文件管理1、术语和定义成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体;文件：信息及其载体；规范：阐明要求的文件；表格：用于记录数据的文件改自ISO/RT10013；记录：阐明所取得的结果或提供所完成的证据的文件；受控文件：是指部门能控制,并且想控制的文件,可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；非受控文件,是指部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；比如：经受权人批准,发放到企业外部的如认证中心、供方、顾客、当地政府的文件,本企业管理部门根本不可能再对其进行控制,就成为非受控文件;或者是一些文件不重要,比如一些通知、告示、公告等,公布出后,就不必再进行控制,也成为非受控文件；对于一些重要文件,如或图纸、工艺文件等,必须是要受控的;所谓受控是指可以受到控制,所谓控制,是指可以按管理者的想法执行,并及时接收到反馈信息,不断修正其方法、路线,使其按管理者的思路运行,是谓控制;失效文件：文件版本更新后,不再使用的旧版文件；废止文件：由于产品、服务、工艺、技术、过程、法律法规、设备变更、组织机构变更、厂房变更、环境变更等等而废弃不用的文件；失效往往有新版文件代替了,编号不变,版本变更;废止就是不用了,也没有新的类似文件;——编号就空了；2、文件的特点：法规性、唯一性、适用性、见证性3、体系文件的分类：1按类别：管理文件、技术文件；2按来源：内部文件、外部文件；3按储存介质分有：纸质的、电子的、光学的计算机盘片、实物的等等；4习惯：按照用途分为记录和文件;阐明结果或作为结果实现的证据的是记录,一般形成于事中、事后;沟通意图统一行动,起指导作用的称作文件,一般形成在事前；5按层级分为：一阶文件如：质量管理手册、二阶文件如：程序文件、三阶文件如、作业指导书、规范、方法等等；6按照密等分为：保密文件绝密、秘密、一般非保密文件；7按类型可分为：阐明要求的文件规范、阐明推荐的方法或建议的文件指南、介绍类的文件说明书等等；4、文件的作用文件制作的目的沟通意图、统一行动、保留证据、积累经验、持续改进;5、从生命周期的角度来看,文件有四个阶段：文件的产生、文件的使用、文件的更新和废止；文件更新：任何一份文件都是在特定的环境/历史条件下形成的,环境改变了原有的文件是否还需要、是否满足当下要求,需要进行定期和不定期评估;对于废弃不用的要进行废止,对于需要用,但需要修改的文件要进行更新;6、ISO9001:2015对文件及其管理的要求；7、文件制作注意事项1必要性：依据风险是否可接受来决定是否要制定或不制定,详细还是简略,采用什么表现形式等等,不是越多越好、越详细越好；2符合性-标准、法律法规、方针目标、产品和服务特点；3确定性：做什么、由谁来做、何时、何地、依据什么文件、使用什么资源、怎么做、怎么记录等;排除随意性,保证过程一致性,确保过程质量的稳定性；4相容性——不互相矛盾；5可操作性——不是越严格越好；6文件要有系统性按照系统方法和风险的思维进行策划文件；7增值性通过文件的编制和实施,能够提高效率效益、产品质量、客户满意、减少损失、降低环境污染、减少伤害;;;；8表单设计要按照有关文件要求进行,要适用,满足被支持文件的需要；9简单、易懂,复杂的事情,简单化; 简单的事情,流程化; 流程的事情,标准化“文不如表,表不如图;”意思是说比起长篇的文字和枯燥的数字,图表反应出的信息一目了然,让人更乐于阅读;——有效防呆/防错8、为什么要进行文件管理文件及其管理带来的风险和机遇防止不适用、误用,保证文件适宜、充分、有效;9、文件管理的主要内容内部文件1制作——标识、格式、排版、字体、说明编制、修改;;;、文件名称、内容;;;；2发布——签核；3分发——阅读、下载、发放;;;；4访问——阅读；5检索：编码、名称、部门、时间;;;；6使用——适宜的版本；7定期评审；8更改——预期更改、非预期更改；9保留——旧版、作废、不用的文件;;;；10处置——销毁、保留;;;外部文件1收集；2确认；3发放；4使用；5定期评审；6更新；10、文件管理涉及到的人员1文件编修人员、审核人员、批准人员、使用人员：侧重于文件编修的必要性、文件名称和内容的符合性、适宜性、充分性、有效性、文件的合法性;2DCC人员：8、内容;11、公司文件管理有关规定文件控制程序；文件分类；权责；1文件的产生、使用、6；2文件维护管理；文件制作含新增、修订、废止要求：1文件编码要求、、；2内容要求-、、；3文件排版要求、；4文件字体要求；5发布要求文件的使用要求阅读、下载打印电子的、纸本的外部文件管理；、、、12、文件使用注意事项：1合法性——经过授权人批准的文件；2适宜性——适合预期用途名称、范围、版本、规定;;;；3充分性——可以解决问题,不需要另外文件；4有效性——解决了问题,达到了目的;。
