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白皮书WD3.0档案信息管理系统二○○三年白皮书WD-3.0档案信息管理系统一前言41背景介绍4 2应用现状及存在的问题 4 3要求及目标 5 4规范及参照标准5 4.1法律法规 5 4.2规章制度 5 4.3业务规范 6二文档信息管理系统71系统图示7 1.1设备连接图7 1.2档案业务流程图8 2系统功能框图（略图）9 3系统功能简介10 3.1文件管理10 3.2整理编目10 3.3鉴定销毁11 3.4档案保管12 3.5档案统计13 3.6查询13 3.7档案编研14 3.8档案利用14 3.9移交进馆14 3.10档案信息维护15 3.11权限管理15 4设计原则16三系统特点161专业化16 2文档一体化17 3多媒体文档统一管理17 4界面友好、操作简易17 5标准化、规范化17 6检索灵活多样17 7统计报表功能丰富强大17 8安全、保密17白皮书四系统实施内容181库房设施建设18 2安装的软硬件设备18 3档案整理立卷18 4档案信息数字化19五、版本划分191单机版19 2网络版19WD-3.0档案信息管理系统一前言21世纪，是数字化的信息世纪，千变万化的数字演绎着世界的斗转星移！计算机、信息技术的不断创新与突破，创造着人类的日新月异！应运而生的WD3.0档案信息管理系统是合理运用数据库、图像处理、信息处理、INTERNET技术的新一代多媒体档案系统。
1 背景介绍各企事业单位每年产生大量的各类档案和资料信息，但由于历史的原因，档案分布在各部门，并且未经整理。
这些档案、资料对日常业务管理和决策存在很高的利用价值。
另外，档案综合管理规范化、标准化，也是ISO9000标准中的一个要素。
2 应用现状及存在的问题在传统的档案管理中，档案查询需要搬动原始介质，费时、费力，维护成本也很高。
如何经济有效的储存管理各种类型的档案资料，如何利用信息信息技术高效管理保存档案资料、充分地向内部各部门提供档案利用服务，成为一个越来越紧迫的问题。
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光电子档案管理系统技术白皮书紫光软件系统有限公司电子档案事业部二?一?年一月目录第一章系统简介...................................................................... .. (3)第一节研发背景...................................................................... . (3)第二节目标应用...................................................................... . (4)第三节主要特点...................................................................... . (4)第二章体系结构...................................................................... .. (6)第一节系统体系结构 ..................................................................... ................................................ 6 第二节存储体系结构 ..................................................................... ................................................ 7 第三节技术路线...................................................................... . (7)第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 ..................................................................... .................... 9 第一节系统维护...................................................................... ..................................................... 10 第二节文件管理...................................................................... ..................................................... 21 第三节收集整编...................................................................... ..................................................... 23 第四节档案管理...................................................................... ..................................................... 26 第五节开发利用...................................................................... ..................................................... 32 第六节信息服务子系统 ..................................................................... ........................................... 36 第四章扩展功能...................................................................... (39)第一节数字化加工管理子系统 ..................................................................... ................................ 39 第二节数据一体化归档接口 ..................................................................... .................................... 40 第三节门户系统集成 ..................................................................... .............................................. 41 第四节 CA集成...................................................................... (41)第五节利用审批流程 ..................................................................... .............................................. 41 第六节电子文件防扩散管理 ..................................................................... .................................... 43 第七节数字水印...................................................................... ..................................................... 47 第五章技术特点...................................................................... (48)第一节图像处理技术 ..................................................................... .............................................. 48 第二节 OCR技术的应用 ..................................................................... ......................................... 48 第三节档案管理平台技术 ..................................................................... ....................................... 48 第四节全文检索技术 ..................................................................... .............................................. 49 第五节多格式文件浏览技术 ..................................................................... .................................... 49 第六节流媒体在线播放技术的集成 ..................................................................... ......................... 49 第七节可扩展支持多种安全技术 ..................................................................... ............................. 49 第八节双层PDF技术 ..................................................................... ............................................. 49 第六章系统配置...................................................................... (50)第一节数据库 ..................................................................... (50)第二节网络操作系统 ..................................................................... .............................................. 50 第三节中间件服务器 ................................................................................................................... 50 第四节服务器设备 ..................................................................... .................................................. 50 第五节存储设备...................................................................... ..................................................... 50 第六节网络带宽...................................................................... ..................................................... 50 第七章配套服务...................................................................... (52)第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。
紫光档案管理信息系统技术白皮书修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1.阅读说明 (3)2.系统特点概述 (3)2.1.提供了遵从标准的电子文件永久安全存储的平台 (3)2.2.知足企事业单位集约化管理的要求 (4)2.3.先进的管理理念使得档案搜集整理工作变得简单高效 (5)2.4.知识管理和服务的表现 (5)2.5.解决了电子档案的安全性问题 (6)2.6.适应单位发展、业务转变的要求 (6)2.7.为用户量身定做知足档案业务需求的系统 (7)3.面向档案人员的系统功能介绍 (8)3.1.设计思想 (8)3.2.功能架构 (9)3.3.信息搜集 (10)3.4.信息管理 (15)3.5.借阅管理 (17)3.6.综合利用 (18)3.7.系统设置 (19)3.8.功能模块示用意及汇总表 (21)4.面向信息人员的系统技术说明 (24)4.1.系统架构 (24)4.2.系统安全性 (26)4.3.系统接口方案 (30)4.4.相关技术的集成 (34)4.5.系统技术性能指标 (36)1.阅读说明本技术白皮书别离从档案业务角度和信息技术角度对紫光档案管理信息系统进行了介绍，以使档案业务人员对系统功能及系统是不是能知足其业务需求能有清楚的了解和熟悉，使信息技术人员从技术角度对系统的技术架构、扩展性、安全性、接口和可集成度、性能和技术水平有详细的了解，以肯定系统是不是符合自身需求，并为咱们提出宝贵建议和意见。
2.系统特点概述通过系统可成立一个覆盖总部及下属各级单位、知足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理信息平台，使得各级单位的档案信息资源能够取得安全靠得住的集中存储和充分共享利用，各级单位间业务系统互联互通、业务工作上下贯通；通过统一的业务平台实现各单位档案业务工作规范统一、数据格式统一、应用界面和信息展示统一；实现档案资源数字化、业务工作信息化、搜集整理自动化、档案数据访问权限取得全安控制、档案利用方式通过网络加倍简单方便和多样。
档案管理系统产品白皮书XXX技术有限公司二〇〇九年八月目录概要 (4)一、产品背景 (5)二、产品特点 (6)三、产品市场定位 (7)3.1用户对象定位 (7)3.2技术定位 (7)3.3功能定位 (7)四、系统体系结构 (8)4.1系统拓扑结构 (8)4.2软件体系架构.................................. 错误!未定义书签。
4.3软件界面截图（C/S版本） (10)五、系统要紧功能 ................................... 错误!未定义书签。
5.1案卷管理子系统 (11)5.2编目整理子系统 (12)5.3检索查询子系统................................ 错误!未定义书签。
5.4借阅管理子系统 (13)5.5辅助管理子系统 (13)六安全保护技术 (15)6.1客户端安全设计 (15)6.2服务器端安全设计 (15)6.3传输安全设计 (16)七、数据库数据安全 (17)7.1系统的备份策略 (17)7.2系统的恢复策略 (18)八运行环境 (19)8.1服务器环境要求 (19)应用与数据库服务器，建议运行环境/软硬件配置:.... 错误!未定义书签。
8.2客户端环境要求 (19)九公司简介 (20)9.1 基本情况 (20)9.2 公司文化 (20)9.3 经营宗旨 (20)9.4 技术支持服务计划 (20)专业技术服务内容 (21)支持服务计划 (21)概要本系统是为厂矿企业、高等院校的档案管理的电子化提供信息化的产品，各个企事业单位，档案数量非常巨大，归整复杂，人工查询速度慢，无法产生应有的效益，工作效率低下，同时由于大部分档案信息在储存期间受制于档案储存环境影响，与档案利用者的重复调用影响，有可能造成原件的受损或者破坏，为档案的复查与重复利用带来极大的困难。
本产品是针对上述背景对现行手工档案管理的信息化支撑方案。
紫光博思档案管理信息平台紫光博思档案管理信息平台以先进的管理理论为指导、以国际通用的电子文件管理模型和标准为依据、以先进成熟的信息技术为基础、以满足国内大型集团企业和政府档案集约化、信息化、知识化管理为目标，是凝聚了清华紫光十五年档案信息化研究实践经验和成果的新一代档案管理信息系统。
1.系统架构系统主要面向多全宗、多层次、以集中方式实现档案信息管理的大型集团单位，满足各级单位间系统的互联互通和资源的共享，根据网络的实际情况既可满足“大集中”模式，又可满足“应用和数据适度集中或分散”模式的应用需求，并可随时从分布方式过渡到集中方式；系统采用J2EE架构，设计上符合SOA标准，与其它系统交互采用Web service体系结构，数据交换采用XML标准，因此开放规范的标准保障了档案系统与其它系统的集成应用，并实现了标准的数据归档、检索查询和统一用户管理接口。
2.档案业务应用系统采用业务平台的设计思想实现，针对不同用户的业务提供了功能强大的业务定制功能，使得用户的业务管理规范与系统低耦合，用户可以将自己的管理理念和业务规范通过业务定制功能在平台系统之上形成符合自身业务管理的应用系统。
系统管理的档案门类、分类、整理规则、标准代码、信息展示、目录表单、统计、归档流程及责任划分都可以通过系统提供的标准业务定制和业务定制实现；系统不仅考虑了各单位业务不同的适应性，同时还兼顾了档案管理模式、数据结构、业务流程等业务因素的变化，使得系统具有极强的扩展性和学习能力，能随着用户管理水平的提高而不断自我完善；为方便终端用户使用，系统提供了后台定制功能强大、前台使用简单方便的实现方式；在利用先进技术手段保障归档文件的真实性和永久安全存储的基础上，系统最大限度实现了档案收集整理的自动化、管理工作的规范化、开发利用的知识化、信息服务的智能化，满足目前档案门类及未来需要管理的档案门类实现收集捕获、整理、鉴定、数据和实体管理、目录报表、统计、销毁、编研、查询利用等日常档案管理业务；支持对各类非结构化数据（如文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等）的捕获收集、安全管理和检索利用。
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光股份有限公司电子档案事业部二○○七年目录未定义书签。
错误第一章!档案资料的有效管理 .............................................未定义书签。
误! ............................................................ 错问题的提出未定义书签。
误! ........................................ 错电子档案资料管理系统解决的问题未定义书签。
误! .................................. 错电子档案管理系统在发达国家的广泛应用未定义书签。
!.......................................... 错误清华紫光电子档案管理解决方案未定义书签。
!..................................... 错误档案手工管理流程和电子化管理流程未定义书签。
!..................................... 错误高效、完整的电子档案管理解决方案未定义书签。
! ..............................错误第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成未定义书签。
!错误硬件系统的组成 ........................................................未定义书签。
!错误软件系统的组成 ........................................................未定义书签。
!................................错误第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍未定义书签。
误!错、系统维护 ............................................................. 未定义书签。
紫光档案管理系统各模块功能介绍紫光电子档案管理系统功能介绍1软件功能清单根据甲方对档案管理的需求，乙方提供的紫软电子档案管理系统2009主要实现如下功能：◆系统设置◆权限设置◆文件管理◆收集整编◆档案管理◆档案检索◆借阅管理◆报表管理◆销毁模块◆统计管理◆综合管理◆开发利用◆光盘制作◆数据转换◆WEB检索系统◆文件扫描处理模块2功能介绍2.1系统设置紫软电子档案管理系统2009能够建立符合用户要求的档案管理结构：自定义档案类型。
用户可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型。
2.2权限设置紫软电子档案管理系统2009可使档案管理人员通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。
同时可以按照角色的方式对用户权限进行管理，方便赋权。
2.3文件管理各部门兼职档案员可以通过该模块整理档案、扫描文件，将归档文件进行移交到收集整编模块，进行预归档管理。
2.4收集整编紫软电子档案管理系统2009收集整编系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等；系统支持多点立卷，即可以由各个业务职能处室通过本系统独立进行立卷归档；系统支持改革后的文书处理立卷整理规则。
用户提交到档案的文件可以通过本单位的OA（办公自动化）或手工的方式送到未归档库中，成为待整理的文件，待整理文件的录入信息已在OA或DPM系统过程中形成或由提交人员录入，不同的用户只能看到自己提交的文件。
系统提供保管期限、分类表维护功能，在此模块中对文件设置分类、并定义好保管期限、归属的“目录号”设定好归档范围关键词，在归档时系统会智能解析文件标题，自动分类、鉴定并形成目录号，自动分类技术和立卷归档以及档案模板中字段值设置等功能结合起来，使智能、快速归档成为可能。
清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求2003年11月目录一、软件安装 (1)1、安装数据库 (1)2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)3、进入该软件系统 (1)二、软件初始化设置 (1)1、全宗定义 (1)（1）增加全宗 (1)（2）删除全宗 (2)2、口令修改 (2)3、分类库维护 (2)（1）显示 (2)（2）修改 (2)（3）增加 (2)（4）删除 (3)（5）分类号说明 (3)（6）导出 (3)（7）导入 (3)4、字段代码维护 (3)（1）增加已有字段的内容 (3)（2）修改已有字段的内容 (4)（3）新增字段 (4)（4）增加与插入的区别 (4)5、主题词维护 (4)（1）增加 (4)（2）修改 (5)（3）删除 (5)6、排序设置 (5)7、立卷选项 (6)（1）增加对应关系 (6)（2）档号规则设置 (6)8、档案库管理 (6)（1）新建档案库 (7)（2）显示库 (7)（3）删除库 (7)（4）选择录入字段 (7)（5）新建档案类型 (8)9、文件管理 (8)（1）新建文件库 (8)（2）查看文件库 (9)（3）删除库 (9)（4）新建其他文件库 (9)（5）选择录入字段 (9)三、文件管理 (9)1、登记 (9)（2）分类号的录入 (10)（3）附件的使用 (10)（4）传借阅情况 (11)2、录入字段选择 (11)3、文件检索 (11)4、自定义其它文件库 (11)5、其它文件登记 (11)6、文件打印 (11)（1）使用单个条件打印 (12)（2）使用设置复合条件打印 (12)（3）报表维护 (12)7、传借阅管理 (14)（1）传借阅登记 (14)（2）删除与批量删除 (15)（3）打印催还单 (15)四、立卷归档 (15)五、档案管理 (15)1、数据录入 (15)2、档号 (16)3、插入和删除 (16)4、插件和删件 (16)5、档案检索 (16)六、打印输出 (16)1、报表打印 (16)（1）单个条件打印 (16)（2）使用按保管期限或按分类号打印 (17)（3）使用设置复合条件打印 (17)2、报表维护 (17)七、常用菜单的使用 (17)1、编辑菜单 (17)（1）保存 (17)（2）撤消 (17)（3）剪切、复制、粘贴 (17)2、记录菜单 (18)3、利用 (18)（1）智能查询 (18)（2）分类查询 (18)（3）综合查询 (18)（4）批量删除 (19)（5）批量修改 (19)（6）数据导出 (19)（7）数据导入 (19)（8）数据还原 (20)4、设置菜单 (20)（1）追加指定记录 (20)（2）分层检索 (20)八、数据备份与恢复 (20)1、整体备份 (20)2、整体恢复 (20)3、删除整体恢复 (21)九、文书档案数据录入要求 (21)1、不允许为空值的字段 (21)2、题名 (21)3、文本 (21)4、全宗号、年度、室编件号 (21)5、文号 (22)6、成文日期 (22)7、密级 (22)8、分类号 (22)9、盒号 (22)10、室编件号的处理 (22)十、常见问题 (22)1、不能连接数据库 (22)2、无法打印报表 (23)一、软件安装1、安装数据库双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。
紫光档案管理系统TH-AMS V6.0产品简介北京紫光慧图信息技术有限公司紫光软件电子档案事业部目录1.系统概述 (2)2.体系结构 (2)3.系统功能介绍 (2)4.相关技术的集成 (5)5.系统特点 (5)1.系统概述紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。
紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。
针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。
满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。
2.体系结构紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。
Ø信息采集部分：主要完成各种渠道的数据采集工作。
Ø档案管理部分：主要完成日常的档案管理工作。
Ø开发利用部分：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。
Ø系统维护部分：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。
紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。
以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。
同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。
3.系统功能介绍软件总体功能设计如下图所示：23系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。
另外，可以提供与OA 系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。
下表为系统所有功能模块及子功能简介：序号功能模块子功能功能简介C/S 端功能模块1 文件管理 文件收集按部门进行文件资料的收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。
2 收集整编 收集整编 散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光股份有限公司电子档案事业部二○○七年目录第一章档案资料的有效管理 (1)1.1问题的提出 (1)1.2电子档案资料管理系统解决的问题 (1)1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用 (2)1.4清华紫光电子档案管理解决方案 (3)1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 (3)1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 (4)第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 (6)2.1硬件系统的组成 (7)2.2软件系统的组成 (8)第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 (9)3.1、系统维护 (10)3.2、文件管理 (18)3.3、收集整编 (20)3.4、档案管理 (23)3.5、开发利用 (30)3.6、信息服务子系统 (34)第四章OA接口程序描述 (37)4.1功能作用 (37)4.2工作流程 (37)4.3档案管理系统与OA系统的关系 (38)4.4.OA接口维护程序 (39)第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 (40)5.1软件特点 (40)5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 (42)第一章档案资料的有效管理1.1 问题的提出据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。
而且，就是那些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。
如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。
由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足10％。
这种状况根本无法满足各种单位参与市场竞争的需要，事实上，目前我国90％左右的单位都有档案资料电子化管理的迫切需求。
随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，这种档案信息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史；档案信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。
1.2 电子档案资料管理系统解决的问题一、电子档案资料管理系统的定义：使用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、流转和分发的应用软件。
它不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。
二、电子档案资料管理系统的应用对象（一）解决的问题电子档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控，具体包括：1、对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平。
（包括对原始资料的数字化）2、对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，提高对档案信息资料的利用水平。
3、对各种类型电子化档案资料的流转过程进行实时的监控，提高以档案为基础的办公活动的工作效率和效果。
（二）适用的用户类型根据电子档案资料管理系统所针对的用户需求，其适用的用户类型包括：1、有大量文件、档案、资料需要进行集中管理和在网络上进行发布的客户。
例如，企业、工厂、工程设计院（所）以及企业内部的工程设计部门等。
2、以文书档案为中心的对办公自动化处理有迫切需求的单位。
如企业、政府等。
1.3 电子档案管理系统在发达国家的广泛应用电子档案管理。
这—概念来自于西方。
其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子档案管理系统的良好借鉴．根据国际电子档案委员会1996年前后提交给国际档案理事会的有关报告，电子档案管理在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用。
在美国，90％以上的单位已经实现了传统档案信息资料的电子化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作——信息管理的基础建设，并正在考虑如何在这些丰富的电子化档案资料的基础上做更深层次的信息挖掘，为决策提供可靠的依据，更有些单位已经开始考虑在利用好这些成文的信息资料的同时，进一步挖掘和利用存在于员工头脑中知识，逐步向人类信息管理的理想状态——知识管理迈进。
以往，公司的经理人员一般要用80％时间来收集信息，20％时间用于决策；现在，有了这些丰富的电子化信息资料做基础，其收集资料的时间被缩短为20%，其余80%的时间则用于决策。
凭借这一良好的信息建设基础。
美国许多单位的员工可以随时、随地获得完成其工作所需要的信息资料，其个人潜力的发挥再也不需要受到信息资料缺乏的限制，无纸化办公、移动办公、客户关系管理、知识管理等先进的模式有了其坚实的基础；员工的工作地点也不再局限于办公室，在家上班成为越来越普遍的现象：据资料介绍，美国1995年已有1200万人全天在家中上班，5400万人部分在家里工作。
1.4 清华紫光电子档案管理解决方案1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程在使用“清华紫光电子档案管理系统”之前，单位档案管理流程，如[图1.1]。
手工管理档案的主要缺点是：1、检索工具少，无法提供高效、快速的利用；2、比较繁锁，无法对各种信息进行综合利用；3、重复性工作比较多，工作效率较低，无法满足单位对信息化建设的需求；4、手写目录不规范；5、查档受空间限制，必须到档案室才可查阅；6、查档受时间限制，比许在工作时间才可查阅；7、查档过程复杂，查找时间长，查准率、查全率不高；8、档案在查阅过程中，丢失、损坏现象严重；9、无法多人同时利用档案，重复利用率低。
在使用“清华紫光电子档案管理系统”后，档案室和各处室人员有了良好的接口，使数据在在各个处室直接流入档案系统，由档案系统加工整理的数据再次呈现给各部门，实现数据充分利用，如[图2]。
用清华紫光电子档案系统管理档案的主要特点是：1、检索工具多，检索方式齐全，检索速度快；2、机编目录更加规范化、标准化，广度与深度都比手工大有提高；3、可以是档案数据做到一次输入多次使用，提高了工作效率；4、自动统计速度快、提供信息及时准确；5、检索不受时间、空间的限制，可以在权限范围内随时随地查询；6、网络化、电子化管理有效地保护了实体档案，减少了档案的丢失、损坏现象的发生。
1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案清华电子档案管理系统高效、完整的解决人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控的用户需求，具体包括：(一)、加强管理，使各项工作简单化、规范化、实用化面对大量的文书文件、科技文件及其他原始资料文件存在的管理成本高，纸介质易损坏，无法实现充分共享，利用效率低等问题。
通过扫描、摄相、导入等多种方式进行电子化，并集中、有序的将其存储于服务器中，提高对档案信息资料的管理水平。
公文和档案的数据规范化，符合相关国家标准，并且可以重复输出和利用。
计算机管理速度快、项目全，提供信息及时、准确，输出的报表灵活多样，可以满足各种不同的需求。
(二)、提供安全、及时、准确、全面的信息服务对电子档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，简单、方便的运用浏览器进行查询，实现内部信息共享，提高对档案信息资料的利用水平。
(三)、合理授权对不同的权属人员采取不同的授权。
比如内部办公人员、地方隶属机构、社会公众，需要各自不同的授权。
由于采用了严密的授权机制，使各种授权到位而不越位。
(四)、内嵌一套紧密集成的信息安全机制，为整个系统的安全运作提供有效保证。
第二章 清华紫光电子档案管理软硬件系统组成本系统硬件及软件系统组成如下图所示：文件管理工作组Web 管理组数据库 管理组File Server Web Server Database Server海量存储设备 电子数据仓库HTTP 、TCP 协议 ODBC 32源驱动(TCP 数据流响 (UDP 数据报请求应PB 、VC 底层 以太网络环境 ---PB 底层网络功能)网络功能实现) (100M)2.1 硬件系统的组成(一) 系统数据维护部门T HAMS 查询端办公自动化组打印机或绘图仪光盘主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印。
网络的日常维护，以及数据库的维护及备份。
（一般由档案室和计算中心完成）需配置的硬件：1、输入设备1） 根据档案情况，需配置一台A0幅面工程扫描仪，用于大幅面图纸的扫描输入。
2） 可选A4扫描仪一台，用于档案、文件的扫描录入。
2、输出设备1） 需配A0喷墨绘图仪一台，用于大幅面图纸的打印输出。
2） 配置A4打印机一台，用于档案或文件等档案及目录的打印输出。
3、存储设备1） 配置光盘刻录机一台，用于将永久性档案刻录到只读光盘上。
2） 光盘库或磁盘阵列是大容量、安全性高的存储设备，可以解决大数据量的存储问题。
4、需配置网络服务器和计算机1）服务器一台，用于提供整个网络服务及管理，与存储设备相连， CPU 应为P Ⅳ或更高，内存为512M或更高，硬盘为36G或更高，并须配备高速网卡。
若查询节点很多或数据量很大则应视单位情况配置高档服务器。
为确保更高层次的数据安全性，可选择双机备份、磁盘阵列或磁盘镜像等存储设备。
运行环境为中文Windows2000 Server 或Windows2003 Server或以上，后台网络数据库为Microsoft SQL Server 2000或Oracle9i等。
2）档案管理用机一台或若干台，用于完成日常的档案管理工作，如档案数据库的建立和录入、用户管理和日常的档案管理工作，所操作的数据（例如：扫描的图纸和录入的档案条目）全部存于服务器或与其所连的存储设备上。
并可直接连接扫描仪，用于图档、文档的扫描录入，上述机器基本配置要求为：PIII档次或更高，内存128M或更高。
运行环境为Microsoft Windows 98或以上。
（二）利用部门可以是领导、办公室、总工办、机关各处室及需要查阅档案的其它业务部门。
只要在网络上，均可通过网络对档案部门的档案数据库进行有权限的基于WEB的检索和查询（通过通用浏览器，如IE，无需安装客户端程序）。
并可通过本机查阅扫描原件及打印输出。
上述查询用机基本配置要求为：PIII档次或更高。
内存128M或更高。
运行环境为中文Windows 98或以上。
2.2 软件系统的组成（一）管理端软件软件系统的用户管理和权限设置，电子文件的存储和管理，查借阅的登记管理，赋权设置等管理工作。
（二）客户端软件主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印，及数据库的维护及备份。
