下载文档原格式
企业档案管理规定文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2023.08.08•【文号】国家档案局令第21号•【施行日期】2023.10.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文企业档案管理规定2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。
第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。
第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。
企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。
第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。
国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。
办公室档案管理制度第一章总则第一条为了规范办公室档案的管理和使用，确保档案的完整性、准确性和可靠性，提高工作效率，促进工作的顺利进行，制定本制度。
第二条办公室档案指为办公室工作所产生或收到的各类书面、电子文件和其他载体，包括文件、登记册、会议纪要、合同协议、报表、公文、证明材料、留言本等。
第三条办公室档案的管理遵循以下原则：1. 完整性原则：办公室档案要按照全套全宗的原则保留，不得随意删除、破坏或丢失。
2. 准确性原则：档案要按照实事求是的原则建立和保存，不得伪造、篡改或故意误导。
3. 可靠性原则：档案要经过审核和审定，确保内容准确可信。
4. 机密性原则：办公室档案涉及机密信息的，要按照相关规定进行保密。
5. 移交性原则：办公室档案的移交和借阅要按照相关规定进行，保证安全和可追溯性。
第四条办公室档案管理工作由办公室档案管理员负责，具体职责包括：1. 掌握和贯彻档案管理制度，负责档案的收集、整理、分类、归档等工作。
2. 统筹档案的存储和利用工作，确保档案的安全和完整。
3. 组织档案的查询、借阅和复制，提供档案服务。
4. 负责办公室档案的定期整理和审查，及时清理和销毁过期无用的档案。
第二章档案的收集和整理第五条办公室档案的收集要求：1. 原则上，一切与办公室工作相关的文件和资料都应作为档案材料收集。
2. 收集的档案应按照文件类型、编号和时间顺序组织，便于存储和查询。
第六条办公室档案的整理要求：1. 档案要经过分类、整理和编目，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案要标注文件标题、发文日期、备案号等关键信息，便于查询和利用。
3. 档案要按照一定的规范和标准进行装订或存放，确保档案的安全和便捷使用。
第七条办公室档案的归档要求：1. 档案应按照规定的档案分类和编号系统进行归档。
2. 归档后的档案应尽快存放在规定的档案柜或仓库中，并定期进行盘点和整理。
第三章档案的利用和借阅第八条办公室档案的利用要求：1. 档案的利用应遵循档案的真实性和准确性，不得片面或歪曲事实。
学校档案管理办法（试行）市××××学校20××年×月市××学校档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强学校管理，提高学校档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民国档案法》、《市档案管理办法》和《市中等学校档案管理办法》以及有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指学校从事教学管理、党政及其他各项活动中形成的对学生、教师、学校和社会有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等文件材料。
第三条学校档案实行集中统一管理，应确保档案的完整、准确、系统、安全。
学校任何部室和个人不得私自保存应归档的材料。
第二章档案管理机构与职责第四条学校档案工作由学校及各级教育行政管理部门领导，业务上接收同级和上级档案行政管理部门的指导和监督。
第五条学校设综合档案室，集中管理学校形成的档案，并在校长统一领导下工作。
学校各部室设立兼职档案员，负责本部室形成文件的收集、整理和归档工作。
第六条学校综合档案室的职责（一）贯彻执行国家和省、市有关档案中作的法律、法规和规定。
（二）制定学校档案工作的各项规章制度，并贯彻执行。
（三）指导学校各部室做好文件材料的收集、整理、立卷和建档工作。
（四）统一管理学校各种门类和载体的档案，开发档案信息资源，为学校各项工作服务。
（五）做好学校档案的鉴定、销毁和统计工作。
（六）确保学校档案的完整与安全，开展档案利用工作。
第三章学校档案管理人员第七条学校综合档案室设一名档案管理人员，档案管理人员应热爱档案工作，遵纪守法，按岗敬业，忠于职守，具备相应的科学文化知识及现代化管理技能和档案专业技术水平。
第八条学校档案管理人员变动时，必须对管理的档案进行交接。
交接双方应当对保管的档案进行清点、登记、并办理交接手续。
第四章学校档案的收集与保管第九条学校及各部室工作人员在职能活动中形成的应归档的文件材料，由各部室收集齐全，进行整理，定期交学校综合档案室集中管理，部分未完结事项的档案可适当延长归档时间，最长不能超过三年。
档案管理办法第一章总则第一条为了贯彻执行档案工作的法律、法规，规范单位档案工作秩序，加强档案管理，有效地保护和利用档案为单位经济发展和品牌建设服务，避免因档案管理工作失误给单位带来损失，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，结合单位实际经营情况，特制定本办法。
第二条单位档案指单位在经营活动中形成的对国家、社会、单位等有保存价值的，包括但不限于文字、图表、图片、声像、实物等各种门类和载体的记录。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，由单位各部门收集齐全，整理立卷后，交单位档案室统一管理。
任何部门或个人不得拒绝归档。
第四条单位员工有保护档案安全、完整的义务。
单位各级人员应提高档案管理意识，遵守本办法管理档案，确保档案完整、准确和安全。
第二章各级管理人员档案职责第五条分管档案工作领导的职责分管档案工作领导负责将档案工作纳入单位整体发展计划，统筹规划档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难。
第六条单位档案管理部门负责人的职责单位档案管理部门负责人负责贯彻实施档案工作的法律、法规，建立健全档案管理规章制度，对单位各部门、各子单位档案工作有统一指导、督促的责任；负责改善档案工作条件，使档案工作与单位各项工作协调发展。
第七条单元档案管理员的职责单元档案管理员负责组织协调单元各部门档案材料的立卷、整理组卷、归档验收、供给利用、鉴定与烧毁等与档案有关的事件；负责管理和维护单元级档案，并供给单元级档案查询服务；负责对各子单元档案事情实行业务指导；负责管理档案室库房，保持环境的整洁，温度、湿度按要求调控，并进行防雨、防虫维护，发现意外情况及时汇报、处理。
第八条单元各部门负责人的职责单位各部门负责人对本部门立卷材料的真实性、完整性、准确性负责，并对本部门档案工作负直接领导责任，负责指定具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员并保持相对稳定，负责监督部门分管范围内各类文件材料的形成与积累，检查部门分管范围内归档文件材料收集、整理、立卷、归档等履行情况，负责部门分管范围内档案的鉴定工作。
档案管理知识培训课件教案内容一、教学内容本节课教材内容为人教版《档案管理》第五章第二节“档案的保管与保护”。
具体内容包括：档案的保管、档案的利用、档案的保护和档案的销毁。
二、教学目标1. 让学生了解档案的保管与保护的基本知识，提高档案管理意识。
2. 培养学生掌握档案的保管与保护的基本技能，提高学生的档案管理水平。
3. 培养学生热爱档案事业，增强学生的档案保护意识。
三、教学难点与重点重点：档案的保管与保护的基本知识。
难点：档案的保管与保护的具体操作方法。
四、教具与学具准备教具：多媒体课件、档案盒、档案文件夹、标签贴纸等。
学具：笔记本、笔、档案盒、档案文件夹等。
五、教学过程1. 实践情景引入：以学校档案室为例，介绍档案的保管与保护的重要性。
2. 档案的保管：讲解档案的分类、归档流程，以及档案柜的摆放要求。
3. 档案的利用：介绍档案的查阅流程、档案借阅规定等。
4. 档案的保护：讲解档案的防尘、防潮、防火、防盗等措施。
5. 档案的销毁：介绍档案的销毁流程、销毁方法等。
6. 例题讲解：以一份学生档案为例，演示档案的保管与保护过程。
7. 随堂练习：学生分组，模拟进行档案的保管与保护操作。
六、板书设计档案管理保管：分类、归档、摆放利用：查阅、借阅保护：防尘、防潮、防火、防盗销毁：销毁流程、方法七、作业设计1. 作业题目：请列举三种档案保护的方法，并说明其作用。
答案：防尘袋、档案盒、档案柜。
防尘袋可以防止档案受尘土污染；档案盒可以保护档案文件不丢失；档案柜可以防止档案文件被损坏。
2. 作业题目：请简述档案的销毁流程。
答案：档案的销毁流程包括：鉴定、审批、执行、记录。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生掌握了档案的保管与保护的基本知识，但在实际操作中仍需加强练习。
下一步，可以组织学生参观档案馆，深入了解档案管理工作，提高学生的档案管理意识。
同时，可以开展档案保护主题活动，让学生亲自动手进行档案保护，提高学生的档案保护能力。
档案管理教案第一章档案概论教学要求：使学员档案各方面基础知识有所了解第一节档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。
第二节档案的主要作用1 、机关工作的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。
档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。
否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。
2、生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。
从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。
当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。
但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。
第三节档案发挥作用的规律性1 、档案对机关的作用和社会作用的双重性2、档案机密性的递减律3、档案科学文化作用的递增律4 、实现档案价值的条件A、受社会发展水平的限制B 、受公众对档案认识水平的限制C 、受档案管理水平的限制第二章收集工作教学要求：重点掌握档案归档制度及各方面文档整理需注意的事项教学重点：各式档案类型及如何归档一、归档制度1、归档制度把档案向档案室移交，称为归档。
档案安全保管制度范本第一章总则第一条为保障档案资料的安全性，保护国家、社会和个人的利益，提高档案工作的效率和质量，制定本制度。
第二条本制度适用于所有单位和个人对档案资料的收集、整理、存储、利用等活动。
第三条档案资料的安全保管是单位和个人的法定义务，相关责任人员必须严守本制度，确保档案资料的完整、真实、保密。
第四条档案部门是档案资料的专门管理部门，负责档案资料的组织、管理和保管工作。
第二章档案资料的收集和整理第五条档案资料的收集必须符合法律法规的规定，不得侵犯他人的合法权益。
收集范围包括但不限于文书、报告、合同、凭证等。
第六条档案资料的整理必须按照相关规范和流程进行，确保档案资料的完整性和可查性。
任何单位和个人不得随意篡改、伪造或销毁档案资料。
第七条档案资料的整理应当包括分类、鉴定、编目、索引、归档等环节，确保档案资料的有序存储和便于检索。
第三章档案资料的存储和保管第八条档案资料的存储应当选择适宜的环境和设施，确保档案资料的安全和防火。
第九条档案资料的存储应当按照一定的存储期限和规定的程序进行，确保档案资料的保存和利用。
第十条档案资料的保管应当由专人负责，定期进行检查和整理，发现问题及时解决。
第四章档案资料的利用和借阅第十一条档案资料的利用应当符合法律法规的规定，不得用于非法活动。
第十二条档案资料的借阅必须经过授权和登记，借阅人应当按时归还档案资料，禁止私自复制和传播档案资料。
第十三条档案部门应当建立档案资料的利用和借阅制度，明确权限和程序，保障档案资料的安全和使用合理。
第五章监督和处罚第十四条档案资料的安全保管由上级主管部门和相关单位进行监督，对违反本制度的单位和个人，将依法追究责任。
第十五条违反本制度的单位和个人，根据情况轻重，可给予警告、罚款、停职、解聘等处理。
第六章附则第十六条本制度自发布之日起执行，相关单位和个人必须遵守并配合执行。
第十七条本制度的解释权归档案部门所有。
以上是档案安全保管制度的范文，具体制度可以根据实际情况进行修改和完善。
第五章档案的保管案例：××商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。
该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合要求；各类档案排列有序，日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。
该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。
××塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。
在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。
同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置；允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。
因此，该公司的档案损害比较严重，并发生过丢失档案的事故。
简析：文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。
这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。
档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监制，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。
档案保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放管理和维护完整与安全的措施，是档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个环节中的一个重要环节。
在社会上以至在档案工作中，有时也把档案的日常管理称为保管。
而作为档案科学管理的一项业务，档案的保管有其特定的含义。
本章所讲的档案保管是一个广义的概念，还包括档案保护这部分内容。
第一节档案保管工作的意义和任务一、加强档案保管工作的迫切性：（一）档案保管工作的涵义：为了解决档案寿命的有限性与社会利用长远性之间的矛盾，产生了档案保管工作。
档案保管工作包括三方面的涵义：第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。
这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等业务结合进行，有的则须单独进行。
档案的保管既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。
许多档案馆，设有保管机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。
实践证明，忽视或抹杀保管工作的独立性，有碍于档案的科学管理。
（二）档案保管工作的意义：档案保管工作在整个档案工作中意义重大，不可轻视。
首先，档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理水平具有重大的影响，在一定的条件下甚至具有决定性的影响。
无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是为了整个档案工作顺利地进行创造条件，提供基础。
如果档案管理杂乱无序，档案的寿命就不可能有效地延长，甚至毁于一旦；如果档案失密泄密，整个档案工作也就到了瓦解的境地。
凡涉及档案存毁安全的问题，必须慎之又慎，档案保管中的一个微小失误，轻者会使档案遭受火灾、雨淋，重者发生丢失、泄密，从而造成不可挽回的损失。
档案保管是整个档案工作的有机组成部分，它与档案管理的其他环节有着密切的联系。
要想做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，使档案工作的各个环节对保管工作起促进和制约作用，并注意在进行其他环节的工作中保护档案。
在档案的收集、整理、鉴定、统计、利用的过程中，都可能遭受到某种不利因素的影响，如机械损坏，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他环节的工作也会对保管工作提供便利，如通过整理档案并完整系统地排列好，再配上结实的卷皮和清晰的目录，就不容易损坏和丢失；通过鉴定珍贵档案建立起副本，就可以有效地保护重要档案。
由于档案是由文件转化而来的，所以文件信息的载体和书写材料的质量与档案耐久程度有密切的关系。
为了做好档案保管工作，档案部门还必须关心文书部门等对文件信息载体和书写材料的选用，有责任向他们宣传，力求选用适合的载体和书写材料，最大限度地延长需要永久保存的重要文件的寿命。
档案保管工作不是单纯地为保管而保管，其最终目的是为了社会对档案的利用。
如果只片面地强调保护档案，不顾提供利用的方便，保管工作就失去了意义。
同样，如果只迁就一时提供利用的方便而损毁了档案，最终必将影响提供利用。
可见，档案保管与提供利用基本上是一致的，实质上是长远利用和当前利用在档案保管工作中的反映。
要正确处理当前利用和长远利用的矛盾，立足长远，保证当前。
因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于档案保护，又要保证当前利用和长远利用的方便。
这是档案保管工作的出发点，也是检验保管工作做得好坏的标准。
二、档案保管工作的任务：社会对档案的利用是长期的，因此档案的内容必须系统化，载体必须完好，而且有些档案是为国家和人民的特定利益而设立的，更需要妥善保存。
但是，由于社会的自然的种种因素，可能使档案材料遭到损毁，档案的系统性和政治安全可能受到破坏。
档案长远安全留存的要求和档案可能损坏之间形成一对尖锐的矛盾，档案保管工作正是为了解决这个矛盾而产生和运行的。
档案保管作为档案部门一项经常性的业务工作，不是简单的看堆守摊，而是有着完整而科学的业务内容的。
档案保管工作的任务是：1、建立和维护档案的存放制度：为了使档案入库、移出、存放井然有序，能够迅速地查找档案，并随时掌握档案实体的状况，档案室（馆）要根据档案的来源、载体等特点，建立一套档案入库存放的规则和管理办法，使档案不管是在存放位置上还是被调阅移动都能够处于一种受控状态。
2、防止档案的损坏。
要研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。
3、延长档案的寿命。
档案保管工作不应只是一味的防止档案的自然损坏，还要采取更积极地措施，最大限度地延长档案的寿命，如在文件制作阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。
4、维护档案的安全。
维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失、泄密等，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。
档案保管工作的任务，总的说来就是了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。
档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。
维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。
换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。
因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关的科学技术知识。
具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。
三，档案保管工作的基本要求：（一）以方为主，防治结合。
保管档案的技术方法有很多，概括起来，主要有两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的因素，也有自然的因素。
比如防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等，这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二是档案损坏之后，如何进行处治的问题，比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、防霉、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。
在防和治两个方面，防是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。
从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。
对于档案文件来说，无病先防才是积极主动治本的办法。
然而，强调以防为主，并不等于就是一切，并不意味着治就不重要了。
实践证明，对治不能有丝毫的疏忽大意。
抓好治对防也有促进作用。
防、治之间具有相互促进、相辅相成的作用。
（二）加强重点，照顾一般。
对于需要长久保管的档案以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。
同时对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。
（三）自力更生、勤俭节约。
档案妥善地保管下去，必须具备一定的物质条件，要有一定的技术装备，对此必须予以足够的重视，给予必要的投资，这不仅为当前所需要，同时也为历史所需要。
但也要清醒的看到，目前我国还是一个发展中国家，在相当长的一段时间里，国家尚不可能满足档案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。
因此，有些要求可以在国家帮助下予以解决，有些要求则要依靠档案工作人员自身自力更生、勤俭节约的精神去解决。
（四）立足原件，保证信息。
在档案保管工作中，应该力求保证档案原件的完整与安全。
档案原件具有无可置疑的凭证作用，尤其是那些能够证实国家、集体和个人权益、具有法律效用的文件，其原件就更为重要和珍贵。
另外，必须看到档案原件的保存时间的有限性，使档案原件全部保存产生了困难。
现代复制技术的提高，可以使复制件的仿真程度不断提高，为了节省存储空间和费用，目前一些国家已经有条件地承认了一部分复制件的法律效用，对于这些档案来说，信息的保存与流传甚至比保存原件具有更重要的意义。
就目前我国的情况来说，应首先下功夫保存好原件，对于那些已经损坏的档案原件，则应设法将其以复制形式保存下去。
因为，对档案制作复制件，可以减少原件的机械磨损和其他损坏的可能，从而起到保护原件的作用。
（五）档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用，因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。
在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。
保管利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的关系。
所以，保管工作的各项制度以致技术措施等等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。
第三节档案保管的基本物质条件档案保管的物质条件，是档案库房管理所需一切物质装备的总称。
档案的保管工作必须依托于一定的物质条件才能实现。
开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以做好这项工作的。
其基本条件如下：一、档案库房（一）档案库存建筑应遵循的原则：档案库房，是保存档案的场所，是保护档案、延长档案寿命最基本的物质条件。
档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。
档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因为建筑上的改动比较困难，而且会造成很大浪费。
库房建筑还将直接影响到库房管理措施的效果与费用。
库房建筑与库房管理二者互为补充，缺一不可。
