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清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光股份有限公司电子档案事业部二○○七年目录第一章档案资料的有效管理 ............................................................................................. 错误!未定义书签。
1.1问题的提出 ................................................................................................................... 错误!未定义书签。
1.2电子档案资料管理系统解决的问题............................................................................ 错误!未定义书签。
1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用................................................................ 错误!未定义书签。
1.4清华紫光电子档案管理解决方案................................................................................ 错误!未定义书签。
1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 ................................................................. 错误!未定义书签。
1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 ................................................................. 错误!未定义书签。
第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 .............................................................. 错误!未定义书签。
紫光档案管理系统使用手册紫光档案管理系统使用手册章节1：系统概述1.1 系统简介1.2 功能特点1.3 系统环境要求章节2：安装与配置2.1 硬件要求2.2 软件要求2.3 系统安装步骤2.4 数据库配置2.5 系统初始化配置章节3：登录与权限管理3.1 用户登录3.2 用户权限管理3.3 用户角色控制章节4：档案管理4.1 档案类型管理4.2 档案目录管理4.3 档案借阅管理4.4 档案归还管理4.5 档案查询与检索章节5：文件管理5.1 文件5.2 文件5.3 文件版本控制5.4 文件权限管理章节6：数据备份与恢复6.1 数据备份6.2 数据恢复章节7：系统维护与更新7.1 系统日志管理7.2 定时任务管理7.3 系统更新与升级章节8：故障排除与技术支持8.1 常见问题及解决方法8.2 技术支持联系方式附件：1.系统安装包2.用户手册3.数据备份文件法律名词及注释：1.档案管理：指对机构、企事业单位、个人的档案进行收集、整理、保管、利用和处理等工作的管理活动。
2.档案类型：指按照档案的内容、形式、用途等特征划分的不同类别。
3.档案目录：指对档案进行分类、编制和索引的清单或目录。
4.档案借阅：指用户向档案管理系统发出请求，对特定档案进行借阅的行为。
5.档案归还：指用户将借阅的档案归还给档案管理系统的行为。
6.档案查询：指用户通过指定条件进行检索，获取符合条件的档案信息。
7.文件：指用户将本地文件至档案管理系统的操作。
8.文件：指用户从档案管理系统特定文件的操作。
9.系统日志：指记录系统操作、事件和错误信息的日志文件。
档案管理系统操作说明档案管理系统操作说明⽬录第⼀章系统安装 (1)第⼆章系统设置 (4)⼀、系统⽤户 (4)⼆、修改密码 (5)三、更换登陆 (5)四、系统⽇志 (5)五、退出系统 (6)第三章系统基础信息设置 (6)⼀、信息项维护 (6)⼆、数据管理 (10)三、打印设计 (12)第四章装订⽴卷 (13)⼀、⽬录维护 (13)⼆、案卷录⼊ (14)三、案卷检索 (16)四、卷内检索 (17)五、数据打印 (17)六、数据移交（只在科室版有此功能） (19)七、数据接收（只在档案室版有此功能） (19)⼋、移交清册（科室版）/接收清册（档案室版） (21)九、数据整理（只在档案室版有此功能） (21)⼗、数据统计 (22)第五章不装订⽴卷 (23)⼀、⽬录录⼊ (23)⼆、⽬录检索 (24)三、数据移交（只在科室版有此功能） (25)四、数据接收（只在档案室版有此功能） (26)五、移交清册（科室版）/接收清册（档案室版） (28)六、数据整理（只在档案室版有此功能） (29)七、⽬录装盒 (30)⼋、数据统计 (32)九、数据打印 (32)第六章借阅利⽤ (33)⼀、登记查询 (33)⼆、利⽤查询 (34)三、利⽤统计 (34)第⼀章系统安装双击系统安装⽂件夹中“setup”⽂件进⾏安装。
点击接受按钮；系统开始进⾏安装，如此时计算机未安装/doc/f211336060.htmlFramework 4.0，将会⾃动进⾏安装；接着，进⼊系统安装界⾯，根据使⽤部门的不同选择相应的版本，然后点击下⼀步；在选择安装⽂件夹界⾯可选择系统要安装的⽂件夹，⼀般默认当前选项即可，点击下⼀步；直⾄安装完成，点击关闭，即完成安装。
安装完成后，将会在计算机桌⾯上⽣成⼀个图标，双击该图标即可进⼊系统。
选择登录名，输⼊密码，点击登录按钮进⼊系统。
第⼆章系统设置⼀、系统⽤户（⼀）功能描述：可以增加系统中不存在⽤户与删除系统中已经存在的⽤户。
档案管理系统功能明细清单：档案管理系统包含四大子系统，包含文件接收归档子系统、档案管理子系统、档案利用子系统、系统管理子系统。
1.1接收归档子系统接收归档子系统主要是实现对文件的在线接收、预归档和正式归档的功能。
1.1.1文件管理●文件接收：实现于办公自动化系统与档案综合管理系统的在线归档接口，实现直接将各办公自动化系统办理完毕的文件归档到档案综合管理应用软件系统中，通过档案综合管理应用软件系统的功能对档案进行综合的管理。
●文件手工录入：系统还具有手工录入的功能，可以录入各种收文、发文和内部文件，并对其进行统一管理。
兼职档案员在做文件归档时，按照文件的规范要求为每份文件鉴定其保存价值，确定其保管期限，然后分类归档入文件临时库。
●报表打印：具有自动打印《收发文登记簿》，自动生成文件交接文具。
●扫描原文管理：实现对多个扫描原文（各类电子文档，如DOC、XLS、WPS文件、图形文件、影像文件、多媒体文体等）的管理，功能包括对原文的添加、浏览、删除、描述信息修改、权限设置等功能。
●文件预归档：可对文件进行批量归档，并自动生成或手工输入生成案卷题名、案卷号、分类号和保管期限，自动进行批量归档。
●回收站：当用户从系统中删除一些文件数据或者原文文件时，系统并没有直接将这些数据直接清除，而是将这些文件放入回收站，当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。
1.1.2预归档管理文件归档后会自动转入到预归档管理的临时库中，在预归档管理模块中兼职档案员可对档案进行规范化整理、打印报表、档案调整（拆卷、组卷、案卷顺序调整、卷内顺序调整等）的功能。
预归档数据源的形成方式如图，数据进入预归档库后，可以进行编辑、修改、删除和组卷等操作。
●档案录入：系统即可以直接接收文件管理中的档案，本模块也可直接对档案进行著录。
可以在本模块中进行数据的录入（卡片和网格著录）、修改、删除。
紫光档案管理系统各模块功能介绍紫光电子档案管理系统功能介绍1软件功能清单根据甲方对档案管理的需求，乙方提供的紫软电子档案管理系统2009主要实现如下功能：◆系统设置◆权限设置◆文件管理◆收集整编◆档案管理◆档案检索◆借阅管理◆报表管理◆销毁模块◆统计管理◆综合管理◆开发利用◆光盘制作◆数据转换◆WEB检索系统◆文件扫描处理模块2功能介绍2.1系统设置紫软电子档案管理系统2009能够建立符合用户要求的档案管理结构：自定义档案类型。
用户可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型。
2.2权限设置紫软电子档案管理系统2009可使档案管理人员通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。
同时可以按照角色的方式对用户权限进行管理，方便赋权。
2.3文件管理各部门兼职档案员可以通过该模块整理档案、扫描文件，将归档文件进行移交到收集整编模块，进行预归档管理。
2.4收集整编紫软电子档案管理系统2009收集整编系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等；系统支持多点立卷，即可以由各个业务职能处室通过本系统独立进行立卷归档；系统支持改革后的文书处理立卷整理规则。
用户提交到档案的文件可以通过本单位的OA（办公自动化）或手工的方式送到未归档库中，成为待整理的文件，待整理文件的录入信息已在OA或DPM系统过程中形成或由提交人员录入，不同的用户只能看到自己提交的文件。
系统提供保管期限、分类表维护功能，在此模块中对文件设置分类、并定义好保管期限、归属的“目录号”设定好归档范围关键词，在归档时系统会智能解析文件标题，自动分类、鉴定并形成目录号，自动分类技术和立卷归档以及档案模板中字段值设置等功能结合起来，使智能、快速归档成为可能。
清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求2003年11月目录一、软件安装 (1)1、安装数据库 (1)2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)3、进入该软件系统 (1)二、软件初始化设置 (1)1、全宗定义 (1)（1）增加全宗 (1)（2）删除全宗 (2)2、口令修改 (2)3、分类库维护 (2)（1）显示 (2)（2）修改 (2)（3）增加 (2)（4）删除 (3)（5）分类号说明 (3)（6）导出 (3)（7）导入 (3)4、字段代码维护 (3)（1）增加已有字段的内容 (3)（2）修改已有字段的内容 (4)（3）新增字段 (4)（4）增加与插入的区别 (4)5、主题词维护 (4)（1）增加 (4)（2）修改 (5)（3）删除 (5)6、排序设置 (5)7、立卷选项 (6)（1）增加对应关系 (6)（2）档号规则设置 (6)8、档案库管理 (6)（1）新建档案库 (7)（2）显示库 (7)（3）删除库 (7)（4）选择录入字段 (7)（5）新建档案类型 (8)9、文件管理 (8)（1）新建文件库 (8)（2）查看文件库 (9)（3）删除库 (9)（4）新建其他文件库 (9)（5）选择录入字段 (9)三、文件管理 (9)1、登记 (9)（2）分类号的录入 (10)（3）附件的使用 (10)（4）传借阅情况 (11)2、录入字段选择 (11)3、文件检索 (11)4、自定义其它文件库 (11)5、其它文件登记 (11)6、文件打印 (11)（1）使用单个条件打印 (12)（2）使用设置复合条件打印 (12)（3）报表维护 (12)7、传借阅管理 (14)（1）传借阅登记 (14)（2）删除与批量删除 (15)（3）打印催还单 (15)四、立卷归档 (15)五、档案管理 (15)1、数据录入 (15)2、档号 (16)3、插入和删除 (16)4、插件和删件 (16)5、档案检索 (16)六、打印输出 (16)1、报表打印 (16)（1）单个条件打印 (16)（2）使用按保管期限或按分类号打印 (17)（3）使用设置复合条件打印 (17)2、报表维护 (17)七、常用菜单的使用 (17)1、编辑菜单 (17)（1）保存 (17)（2）撤消 (17)（3）剪切、复制、粘贴 (17)2、记录菜单 (18)3、利用 (18)（1）智能查询 (18)（2）分类查询 (18)（3）综合查询 (18)（4）批量删除 (19)（5）批量修改 (19)（6）数据导出 (19)（7）数据导入 (19)（8）数据还原 (20)4、设置菜单 (20)（1）追加指定记录 (20)（2）分层检索 (20)八、数据备份与恢复 (20)1、整体备份 (20)2、整体恢复 (20)3、删除整体恢复 (21)九、文书档案数据录入要求 (21)1、不允许为空值的字段 (21)2、题名 (21)3、文本 (21)4、全宗号、年度、室编件号 (21)5、文号 (22)6、成文日期 (22)7、密级 (22)8、分类号 (22)9、盒号 (22)10、室编件号的处理 (22)十、常见问题 (22)1、不能连接数据库 (22)2、无法打印报表 (23)一、软件安装1、安装数据库双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。
紫光档案管理系统TH-AMS V6.0产品简介北京紫光慧图信息技术有限公司紫光软件电子档案事业部目录1.系统概述 (2)2.体系结构 (2)3.系统功能介绍 (2)4.相关技术的集成 (5)5.系统特点 (5)1.系统概述紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。
紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。
针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。
满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。
2.体系结构紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。
Ø信息采集部分：主要完成各种渠道的数据采集工作。
Ø档案管理部分：主要完成日常的档案管理工作。
Ø开发利用部分：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。
Ø系统维护部分：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。
紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。
以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。
同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。
3.系统功能介绍软件总体功能设计如下图所示：23系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。
另外，可以提供与OA 系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。
下表为系统所有功能模块及子功能简介：序号功能模块子功能功能简介C/S 端功能模块1 文件管理 文件收集按部门进行文件资料的收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。
2 收集整编 收集整编 散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。
