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第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。
学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。
一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题；2、确定会议的名称；3、确定会议的议程；4、确定会议的时间和地点；5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要；6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作；7、确定会议与会代表的组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议住宿和餐饮安排；10、确定会议的筹备机构。
(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织；2、确保会议服务质量和沟通协调到位；3、确保领导的意图得以贯彻执行。
(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的。
B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息。
C.可以搭配使用其它通信方式。
D.适用于分公司不远、规模不大的企业。
2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息。
B.认真分发会议书面信息材料。
C.合理安排会场信息传输设备。
D.按时接通电话。
E.通报出席情况。
F.做好会议记录。
2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送。
B.打破空间的限制。
C.节省时间、费用。
D.交流效果较好。
E.局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛。
2) 视频会议信息工作的要求A.发出开会信息。
B.分发文件信息资料。
C.布置会场。
D.设置与检查会场信息传输设备。
E.做好会议信息准备。
F.采用先集中后分散的形式。
G.汇总情况信息。
(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短；2、筹备会议方案时应先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等；3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论；4、专人负责远程会议设备。
办公室秘书基本职责模版一、职位概述办公室秘书在公司的运营中扮演着至关重要的角色，直接参与并促进日常运营及关键决策的执行。
此职位主要负责办公室的运营与管理，以及协助管理层进行决策制定、组织和实施。
具体职责包括：1. 管理办公室的日常运作和行政事务，协调各部门间的沟通合作，确保公司内部工作流程的顺畅；2. 负责办公室固定资产和办公用品的采购、管理和维护，制定并执行采购计划，保证办公设备和用品的正常使用；3. 组织和协调公司会议，包括准备、文件管理、会议记录的起草以及会议室的安排；4. 实施文件的档案管理系统，确保公司文件的妥善归档和安全保存，按需提供文件检索和复制服务；5. 处理公司对外联络，包括接待来访者、安排出差事宜以及与外部单位的协调工作；6. 协助管理层编写、编辑和整理各类报告及文案，确保内容质量和按时提交；7. 收集和整理公司业务资料，协助进行市场调研和业务分析，为决策提供数据和信息支持；8. 保持高度的保密性和机密性，妥善管理公司重要文件和敏感信息，保障公司信息安全；9. 按时并精确地完成上级分配的其他任务。
二、资格标准1. 拥有本科及以上学历，具备出色的组织协调能力和团队合作精神；2. 具备良好的沟通和交际技巧，能有效处理人际关系；3. 文字处理能力出色，熟练掌握办公软件的使用；4. 具有一定的商业敏感度和市场分析能力，能进行市场调研和竞争分析；5. 时间管理能力强，能在压力下工作并处理紧急情况；6. 有高度的保密意识和责任感，能妥善处理公司机密信息；7. 工作细致、专注，能按时、准确地完成上级指派的任务；8. 具备相关行政管理经验者优先考虑。
三、职业发展前景办公室秘书作为公司运营的关键支持，对公司的整体运作和决策产生重要影响。
在工作中，需要与各部门和管理层保持密切合作，进行有效的沟通协调。
随着公司规模的扩大和业务的拓展，办公室秘书的职业发展路径广阔，可逐步晋升为高级办公室经理、高级行政助理等职位，参与更高层次的决策制定和管理工作，拥有更广阔的职业发展空间。
公文不是一个考点，作为公民，公文也应该有所把握，经常会收到看到一些公文，有其特殊性，关注一下。
命令决定、公告，旧城改造，关于什么什么拆迁的通知、人口普查的公告，通知到被拆迁者，钉子户。
在这种情况下，拆迁方应该散发的，通知。
通告，得一奖项，通报，议案，报告，请示。
函管理规章文书，作为考点不是特别多，在第四小部分，公关文书，礼仪相关，公关礼仪文书，特别多，经常遇到节日发的函件，五一放假，加强社区管理的通知，慰问，慰问电，致词类，让领导滔滔不绝，帮助领导梳理一下思路，让整个讲话更流畅，领导读，背后是秘书的功劳。
邀约类、建议类制发程序，处理的形成，运转，生效，终止。
闭环的东西。
终止回到形成，闭环系统，后面在书上叫撰制、传递、办理、保管四个环境。
正规单位是打印出来。
没有明文规定，电子版公文是生效的，纸质一边保管查验。
拟稿，有的放矢，关于办公室事务管理平常在办公室工作，有大概的认识，办公用品、办公设备，会议、突发事件的处理，有四个小节，环境、事务和管理、突发事件的应对、办公设备和用品的管理环境，办公的场所，自己的办公室，别人的办公室，第一感官看到的东西就是我们的环境。
包含场所、人员、设备、空间、摆放。
选择办公模式，办公环境的模式，很多不一样，计算机风行，企业采取家庭办公家庭办公，采用松散式结构，类型第一就是是在家办公，组织中的员工是何种方式办公，集中团队办公，在一个大空间里面，还是分在几个小房间里面办公，跨空间办公，一个在北京，一个在珠海，跨时空办公，一美国一中国，现在的办公也在更新，变换。
类型九种，切入点，每一种办公模式的优点，书上都有，提的多一点，缺陷提不多，办公模式的普及，看适用性，看那种管理方法，每一种模式按照这四个点考量。
在家，我想一些安排在家里，五个人三张桌子，两个人拼一个桌子，两个人同时打电话，联系业务吵的厉害，办公室解决办公场所的拥挤，和交通上的耗时。
在北京工作的深有体会，白白四个小时耗在家里，用信息网络进行工作上的沟通，在家工作模式被很多单位认可。
办公室秘书职责范文办公室秘书是一个非常重要的职位，他们扮演着组织中的重要角色。
他们负责处理办公室的日常业务，协调各种会议和活动，管理文件和数据，以及提供一系列的行政支持和办公室管理。
在这篇文章中，将详细介绍办公室秘书的职责并提供一些相关的范文。
一、办公室事务管理办公室秘书的首要职责是管理办公室的日常事务。
这包括接待访客，接听电话并处理来信。
此外，办公室秘书还需要为员工安排会议，并确保会议室的预订和准备工作。
为了更好地展示这个角色，以下是一篇范文：尊敬的先生/女士，您好！我是贵公司的办公室秘书，我写信是为了确认您在接下来的星期三上午9点与我们的销售小组会面的安排。
我们已经为您预订了会议室2，位于办公室的三楼。
会议室内配备了先进的音频和视觉设备以确保会议的顺利进行。
同时，我们还为您的会议准备了一份会议议程，以便您在会前做好准备。
请您在会前提前一天向我确认您将参加会议。
如果您有任何特别的需求或要求，请随时与我联系。
非常感谢您对我们公司的关注和时间的宝贵！期待与您见面并且希望这次会议能够达到您的期望。
祝一切顺利！办公室秘书二、文件和数据管理办公室秘书还负责管理文件和数据。
这包括文件的整理和归档，确保文件的保密性和安全性。
另外，他们还要处理和管理公司的数据库，并保持数据的准确性。
下面是一篇范文，展示了办公室秘书如何处理这个职责：尊敬的先生/女士，您好！我是贵公司的办公室秘书，我写信是为了通知您我们最近完成了年度报告的整理和归档工作。
我很高兴能够告知您，我们已经成功地整理了所有相关的文件，并将其归档到公司的数据库中。
这些文件包括财务报表、销售数据和人力资源报告等等。
此外，我们还对数据库进行了及时的备份，以确保数据的安全性和可靠性。
如果您需要访问这些文件和数据，或者需要任何进一步的支持，请随时与我联系。
我将竭诚为您提供帮助。
非常感谢您对我们公司的关注和信任！期待与您共同努力，为公司的发展做出更大的贡献。
祝一切顺利！办公室秘书三、行政支持办公室秘书还负责提供行政支持。
公司办公室秘书31. 职责和职能1.1 职责•协助管理层安排会议和日程安排•处理公司内外部文件、信件、传真和电子邮件的收发•维护办公室设备和办公用品的管理和供应•安排差旅和会议的行程和预订•协助管理层筹备各类会议和活动1.2 职能•与公司内外部人员保持良好的沟通和协调•根据管理层的要求，准备相应的文件、简报和报告•组织会议并记录会议纪要•负责安排接待客户和访客•协助管理层执行各项工作计划2. 技能和能力要求2.1 技能要求•熟悉使用办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint等）•具备较强的时间管理和组织能力•熟悉使用办公设备，如复印机、传真机、打印机等•良好的书写和口头表达能力•熟练的中英文读写能力2.2 能力要求•具备快速学习和适应的能力•能够高效地处理多任务和处理紧急情况•具备良好的团队合作和协调能力•具备良好的人际沟通和客户服务能力•具备保密和处理机密信息的能力3. 工作环境和工作时间公司办公室秘书通常在办公室内工作，工作环境相对安静舒适。
工作时间通常是标准的办公时间，即周一至周五的上午9点至下午5点，可能也需要根据工作需要加班或出差。
4. 培训和发展机会公司办公室秘书可以通过定期的培训和学习机会来提升自己的技能和知识，进一步发展职业。
培训内容可能涵盖工作技能、管理能力以及专业知识等方面。
此外，秘书可以根据个人的兴趣和发展方向选择参加相关的进修课程，提升自己的职业竞争力。
5. 职业前景和薪资待遇公司办公室秘书在各行各业中都是需要的岗位，因此职业前景较好。
在一些大型企业和跨国公司中，秘书通常会有更多的晋升和提升机会。
薪资待遇方面，公司办公室秘书的薪资水平相对较稳定，一般会根据工作经验和专业能力进行考核和调整。
6. 总结公司办公室秘书在日常工作中扮演着重要的角色，负责管理层的会议和日程安排、文件的收发和处理、办公室设备和办公用品的管理等工作。
秘书需要具备良好的组织和沟通能力，熟悉办公软件和设备的使用，并具备保密和处理机密信息的能力。
办公室秘书基本职责范本一、接待与协调1. 负责接待来访者，包括客户和合作伙伴，提供热情周到的接待服务，并引导至指定的会议室或办公室。
2. 执行电话接听与转接，及时处理来电信息，解答相关问题，或将电话转给适当的人员。
3. 协调和组织会议、约会及其他活动，包括预订会议室、安排参与者的时间表等。
4. 管理文件和邮件的处理，如分发、归档、扫描和复印等。
二、办公室管理与维护1. 确保办公设备如打印机、传真机、复印机等的正常运行，定期进行检查和维修。
2. 监控办公用品和设备库存，及时补充，以确保办公室的正常运作。
3. 维护办公环境的清洁和秩序，包括办公桌、椅子、地板的清洁，以及定期安排办公室的清洁和维修工作。
三、文件与记录管理1. 管理和保护公司的文件和记录，包括合同、报告、文件、许可证等，确保所有资料的准确性和安全性。
2. 实施文件归档和整理系统，定期备份和存档，以便于检索和查询。
3. 准备和编辑会议记录、报告、备忘录等文件，并按要求保存和分发。
四、行政支持与协助1. 为高级管理层提供行政支持，包括日程安排、会议安排、差旅安排等。
2. 协助处理和解决日常办公问题，为管理层提供必要的信息和协助。
3. 参与制定和执行行政政策和流程，以确保公司运营的顺利进行。
4. 解答员工的行政问题，提供必要的支持和帮助。
五、数据分析与报告1. 收集、整合和分析各类数据和信息，为公司决策层提供支持。
2. 编写报告、备忘录和邮件，准确传递和交流相关信息。
3. 协助准备演示文稿、会议材料，处理相关数据和图表的呈现。
六、保密与机密信息管理1. 保护公司的机密信息和商业机密，防止未经授权的访问或泄露。
2. 建立并维护保密文件和记录的存储和访问系统，定期审查和更新安全措施。
3. 确保涉及机密信息的活动和文件仅限授权人员接触和处理。
七、其他任务1. 协助人力资源部门进行招聘和面试流程，筛选合适的候选人。
2. 提供其他临时性支持，如组织员工活动、安排差旅等。
