公司人事档案如何建立

企业怎样建立人事档案企业怎样建立人事档案1.目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。

档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。

工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

2.人事档案利用的方式(1)设立阅览室以供利用查阅。

阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。

这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。

这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。

借出库房须满足一定的条件，比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。

借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。

这也是人事档案部门的功能之一。

出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。

要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。

这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。

正规的查阅手续包括以下内容:首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。

负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。

借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

借档单位(部门)盖章，负责人签字。

人事档案部门对其进行审核、批准。

进行借档登记。

把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

怎样建立人事档案怎样建立人事档案一、人事档案的分类人事档案包括固定人员人事档案、流动人员人事档案、应聘人员人事档案三大类。

二、人事档案的内容固定人员是指在公司正常上班的在职人员。

流动人员是指辞职或被公司辞退的人员。

上述两类人员以个人为单位建立档案，档案内容包括学历证复印件、身份证复印件、原单位离职证明原件、个人简练、面试人员登记表、员工登记表、其他证书复印件(计算机、英语等级证书)、员工转正审批表、员工晋升表、岗位变动表、劳动合同等其他资料。

应聘人员是指通过各种渠道向公司投递了简历，由于各种原因未被公司聘请的人员。

该类人员的以集体为单位建立档案，档案内容主要是其投递的个人简历。

三、人事档案的编号人事档案采用二级编码，固定人员人事档案和流动人员人事档案编码依次为入司年份、流水号，具体如下图1。

应聘人员人事档案编码依次为投递时间、流水号。

例如张三在2012年6约3日第一个投的`简历那么他的档案编号为：120603001，具体如下图2。

四、人事档案存储管理三类人事档案分别管理。

固定人员人事档案和流动人员人事档案以个人为单位用档案袋收纳。

应聘人员档案整体为单位用档案袋收纳。

人事档案一般不外借， X X X X X X 入司年份后2 位流水账号 X X X X X X X X X 投递的年月日流水账号图1 图2 固定人员人事档案的借阅需要经部门主管同意;流动人员档案和应聘人员人事档案根据跟部门需要经档案管理人员同意可以借阅。

流动人员档案自相关人员离开公司3年后方可消费;应聘人员人事档案自投递之日起2年后方可消费。

五、人事档案电子资料库的建立三类档案均应建立人事档案电子资料，方便管理和查询。

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【怎样建立人事档案】。

一、引言人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分，对于规范企业劳动人事管理、维护员工权益、促进企业发展具有重要意义。

为加强企业人事档案管理，特制定本制度。

二、制度目的1. 规范企业劳动人事档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全。

2. 保障员工合法权益，为员工提供便捷的档案查询服务。

3. 促进企业人力资源管理水平的提升，为企业发展提供有力支持。

三、管理体制1. 企业应设立人事档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用。

2. 对具有人事调配权的公司，人事档案在公司人事部保存。

3. 对无人事调配权的公司，可委托上级主管部门或母公司人事部门保存。

4. 对无上级企业，可在当地人才交流中心设一专户，保存公司人事档案。

5. 对小型企业，员工个人将人事档案存人才交流中心。

6. 公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。

四、管理内容1. 建档工作：对员工人事档案进行建档，包括个人基本信息、教育背景、工作经历、考核结果、奖惩情况等。

2. 转调工作：员工调入时，及时办理人事档案转调手续；员工调出时，做好工作总结与工作证明，办理档案调转。

3. 考核结果及奖惩决定存档：将员工考核结果、奖惩决定等及时存入人事档案。

4. 统计分析：定期统计分析人事档案资料，合理调配人才，做到人尽其才。

5. 保密制度：人事档案为密件，须合理存放，不泄露秘密，无关人员不得查阅。

五、保管制度1. 材料归档制度：新形成的档案材料应及时归档，按照材料的属性、内容确定归档位置，补登目录，将新材料放入档案。

2. 检查核对制度：定期对人事档案材料进行检查核对，确保档案的完整、安全。

3. 转递制度：档案的转递一般由工作调动等原因引起，按照规定程序办理。

4. 保卫保密制度：加强对人事档案的保卫工作，确保档案安全；对档案机密进行严格保密。

5. 统计制度：定期统计人事档案数量、种类、保管情况等，为企业管理提供数据支持。

六、附则1. 本制度由人事部负责解释、补充。

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一、收集信息。

1. 向新员工收集个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、学历、工作经历等。

办理人事档案建立员工档案流程人事档案是企业管理中重要的一部分，它记录了员工的个人信息、工作经历和业绩等关键信息。

建立员工档案是保障企业正常运转和员工权益的重要环节。

下面是一个常见的办理人事档案建立员工档案的流程，供参考：一、收集员工个人信息员工入职之后，人事部门需要收集员工的个人信息。

这些信息通常包括身份证明、联系方式、教育背景、工作经验等。

人事部门需要确保员工信息的真实性和准确性，可以通过核实身份证件、联系前任雇主等方式进行验证。

二、整理并归档员工档案收集完员工的个人信息之后，人事部门需要进行整理和归档。

这包括按照一定的分类标准整理档案，如按照员工姓名、部门、岗位等进行分类。

同时，还需要确保档案的可查阅性和保密性，采取措施防止档案的遗失或泄露。

三、登记档案信息在整理和归档员工档案的同时，人事部门需要将档案信息进行登记。

这包括员工的个人信息、入职日期、岗位信息等。

登记档案信息有助于日后的查询和管理，同时也为员工离职后的档案管理提供了便利。

四、制发档案编号为了方便对员工档案的管理和追踪，人事部门需要为每个员工的档案制发唯一的档案编号。

可以采用数字或字母的组合方式进行编号，确保每个档案都有独特的标识符。

档案编号一般标注在档案封面上或专门制作的档案标签上，并在档案登记册中进行记录。

五、备案文件准备在办理人事档案建立员工档案的流程中，人事部门还需要备案相关文件。

这包括员工的入职申请表、身份证复印件、毕业证书、劳动合同等重要文件。

备案文件的准备和整理要求规范、有序，并按照一定的分类方式进行存放。

六、存储和保管员工档案为了保证员工档案的安全和完整性，人事部门需要为员工档案选择合适的存储和保管方式。

可以采用实体档案柜、电子档案系统或云存储等方式进行存储。

无论采用何种方式，都需要建立相应的存档规范和保密措施，确保档案的安全性和可控性。

七、档案调阅和使用员工档案建立完成后，人事部门需要确保档案的调阅和使用便利。

一般来说，只有经过授权的人员才能查阅和使用员工档案，并且需要记录调阅和使用的相关信息。

公司人事档案如何建立为确保人事档案的机密性，为人事决策提供信息和依据，公司人事部制定了人事档案相关管理规定。

以下是小编为你整理的公司人事档案如何建立，希望能帮到你。

第一章人事流程一、招聘标准l 公司对招聘员工本着精简原则，可聘可不聘者坚决不聘，无才无德者坚决不聘，有才无德者坚决不聘，真正做到任人唯贤，量才录用，按需录用。

2公司招聘员工的主要原则，乃视其对该职位是否合适而定，并以该职位的岗位责任书为考核的原则。

二、招聘计划l 各部门需添置人员，需由部门经理填写"招聘申请表"交至管理部，由管理部根据公司有关组织结构规定及人事管理制度制定相应的招聘计划，确定招聘的途径、费用、形式等后，报总经理审批。

三、招聘实施l 招聘计划经总经理批准后，由管理部安排实施。

(收集应聘人员资料、指定面试人员、安排面试时间、地点及确定面试结果)四、面试流程1应聘人员由管理部进行第一次面试，面试人员将从个人性格、个人能力、个人素质等各方面对应聘人员进行评定，在"面试评估表"上做好相应的记录并确定第一次面试结果。

2第一次面试结果分为：回绝、推荐给部门进行第二次面试、其他三项。

推荐给部门进行第二次面试的应聘人员将由部门经理对其进行第二次面试。

面试人员将从工作经验、工作态度、工作技能及专业知识等方面对应聘人员进行评定，面试评估表"上做好相应的记录并确定第二次面试结果。

3第二次面试结果分为：回绝、可以录用、其他三项。

经由总经理根据两次面试情况挑选出应聘人员进行第三次面试并最终确定录用人员。

4对于未被录用的应聘人员资料将由管理部负责录入公司人才信息库并归档。

五、录用、报到l 经总经理批准录用人员，由管理部统一通知其报到及需携带材料.。

2新员工应先至管理部报到，按照"员工到任流程表"办理有关手续。

六、转正l 试用期规定：试用过程是公司招聘人员的必要环节。

自高层管理人员到一般工作人员无一免之。

入职新员工人事档案管理流程入职新员工人事档案管理流程，是指企业为了规范和管理新员工的人事档案，从员工入职开始，进行档案建立、档案管理和档案维护的一系列操作和措施。

下面将详细介绍入职新员工人事档案管理流程，并且包含必要的流程控制措施。

人事档案是企业管理中非常重要的一项工作，对于企业合法合规的运营起到了至关重要的作用。

良好的人事档案管理流程能够帮助企业准确记录员工的基本信息、学历和工作经验等，有效管理员工档案，提高管理效率。

一、档案建立1.人事部门接收员工入职通知后，收集新员工的个人信息、入职材料等，生成一份个人档案。

4.建立纸质档案和电子档案两个版本，确保档案的安全性和便捷性。

二、档案归档1.档案管理人员按照一定的分类和顺序，将新员工的档案归档到人事档案室，并制定详细的档案归档标准和流程。

2.按照个人信息的不同特点，对档案进行分类，如按姓名首字母、职位、部门等分类。

4.将归档位置进行标识，确保档案的存储不会混淆和遗漏。

三、档案管理1.指定专人负责档案管理工作，负责档案的存储、整理、更新和备份等工作。

2.档案管理人员需要定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。

3.建立档案管理系统，对档案进行电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性。

4.严格遵守保密制度，对档案信息进行保密，确保员工隐私的安全。

四、档案维护1.按照一定的时间周期对员工档案进行更新和维护，及时记录员工的岗位调整、晋升、转正、考核结果等信息。

2.对员工的职业生涯发展记录进行维护，包括员工培训、荣誉称号、奖励惩罚等信息。

3.对员工违纪、辞职、解聘等情况进行记录和存档。

4.档案维护过程中，注意保留签字、日期和审核人等必要的信息，以便于日后的查询和核对。

以上就是入职新员工人事档案管理流程的详细介绍。

在实施过程中，企业还可以根据自身需求和实际情况进行相应的调整和完善。

通过规范的流程控制和细致的操作，能够确保员工档案的准确性和完整性，有效提高企业的管理效率。

建⽴⼈事档案怎么弄作为⼈事最基本的就是关于⼈事档案的建⽴了，档案的管理可以为我们⽇后企业⼈⼒资源的规划做依据，所以⼈事档案的建⽴是⾄关重要的，千万不要⼩瞧纸质和电⼦档档案的管理，意义重⼤。

建⽴⼈事档案怎么弄呢?为了帮助⼤家更好地了解相关知识，店铺⼩编特意为⼤家收集整理了以下知识，有需要的请看下⽂。

建⽴⼈事档案⽅法及步骤：1、员⼯⼊职时需要提供的基本⼈事档案包括以下内容：员⼯简历、⾯试评估表、⼊职登记表、劳动合同、员⼯⾝份证复印件/照⽚、离职证明(⾮应届毕业⽣)、毕业证书等相关证书复印件。

这是最基本的员⼯⼊职所需要提供的相关材料。

2、⼈事在收到以上相关资料的时候就需要展开相应的⼯作了，签订合同以后，公司会给每个员⼯⼀个⼯号，我们可以按照⼯号的顺序来简历⼈事档案，实时的更新和检查花名册，这个花名册的内容根据每个公司能看这个花名册的权限来设定。

如果这个花名册只有领导级别的⼈才能查看，那么内容可以尽可能的详尽，可以包括⼊职时间、合同期限、社保办理情况、试⽤期的评估结果、岗位和职位的变动情况等等，如果这个花名册⼤家都可以看，那么⼀些敏感信息就不要放进去了，就单独再另外制作⼀个表格。

3、除了以上常规项，公司还要设置公司的培训记录，每个公司每隔⼀段时间都会有相应的培训，我们需要做个培训记录表，哪些⼈参加、分别是什么岗位、参加的⽬的及整个培训所产⽣的费⽤，这是公司为员⼯所投⼊的⼀项成本，也是需要记录在案的。

4、绩效展开及结果也算是⼈事档案，每个⽉员⼯的相关信息都需要保留，这些纸质档都需要保留，如果条件允许可以制作相应的电⼦档，便于以后查阅，从员⼯进公司开始，他所有的相关资料都要齐全，例如试⽤期考核表、试⽤期访谈表、转正审批表等等。

5、在⼈事档案的管理过程中，很多⼈认为只要把数据记录就好，然后把相关资料全部放在⼀个档案袋⼦⾥，就觉得⾃⼰的⼯作已经做到位了，其实并⾮这样，在我们实际的操作中，要善于⾃⼰总结⽅法，有的公司有⼈事管理系统，这样⼈事⼯作会⽅便很多，但是有些公司没有，那我们做的就⽐较多了，我们需要有⼀份实时更新的表格，把员⼯的档案按照⼯号编号，制定编号的缩印就能查询表格和先关信息的位置，纸质档案袋⼦上也要有相关内容的概括，严格按照既定的顺序进⾏排序，这样找起来会⽅便很多。

人事档案管理流程概述人事档案是组织中管理员工信息的重要手段，对于企业的人力资源管理起到了关键性的作用。

本文将介绍人事档案管理流程，包括建立档案、存档、更新和保密等环节，以帮助企业进行有效的人事档案管理。

一、建立档案1.信息收集在员工入职时，需要收集以下核心信息：- 员工个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码等。

- 职业资质和相关证件：学历、专业技能、职称等。

- 联系方式：手机号码、电子邮箱等。

- 健康状况：体检报告和健康证明等。

- 紧急联系人：紧急联系人姓名和电话号码。

2.档案建立根据收集到的员工信息，建立电子或纸质档案。

档案应按员工姓名或工号进行分类归档，以方便查找和管理。

同时，每个档案都应有唯一的标识码，确保档案的准确性和完整性。

3.入职手续在员工入职时，将员工的相关资料录入人事档案系统，并发放员工手册和相关政策文件。

同时，安排新员工参加入职培训，并签订劳动合同和保密协议。

二、存档1.档案归档将员工档案按照归档规则进行整理和存放。

纸质档案应放置于标有员工姓名或工号的文件袋内，并分别存放在封存的档案柜中。

电子档案应妥善保存在受密码保护且有备份的服务器或数据库中。

2.档案检查定期对已存档案进行检查，确保档案的准确性和完整性。

对于发现的问题，及时进行调整和更新。

三、更新1.信息变更当员工的个人信息发生变更时，及时更新档案。

如员工更名、更换电话号码、职位调整等。

确保档案中的信息与员工实际情况保持一致。

2.培训记录记录员工的培训历史和证书信息。

及时更新员工的学习和发展情况，为组织提供有力的人才发展支持。

3.考勤记录记录员工的考勤情况和请假记录。

及时更新员工的请假、加班等信息，帮助管理者进行工时统计与薪资结算。

四、保密1.权限管理设置档案系统的权限，确保只有授权人员可查看和修改档案。

限制员工档案信息的查阅范围，保护员工的隐私。

2.备份和防火定期对电子档案进行备份，并将备份资料存放在防火、防水的安全场所。

建立员工档案的方法与要求随着企业的发展壮大，员工档案的管理变得越来越重要。

建立完善的员工档案可以帮助企业更好地管理员工信息，提高工作效率，确保员工权益，同时也是企业合规运营的基础。

本文将介绍建立员工档案的方法与要求。

一、建立员工档案的方法1.收集员工信息建立员工档案的第一步是收集员工的基本信息。

包括但不限于姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等。

此外，还需要收集员工的教育背景、工作经历、职称等相关信息。

可以通过面试、入职登记表、员工自行填写等方式收集员工信息。

2.建立电子档案建立电子档案是现代企业管理的常规做法。

可以使用电子文档管理系统或人力资源管理系统（HRMS）来建立员工档案。

电子档案可以更好地保存和管理员工信息，提高信息的安全性和可访问性。

3.保护员工隐私在建立员工档案的过程中，企业需要严格遵守相关法律法规，保护员工的隐私权。

员工的个人信息应该严格保密，只有授权人员才能访问。

同时，企业应制定相关的保密制度和安全措施，确保员工信息不被泄露。

4.定期更新档案员工档案是动态的，需要定期更新。

企业应建立档案更新机制，及时更新员工的个人信息、工作经历、职称等。

特别是员工离职或调动时，需要及时更新档案，确保档案的准确性和完整性。

二、建立员工档案的要求1.准确性建立员工档案的首要要求是准确性。

员工的个人信息、工作经历、职称等必须真实、准确地记录在档案中。

任何虚假信息都会对企业造成不良影响，甚至可能引发法律纠纷。

2.完整性员工档案应该是完整的，包括员工的基本信息、教育背景、工作经历、职称等。

档案中的每一项信息都应该有相应的证明材料，以确保档案的完整性。

3.保密性员工档案涉及到员工的个人隐私，企业应该严格保密。

只有授权人员才能访问员工档案，未经授权不得随意查阅或泄露员工信息。

企业应建立相应的保密制度和安全措施，确保员工档案的安全性。

4.便捷性建立员工档案的目的是为了方便管理和使用。

档案应该被妥善保存，易于查阅和使用。

人资行政-人事档案管理流程人资行政人事档案管理流程人事档案管理是人力资源管理中一项重要且细致的工作，它对于企业的发展和员工的管理具有重要意义。

有效的人事档案管理不仅能够帮助企业了解员工的基本情况、工作经历和能力素质，还能为企业的决策提供有力的支持。

下面将详细介绍人事档案管理的流程。

一、档案建立（一）收集信息新员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历、培训经历、家庭成员等相关内容。

同时，收集员工的身份证、学历证书、资格证书、离职证明等相关证件的复印件。

（二）审核信息对员工填写的信息和提供的证件进行审核，确保信息的真实性和完整性。

如有疑问，应及时与员工沟通核实。

（三）建立档案将审核通过的员工信息和证件复印件整理归档，建立员工人事档案。

档案应按照一定的编号规则进行编号，便于查找和管理。

（一）存放环境人事档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。

（二）分类存放根据员工的部门、职位等因素，对档案进行分类存放。

可以采用文件夹、档案盒等方式进行分类，同时在档案上标注清晰的分类标识。

（三）定期检查定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况。

如发现问题，应及时采取措施进行处理。

三、档案更新（一）信息变更员工在工作期间，个人信息如有变更，如联系方式、婚姻状况、家庭住址等，应及时向人力资源部门报备，并提供相关证明材料。

（二）工作变动员工的职位变动、薪资调整、培训经历、奖惩情况等工作相关信息，人力资源部门应及时更新到人事档案中。

（三）定期更新定期对员工的档案进行全面更新，确保档案中的信息准确、完整。

（一）申请查阅因工作需要查阅员工人事档案时，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅人等信息，并经部门负责人和人力资源部门负责人审批同意。

（二）查阅登记查阅人事档案时，应在《人事档案查阅登记薄》上进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。

人事档案建档流程人事档案建档是企业日常人事管理工作的一个重要环节，它需要严格按照流程规范操作，以保障企业信息的安全性和准确性。

本文将介绍人事档案建档的流程。

一、前期准备工作1.确定建档人员：企业人事档案建档需要有专人负责，这个人可以是企业的人事专员或是管理员。

建档人员需要了解建档的相关知识，有一定的备案处理经验和规范意识。

2.确定建档资料：建档人员需要在制定建档流程前，先确定需要建档的人员资料，将需要留存的信息列出清单，包括个人基本信息、照片、学历证书、工作履历、劳动合同等。

3.确定档案存放位置：档案存放位置需要选择一个安全、干燥、通风、防火、防潮、防盗的地方，例如专门的人事部门或人事管理室。

同时要规范企业内部档案管理制度，制定档案归还、维护等各项规定。

二、建档流程1.收集资料：企业需要对新员工进行资料收集，包括个人基本信息、学历证书、籍贯、身份证明、离职手续、劳动合同等，资料收集完成后由建档人员进行核查和整理，放入工作台存储盒子内，统一编号。

2.建档：收集完毕的员工资料将根据企业规定进行建档，建档人员先核对资料的完整性和准确性，确认无误后将材料按照档案编号依次装订好，归档。

3.档案保管：建档完成后，建档人员需要在电子人事系统中输入相应信息，并将建档信息通过电子邮件或内部通知的方式通知有关人员，保管好归档的员工资料，按照规范进行定期维护和更新。

4.档案使用：企业人事档案建档的资料是为内部员工服务的，相关人员需要提前预约使用档案，准备好资料，按照公司规定填写申请表，由上级领导或人事管理人员批准后进行查阅，未经批准的人员不得查阅或取走档案。

5.档案更新：员工信息随时间的推移，会发生变动，例如调入其他部门、职位变动、升职等，建档人员需要及时更新档案，确保档案信息的准确性和及时性。

三、归还、销毁1.归还：员工离职时，企业需要进行资料归还，归还人员宜提前向离职员工进行沟通。

离职员工本人需前往人事部门进行归还，企业需要进行档案的核查、归还有关材料，带归档人员进行档案交接确认。

单位人事档案怎么做在一个单位里，人事档案是非常重要的一部分，它记录了每个员工的基本信息、工作经历以及其他相关的文档资料。

正确管理和维护好人事档案对于单位的发展和员工的个人发展都至关重要。

那么，单位人事档案应该如何制作呢？本文将为您介绍单位人事档案的制作及管理方法。

一、档案准备首先，单位应准备好人事档案的各类材料和工具。

包括但不限于员工基本信息表、入职申请表、身份证、毕业证书、工作合同、考勤记录、培训证书、奖惩情况记录等。

同时，还需要准备相应的档案袋、文件夹、索引卡等办公用品，以便给每个员工建立一个完整、有序的档案。

二、建立员工档案1. 基本信息登记：根据员工提供的个人信息，填写员工基本信息表，并复印员工的身份证、毕业证书等相关证件。

将这些信息文件归档，并确保档案信息的准确性和完整性。

2. 入职申请表：员工入职时，需要填写入职申请表，包括个人基本信息、工作经历、岗位要求等内容。

单位应妥善保管这些入职申请表，并将其归档存档。

3. 工作合同和劳动协议：每位员工在入职时应签订劳动合同，单位需要保存员工签订的合同副本，并将其归档。

4. 培训和证书：员工参加培训并获得相关证书后，单位应将培训证书复印件和员工参训记录归档。

这有助于评估员工的综合素质和能力水平。

5. 奖惩记录：对于员工的表现，单位应记录奖励和惩罚情况，并将其及时归档。

这有助于对员工进行绩效评估和激励措施的落实。

三、档案分类与整理单位人事档案应根据合理的分类进行整理，以便于管理和查阅。

常见的分类方式包括按项目分类（如入职材料、培训证书、工作记录等）、按时间分类（如按年份、按季度等）和按员工工号或姓名首字母分类等。

选择适合单位的分类方式，并将档案整理得有序，方便存储和检索。

四、档案存储与保管单位应设立专门的档案存储区域，保证档案储存环境干燥、通风、防潮，同时防止火灾和盗窃等意外事件。

建议使用耐用的文件柜、保险箱等存储设备，为档案提供安全保护。

另外，每位员工的档案应标注清晰，以确保档案的唯一性和易查性。

浅谈企业员工人事档案的建立企业员工人事档案极为重要，人力资源管理者必须给予充分重视。

其原因在于健全完善的员工人事档案可降低用工风险，提升胜诉率；其次可为其他人事管理工作提供重要的基础性依据；另外也可为公司人事管理提供风险评估的依据。

自员工入职之日起，即要逐步建立健全员工的人事档案，员工人事档案的建立大体包括以下内容：1、员工基本信息登记通常包括但不限于：姓名、性别、身份证号码、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、婚育状况、身份证号码、毕业院校、毕业时间、最高学历、所学专业、学位、政治面貌、家庭住址、籍贯、联系电话、邮箱、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况（主要成员情况），五险一金缴纳情况、劳动合同起始时间、转正日期、晋升调动情况、培训记录、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会有不同内容的选择。

这样的表格基本上会在员工入职当天进行登记，大部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》。

此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；需要注意的是，员工本人必须签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同），另外在工作过程中，如果有重要信息发生变化，要随时通知HR部门负责人进行修改及补填。

2、员工入职相关审批文件包括但不限于：入职（面试）审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等（岗位说明书）；面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；3、员工各类相关证件包括但不限于：身份证、户口本、毕业证、学位证、资格证、职称证书、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

4、员工各类在职资料包括但不限于：入职体检表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、试用（实习）期工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、转正审批单、每年度工作总结等；此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便；需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字。

企业如何建立员工人事档案，规范人事档案管理？
【案例简介】
张经理2018年入职深圳某生产型企业，任人事部经理。

由于公司管理滞后，人事工作主要以事务性工作为主。

在做员工信息表时，张经理查阅了公司的人事档案，发现人事档案没有专人管理，有的员工就没有档案，有的档案不全，还有的档案没有更新。

请结合本案例分析，企业如何建立员工档案，规范人事档案管理？
【案例解析】
知识点：人事档案管理，是指企业在员工招聘、调配、培训、考核、奖惩等工作中的有关职工个人经历、专业技术能力、工作表现以及工作变动等情况的文档性材料。

在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

员工档案管理是指对在职员工的入职信息，员工简历，劳动合同，薪酬调整，异动等资料管理的统称。

人事档案管理的内容，包括：1、劳动合同。

主要是劳动合同，竞业禁止协议，保密协议等。

2、履历材料。

是指个人经历和基本情况，包括：个人简历表、履历表、员工登记表等。

3、培训材料。

内部培训、外部培训、专项研讨会等。

4、岗位技能和学历材料。

包括：评定专业技能的考绩，学历、学位、培训结业成绩。

5、异动资料。

包括，员工入职，员工离职，员工晋升，薪酬变更等资料。

另外，由于员工档案记录员工个人在职信息，应该进行保密管理，信息变动更新。

人资行政-人事档案管理流程人资行政人事档案管理流程在企业的人力资源管理中，人事档案管理是一项至关重要的工作。

它不仅关乎着员工个人信息的准确记录与安全保管，也对企业的运营决策、合规管理以及人力资源规划等方面起着重要的支撑作用。

下面，让我们详细了解一下人事档案管理的流程。

一、档案建立当新员工入职时，人事部门需要及时为其建立人事档案。

首先，收集员工的个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

同时，还需收集员工的学历证书、学位证书、资格证书、工作经历证明等相关材料的复印件。

这些信息和材料需要员工本人签字确认其真实性和准确性。

接下来，为员工编制唯一的档案编号，并将其个人信息和相关材料按照一定的分类标准进行整理和归档。

在整理过程中，要确保档案材料的顺序清晰、便于查阅。

二、档案存储建立好的人事档案需要妥善存储，以保证其安全性和完整性。

通常，企业会设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件。

档案应按照编号顺序存放在档案柜中，每个档案柜都应有明确的标识。

同时，建立档案存储目录，记录每个档案的编号、存放位置以及员工的基本信息，方便快速查找。

对于重要的档案材料，如劳动合同、薪酬福利文件等，可以采用加密存储或单独存放的方式，以提高安全性。

三、档案更新人事档案不是一成不变的，需要随着员工在企业的发展和个人情况的变化进行及时更新。

当员工的个人信息发生变更，如联系方式、家庭住址等，员工应及时向人事部门报备，人事部门核实后对档案进行相应的修改。

员工在企业内部的工作表现、职位变动、培训经历、奖惩情况等也需要及时记录在档案中。

这需要各部门与人事部门密切配合，及时提供相关信息。

此外，定期对档案进行全面审查，确保档案信息的准确性和完整性。

四、档案查阅档案查阅需要遵循严格的流程和规定。

一般来说，只有经过授权的人员才能查阅人事档案。

查阅申请应由查阅人填写申请表，注明查阅的目的、范围和预计查阅时间，并经过相关领导的审批。

企业人事档案如何建立企业人事档案如何建立人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。

以下是小编为你整理的企业人事档案如何建立，希望能帮到你。

人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。

人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。

人事档案包括员工的经历、家庭情况、社会关系、成长历史，员工在工作调动、职务提升、思想品德、业务才能所作的鉴定和评价材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;各种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。

就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。

就人力资源部门而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。

就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程。

是记载人生轨迹的重要依据。

它真实记录着每个人在学习、工作中的成就及过失。

是评价一个人供最基本、最权威的证明材料，，具有法律效用，实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

目前企业人事档案管理工作，还存在不少问题，主要表现在: 随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路，在人才流动频繁的今天被逐渐打破，许多单位用人不再审档，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度，根本就没有设立档案管理部门。