全宗卷规范说明书一、前言全宗卷是在档案管理工作中起到至关重要作用的一种载体。
为了规范全宗卷的创建和管理，提高档案管理效率和质量，特编写本《全宗卷规范说明书》。
本说明书旨在指导档案管理人员正确操作和处理全宗卷，确保档案管理工作的顺利进行。
二、定义全宗卷是指按照特定的规范和标准组织、分类和保存档案文件的载体。
它是档案管理的基本单位，能够对档案文件进行合理的组织和管理，以便于查找、交流和利用。
三、全宗卷的要求1.文件分类全宗卷根据文件的内容、形式和功能进行分类，以方便文件的组织和检索。
具体分类标准应根据不同机构和部门的需求进行制定，并在全宗卷上明确标注所属分类。
2.文件编排全宗卷中的文件应按照一定的顺序进行编排，以便于档案管理人员和使用者的查找和使用。
一般可以按照文件的日期先后、文件的编号顺序等来进行编排。
3.文件标识全宗卷上应加以醒目的标识，包括全宗卷的编号、名称、所属机构和部门、日期等信息，以便于快速识别和归档。
标识应清晰、易读，并且在存放地点进行明确记录。
4.文件整理全宗卷内的文件应进行整理和整齐摆放，确保文件的完整性和安全性。
文件的翻动和取用应尽量减少，避免对文件的损坏和丢失。
5.文件修整全宗卷中的文件应定期进行修整，包括查漏补缺、整理次序和检查文件质量等工作，确保文件的完整性和可读性。
修整时应注意不影响文件的原貌和完整性。
6.档案流转全宗卷应有明确的流转记录，记录卷的借阅和返回情况，确保卷的遗失和混乱。
卷的流转应按照相关规定办理手续，且应有专人负责。
7.档案存放全宗卷应存放在封闭、干燥、通风的环境中，并且具备防火、防潮、防虫等措施。
存放环境应定期检查和维护，确保全宗卷的安全性和可持续使用性。
8.安全控制全宗卷的管理应建立相应的安全控制措施，包括卷的防火、备案登记、权限管理等。
未经授权人员不得随意接触和移动卷，确保档案的安全性。
四、总结本《全宗卷规范说明书》旨在以规范和标准化的方式指导档案管理人员正确处理和管理全宗卷。
