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全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。
全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。
编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。
全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。
全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。
全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。
要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。
其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。
此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。
全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。
它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
机关档案室全宗卷整理方法为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994 、1995_6_12) ，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：一、关于全宗卷全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的主要内容卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。
（１、2、3、4 项为必要项）卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基２档案移交目录等。
（1、2 为必要项）卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。
（如有销毁档案工作1、3、4 为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1 库房安全检查记录； 2 档案安全检查报告； 3 档案库房温湿度记录等（ 3 项为必要项）。
卷六：档案统计，主要包括： 1 各类档案收进、移出统计台账；2 档案统计年报等。
（1、2 项为必要项）卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。
（1、2、3 项为必要项）卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。
（2、3、5 项为必要项）三、全宗卷的整理（一）准备全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理过程中产生的文件材料，先归入预设的全宗卷盒内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，一个类别内文件材料数量较多时可设分卷。
全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
全宗卷规范
1 范围
本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式
GB/T 12967—92 全宗单
GB/T 12968—92 档案交接文据格式
DA/T 14—94 全宗指南编制规范
DA/T 18—1999 档案著录规则
DA/T 1—2000 档案工作基本术语
DA/T 22—2000 归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
全宗卷fonds descriptive file
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2
综合全宗卷synthesize fonds descriptive file
由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3
全宗属类fonds category
馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4 全宗卷编制原则
4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
5 全宗卷的内容构成
5.1 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
5.2 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
5.3 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
5.4 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
5.5 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
5.6 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
5.7档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
5.8新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—
5.8中涉及多个全宗的文件材料。
6 全宗卷的整理
6.1 文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
6.2 文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，按本标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类。
6.3 文件材料排序。
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。
新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。
6.4 文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编号。
文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
6.4.1全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。
6.4.2类号填写5.1—5.8条的序号。
6.4.3件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号举例：
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
6.5 编制文件材料目录。
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
目录格式见8.2。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6.6 文件材料装盒。
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。
文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
卷盒式样见8.1。
6. 7编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
７全宗卷的管理
7.1档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
7.2区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属类分别集中管理全宗卷。
7.3保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。
也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
7.4 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。
档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
８卷盒及目录格式
8.1 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。
封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。
卷盒式样见图A.1。
8.2 全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。
目录式样见图A.2。
附录 A
（规范性附录）
全宗卷盒及目录图示
a
a=310mm
b=220mm
c=30mm、40mm
注：方括号“[]”及括号内的文字，是该处填写内容说明，并不印制在卷盒上。
图A.1（a）全宗卷盒外观式样
a=310mm
b=220mm
c=30mm、40mm
d=40mm
图A.1（b）全宗卷盒立体图
单位:mm
图A.2 全宗卷文件目录格式。
