供应商档案管理系统

供应商档案的建立与管理在2023年的今天，随着全球经济的快速发展和竞争的加剧，供应商档案的建立与管理已成为企业不可或缺的一环。

一个优秀的供应商档案能够为企业带来更好的采购、价值流、质量管理和供应商协作等方面的体验，而不良的供应商档案则会给企业带来损失和潜在的风险。

因此，正确认识供应商档案的重要性并建立科学的供应商档案管理体系显得十分关键。

首先，建立供应商档案的目的必须清晰明确。

供应商档案的建立不仅仅是采购管理员的工作，更是一项涉及到多个部门的任务。

企业需要将供应商档案管理作为一个战略工具，并与企业战略和目标相结合。

建立供应商档案的目的主要有三个方面：第一，确认供应商的可靠性和可信度，包括是否有合法的经营资质、产品符合质量要求以及能否按时交付等；第二，评估供应商交易风险并采取相应的措施，例如制定风险管理策略和措施，并与供应商签署合同等；第三，掌握供应商的企业文化和商业实践等资料，以更好地协调企业与供应商之间的工作合作。

其次，建立和管理供应商档案需要注意一些关键点。

首先，应该确保供应商的档案信息的准确、完整和规范。

企业可以利用信息化技术，使用标准的模板或软件来记录供应商的信息，如公司资料、业务领域、业绩评价、品质管理、信息安全、环保等级等。

其次，应根据供应商的交易特征，制定相应的管理标准和准则，如供应商分类、评估指标、管理规程等，以确保沟通、调度和管理的一致性和透明度。

其次，建立一个供应商管理平台，将供应商档案体系自动化，以便于对供应商的风险、绩效、协议等进行全方位和实时的监控和管理。

此外，企业需要评估各类供应商的贡献和利润，制定相应的供应商评价体系，包括绩效考核、评估等指标，从而激励供应商为企业提供更好的产品和服务。

最后，建立和管理供应商档案还需要公司内部多个部门的协作和支持。

全面并且相互合作的供应商档案管理需要各部门间的协调和支持。

例如，采购部门需要维护和更新供应商档案，质量部门需要对供应商的质量进行评估，供应链管理部门需要为供应商提供物流支持，并且公司领导应该为这个新的供应商档案管理体系做出具体和明确的规划和指导。

供应商档案管理规范一、背景介绍为了更好地管理和监督供应商，确保供应链的稳定性和可靠性，公司制定了供应商档案管理规范。

该规范旨在建立一个完善的供应商档案管理体系，确保供应商档案的准确性、完整性和及时性，为公司的采购决策提供可靠的依据。

二、档案管理的目的和原则1. 目的：供应商档案管理的目的是为了记录和管理供应商的基本信息、合作情况和评估结果，以便及时了解供应商的能力和信誉，为合作决策提供依据。

2. 原则：(1) 准确性原则：档案信息必须真实、准确、完整，及时更新。

(2) 保密性原则：供应商档案信息必须严格保密，仅限授权人员查阅和使用。

(3) 一致性原则：档案信息的格式、内容和管理方式必须统一，便于查询和比较。

(4) 审核原则：定期对供应商档案进行审核，确保其有效性和可靠性。

三、档案管理的内容和要求1. 基本信息：(1) 供应商名称：记录供应商的全称或者简称。

(2) 注册信息：包括供应商的注册地址、注册资本、法定代表人等。

(3) 联系方式：包括供应商的联系人、联系电话、邮箱等。

(4) 经营范围：记录供应商的主要经营范围和产品/服务类别。

2. 合作情况：(1) 合同信息：记录与供应商签订的合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、有效期等。

(2) 交付情况：记录供应商的交付能力和交付情况，包括交付准时率、交付质量等。

(3) 服务情况：记录供应商的售后服务情况，包括服务响应时间、问题解决能力等。

3. 评估结果：(1) 质量评估：记录供应商的产品/服务质量评估结果，包括质量合格率、客户投诉率等。

(2) 供应能力评估：记录供应商的供应能力评估结果，包括供货能力、库存管理能力等。

(3) 信用评估：记录供应商的信用评估结果，包括付款能力、合作诚信度等。

4. 更新和存储：(1) 更新频率：供应商档案信息应定期更新，确保信息的准确性和及时性。

(2) 存储方式：供应商档案信息应妥善存储，可以采用电子档案管理系统或者实物档案管理方式。

SG-NC系统供应商档案增加及变更申请流程说明一、供应商档案增加流程1.1核对供应商信息集体企业在SG-NC系统中输入待增加供应商的名称进行查询，确认该供应商是否存在。

*注意：1）若查询出的名称和待添加供应商名称完全一致，可直接使用，不用再准备材料添加；2）若查询出的名称不完全一致，需确认此供应商档案和待添加供应商是否为同一个，若确认为同一个需做供应商信息变更处理（后面会有说明），否则需做供应商新增处理；3）若查询不到任何信息，需做供应商新增处理；4）SG-NC系统中，任何单据有选择供应商字段，均可进去按照全称或关键字查询供应商档案是否存在于系统中。

1.2提报供应商档案申请资料1、新增供应商档案需提交四种资料：1）《供应商档案增加申请表》（集体企业签字并盖章扫描件）：2）《供应商档案增加信息表》（电子版）：3）《供应商档案增加信息表》里所有供应商档案的三证扫描件；4）供应商银行账户证明扫描件（开户许可证）2、集体企业审核供应商档案增加信息将《供应商档案增加信息表》里所有的供应商与三证信息进行审核，信息有误不予处理。

3、集体企业将审核后的资料压缩包发送QQ消息到供应商档案受理QQ：2807076582，请勿发送至邮箱。

*压缩包名称为《供应商档案增加申请XX公司XXXX年XX月XX 日》请填写申请的集体企业名称，压缩包日期为提交的当天日期。

*资料提交一至二个工作日进行处理，次日可系统查询使用。

*注意：1）若该供应商已实现三证合一，只需要提供三证合一的营业执照，三证合一的标志是右上角显示“统一社会信用代码”；2）若该供应商未实现三证合一，需要提供三证扫描件，即营业执照、税务登记证和组织机构代码证；若该供应商是个体工商户，营业执照和税务登记证必须提供，无组织机构代码证的可以不准备；若该供应商是非盈利组织，需提供组织机构代码证或者事业单位法人证书扫描件；若供应商是个人，需提供个人身份证扫描件。

二、供应商档案变更流程2.1核对供应商信息集体企业在NC系统中查询该供应商信息，然后和对方单位联系，咨询是否做过变更，并了解其变更前后的名字和税号，确认无误后按要求准备变更材料。

供应商档案信息更新操作简要说明此次更新操作包括三部分：1.“供应商重要资质证书更新”、2.“上传供应商准入与现场考察评价表”、3.“一般信息维护”。

一．供应商重要资质证书更新第一步：登录/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。

第二步：点击档案维护第三步：点击“档案维护”进入档案系统，点击档案信息维护。

第四步:看到类似下图的提示,第四步：点击“主要证书录入”进入以下界面，点击“新增证书”第五步：上传新证书。

（1）点击“新增证书”后，看到如下图。

原版协议书请自行删除，或者将被新证书覆盖。

（2）填写证书相关信息：选择“证书名称”；选择“证书扫面文件”：写证书有效期结束日”；填写“备注”。

其中“证书有效期开始日”可以为空；“证书有效期结束日”是必须填写（3）单页上传：如果证书是单页，那么完成以上步骤（2）后，点击“完成添加”完成本类证书的上传，同时原版本的证书将被覆盖。

（4）多页上传：如果证书是多页，那么完成以上步骤（2）后，点击“继续添加”后出现如下图提示保存第一页成功后点“确定”，然后填写其他页信息，“证书名称”，“证书有效期结束日”和“证书有效期开始日”4）即可），如果此次上传的是证书的最后一页点击“完成添加”完成本类证书的更新。

二、上传供应商准入与现场考察评价表第一步：登录/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。

第二步：点击档案维护第三步：点击“档案维护”进入档案系统，点击档案信息维护。

第四步:点击“供应商准入与现场考察评价表”出现如下页面,点击“下载《供应商准入与现场考察评价表》”第五步：下载相关模板进行编辑点击相对应专业的模板下载，下载完成后点击第六步:模板的编辑包括：售后服务体系等评价内容，然后上传编辑后的模板:点击“上传附件”出现上传页面,点击“确定”即可上传，三．一般信息维护第一步：登录/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。

供应商档案管理规范一、引言供应商档案管理是指对公司与供应商之间的合作关系进行有效管理和监控的过程。

良好的供应商档案管理能够帮助公司确保供应商的合规性、稳定性和可靠性，从而降低采购风险、提高采购效率，进一步推动公司的可持续发展。

本文将介绍供应商档案管理的标准格式，包括档案建立、档案内容、档案管理流程等方面的要求。

二、档案建立1. 档案建立的目的：确保供应商档案的完整性、准确性和可追溯性，为后续的管理工作提供基础数据。

2. 档案建立的时机：在与供应商建立合作关系时，应立即建立供应商档案。

3. 档案建立的内容：a. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。

b. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

c. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。

d. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。

e. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。

f. 其他相关文件：包括供应商的质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书等。

三、档案内容1. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。

2. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

3. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。

4. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。

5. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。

6. 供应商质量管理体系认证证书：记录供应商的质量管理体系认证情况。

7. 供应商环境管理体系认证证书：记录供应商的环境管理体系认证情况。

8. 供应商交付能力评估：对供应商的交付能力进行评估，并记录评估结果。

9. 供应商风险评估：对供应商的风险进行评估，并记录评估结果。

10. 其他相关文件：包括供应商的产品质量报告、服务满意度调查报告等。

四、档案管理流程1. 档案建立：在与供应商建立合作关系时，立即建立供应商档案，并填写相关信息。

供应商档案管理规范一、背景介绍供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，它涉及到供应商的选择、评估、合作等方面。

一个良好的供应商档案管理系统能够帮助企业更好地管理供应链，提高采购效率，降低采购成本，保证产品质量和供货稳定性。

因此，制定一套科学合理的供应商档案管理规范对企业的采购管理具有重要意义。

二、目的和范围本文旨在规范企业的供应商档案管理，确保供应商信息的准确性、完整性和及时性。

适用范围包括所有与供应商有业务往来的部门和人员。

三、管理流程1. 供应商信息登记a. 采购部门负责登记新供应商的基本信息，包括供应商名称、法定代表人、联系方式等；b. 采购部门对供应商进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力等；c. 采购部门将供应商信息录入供应商档案系统，并进行分类和归档。

2. 供应商评估与筛选a. 采购部门定期对现有供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货准时率、产品质量、售后服务等；b. 评估结果作为供应商绩效考核的重要依据，绩效考核结果将影响与供应商的合作关系；c. 采购部门根据评估结果，对供应商进行筛选，及时淘汰不符合要求的供应商，并寻找新的潜在供应商。

3. 供应商合作管理a. 采购部门与供应商签订合作协议，明确双方的权责义务；b. 采购部门定期与供应商进行业务沟通，解决合作中的问题和难题；c. 采购部门对供应商的供货情况进行监督和检查，确保供货的及时性和质量稳定性；d. 采购部门与供应商建立长期合作关系，共同发展，实现互利共赢。

四、档案管理要求1. 档案存储a. 采购部门应建立供应商档案室，统一存放供应商档案；b. 档案室应具备防火、防潮、防尘等设施，确保档案的安全性和完整性；c. 档案室内的档案应按照一定的分类和编号规则进行存放，方便查找和管理。

2. 档案更新a. 采购部门应及时更新供应商档案中的信息，包括供应商的联系方式、资质证书、合作协议等；b. 档案更新应有明确的流程和责任人，确保信息更新的及时性和准确性。

供应商档案管理规范一、背景介绍供应商档案管理是指企业对与其合作的供应商信息进行收集、整理、存储和管理的过程。

良好的供应商档案管理可以帮助企业更好地了解供应商的背景、能力和信誉，从而有效降低采购风险，提高采购效率和质量。

本文将介绍供应商档案管理的规范要求，以确保企业能够建立健全的供应商档案管理体系。

二、档案管理流程1. 信息收集企业应建立供应商信息收集的渠道和机制，包括但不限于以下途径：- 供应商自行提供的信息：企业应向供应商发放供应商信息登记表，要求供应商提供相关的基本信息和资质证明。

- 第三方信息渠道：企业可以通过购买商业信息服务、参考行业协会公示等方式获取供应商的信用信息和业务能力评估报告。

2. 信息整理企业应对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商档案。

档案内容应包括但不限于以下信息：- 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、法定代表人等。

- 供应商资质证明：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。

- 供应商信用评估：包括供应商的信用等级、信用报告等。

- 供应商业务能力评估：包括供应商的产品质量、交货能力、售后服务等评估报告。

3. 档案存储企业应建立供应商档案的存储系统，确保档案的安全性和可访问性。

存储系统可以采用电子化管理，也可以采用实体档案管理。

无论采用何种方式，企业应确保档案的完整性和准确性，并设立权限管理制度，确保只有授权人员能够访问和修改档案。

4. 档案更新和维护供应商档案需要定期更新和维护，以保持信息的及时性和准确性。

企业应建立档案更新和维护的制度和流程，包括但不限于以下内容：- 定期核实供应商的资质证明和信用评估报告的有效性。

- 定期与供应商进行沟通和交流，了解其业务情况和变化。

- 及时记录和更新供应商的相关信息，如联系方式、银行账户等。

三、档案管理要求1. 信息保密企业应对供应商信息进行保密，确保供应商的商业秘密和个人隐私不被泄露。

企业应建立信息保密制度，明确员工在处理供应商信息时的保密义务，并采取相应的技术和管理措施，防止信息被非授权人员获取。

用友供应链管理系统中基础档案设置重难点
在用友供应链管理系统中，基础档案设置包括客户档案、供应商档案、物料档案等，其重难点包括：
1. 数据准确性：基础档案设置是供应链管理系统的基础，需要确保数据的准确性。

如果基础档案中的信息有误，将会影响到后续的供应链活动，导致订单错误或供应链中断等问题。

2. 数据管理：基础档案中可能包含大量的数据，需要进行有效的管理和分类。

需要设置合适的数据字段和属性，以便进行查询和筛选。

同时，还需要考虑数据的更新和维护，确保档案中的信息始终保持最新和完整。

3. 数据权限设置：不同用户可能对基础档案中的信息有不同的访问权限。

需要根据用户的角色和职责设置合适的权限，确保敏感信息不被未授权的用户访问。

4. 数据关联和集成：在供应链管理中，基础档案之间可能存在关联关系，例如供应商和物料之间的关联。

在设置基础档案时，需要考虑这些关联关系，确保数据的一致性和完整性。

5. 数据处理速度：供应链管理系统中的基础档案可能会包含大量的数据，这会对系统的处理速度和性能提出要求。

需要进行优化和调整，以确保系统能够快速响应用户操作并处理大量的数据。

6. 系统集成：基础档案设置可能需要和其他系统进行集成，例如财务系统、仓储系统等。

在设置基础档案时，需要考虑和这些系统的数据交互和数据同步，确保数据的一致性和准确性。

总之，基础档案设置是供应链管理系统中重要且复杂的一部分，需要考虑数据的
准确性、管理、权限、关联、处理速度和系统集成等方面的问题。

供应商档案管理规范一、背景介绍随着企业的发展，供应商档案管理成为了企业采购管理中的重要环节。

供应商档案管理规范的制定旨在建立一套科学、规范、高效的供应商档案管理体系，以确保供应商信息的准确性、完整性和及时性，提高供应商管理的效率和质量。

二、管理目标1. 确保供应商档案信息的真实、准确、完整。

2. 提高供应商档案管理的效率和便捷性。

3. 保障供应商信息的安全和保密性。

4. 优化供应商评估和选择的过程。

三、管理要求1. 档案建立1.1 供应商档案应包含以下基本信息：供应商名称、注册地址、联系人、联系电话、经营范围、营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证明等。

1.2 档案应按照供应商的不同类别进行分类，并建立相应的档案编号和索引。

1.3 档案应及时更新，保证信息的准确性和完整性。

2. 档案存储2.1 供应商档案应存储在专门的档案室或者电子档案管理系统中。

2.2 档案室应具备相应的防火、防潮、防尘等设施，确保档案的安全性和完整性。

2.3 电子档案管理系统应具备数据备份、权限管理、防止数据丢失等功能。

3. 档案检索3.1 档案应建立明确的检索规则和标准，以便快速准确地检索所需信息。

3.2 电子档案管理系统应提供便捷的检索功能，如按供应商名称、编号、关键词等进行检索。

4. 档案保密4.1 档案室应设置相应的安全措施，限制非授权人员进入。

4.2 电子档案管理系统应设置权限管理，确保惟独授权人员才干访问和修改档案信息。

4.3 档案室和电子档案管理系统应定期进行安全检查和备份，防止数据泄露和丢失。

5. 档案销毁5.1 档案应按照一定的保管期限进行归档和销毁。

5.2 归档档案应进行分类、整理，并标明归档时间和销毁时间。

5.3 销毁档案应采用安全可靠的方式，如专业的文件销毁公司进行销毁处理。

四、管理措施1. 建立供应商档案管理制度，明确各项管理要求和责任。

2. 培训相关人员，提高其档案管理的专业能力。