三级秘书教程 文书拟写与处理

三级秘书 国家职业资格培训教程课本精华（文书拟写与处理）rainbow1文书拟写与处理目录第一节：文书拟写一、 通告 二、 通报 三、 决定 四、 请批、批答函 五、 计划 六、 总结 七、 述职报告 八、 讲话稿 九、 市场调查报告 十、 招标书 十一、投标书第二节：收发文处理一、文书的审核 二、文书的拟办 三、文书的承办 四、文书的催办第三节：文档管理一、档案利用二、档案参考材料的编写 三、电子档案的管理第三章文书拟写与处理中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》（GB/T15835-1995）指出：1、要求使用阿拉伯数字的情况：1）公历世纪、年代、年、月、日：①年份一般不用简写；②引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月日的标记可按写成如：1994年9月30日可写成1994-09-30。

2）时、分、秒：15时40分36秒（下午3点40分36秒或15﹕40﹕36）2、要求使用汉字的情况1）中国干支纪年和夏历月日如：丙寅年十月十五日，腊月二十三日，正月初五，八月十五中秋节2）中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年，这类纪年不应与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。

如：秦文公四十四年（公元前722年），藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日）3）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。

涉及其他月份时，不用间隔事情，是否使用引号，视事件的知名度而定。

如：“一·二八”事变（1月28日），“一二·九”运动（12月9日）；五四运动七七事变2rainbow第一节文书拟写主要掌握：通告、通报、决定、请批、批答函、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告、招标书、投标书等的写法。

一、文书的定义、性质、适用范围、类型和注意事项：3rainbow4 rainbow5 rainbow6 rainbow7 rainbow二、文书拟写要点：8rainbow9 rainbow10 rainbow第二节收发文处理一、文书的审核（一）相关知识1、文书审核的含义：是对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

2、文书审核的要求：（1）审核中发现的问题必须逐一纠正；（2）一般性问题可以直接修改；（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。

（二）工作程序1、明确审核范围属于例行或事务性的文书就不必审核。

2、确定是否需要行文可行可不行的文一律不行；通过口头、面谈或电话能完成请示、答复事项，则不行文；与已经发出的文件内容重复的，不需行文。

3、审核文书内容审核文书内容与有关规定是否一致；政策界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处；提出的意见和办法是否可行。

4、检查文字表达检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，文字有无错漏，标点符号是否正确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体。

5、检查文件体式检查文种是否恰当，格式是否规范完备，标题是否反映内容，密级、处理时限定得是否恰当；主送单位、抄送单位是否符合规定。

6、检查文书在处理程序上是否妥善完备检查文书的名义是否合适，是否须交一定的会议讨论通过；文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意。

（三）注意事项1、书写不工整或改动过多的文书，应得新誊录。

2、审核中发现问题必须及时解决。

（四）复审的重点是：检查文书的审核、签发手续是否完备；附件材料是否齐全，附件的份数、页数是否符合正文要求，内容是否完整；格式是否统一、规范。

二、文书的拟办（一）相关知识1、文书拟办的含义：是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。

2、文书拟办的要求：（1）熟悉有关政策和规定；（2）熟悉本单位各单位部门的职责范围及业务情况；（3）熟悉办文程序和有关规定；（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况；（5）拟办意见力求准确、及时、简洁。

（二）工作程序1、明确拟办范围；2、阅读文书内容；3、提出拟办意见（三）注意事项：1、拟办意见要明确具体；2、应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门；3、写清承办的时限和要求；4、写明发送范围和阅读范围。

三、文书的承办（一）相关知识1、文书承办的含义：文书承办是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。

它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。

2、文书承办的要求：（1）认真领会拟办、批办意见；（2）文书的承办要区分轻重缓急；（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考；（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明；（5）要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。

（二）工作程序1、了解文书内容；2、研究批办意见；3、进行具体办理。

（三）注意事项（1）承办包括办理有关事宜和撰文答复。

（2）文书具有时效性。

（3）属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回。

（4）注办文书。

收文承办后，在文件处理单上简要注明文书办理的情史和结果。

（四）批办：即领导对文书如何办理、办理原则、办理中应注意的问题所作的批示。

四、文书的催办（一）相关知识1、文书催办的含义：是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。

2、文书催办的要求：（1）催办中发现问题要及时汇报；（2）要填写催办记录单。

3、催办的种类：（1）对内催办：是根据对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；（2）对外催办：是向发文的接收单位催询办理和答复。

4、催办的作用：可以加速文书的运转，防止文书的积压，促进承办的办理，提高工作效率。

（二）工作程序1、确定催办的范围2、确定催办的方法：（1）电话催办；（2）发函催办；（3）登门催办；（4）约请承办部门来人汇报。

（三）注意事项：对领导特别关注的、紧急文书要进行重点催办。

第三节文档管理一、档案利用（一）相关知识1、档案利用的含义：档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

区分为两个概念：①提供档案利用：是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；②利用档案：是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。

2、档案利用的要求：（1）依法开展利用工作；（2）主动、及时开展利用工作：档案利用是档案工作的目的和出发点，档案价值的实现，关键在于积极、主动、及时地提供利用。

（3）不断完善档案服务方式和手段；（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

（二）工作程序：1、熟悉库藏2、分析利用需求：（1）决策人员的档案需求：需求概括性、综合性、可靠性强的高层次档案信息；政策性文件和分析论证材料；工作活动方面的历史信息。

（2）基层管理者的档案需求：具体、实用的档案信息；业务方面的档案信息；对工作有借鉴作用的档案信息。

（3）科研人员的档案需求：某一个或多个相关主题的档案信息；完整、准确、系统的成套的专题档案材料。

（4）工程技术人员的档案需求：针对性强、内容具体的档案信息；专利文献和标准化材料；同类项目或同行业的档案信息。

3、选择档案利用方式（1）阅览室提供利用阅览室的设置要兼顾优质服务和严格管理，建议维护阅览室秩序和档案安全的各项规章制度，在有条件的情况下实行对科技档案的副本及非密级较低的档案的内部开架阅览。

（2）档案外借档案外借的要求是：①必须经过审批手续才能外借；②借出期限不能过长，数量也有所限制；③借用者要确保档案的安全，不允许转借或私自摘录、复制、翻印档案，不能遗失、拆散、调换和污损档案；④要按期归还。

（3）制发档案复制本（复制供应）包括：内供复制和外供复制。

档案复制本的类型：副本和摘录档案复制的方法：复印、手抄、打字、印刷和摄影（4）制发档案证明档案证明：是根据利用者的申请，为证实某种事实在所保存档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。

档案证明必须加盖公章才能生效。

（5）提供咨询服务档案咨询的类型：①一般性咨询、专门性咨询；②事实性咨询、知识性咨询；③专题研究性咨询、情报性咨询。

（6）印发目录：包括内部印发和外部印发两种（7）档案展览档案展览一般使用复制件，必须展出原件时，应陈列于玻璃柜或采取其他保护措施，确保档案不受损坏。

4、获取档案5、提供档案（三）注意事项如何有针对性地提供档案服务：开展档案利用工作必须熟悉档案的内容成分，了解业务活动及业务流程；掌握利用者的档案需求，重视对档案的筛选、综合、归纳和提炼；根据不同利用者的利用权限，通过档案咨询和接待等服务，把档案提供给利用者，充分满足其利用需求，发挥档案的作用。

二、档案参考材料的编号（一）相关知识1、档案参考材料的含义：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。

档案参考材料既可以介绍和报道档案情况，又能直接提供有实际内容的档案材料。

2、档案参考资料的编写要求：选择准确、典型的材料。

编写时要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；内容准确，文字凝炼，概括性强。

（二）工作程序1、确定编写档案参考资料的种类（1）大事记：按照时间顺序、简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。

主要由大事时间和大事记述两部分组成。

（2）组织沿革：是系统记载一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。

可采用文字叙述、图表或图文并茂编号体例有：编年法、阶段法、系列法（系列法即按其主要内容分别记述）（3）统计数字汇集：是反映一个单位、系统或某方面基本情况的数字材料。

类型有：综合性的、专题性的（4）会议简介（5）科技成果简介（6）企业年鉴：记录和汇集一个企业一年间生产、经营、基本建设、科学研究等大事的有关文献、照片、统计数据等的综合性参考资料。

一年编制一个卷册。

（7）企业史志：根据企业档案编写的，记载企业发展和发展规律的史料性质的参考资料。

类型有：综合性史志、专门性史志。

2、收集档案材料：3、进行编写（三）注意事项1、档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献；2、档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料内容进行加工编写而形成的系统材料。

（四）档案参考资料的优点：利用者不必翻阅大批档案，就可以简明地得到所需的材料。

三、电子档案的管理（一）相关知识1、电子档案的含义：是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

2、电子档案的特点：①非人工识读性；②对电子技术和设备的依赖性；③信息的可变性；④信息与载体的可分离性；⑤信息的可共享性；⑥多种信息载体的集成性。