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第三节案卷整理规范第三节案卷整理规范调整定卷之后 , 还需该对卷内文件和所有案卷进行系统的排列和编目工作。

一、卷内文件的排列与编目规范卷内文件的排列与编目工作是系统化整理、组合案卷的重要基础工作。

其主要工作程序如下 :( 一 ) 排列卷内文件卷内文件的排列 , 是指通过对卷内文件进行认真分析 , 仔细研究 , 寻找出它们之间的主要联系 , 并按照其主要联系排序 , 从而固定每份文件在卷内文件中的位置。

卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互相联系的有机整体。

如前所述, 文件的效用和功能是由一组密不可分的文件来体现的 , 这是由产生文件的机关各项活动的联系性决定的 , 单份的孤立的文件往往无法说明问题。

因此, 对卷内文件按照其各种特征和联系进行系统化排列是非常必要的。

卷内文件系统排列的方法, 应根据卷内文件的情况来具体确定。

文件组卷是按照文件的作者、问题、时间、地区、通讯者、名称、重要程度、载体形态等特征进行的, 因而文件的排列也应根据这些特征进行排序 , 也是常常采用几个特征相结合的方法进行 , 如按问题一一时间、名称一一时间、作者一一时间、地区一一时间、通讯者一一时间、文件的重要程度一一时间 , 作者一一文件重要程度等进行排列 , 其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或重要程度排列的方法。

按文件的先后时间顺序排列, 这种方法适用于严格按照地区、名称、作者或某一具体问题等构成的案卷。

时间特征必须与其他组卷特征结合使用 , 一般不单独使用。

通常情况下 , 对已分类的一组文件 , 按作者、问题、名称等特征分成小类, 然后每一小类中按文件形成时间的先后顺序排列。

例如 , 国家教育部、××省教育厅有关加强学生思想教育工作的一组文件 , 先按 " 国家教育部 " 、" ××省教育厅 "( 作者特征 ) 分开 , 然后 , 在两个作者中 , 各自按其文件形成的时间顺序排列。

全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。

全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。

二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。

全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。

以便于保管和利用。

三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。

1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。

㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。

（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。

（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。

全宗卷主要内容及整理要求
全宗卷主要内容：
1．档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。

2．档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。

3．档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。

4．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。

5．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。

6．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。

7．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。

8．档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。

整理要求：
全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。

一类文件过多时分盒装，件号延续。

总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。

全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和档案室。

2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。

3.3全宗属类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。

档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。

4全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。