信息文书与档案管理电子档案

创新论坛科技创新导报 Science and Technology Innovation Herald160一直以来，在社会主义现代化建设发展中，事业单位文书档案管理工作发挥的作用是不可忽视的。

作为事业单位档案管理工作中的重点核心组成部分——文书档案电子信息化管理，不仅客观地记载着社会发展的整个历程，更记载着事业单位做出的很多重要决定离不开文书档案电子信息化管理的帮助。

现今的社会是科技信息与知识快速同步发展的时代，各企、事业单位要想持续稳定的发展与生存，必须重视电子信息技术的应用。

随着信息时代的到来，人们进入了网络快速发展时代，很多数据信息通过电子信息网络数据进行传输和管理。

国家经济的迅猛发展促使事业单位改革体制不断的完善与深入，做好文书档案电子信息化管理，进一步提升文书档案管理工作水准，加强信息电子化的应用，为事业单位能够提供及时的、准确的、完整的信息档案资源，以此来达到信息资源的需要。

笔者根据实践工作经验对文书档案电子信息化管理的优势作了简单陈述，并针对于文书档案电子信息化管理工作中存在的一些瓶颈问题做了几点分析，最后给出了加强与提升文书档案电子信息化管理的重要举措。

希望对各位同行有所帮助。

以下是具体陈述与体现。

1 文书档案电子信息化管理的优势1.1 有利于提高工作效率网络信息的发展，使人们迅速的进入了计算机信息网络时代。

不论是在生活中还是在工作中，都离不开计算机的应用。

计算机不仅运算速度快，而且还能将很多数据信息进行一个有效的处理。

大家都知道，电子档案主要是通过光盘作为一个数据传播的载体，把很多数据信息储存在里面。

这也是文书档案电子信息化管理的一个主要优点。

在传统的文书档案管理工作中，人们通过用手来操作各种信息的保管，因此，会浪费很多时间，有些时候甚至会漏掉一些重要信息数据，不仅会需要很多人力，更主要的是长时间手抄下去，影响工作质量与工作效率。

电子信息化管理不仅改变了传统文书档案管理模式，大大的提升了工作效率与工作质量。

档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。

纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。

本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。

档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。

其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。

纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。

2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。

而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。

3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。

纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。

2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。

3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。

档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。

其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。

电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。

2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。

3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。

电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。

2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。

网络化・电子化・数字化办公室业务・office opertions137办公室业务2012・8文/延边州足球俱乐部俞锦福探讨文书档案管理信息的电子化应用【摘要】文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。

文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平，及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用，但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。

笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。

【关键词】文书档案；电子化目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、文书档案管理信息的电子化的优点首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。

计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。

它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。

电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。

因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

第二，信息易于保管。

与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。

电子档案但它最大的有点是存储在DVD 、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。

所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

第三，电子传输，实现资源的共享。

在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。

这在一定程度上造成了资源的浪费。

信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

格式、 技 术软 件和 收集 整 理标 准 ， 形成 固定 的管理模
式 。 电子 档 案 本 身 的收 集 和传 输 过 程 、 储 存 方 式存 管理 按 件 随 时 整理 归档 ， 减 轻 了档 案 工作 者 的劳 动 在 多样性 ， 档 案 管理人 员要分 别对 待 ， 制定 符合 方 式 量 ， 提 高 了文 书档 案 管 理 的 效率 。传 统 文 书档 案 管
发 生 巨大 的变化 。如 果 停 留在过 去单 一 的纸质 档 案 网络 进 行 攻 击 。因此 ， 我们 必 须 构 建 一个 安全 的档
管理方式， 那 档 案工 作 必 将 被 时代 所 淘 汰 。从 纸 质 案利 用 网络 平 台 。在 “ 内部 ” 可 以对档 案 查 阅系 统进 档 案到 电子 档 案 ， 这 是档 案 管理 的一场 革 命 ， 它将 给 行访 问 ， 限制 外部 无 权 网络 对 档 案 查 阅 系统 进 行 访
设 服务 ， 必 须遵循 以下三个 原 则 ：
和 一种 全 新 的管理 模式 ， 应 该考 虑 效益 优先 ， 更 有 效
１ ． 规 范性 原 则 ： 在建 立 电子档 案 时 ， 应该 尽量 做 地 发 挥 创 新机 制 模 式 ， 同 时还 应 处 理好 效 益 与 服 务 到从 文 档 的 收集 、 整理、 鉴定、 保 存 到使 用 的全程 规 之 间的关 系 ， 求 效益 ， 重服 务 。 范性 。根 据 国家 的相 关 规 定 ， 统 一 电子 档 案 的文件 二、 文书档 案信 息化 管理 的优 势 １ ． 办公 效 率 大幅提 高。基 于 计 算机 的文 书档 案
三、 档 案信 息化 管 理的 主要 问题
档 案 信 息化 管 理指 的是 利 用计 算机 和 网络等 信

处理 与分析 是 当前高 校 文书档 案管 理
的重点 。 文书档 案管 理是 通过 由各 种
一
、
高校档案工作的基本原则
资源 ，满足 教学 和各 项 工作 需要 。做
（ 一 ）高 校 在 教 学 、科 研 、 党 到 电子 档 案与纸 质 档案 相结 合 ，电子
已经完 成 的活动 中能 够具 有保 存价 值 政 管 理 和 其 他 各 项 活 动 中直 接 形 成 档案与 纸质 档案 都要分 类 归档 。
析 的关键 因素 。计 算机 的运算 速 度极 工 传输 或者 是 交通 工具 辅 助传输 ，它 毒 的入 侵使 得 人们 的 电脑瘫 痪 、信 息
高 ，具 有 强大 的信 息 处理 能 力 ，这是 所 起到 经 济效 益是 无 法估 量 的。 网络 丢 失 ，假 冒的非授 权 用户侵 犯 了他人
术 和 信 息 技 术 要 求 和 应 用 的 不 断 提 的重要 内容 之一 。
为 当前 档 案 工作管 理人 员在 管理 的过
７ ６
ｔ ｊ ・ ２ ０ １ ３ 年第６ 期
程 中奠 定基 础 ，更是保 证 其 管理 和分 会 快节 奏 的工 作特 点 。 比起传 统 的手 截 人 们之 间重 要 的数据 信 息 内容 ，病
高校 文书档案管理信在 当前社会发展 中起着不可忽视 的作用 ， 是 档案 ３ － ， 作 的重要组成成分和核心 内 容 。高校 文书档案 管
理信息的电子化 应用对提 高高校文 书档案管理的水平 ，及 时的处理 与完成 当前档案管理 中的各种信 息是 当前 档案工作的 中心。随着 当前社会发展过程 中对各种电子信 息技 术应 用的不断增加 ，在其发展 和使 用的过程 中 是主要的管理控 制方式。但是在 电子化应用的过程 中其各种问题 的影响在 当前文 书档案管理 中也是 非常常见

管 理 创 新
２ ０ １ ４ 年 第６子信 息分析
王 长 芬
（ 黑龙 江龙煤矿业集 团股份有 限公 司七 台河分公 司办公 室， 黑龙 江 七台河 １ ５ ４ ６ ０ ０ ）
摘 要： 机关团体单位 以及一些社会组织在进行行政 管理以及领导活动中的一些具有备案存档价值的问价即文书文档 ， 该类文 书档案作 为管理工作的见证 以及组成， 反应 了该组织单位 某一 时期决策以及建设 、 开发和 问题处理过程 以及成果 ， 具有重要的 作用。随着科技变革程度 的不断加 深， 电子信息档案技术的应 用成为了必然趋势， 文章主要针对 目前文书档案管理的电子信息 化优势以及弊端进行 了分析 ， 用以阐释其对于现代组织管理的重要作用。 关键词： 文 书档案 ； 电子信 息 ； 管 理
科技 进步 以及 时代 的发 展使得信 息的传播 速度 以及数量不 断 的增 是扩展 了Ｇ ｅ ， 的传递范围 ， 人们 以网络为载体进 行资料的传输 ， 并且相关 大， 文书档案也不断的增加 ， 因此 大容量 高速度档 案管理成为 了时代 的需 资料存放在相应 的资料库 内，人们可以通过协议进 行网上检索和资源 的 求。 档案的建立以及 管理工 作需要更加专业化 的手段 。 为了实 现高效 、 长 共享 ， 查找 、 利用更加便捷 。 久的档案存储和管理， 为了保证查询的速度 ， 档案的管理信息化成为了迫 ４信 息 传输安全 Ｉ 生 保证 切的需求， 并且信息化的档案管理也能节省存放空间。 因此为提高相关单 传统的档案传输是靠人力， 不免会出现在传输过程中资料的丢失， 安 位的文书档案管理整体水平， 对稳当管理进行了信息化改革， 用以保证档 全性也随之大大降低。 电子传输的出现解决了这一问题， 不仅保证文书档 案信 息 更加准确完整。 案 的及 时传输 ， 而且能够确保其安全 ｌ 生， 不会造 成档案 的延误或者 丢失现 １ 信息 化可 以提高效率 象。 信息化后的文档在检索和使用上更加方便， 由于电子计算机强大的 文 书档案 的信息化应用在发展过 程中有利有 弊 ， 就其 对现代档 案工 处理信息能力 ， 使 得工作人员彻底摒弃 了传统 的手工操作模式 ， 在工 作 作 的贡献 来说 ， 利是远远大于弊的 。 针对在实际应用过程中遇到的一些问 中， 对于文档的管理更加的齐全完整。传统的文档管理中， 主要采用的手 题 ， 提 出以下几点应对方法 。 工抄写方式 ， 容易 出现漏抄 、 漏写的现象 ， 并 且用笔规范 以及 耐久度 、 字 迹 ５保 障档案 真实性 的清晰和工整度、 档案统计的准确性以及分类的明确性都无法保证 ， 不但 人们可 以对 电子档案进行反复 的输入 和修改 ， 并且没有 修改后 的特 浪费了诸多的人力 物力 ， 还耗费 了大量 的时间 ，但是工作效率却没有保 殊标记 。 文书 电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式 ， 在 这种 证。而计算机软件被应用到文档管理中后，使得文档在整理分类以及统 情况下 电子档案 的真实 『 生 就难 以得到保障。 针对这一情况 ， 我们可在 文书 计、 查 阅等工作 中变得有序 高效起来 ， 并且 网络的应用使得 文件 的传递 、 档案传输 的网络 中设置隔离带 。 通过这个隔离 ， 文 书档 案只能在某一 范围 办理更加的方 便简 洁，计算机在信息管理上所体现出的强大 的管理能力 的局部网络 内传输 ， 防止文件流向外 网。 最简单 的方法是设置 隔离 的路 由 不得不 予以肯定 。信息化系统有效 的解决 了传统归档以及管理 中出现 的 器 ， 路 由器的作用是屏蔽 不在范 围内的 Ｉ Ｐ 地址 ， 这样 就可 以有选 择 的进 诸 多漏 洞 ， 提高 了工作效率。 且人们在进 行电子档案 的管理时能够按照分 行文件的传输 。也可以通过设置防火墙的方法 ， 对网络数据进行过滤 ， 检 类进行 归档 和查 阅， 缩短 了时间 、 提 高了效率 。 因此相对 比传统的方式 ， 电 测不安全的攻击行为 。 子信息文 书档案 的管理优势更强 。 ６档案管理人员素质 的提高 ２易于保存管理 现代文书 档案管 理工作不仅 仅要求 相关工作 人员 了解传统 的文书 纸质材料在保 存期限上明显短于 电子文 件 ， 由于电子文件 载体 的科 管理相关理论 ， 同时还 要求其 懂得 电子文档管理方 式 ， 能够 熟练运用计算 技 胜更 高 ， 在防潮 、 防虫等性能上 显然要高于纸 质载体 ， 且还具有 重复利 机、 熟识如何传输数据， 因此要求现代管理人员具备专业的技术水平以及 用 的功能 。另外 电子信息载体的贮存空间较纸质材料更大 ， 寿命更长 ， 更 知识素养。 但是 ， 我国目 前档案文书管理工作人员还没有完全具备上述专 加 的节能环保 。 电子文件主要贮存在光碟 、 Ｄ Ｖ Ｄ以及硬盘 等设备 上， 该类 业 素质 ， 技术水平还 尚且有 限 ， 无法适应时代的需要。 设备体积小 ， 便 于操作 ， 无需大量 的空间存放 。 且不会在 高湿度 、 温度 的环 针对 此类现象 ， 要从提高人员技能 、 增强人员专业素养上着手 。首先 境下被腐蚀或者 出现氧化 。因此更加易于保管。 加大投入建 设硬件设施 ， 通过硬件环境 的改善 ， 不断加强现代 硬件 设施环 ３电子信息化管理方便资源共享 境 建设 ， 使得 日常的档案文书工作处于 电子信息化环境 中 ， 令档案 人员 不 在传统 的手工操作管理中 ， 企事业单位 由于不能做到信息共享 ， 使得 断的了解 学习 、 适应 电子信息化稳 当管理 ， 以此提高其工作技 能以及管理 大量信息闲置在文件柜中， 不仅造成资金和资源的浪费， 还造成文件和信 水平 。 其次 ， 可以通过专业 的技术 培训 ， 形成教育机制 ， 逐步实现档案管理 息查找困难。 这在一定程度 匕 造成了资源的浪费。 信息化的到来和网络的 工作人员 的素质 提高。 在学 习中主要 以 自 学为 中心 ， 通过适当的教育和培 发展 ， 从 而极大地提高了档案利用工作 的质量 和效率 ， 可 以对所 调阅的信 训 ， 在工作 中学 习， 及时有效的令工 作人 员掌握 电子信息化 的稳 当管理方 息资源作 出适时响应和脱机处理 ， 可 以保证 很高 的查 全率 和查准率 ， 可以 式。 不受空间的限制 。 并且通过网络 服务这个宽广 的平 台， 可 以了解其他档案 文档 信息化从 本质上将 是传统 文档管 理工作在 现代 电子设备上 的 工作部 门概况 、 工 作的重点和档案管理信息动态 。 方便人们通过计算机进 延续 ， 是 时代 的要求 ， 是文档 工作思路 的创新 ， 同时也是 未来 社会服务工 行信息的沟通与交流 ， 利用 电子 网络传输资源 。 比起传统的手工传输 或者 作 的必然要求 。 是交通工具辅助传输 ， 它所起到经济效益是无法估量 的。 网络化的应用更 思想 、 建立有效机制 、 完 善住房改革制度 ， 加快保 障陛安居工 程的建设 ， 加快建立和完善引导房地产市场健康发展 的长效机制 。

共享性 萧伯纳曾说：“你有一个苹果，我有一个苹果， 我们相互交换苹果，每人仍然只有一个苹果。然 而，你有一种思想，我有一种思想，我们彼此交 换思想，那我们将同时拥有两种思想。”信息也 具有共享性的特点。信息的利用不存在“你多我 就少”的竞争关系，不同的使用者往往可以同等 程度地共享某一信息。信息不会因使用者的使用 而减少或消失，而是可以跨越时间和地域界限， 被不同的需求者所提取和利用。例如全球的互联 网用户共同享用网上提供的信息。共享性是信息 的一种本质特性。
（3）声像信息可分解为图像信息和声音信 息，可以看成无数张图像和声音按照一定 的流向排列组合。 （4）计算机是一种能快速进行信息处理的 电子设备。随着信息的广泛运用，通过计 算机存储、传递的信息越来越多，特别是 网络的开发和利用，使其成为最有发展前 景的载体和传输工具。
（5）缩微信息以缩微照相为记录手段，感 光材料为存储介质，将纸张为载体的信息 或机读文件按照一定的缩小比例拍摄在感 光材料上，制成缩微形式的信息。
存储性 有些信息现在看来无用或用处不大，但日 后可能有用，我们能将其按照一定的格式 与顺序存储在特定的载体上，留待将来使 用。大量存储起来的信息通过前后比较、 统计分析等，能得出有价值的结论。例如 有的同学进校后就有意识的搜集历届毕业 生的就业信息，简历等，等到自己毕业时 能发挥作用。
【小案例】 乔.吉拉德是世界上最伟大的销售员之一，他因售 出13000多辆汽车创造了商品销售最高纪录而被 载入吉尼斯大全，他连续12年荣登世界吉斯尼记 录大全世界销售第一的宝座。他所保持的世界汽 车销售纪录：连续12年平均每天销售6辆车，至 今无人能破。 乔.吉拉德也是全球最受欢迎的演讲大师，曾为 众多世界500强企业精英传授他的宝贵经验，来 自世界各地数以百万的人们被他的演讲所感动， 被他的事迹所激励。

文书档案信息化管理分析随着信息技术的不断发展，信息化管理已经成为各行各业的必然趋势，而文书档案作为组织和机构中不可或缺的一部分，也需要进行信息化管理。

本文将从文书档案信息化管理的概念、意义和现状等方面进行分析，以期为相关领域的研究和实践提供参考。

一、文书档案信息化管理概念文书档案信息化管理是指利用信息技术手段对文书档案进行管理的过程。

这种管理方式整合了信息技术、信息资源和管理手段，将文书档案由传统的纸质形式转变为数字化的形式，实现了文书档案的数字化存储、检索、传递和利用，提高了文书档案的管理效率和价值。

1. 提高文书档案管理效率。

信息化管理可以实现文书档案的快速检索和高效利用，节约了管理人员的时间和成本，提高了管理效率。

2. 保障文书档案的安全性。

信息化管理可以通过数字化、加密等手段保障文书档案的安全性，避免了纸质文书档案易丢失、易损坏的问题。

3. 促进信息共享和协作。

信息化管理可以实现文书档案的无纸化传递和共享，方便了不同部门、不同地区之间的信息协作和共享。

4. 提升文书档案的管理质量。

信息化管理可以通过数据分析和统计等手段，实现对文书档案管理的全面监控和分析，提升了管理质量。

5. 便于长期保存和利用。

数字化文书档案可以进行备份和归档，长期保存并方便利用，避免了纸质文书档案的老化和损坏。

目前，国内外许多组织和机构已经开始了文书档案信息化管理的探索和实践。

在政府部门、企事业单位、学校和图书馆等领域，都出现了文书档案数字化管理的案例。

信息化管理系统的建设和应用也呈现出多样化和发展趋势。

政府部门是文书档案信息化管理的主要应用领域。

各级政府部门通过建设电子政务平台、政务服务网等，推动了政府文书档案的数字化管理，实现了政务数据的集中存储和共享，提高了政府管理效率和服务水平。

企事业单位也在积极探索文书档案信息化管理的路径。

许多企业通过建设企业内部文档管理系统、知识管理平台等，实现了对企业文书档案的数字化管理和共享，提高了企业的信息化管理水平和竞争力。

浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我省党政机关（以下简称“机关”）电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，根据《党政机关电子公文处理工作办法》《电子公文管理暂行办法》《机关档案管理规定》《电子公文归档与电子档案管理规范》和《电子档案移交与接收办法》等规定，结合我省工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于机关非涉密电子公文的归档与电子档案的保管、利用和移交等工作，其他单位可参照本办法执行。

第三条本办法所称电子公文是指以电子数字形式拟制、办理、管理的党政机关公文。

本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

第四条电子公文归档与电子档案管理过程中应遵循其形成和利用规律，坚持“统一管理、全程管理、准确规范、便于利用、安全可靠”的原则。

第五条机关应建立电子公文归档与电子档案管理制度，明确职责分工，切实做好电子公文归档与电子档案保管、利用和— 2 —移交等工作。

机关公文办理部门负责电子公文收文、发文办理完毕后的整理归档（以下简称“预归档”）；机关档案部门负责电子档案保管、利用和移交工作，对本单位电子公文系统预归档模块和电子档案管理系统的建设提出要求；机关信息化部门负责为电子公文归档与电子档案管理提供技术支持和保障，根据档案管理需求开发建设电子公文系统预归档和交换模块，做好与电子档案管理系统的技术对接。

第六条各级档案行政管理部门负责本行政区域内机关电子公文归档与电子档案管理工作的监督指导；各级国家综合档案馆负责对本级机关移交的重要电子档案进行接收和备份，并对同级机关电子档案移交进馆工作提供技术指导。

有条件的地方可由国家综合档案馆建设统一的电子公文归档、交换与电子档案管理平台，实现馆室一体化管理。

第二章电子公文归档第七条电子公文归档是电子公文办理的重要组成环节。

机关应根据《党政机关电子公文处理工作办法》及有关档案法律法规、机关档案管理规定，认真履行电子公文归档职责，任何部门和个人不得将应归档电子公文据为己有或拒绝归档。

二是凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。文书是社会机构发挥职能、完成工作过程中产生的记录，真实反映着工作开展的情况，是工作状态的文字化和书面化，能够发挥凭据和证实的作用。例如，工作总结是对所完成工作的系统回顾，会议记录是对会议情况的真实反映，合同是对当事双方义务与责任的体现。
五、公文文书的稿本
公文的稿本，指一篇公文在撰写、审核、签发、制作、使用过程中形成的具有不同功用特点的文稿与文本的统称。依据公文形成阶段及其功用特点可分为草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制本。
六、公文常见格式
公文格式是指公文的数据项目在公文的文面上所处的位置和书写的形式。
公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。
一、文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
文书的定义包含以下几层含义：
第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人和家庭。
第一章文书基础课程教案
授课题目
第一节文书概述
课时安排
2
教学
目标
1．了解文书的概念
2．掌握文书的类别
3．了解文书的作用
教学重点
文书的概念、类别、作用
教学难点
文书的概念
授课类型
理论、练习课

当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？

论述文书档案信息化管理的利与弊【摘要】信息化管理在现代社会中扮演着重要角色，文书档案信息化管理作为其中的一项重要内容，旨在提高工作效率、节约资源成本、保障信息安全并提升管理水平。

本文探讨了文书档案信息化管理的优势，包括其对工作效率的提升、资源成本的节约以及信息安全的保障等方面。

同时也分析了信息化管理所面临的挑战，并提出了相应的解决方案。

通过对信息化管理的前景展望，指出了其在未来的发展趋势和应对之策。

信息化管理的实施将为社会带来更多便利和效益，但也需要不断创新和改进，以适应和引领时代潮流。

【关键词】信息化管理、文书档案、利与弊、背景、定义、优势、工作效率、资源成本、信息安全、管理水平、前景展望、挑战、应对之策1. 引言1.1 信息化管理的背景信息化管理是指利用信息技术手段对管理过程进行全面、系统化和集成化的管理。

随着信息技术的迅速发展和普及，信息化管理已经成为各个领域中提高管理效率、降低成本、提升竞争力的重要手段。

信息化管理的背景可以从以下几个方面进行探讨：随着经济全球化的加剧，市场竞争日益激烈，企业需要更高效的管理手段来应对竞争挑战。

信息技术的应用使得管理更加便捷、准确，可以更好地帮助企业把握市场动态，制定灵活的经营策略。

随着社会信息化程度的不断提升，人们对信息的获取和利用需求也越来越强烈。

信息化管理的出现，使得管理者可以更好地利用信息资源，预测市场需求，优化资源配置，提高企业运营效率。

传统的手工管理方式存在着信息不透明、工作效率低等问题。

信息化管理的引入可以弥补这些不足，提高管理的透明度和准确性，推动管理水平的提升。

信息化管理已经成为企业管理的必然趋势，具有重要的意义和价值。

随着信息技术的不断创新和发展，信息化管理的应用范围和深度将会越来越广泛，对各行各业的发展都将产生深远的影响。

1.2 文书档案信息化管理的定义文书档案信息化管理是指利用信息技术手段对文书档案进行管理和处理的过程。

通过数字化、电子化、网络化等技术手段，将传统的纸质文书档案转化为电子形式，实现文书档案信息的数字化存储、检索、共享和利用。

浅谈文书档案管理信息的电子化应用作者：王霞来源：《武汉科技报·科教论坛》2013年第09期【摘要】文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。

文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平，及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用，但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。

笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。

【关键词】文书档案；电子化文书档案重要的内容是社会发展历史。

它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。

文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。

随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。

目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、文书档案管理信息的电子化的优点首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。

计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。

它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。

电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。

因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

第二，信息易于保管。

与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。

电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。

所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

图书 与档 案
Ｃ ｈｉ ｎ ａ Ｓ Ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ ａ ｎ ｄ Ｔｅ ｃ ｈ ｎｏ ｌ ｏ ｇ ｙ Ｒ ｅ ｖ ｉ ｅ ｗ
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文 书 档 案 的 电子 信 息 化 管 理 探 讨
刘 颖
（ 齐 齐 哈尔 水务 集 团富 拉尔基 水 务有 限 公司 １ ６ １ ０ ４ １ ） ［ 摘 要］ 文 书档 案管 理信 息是 档 案管 理部 门面对 的 一个 重要 课题 。 文书档 案 管理 信息 的 电子化 应用 对提 高文 书档 案管 理 的水平 ， 及 时提 供 准确 、 更 完整 、 更 可靠 的档 案信 息具有 重要 作用 ， 但 是在 电子 化 的过程 中也遇 到 了一些 问题 。 本文 将探 讨文 书档 案管理 信息 的 电子化 的优 缺点和 管理人 手 ， 分析 了 电子档案 的主 要 利用 途径 ， 同时对 其劣 势 提 出解 决 办法 。 ［ 关键 词］ 企业 ； 文书档案； 电子 档 案 中图分 类号 ： Ｇ ２ ７ ５ 文献标 识码 ： Ａ
施。
开放、 灵 活 的手段来 管理 电子文件 档案 。 它通 过历史 的客观 记录 ， 来反 映在某一
时期领 导 的决策 、 部 门建设 、 研 究 开发 、 问题 处理 等 的过程 和成果 。 文 书档 案管
理 是档 案工 作 的一 个 重要组 成部 分 。 随着 信息 化 的到来 ， 使人 们进入 了电子 网 络 时代 ， 许 多 的信息 通过 电子 网络管 理和 传输 。 电子档 案的安 全性 问题 日益突 出。 目前 国家 提 出 了文书 档案 管理 的 改革— — 文书 档案 管理 信 息的 电子 化应 用， 来提 高文 书档案 管理 的水平 ， 并且及 时的提 供准确 、 完 整的档 案信息 满足需

电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。

今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。

一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

•
2、OA系统办公条件下电子文件收集：
• 公文传输系统的板式文件（GW格式，sep格式）
• 公文定稿（RTF格式）； • 法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格
式） • 发文审签单、收文办理单（RTF格式） • 公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格 式）
• （二）文书电子文件保存
• 1、以发文字号为名称建立文件夹 • 2、将该文件的定稿电子版（.RTF）和版式文件 （.GW、.sep），以及相应的审签单或办理单、公文传输 系统收、发文登记单存入该发文字号文件夹。重要公文 的，还要存入其历次修改稿。 • 3、将每一份电子文件信息记入《电子文件登记表》
（三）文书电子文件移交
（三）档案馆接收电子档案
1、档案馆对照《电子档案登记表》及《电子档案移交接 收登记表》进行检验。 2、检验合格后填写《电子档案移交接收登记表》相应内 容，接收档案光盘。该表双方各存一份。
2、《电子文件管理暂行办法》（2009年12月8日中共中 央办公厅厅字[2009]39号文件印发）。 这是迄今为止我国关于电子文件管理最权威的文 件，共7章31条，对电子文件管理机构及职责、电子文件 的形成与办理、归档与移交、保管与利用，以及电子文 件管理部门及人员的奖励与处罚，都做了明确的规定。 第八条：“……各单位文秘和业务部门负责电子文 件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化 部门负责为电子文件管理提供信息化支持；……”

电子文件归档与电子档案管理
此项工作包含了电子文件的收集、鉴定、归档、保 管，电子档案的移交、接收、保管、利用及销毁。 基本程序是，立档单位内部文秘等电子文件形成部 门收集登记电子文件，并向档案室移交；档案室整理电 子档案，组盘刻盘保存，并向档案馆移交；档案馆保管 部门接收后加入新的元数据并刻盘保存，接收的原盘同 时保存5年以上时间，档案馆信息化部门将接收的档案数 据导入档案管理系统中提供利用。 下面，介绍具体的方法。首先介绍几个概念：

双流县国土资源局电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应信息化建设和电子政务建设的需要，规范电子文件归档与管理工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年第6号令），结合我局实际情况，制定本办法.第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

第三条本办法适用于本局范围内的各科(室）、队、所、中心。

第二章电子文件归档与管理体系第四条建立与本单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员联系制度，保证解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第五条严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统,保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。

第六条电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应当在内容、相关说明及描述上保持一致。

第七条为保证电子文件的安全性,防止因灾难、意外可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存。

具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。

第八条对只有电子签章的电子文件,归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用.对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。