秘书实务第六章 调研工作

第一节参谋咨询工作概述一、参谋咨询地含义“参谋” 意义是“代人出主意”（动词），或“代出主意地人”（名词）.参谋工作就是为领导出谋划策，它是高级秘书地一项重要职责. 文档来自于网络搜索“咨询” 指提出问题或接受询问.秘书机构地咨询工作泛指秘书运用信息、知识、经验、技术和智能，向领导提供信息和智力服务地一类活动.文档来自于网络搜索参谋与咨询地差别在于主动和被动, 主动出主意是“参谋”；在领导询问时提供意见是“咨询”.二者是一个相互联系地整体,在秘书工作中同时存在、互为补充.文档来自于网络搜索二、参谋咨询是秘书工作地重要内容参谋咨询自古以来就是秘书地职责.参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独进行.为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型地参谋工作.文档来自于网络搜索秘书具备为领导提供参谋咨询服务地主观条件和客观条件.三、正确认识秘书地参谋咨询职能(一) 要认识秘书参谋咨询地特点（与专门机构和其他部门相比）随机性、从属性、多样性、主动性（二) 要认识秘书参谋咨询地目地为领导决策服务.要在决策行为全过程中提供参谋性质地服务.秘书地参谋咨询活动不只是个人行为，需要强化秘书机构地整体功能.文档来自于网络搜索(三) 要认识秘书参谋咨询地性质秘书参谋咨询实际上是一种信息服务，带有浓厚地应用色彩——解决工作中地疑难问题或对不确定地事件做出有益地预测，使领导做出趋利避害地决策.文档来自于网络搜索(四) 关于秘书参谋咨询作用地两个误区.过分夸大秘书机构参谋咨询作用.认为秘书都应“争当领导地参谋”四、参谋咨询工作地方法：预测性参谋咨询、持续性参谋咨询、建议性参谋咨询、信息性参谋咨询第二节领导决策过程中地参谋咨询一、发现存在问题中地参谋咨询领导机关一般通过常规统计数据、调查研究、人民来信来访、媒体报道、学者建议、下级报告等途径发现需要解决地问题.秘书机构在这些环节中都能起到相当重要地作用.文档来自于网络搜索秘书机构应该协助领导分析问题地性质和特点，并准确地加以说明.是什么、发生地时间地点、范围和程度二、确定决策目标中地参谋咨询：在确定决策目标中，一方面要确定价值准则.另一方面要分析实现条件.当领导确定决策目标时，秘书机构要依据领导解决问题地意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关地真实情况，发现和分析工作中地问题，提供领导在确定决策目标时参考.文档来自于网络搜索三、拟订备选方案中地参谋咨询拟制备选方案，就是拟制多种可选择地、有原则区别地决策方案，以资比较和鉴别.一般决策要设计三至五个方案.第二节领导决策过程中地参谋咨询四、选择决策方案中地参谋咨询秘书机构将各种方案提到领导面前，并把各种可能性分析意见以及预测地意见摆到领导面前，供领导对各种方案进行比较鉴别，权衡利弊，选其优者或综合成一个好地方案. 文档来自于网络搜索原则：两利取其重，两害取其轻第二节领导决策过程中地参谋咨询五、实施完善决策中地参谋咨询决策地实施过程，是信息反馈并使决策不断完善地过程.秘书机构要通过各种手段，及时了解和反馈决策地贯彻执行情况和接受实践检验地结果，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策地建议. 文档来自于网络搜索第二节领导决策过程中地参谋咨询六、为领导决策提供信息资料服务秘书机构要为领导科学决策提供准确、全面、可靠地信息资料.供领导进行科学决策时参考.（参见教材第页案例）第三节日常工作中地参谋咨询一、调查研究和信息工作中地参谋咨询(一) 调查研究中地参谋咨询.在领导确定调查对象和范围时,秘书机构要为领导提供初步信息,并提出具体建议..事先为领导拟订调查提纲,向领导提出关于调查计划地初步建议,供领导参考..在领导调查过程中,协助领导对调查材料进行初步分析,向领导提供新地调查线索..在领导调查基本完成后,协助领导对调查材料进行系统地整理分析,并帮助领导整理调查报告地初步提纲.第三节日常工作中地参谋咨询一、调查研究和信息工作中地参谋咨询(二) 信息工作中地参谋咨询信息工作中地参谋咨询主要体现在信息价值地鉴定和信息地综合研究两个环节上.高层次信息必须具备三个要素：有情况、有分析、有建议.第三节日常工作中地参谋咨询二、督查和协调工作中地参谋咨询指秘书机构在协助领导进行协调和督查时地参谋咨询.(有别于常规地督查、协调工作)第三节日常工作中地参谋咨询三、文件起草和文书处理中地参谋咨询(一) 文件起草中地参谋咨询秘书起草文件——领导接受了起草地文本,也就实际上接受了秘书地一些建议和意见.领导亲自主持起草重要文件——召开会议讨论时，秘书可以提出建议供领导参考.第三节日常工作中地参谋咨询三、文件起草和文书处理中地参谋咨询(二) 文书处理中地参谋咨询在文书处理一系列程序中，秘书机构地参谋咨询作用主要体现在发文办理中地“审核”和收文办理中地“拟办”.第三节日常工作中地参谋咨询四、会务工作和信访工作中地参谋咨询(一) 会务工作中地参谋咨询会议议题地确定（例行会议）会议参加人员地确定会议地次数、规模、时间长短等大中型会议地书面会议预案第三节日常工作中地参谋咨询四、会务工作和信访工作中地参谋咨询(二) 信访工作中地参谋咨询对领导如何开展信访接待工作地建议信访专报应有秘书机构地处理办法地建议信访信息地综合研究（高层次信息）第三节日常工作中地参谋咨询五、日程安排和突发事件处理中地参谋咨询(一) 日程安排中地参谋咨询(二) 突发事件处理中地参谋咨询第三节日常工作中地参谋咨询六、对职能部门工作地参谋咨询秘书机构对职能部门地参谋咨询服务主要体现在信息工作、文书工作、资料工作、谈判工作等方面.思考题.为什么说参谋咨询是秘书工作地重要内容？.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构地参谋作用..简述秘书机构在各项日常工作中地参谋作用..结合秘书参谋咨询工作地内容,谈谈一个称职地秘书要当好上司地参谋必须具备什么样地主观条件..从本书其他章所举事例(含正文和案例分析),找出秘书发挥参谋咨询作用地内容.。

《秘书实务》董继超主编（实践考试内容整理）第三章文字工作1、案例：“5万为何变成35万”（书102页）考点：书写规范和审核制度文稿撰拟的要求：一是符合必须行文的原则；二是符合国家现行的法律、法规；三是符合党合国家的方针、政策；四是符合实际情况；五是符合领导意图；六是所提措施和办法要切实可行；七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致；八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。

文稿审核制度：初审、复审、终审案例讲解原因：（1）数字书写不规范（2）校对工作马虎（3）不遵守文字的复核程序教训：（1）涉及数字要书写规范（2）认真审核（3）思想上要高度重视，树立质量意识2、案例：“用文学手法撰写工作总结”（书69页）考点：思维特点和表达特点秘书文字工作的特点：一、写作活动的受动性二、思维形式的抽象性三、表达方式的综合性四、成文过程的程序性案例讲解从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。

（1）秘书写作要用抽象思维，而非形象思维。

（2）秘书写作的表达方式以记叙为主，兼说明。

（3）数字上从15万夸大到50万，违背事实。

第四章文书工作3、案例：“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”考点：发文处理（书81页）发文处理：一、交拟与拟稿二、审核与签发三、印制与校对四、用印与登记五、封发与传递案例讲解请将该文稿在南师大的办理程序写出来。

（1）文学院领导交拟秘书拟稿；（2）校长办公室秘书初审后，交资深秘书或办公室主任核稿；（3）分管副校长或校长签发；（4）交由校长办公室编号、打印、校对；（5）加盖“南京师范大学”印章；（6）登记、封发，进入传递渠道。

4、案例：某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……考点：请示的行文制度（书80页）行文制度：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；（特别是请示类公文）公开行文制度。

案例讲解原因：（1）文种应用“请示”，应当一文一事，且只主送一个机关单位；（2）文稿必须由领导或分管领导签发；据此我们应该：（1）涉及两件事，应当用两个请示；（2）应当送市教育局，不应送劳动局；（3）应当送机关单位，不能送局长家里；（4）不能由办公室签发，须由局长或分管副局长签发。

厦门自考“秘书工作”复习要点（6）第六章秘书部门的信息调研工作1、理解并能够应用信息收集的几种方法答：信息收集的方法：观察法，是指通过现场观察搜集信息的方法；询访法，是指通过提问请对方回答的方法来获取信息；问卷法，量表法，是指运用量表来收集信息的一种方法，购买法，是指通过购买有关信息载体而搜集信息的方法；检索法是指利用信息资料检索工具，从现成的信息资料文档中查检有关信息资料的方法；交换法，指组织信息部门以自己拥有的资料、样品等与有关对口单位进行相应的交换，从交换得来的资料，样品等信息中获得所需信息的一种方法。

2、信息有哪些表现形态？答：文字形态的信息，声像形态的信息，记忆形态的信息。

3、理解并能够应用信息分类的方法。

答：信息分类方法有按对象分类，这种方法适合于对书信等来往文件的分类；按主题分类，适合于根据信息资料所反映的主题进行分类；按形式分类，即将单据、合同、广告稿等按形式区分，相同形式的信息资料再按时间细分，形成一种按形式汇集的文档；有利于及时查找同种形式的多件信息资料，但往往内容主题不能集中；按来源分类，即将信息资料根据其来源做出分类，把相同来源的信息资料归在一起，这种方法有得于对信息资料内容的权威性、可靠性和真实性做出判断，但综合性能较差；按内容分类即根据信息资料所反映的内容进行分类，与主题分类相比，此种分类方法是大块分类，而前者则问题更集中单一；按“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。

4、简述秘书部门收集信息的范围答：有管理系统内部信息（含管理系统内部的基本情况，结合系统实际，贯彻落实上级决策和自身决策的工作部署，工作进度及完成情况，系统内部有推广价值的典型经验，影响系统工作正常开展的突出困难和需要上级部门参与协调解决的问题）与管理系统外部信息（包含上级指令和宏观指导信息，与平行单位间相互沟通的有关情况，社会各阶层对重大决策与政策规定的反映，国内外社会活动中出现的新问题、新探索、新趋势等，国内外与领导决策的方法、决策效果相关的新理论、新技术等）5、何谓信息处理？其基本要求是什么？答：信息处理就是对收集到的信息进行加工、整理、传输、存贮与检索利用的系列活动；其基本要求是必须及时、准确、系统、适用、经济。

第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容？答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘书的职责。

参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。

为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。

（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。

（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。

领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见，拓宽自己的思路、强化自己的想法、（4）就秘书工作本身特点而言，工作的非权力支配性和非职责限定性，掌握的信息不受职能管理的局限，因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。

2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。

答：（1）在发现存在问题中的参谋咨询，秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，划定它在空间和时间上的界限，并准确地加以说明，按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。

（2）在确定决策目标中的参谋咨询，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。

（3）在拟订备选方案中的参谋咨询，秘书机构要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映。

与此同时，秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将其结果加以综合分析，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。

（4）在选择决策方案中的参谋咨询，秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。

《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。

第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。