办公室工作实务培训课件PPT(33张)

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办公室工作培训PPT课件

为上级分忧，为同事解难，为全员服务。
政务、后勤、宣传等方面的事务
2、掌管政务
3、做好服务
办公室工作综述 Office work
四办公室工作的主要特点
政策性强
要吃准
事务繁杂
要清理
工作标准高
要严格
业务跨度大
要学习
工作强度大
要调节
被动大于主动
要服从
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
办公室工作综述 Office work
2023最新整理收集 do something
办公室工作综述
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
E
附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。”附件“二字及附件顺序号用３号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注”附件“二字及顺序号。
上下长、中间短的沙漏形
中共西宁市委关于认真学习贯彻党的
十七届六中全会精神的通知
办公室工作综述 Office work
（2）主送机关
一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）

办公室工作实务培训课程

2
行业领域的业务知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专边缘学科知识的掌握有助于办
业人才的重要标志
公室秘书整体素质的提高
会说会写会做事会做人
办公室秘书的知识素养
相关知识
行业知识
专业知识
大一学生每天下午到校内各办公室见习
会说会写会做事会做人
办公室秘书的职业道德
职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，因为秘书这个职业最接近领导核心层，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，将会给单位带来无法估量的损失；另外，由于秘书工作的事务性、从属性、服务性等特点，也决定了办公室秘书必须具备较高的职业道德素养。
会说会写会做事会做人
项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才的要求？
会说会写会做事会做人
任务分析
随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的素质。
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……

办公室日常工作培训ppt课件

工作语言“规范”沟通
—— 工作场合最佳话题
❖ 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” ❖ 格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 ❖ 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）
为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能
分类加工筛选
综合核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能
为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能
为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能
（七）安全与保密工作
方针
积极防范突出重点有保有放内外有别
原则
不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务技术职称行业称呼时尚称呼
无称呼替代性称呼不适当地方性称呼
称兄道弟不适当的简称
为深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,贯彻全国教育大会精神,充分发挥中小学图书室育人功能
（二）工作语言“文明”沟通

办公室工作务实培训课件(PPT 69页)

●真诚：●信任： ●理解： ●自制： ●宽容：
沟通基础
信息反馈
信息发送
听众
沟通七要素
信息接收
目的
环境
渠道
地位差异
语
情绪
义
性格
认知
无反馈
沟通的三个方式
语言
口头语言、书面语言、图片或者图形
动作、表情、眼神
肢体语言
距离、持物
其它
肢体语言 55%
沟通三要素的比例
文字 7%
语调 38%
1、尊重 2、批评分先后天要素 3、让对方说出期望 4、布置任务明确具体
开放区盲目区
不知道隐藏区未知区
开诚布公实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论
虚心听取认真回应
相互尊重共同探讨
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
A（态度）德
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定义：
收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。
辅助决策信息工作文书工作会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。
行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。
归档案卷内的基本排列方法：
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。

某公司办公室工作实务培训教材PPT

过的文稿进行最后的审查，审查无误
后在发文稿纸的相应栏目里签署意见
并注明签发人的姓名及年月日。例如
：“印发”，“请xx同志阅后发”等
等
-
小技法
Logo
退回的公文该如何处理
当收到退回公文时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理。如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件作废处理。
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9
-
发文处理内容
Logo
签发（可以称为会签）
《办法》第二十八条规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
复核
复核主要检查内容项目有：文稿查阅、审批、签发的手续是否完备，流程是否合乎规定；文稿所附带的文件材料是否齐全，是否存在错漏；文稿的格式是否统一规范
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13
-
发文处理内容
Logo
用印ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
用印要注意的是：
用印时要先检查文稿上有无负责人签字，有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。
规范的用印方法是：“骑年压月”，上不压正文，印章字迹要清晰、端正。
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第五章-办公室实务PPT课件

不要急于返回，应挥手致意，等客人移出视线后，再返身离开。需要时可协助来访者预定出租车。
46
可编辑
一、接待工作概述
导（一）接待预约二来、访接者待的的工准作备工程作
序
航（二）接待未预三约、来接访待者规格的与工接作待计划
程（三序）接待中四的、基接本待礼工仪作的基本程序
二接待未预约来访者的工作程序48可编辑分流客人一览表不速之客接待方式上司熟识的上级客户热情招呼引领客人到会客室就座并快速通报上司按照上司的指示接待上司的亲属朋友请客人到会客室就座并立即告诉上司按照上司的指示接待本公司的中层管理人员如有急事要见上司的部门经理立即通报上司推销员秘书初步判断公司有可能需要其推销的产品则打电话咨询采购部门意见如果采购部门有意见面可介绍指引客人前去如果采购部门对推销的产品不感兴趣无意见面可明确大方告知对方如果秘书认为其推销的产品公司根本不需要则直接告知或留下相关资料如果推销员坚持要见上司可请他留下名片和产品说明书并告诉他你会转交上司如果上司有兴趣会与他联系不需要会见上司就能解决问题的来客秘书在与相关部门的主管或相关人员联系后介绍客人去洽谈
电子教案模版配色（3）
25
可编辑
➢（一）接待规格的确定
确定标准 1．来访者的身份。 2．双方的关系和利益。 3．对方的会见要求。 4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格。 5．对接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。
26
可编辑
一、接待规格的确定
小提醒
改变接待规格的处理
某电子公司赵总经理原定于2月20日接待某通讯公
21
可编辑
一、接待工作概述
接本节待规格二、接待的准备工作接待计划导航三、接待规格与接待计划
四、接待工作的基本程序

《办公室工作实务》PPT课件

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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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精选课件ppt
实践训练
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2、因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到，孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体（如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人

2024版办公室工作实务培训课件PPT3

数据排序与筛选
图表与数据可视化
使用排序和筛选功能，快速找到需要的数据，提高数据查询效率。
插入图表和数据透视表等可视化工具，直观展示数据分布和趋势。
2024/1/30
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PowerPoint演示文稿制作要点
幻灯片布局与设计
选择合适的布局和设计风格，使幻灯片内容更加清晰易懂。
文本编辑与排版
运用字体、颜色、动画等效果，突出重要信息，吸引观众注意力。
用品发放准确无误。
2024/1/30
12
03 办公自动化软件应用技巧
2024/1/30
13
Word文档编辑排版技巧
文本输入与编辑掌握快速输入、复制、粘贴、撤销等基本操作，提高文档编辑效率。
格式设置与排版
熟练运用字体、字号、行距、对齐方式等排版工具，使文档更加美观易读。
2024/1/30
插入与编辑对象
互动。
时间管理与工作效率提升
制定工作计划
合理安排工作时间，制定详细的工作计划，确保任务按时完成。
2024/1/30
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性进行排序，优先处理重要且紧急的任务。
避免拖延症
克服拖延习惯，尽早开始工作并持续跟进进度。
提高专注力
减少干扰因素，保持专注力，提高工作效率和质量。
2024/1/30
积极主动沟通
主动向上级汇报工作进展，反映问题和困难，提出建设性意见和建议。
保持礼貌和尊重
与上级沟通时保持礼貌，尊重上级的权威和决策，避免过于强调个人观点。
19
与同事相处原则和方法
相互尊重和理解
尊重同事的工作和成果，理解彼此的难处和差异，避免过度竞争和冲突。

《办公室工作培训》PPT课件

用电率。
六、热电公司生产经营、项目建设齐头并 ——严控各项支出，降低成本费用。
进，业绩骄人
四、加强供电管理，实现园区供用电平衡
七、强化全面预算管理，提升财务管理水
五、加快推进PVC项目供热机组工程建设，保质保量按时投运
第二部分、中山年会提出的总体要求和经验总结第三部分：2011年的奋斗目标和工作要点一、始终将安全工作作为头等大事来抓，确保全
年安全生产无事故二、明确目标，落实任务，确保完成2011年度各
项任务目标
----减少产品库存，保证资金回笼。 ----努力扩大客户，积极拓展市场。 ----积极抢调电煤，确保电厂用煤。
（六）签定仪式的位次：双方主签面门坐，客居右来主居左，其他分别站两边。
（七）宴会的位次多桌：中央高于外侧
右侧高于左侧内侧高于外侧同桌：面对房门是主位主宾一般坐右手高低远近依次坐
精品文档
（八）基本规则：面门为上，居中为上，前排位上，以右为
上，以远为上。
精品文档
鄂尔多斯羊绒集团二届二次职代会工作报告
----新建煤矿逐步成熟，正规化建设与生产并重。
----老企业继续做贡献，稳产高产创效益。
----续建项目顺利完工，新建项目投产见效。
四、强化内部管理，夯实发展基础。
----不断创新、完善制度建设，强化执行力度。
----探索煤矿管理新模式，一体化管理见成效。
----规范财务管理，提高会计核算和财务管理水平。
---积极推进库存消化，有效减轻库存压力。
（三）巩固和完善生产系统市场化运作模式，加
---进一步完善管理机制，有效推动管理升级。 ---发挥企业文化力量，构建和谐氛围。
强库存消化。（四）加大技术研发与推广力度，促进产业技术全面升级。

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会说会写会做事会做人
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第三节办公室秘书的职业素养
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。
在与人沟通交往中培养谦虚谨慎、诚实守信、尊重他人、
与人为善的优良品格，这是一个职业秘书必须具备的思想、
道德品质方面的素养。
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办公室秘书的职业道德
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职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，因为秘书这个职业最接近领导核心层，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，将会给单位带来无法估量的损失；另外，由于秘书工作的事务性、从属性、服务性等特点，也决定了办公室秘书必须具备较高的职业道德素养。
杂货铺”，就是说秘书人员是通才，是杂家，一定要博学
多才，见多识广，因此要充分利用学校的图书馆、阅览室
以及越来越发达的网络系统广泛涉猎各行各业的知识，以
提升自己的职业素养。更重要的，要学会做人，这是做好
秘书工作的先决条件，其实，学校就是一个小社会，要学
会和各种各样的人相处，多参加校内的各种各样的活动，
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任务分析
作为文秘专业的在校学生，想要在将来的职场竞争中
谋得一席之地，首先一定要学好专业知识，注重提升专业
素质，利用学校的实训条件以及各种实践机会充分掌握秘
书工作的相关技能，这是适应时代发展、社会需要的必备
条件；不但好学、勤学，还要博学，人们说：“秘书肚，
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项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才的要求？
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任务分析
随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的素质。
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办公室工作实务
会说会写会做事会做人
第一章办公室工作概述
学习目标
❖ 知识点：
1、了解办公室工作的性质、作用和职能 2、理解办公室工作的原则性与灵活性 3、认识办公室秘书应具备的职业素养
❖ 能力点：
1、培养办公室秘书的工作悟性 2、完善办公室秘书的能力结构
❖ 素质点：
1、培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 2、培养正确的秘书职业观、事业观
办公室秘书最起码的知识面
专业知识
1 秘书业务知识
2
行业领域的业务知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专边缘学科知识的掌握有助于办
业人才的重要标志
公室秘书整体素质的提高
会说会写会做事会做人
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△某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟悉资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。
△某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20—28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。
的好传统。古人讲“日三省乎己”，秘书应该把职业道德标准作为一面镜子，定期检查自己。所谓“慎独”，就是说即使在个人独立工作，无人监督的情况下，也要坚持按道德规范的要求做事，在“隐”和“微”的地方，能够自觉地控制自己，防微杜渐，加强自我教育、自我磨炼、自我改造和自我完善，努力使自己成为一个具有较高道德修养的人。
办公室秘书的知识素养
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相关知识
行业知识
专业知识
大一学生每天下午到校内各办公室见习
课堂项目情境模拟实训
会说会写会做事会做人
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小技法
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办公室秘书的职业道德
❖爱岗敬业，忠于职守 ❖遵纪守法，严守机密 ❖诚实守信，恪尽职责 ❖埋头奉献，甘当配角 ❖谦虚谨慎，廉洁自律
会说会写会做事会做人
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小技法
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“反思”与“慎独”
秘书应该继承前人在道德修养中注重“反思”和“慎独”