文件的放置2、对同一年度的档案进行初步鉴定，剔除不需要归档的档案；（1）不须归档的范围；（2）判断是否归档的基本原则；（3）剔除无需归档的文件资料的方法；（4）重复件的处理；（5）无需归档材料的处理；（6）对于资料的鉴定方法；（7）对资料的处理办法；（8）对保密废纸的处理3、分类方案的确定；（1）年度—机构—保管期限分类法；（2）保管期限—年度—机构分类法；（3）机构—年度—保管期限分类法；（4）年度—问题—保管期限分类法；（5）保管期限—年度—问题分类法；（6）问题—年度---保管期限分类法；（7）年度—保管期限分类法；（8）保管期限—年度分类法；（9）分类方案确定后，不得随意变动。
4、对同一年度的档案按问题分类、排序；（1）机关单位文书档案分类的方法；（2）企业单位文书档案分类的方法；（3）事业单位文书档案分类的方法；（4）对文书档案分类的说明；（5）书档案分类方法；（6）书档案分类后排序。
5、对同一年度的档案按保管期限分类、排序；（1）文书档案归档范围及保管期限表；（2）归档范围及保管期限表说明；（3）保管期限分类的原则、方法（4）按保管期限分类后的排序6、按“件”确定整理单位及文件的装订；（1）文书档案“件”的确定原则；（2）有关“件”的说明；（3）破损文件的修裱；（4）字迹模糊或易褪色文件的复制;（5）超大纸张的折叠；（6）小纸张的处理；（7）去除易锈蚀的金属物；（8）“一件”文件的排序；（9）文件装订的方法；（10）包角的方法（11）文件装订要求；（12）在完成“件”的装订之后，须清点“件”的页数，用铅笔写在最后一页右下角。
如果文件本身有页码的不必写。
7、对每件档案编号、加盖归档章，填写备考表，并装盒；（1）加盖归档章的位置；（2）归档章内容的填写；（3）文件件号的编制；（4）装盒及要求；（5）填写、放入备考表。
