紫光电子档案管理系统(互联网版)详细介绍2018PPT课件

电子行业电子档案培训课件1. 介绍电子行业是一个快速发展的行业，涉及到大量的数据和信息。

为了管理和维护这些数据和信息，电子行业需要使用电子档案系统。

电子档案系统可以帮助企业更好地管理和保护电子数据，提高工作效率，并提供可追溯和可查询的数据存储方式。

本课程将介绍电子档案的基本概念和原理，以及电子行业中常见的电子档案管理软件。

我们将通过实际案例和操作演示，帮助学员全面了解电子档案系统的功能和应用。

2. 电子档案基础知识2.1 什么是电子档案电子档案是指以电子形式保存的文件和文档。

它可以包括各种类型的文件，如文本文件、图片文件、音频文件、视频文件等。

电子档案可以存储在计算机硬盘、服务器或云存储中。

2.2 电子档案的优势与传统纸质档案相比，电子档案具有以下优势：•存储空间：电子档案可以无限扩展存储空间，不受物理限制。

•易于访问和检索：电子档案可以通过关键词搜索和索引快速定位和访问。

•保密性和安全性：电子档案可以通过密码和权限控制进行保密和安全管理。

•持久保存：电子档案可以通过数据备份和冗余存储来保证长期保存。

•共享和协作：电子档案可以轻松共享和协作，方便多人同时访问和编辑。

2.3 电子档案管理软件电子档案管理软件是用于管理和维护电子档案的工具。

常见的电子档案管理软件包括：•文档管理系统（DMS）：主要用于电子档案的存储、检索和共享，提供文档版本控制、权限管理等功能。

•企业内容管理系统（ECM）：用于管理整个企业的电子内容，包括文档、图片、视频等，提供全面的内容管理功能。

•知识管理系统（KMS）：用于管理和分享企业的知识和经验，提供知识库、协作工具等功能。

3. 电子档案管理流程3.1 电子档案的创建和归档电子档案的创建和归档是电子档案管理的基本环节。

在创建电子档案时，需要标注文件的属性信息，如文件名称、作者、创建时间等。

归档是将电子档案按照一定的分类和索引规则归档到指定的存储位置。

3.2 电子档案的存储和访问电子档案的存储和访问是电子档案管理的核心环节。

清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光电子档案管理系统技术白皮书紫光软件系统有限公司电子档案事业部二?一?年一月目录第一章系统简介...................................................................... .. (3)第一节研发背景...................................................................... . (3)第二节目标应用...................................................................... . (4)第三节主要特点...................................................................... . (4)第二章体系结构...................................................................... .. (6)第一节系统体系结构 ..................................................................... ................................................ 6 第二节存储体系结构 ..................................................................... ................................................ 7 第三节技术路线...................................................................... . (7)第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 ..................................................................... .................... 9 第一节系统维护...................................................................... ..................................................... 10 第二节文件管理...................................................................... ..................................................... 21 第三节收集整编...................................................................... ..................................................... 23 第四节档案管理...................................................................... ..................................................... 26 第五节开发利用...................................................................... ..................................................... 32 第六节信息服务子系统 ..................................................................... ........................................... 36 第四章扩展功能...................................................................... (39)第一节数字化加工管理子系统 ..................................................................... ................................ 39 第二节数据一体化归档接口 ..................................................................... .................................... 40 第三节门户系统集成 ..................................................................... .............................................. 41 第四节 CA集成...................................................................... (41)第五节利用审批流程 ..................................................................... .............................................. 41 第六节电子文件防扩散管理 ..................................................................... .................................... 43 第七节数字水印...................................................................... ..................................................... 47 第五章技术特点...................................................................... (48)第一节图像处理技术 ..................................................................... .............................................. 48 第二节 OCR技术的应用 ..................................................................... ......................................... 48 第三节档案管理平台技术 ..................................................................... ....................................... 48 第四节全文检索技术 ..................................................................... .............................................. 49 第五节多格式文件浏览技术 ..................................................................... .................................... 49 第六节流媒体在线播放技术的集成 ..................................................................... ......................... 49 第七节可扩展支持多种安全技术 ..................................................................... ............................. 49 第八节双层PDF技术 ..................................................................... ............................................. 49 第六章系统配置...................................................................... (50)第一节数据库 ..................................................................... (50)第二节网络操作系统 ..................................................................... .............................................. 50 第三节中间件服务器 ................................................................................................................... 50 第四节服务器设备 ..................................................................... .................................................. 50 第五节存储设备...................................................................... ..................................................... 50 第六节网络带宽...................................................................... ..................................................... 50 第七章配套服务...................................................................... (52)第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。

紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 0.文档目的 0.文档范围 0.读者对象 0.术语与缩写解释 02. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3).系统功能划分 (3).模块汇总表 (5)4. 业务定制流程 (11)5. 信息服务 (14).信息服务主界面 (14).普通检索 (15).全文检索 (24)6. 个人信息 (27).个人预约 (27).个人借阅 (30).个人赋权申请 (31).推送查阅 (32)7. 个人待办事项 (35).功能说明 (35).界面说明 (36).约束说明 (37).操作说明 (39)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。

1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。

1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。

1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2.模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。

具体定制层次如下表所示：上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。

项目建议书项目名称：清华紫光电子档案信息管理系统编制单位：合肥紫软计算机科技有限公司**人：**生效日期：2008年10 月30 日目录１．公司情况介绍 (1)1.1概述 (1)1.2公司情况介绍 (1)2.方案简介 (2)2.1为什么档案应采用信息化网络化管理 (2)2.2电子化、网络化环境下档案的收集 (3)2.3电子化、网络化环境下档案室内部管理 (4)2.4电子化、网络化环境下档案的利用 (5)3. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (6)3.1总体功能设计 (6)3.2信息采集 (10)3.2.1 数据录入 (12)3.2.2 收集整编 (13)3.3.3 数据转换 (14)3.3日常管理 (15)3.3.1 借阅管理 (16)3.3.2 鉴定和销毁管理 (18)3.3.3 统计报表 (19)3.4信息服务 (22)3.4.1光盘制作 (23)3.4.2 检索查询 (25)3.4.3档案网站 (27)3.5系统设置 (30)3.5.1 建立符合用户要求的档案管理结构 (31)3.5.2 对现有档案管理系统的其他设置 (33)3.6系统安全 (33)3.6.1 数据库访问密钥 (34)3.6.2 权限管理 (34)3.6.3 IP和MAC地址绑定 (37)3.7数据存储和备份 (38)3.7.1 数据存储 (38)3.7.2 数据备份 (40)3.8电子文件的安全利用 (41)3.8.1 全面的日志管理 (41)3.9与OA系统的接口设计 (42)3.9.1 OA系统收发文与档案系统的接口 (43)3.9.2 OA系统与档案用户信息的同步和一致 (44)3.10特色技术 (44)3.10.1 全文检索系统的集成 (44)3.10.2 功能介绍 (45)１．公司情况介绍1.1 概述随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。

电子档案管理系统使用说明书一、安装用户不许要在案装任何软件，只需要安装默认的IE浏览器，在浏览器地址中输入http://202.192.157.21，即可进入电子档案管理系统页面。

二、使用说明业务部门必须使用管理员给定的权限登陆系统，用户须在登陆界面中输入用户名和密码，才能进入相应系统进行处理。

用户登录界面如下：图1在用户没有登陆之前，选择左边的按钮没有任何动作，在整个操作中，可以单击图标，隐藏做框架，或单击图标，取消隐藏。

用户登陆后，出现的界面如下：图2在顶端，显示有登陆者的姓名，用户可以选择的3个功能和左边框架的3个按钮功能一样，目的是增加用户的可操作性，可以选择电子著录单，签收单，和退出系统。

还可以根据不同条件，查询所需的电子著录单的详细信息。

关于图2中的查询条件的输入，输入数据的有效范围，正题名的文本框中，输入的字符长度不能超过255个字符，也就是不能超过127个汉字。

分类号文本框中的字符长度不能超过6个，不能出现汉字，只能是英文字母和数字的组合前两位必须是英文字母，后两位或四位是数字，例如：JX11或JX1113。

文件形成时间文本框中，只能输入年，月，格式为年/月，例如：2002/10，保管期限中选择索要查询的保管期限即可。

可以只选择一种查询条件进行查询，在需要查询的文本框中输入查询条件，单击“查询”按钮即可，查询结果将显示在“查询”按钮下面的表中。

图2中有两个功能按钮，分别是创建著录单和生成签收单，用户必须先创建著录单后才可以生成签收单。

创建著录单：图2创建著录单的界面如上，其中为了档案标识号唯一，标识号由系统自动生成，且标志号唯一，归档单位和归档单位代码是系统根据登陆者从据库中获得，著录单创建人是登陆者。

用户需要填写的内容有以下部分：1）立卷年度，格式要求只能填四位数字，如：2002；2）文件形成时间和结束日期，如：2003年5月2号应该填写为：2003-5-2；3）实体分类号，可以手工输入，如JX1112或JX11，也可以由系统获得，从下拉列表中选择实体所属的类别，然后点“获取”按钮即可。

电子档案管理系统文档一、简介电子档案管理系统（简称EDMS）是一种利用计算机技术对文档进行管理、存储、检索、共享和保护的系统。

该系统通过数字化文档，降低纸质档案的使用成本，提高档案管理效率，为企业和机构提供了便捷的信息管理方式。

二、系统组成1. 电子文档存储与管理模块该模块负责将纸质档案数字化并存储在电子介质中，同时对文档进行分类、版本管理、权限设置等。

用户可以通过该模块对文档进行新增、修改、删除等操作，并能够快速检索到所需的文档。

2. 文档检索与查询模块该模块为用户提供了多种检索方式，如关键词搜索、属性匹配等，以便用户快速找到所需的文档。

系统还支持高级检索功能，用户可以通过多个条件进行组合查询，提高信息的精确度。

3. 统计与报表模块该模块能够对档案管理系统进行数据统计分析，生成各类报表。

通过统计分析结果，用户可以更好地了解档案管理情况，为决策提供参考依据。

4. 安全与权限管理模块该模块主要负责对档案管理系统的安全性进行管理，确保用户只能访问其权限范围内的文档。

系统会为每个用户分配独立的账号和密码，并对其进行权限控制，以保障文档的安全性和保密性。

5. 电子档案扫描与导入模块该模块支持将纸质档案通过扫描设备进行数字化转换，并导入到电子档案管理系统中。

用户可以选择不同的导入方式，如单个文档导入、批量导入等，以提高导入效率。

6. 共享与协作模块该模块能够实现用户之间的文档共享与协作，提供了多种协作功能，如文档评论、历史版本比对等。

用户可以通过该模块实现文档内容的交流与讨论，提高团队协作效率。

三、系统优势1. 节约空间和成本电子档案管理系统将纸质档案转化为数字化格式，极大地减少了实体档案的存储空间需求，并节约了相关设备和人力资源的成本。

2. 快速检索与共享系统提供了快速而准确的文档检索功能，用户可以通过关键词等多种方式进行检索，缩短了查找文档所需的时间。

同时，系统的共享与协作模块也为用户之间的知识共享和沟通提供了便利。

紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 (1)1.1.文档目的 (1)1.2.文档范围 (1)1.3.读者对象 (1)1.4.术语与缩写解释 (1)2. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3)3.1.系统功能划分 (3)3.2.模块汇总表 (4)4. 业务定制流程 (6)5. 信息服务 (8)5.1.信息服务主界面 (8)5.2.普通检索 (8)5.3.全文检索 (16)6. 个人信息 (18)6.1.个人预约 (18)6.2.个人借阅 (21)6.3.个人赋权申请 (22)6.4.推送查阅 (23)7. 个人待办事项 (25)7.1.功能说明 (25)7.2.界面说明 (25)7.3.约束说明 (26)7.4.操作说明 (27)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。

1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。

1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。

1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块； 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2. 模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。

紫光档案管理系统TH-AMS V6.0产品简介北京紫光慧图信息技术有限公司紫光软件电子档案事业部目录1.系统概述 (2)2.体系结构 (2)3.系统功能介绍 (2)4.相关技术的集成 (5)5.系统特点 (5)1.系统概述紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。

紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。

针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。

满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。

2.体系结构紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。

Ø信息采集部分：主要完成各种渠道的数据采集工作。

Ø档案管理部分：主要完成日常的档案管理工作。

Ø开发利用部分：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。

Ø系统维护部分：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。

紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。

以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。

同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。

3.系统功能介绍软件总体功能设计如下图所示：23系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。

另外，可以提供与OA 系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。

下表为系统所有功能模块及子功能简介：序号功能模块子功能功能简介C/S 端功能模块1 文件管理 文件收集按部门进行文件资料的收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。

2 收集整编 收集整编 散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。

项目建议书项目名称：清华紫光电子档案信息管理系统编制单位：合肥紫软计算机科技有限公司编写人：邓杨生效日期：20XX年10 月30 日目录１．公司情况介绍1.1 概述随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。

档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。

因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。

的每年归档的文件数量巨大，如果没有一套安全可靠、功能完善、可以处理大数据量的档案管理系统做为管理手段，将会给今后的工作带来极大麻烦。

内部已使用OA系统，基本实现了无纸化办公。

而文件的整理还是手工方式，为很好的解决上述种种问题，建设一套安全、方便的档案管理系统已成为档案工作的重中之重。

现代化档案管理系统的建设不仅实现了铜陵有色金属(集团)公司各类归档文件的自动归档、整理，做到档案信息的安全存储和网上方便的信息服务，同时也为集中管理单位内部各类知识资源打下良好基础。

公司多年从事档案管理系统的工作，在省内拥有大量的成功用户，业绩卓著，客户遍及各个行业，具备了完成档案信息管理系统的能力，希望能够承担本项目。

1.2公司情况介绍合肥紫软计算机科技有限公司由具有多年电子档案管理软件开发和销售经验的专业人员组成的，专注于电子档案管理软件领域，致力于为使用者提供先进的软件系统。

公司注册成立于20XX年，是清华紫光股份有限公司电子档案事业部安徽唯一代理商。

公司的经营宗旨是要成为在电子文档管理领域及数字档案馆领域的领导厂商。

我们的经营任务是为客户提供最优秀的软件、最好的服务；为员工提供最好的发展机会；给股东带来最大的投资回报。