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紫光档案管理系统使用手册紫光档案管理系统使用手册章节1：系统概述1.1 系统简介1.2 功能特点1.3 系统环境要求章节2：安装与配置2.1 硬件要求2.2 软件要求2.3 系统安装步骤2.4 数据库配置2.5 系统初始化配置章节3：登录与权限管理3.1 用户登录3.2 用户权限管理3.3 用户角色控制章节4：档案管理4.1 档案类型管理4.2 档案目录管理4.3 档案借阅管理4.4 档案归还管理4.5 档案查询与检索章节5：文件管理5.1 文件5.2 文件5.3 文件版本控制5.4 文件权限管理章节6：数据备份与恢复6.1 数据备份6.2 数据恢复章节7：系统维护与更新7.1 系统日志管理7.2 定时任务管理7.3 系统更新与升级章节8：故障排除与技术支持8.1 常见问题及解决方法8.2 技术支持联系方式附件：1.系统安装包2.用户手册3.数据备份文件法律名词及注释：1.档案管理：指对机构、企事业单位、个人的档案进行收集、整理、保管、利用和处理等工作的管理活动。
2.档案类型：指按照档案的内容、形式、用途等特征划分的不同类别。
3.档案目录：指对档案进行分类、编制和索引的清单或目录。
4.档案借阅：指用户向档案管理系统发出请求，对特定档案进行借阅的行为。
5.档案归还：指用户将借阅的档案归还给档案管理系统的行为。
6.档案查询：指用户通过指定条件进行检索，获取符合条件的档案信息。
7.文件：指用户将本地文件至档案管理系统的操作。
8.文件：指用户从档案管理系统特定文件的操作。
9.系统日志：指记录系统操作、事件和错误信息的日志文件。
清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求2003年11月目录一、软件安装 (1)1、安装数据库 (1)2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)3、进入该软件系统 (1)二、软件初始化设置 (1)1、全宗定义 (1)（1）增加全宗 (1)（2）删除全宗 (2)2、口令修改 (2)3、分类库维护 (2)（1）显示 (2)（2）修改 (2)（3）增加 (2)（4）删除 (3)（5）分类号说明 (3)（6）导出 (3)（7）导入 (3)4、字段代码维护 (3)（1）增加已有字段的内容 (3)（2）修改已有字段的内容 (4)（3）新增字段 (4)（4）增加与插入的区别 (4)5、主题词维护 (4)（1）增加 (4)（2）修改 (5)（3）删除 (5)6、排序设置 (5)7、立卷选项 (6)（1）增加对应关系 (6)（2）档号规则设置 (6)8、档案库管理 (6)（1）新建档案库 (7)（2）显示库 (7)（3）删除库 (7)（4）选择录入字段 (7)（5）新建档案类型 (8)9、文件管理 (8)（1）新建文件库 (8)（2）查看文件库 (9)（3）删除库 (9)（4）新建其他文件库 (9)（5）选择录入字段 (9)三、文件管理 (9)1、登记 (9)（2）分类号的录入 (10)（3）附件的使用 (10)（4）传借阅情况 (11)2、录入字段选择 (11)3、文件检索 (11)4、自定义其它文件库 (11)5、其它文件登记 (11)6、文件打印 (11)（1）使用单个条件打印 (12)（2）使用设置复合条件打印 (12)（3）报表维护 (12)7、传借阅管理 (14)（1）传借阅登记 (14)（2）删除与批量删除 (15)（3）打印催还单 (15)四、立卷归档 (15)五、档案管理 (15)1、数据录入 (15)2、档号 (16)3、插入和删除 (16)4、插件和删件 (16)5、档案检索 (16)六、打印输出 (16)1、报表打印 (16)（1）单个条件打印 (16)（2）使用按保管期限或按分类号打印 (17)（3）使用设置复合条件打印 (17)2、报表维护 (17)七、常用菜单的使用 (17)1、编辑菜单 (17)（1）保存 (17)（2）撤消 (17)（3）剪切、复制、粘贴 (17)2、记录菜单 (18)3、利用 (18)（1）智能查询 (18)（2）分类查询 (18)（3）综合查询 (18)（4）批量删除 (19)（5）批量修改 (19)（6）数据导出 (19)（7）数据导入 (19)（8）数据还原 (20)4、设置菜单 (20)（1）追加指定记录 (20)（2）分层检索 (20)八、数据备份与恢复 (20)1、整体备份 (20)2、整体恢复 (20)3、删除整体恢复 (21)九、文书档案数据录入要求 (21)1、不允许为空值的字段 (21)2、题名 (21)3、文本 (21)4、全宗号、年度、室编件号 (21)5、文号 (22)6、成文日期 (22)7、密级 (22)8、分类号 (22)9、盒号 (22)10、室编件号的处理 (22)十、常见问题 (22)1、不能连接数据库 (22)2、无法打印报表 (23)一、软件安装1、安装数据库双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光电子档案管理系统技术白皮书紫光软件系统有限公司电子档案事业部二?一?年一月目录第一章系统简介...................................................................... .. (3)第一节研发背景...................................................................... . (3)第二节目标应用...................................................................... . (4)第三节主要特点...................................................................... . (4)第二章体系结构...................................................................... .. (6)第一节系统体系结构 ..................................................................... ................................................ 6 第二节存储体系结构 ..................................................................... ................................................ 7 第三节技术路线...................................................................... . (7)第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 ..................................................................... .................... 9 第一节系统维护...................................................................... ..................................................... 10 第二节文件管理...................................................................... ..................................................... 21 第三节收集整编...................................................................... ..................................................... 23 第四节档案管理...................................................................... ..................................................... 26 第五节开发利用...................................................................... ..................................................... 32 第六节信息服务子系统 ..................................................................... ........................................... 36 第四章扩展功能...................................................................... (39)第一节数字化加工管理子系统 ..................................................................... ................................ 39 第二节数据一体化归档接口 ..................................................................... .................................... 40 第三节门户系统集成 ..................................................................... .............................................. 41 第四节 CA集成...................................................................... (41)第五节利用审批流程 ..................................................................... .............................................. 41 第六节电子文件防扩散管理 ..................................................................... .................................... 43 第七节数字水印...................................................................... ..................................................... 47 第五章技术特点...................................................................... (48)第一节图像处理技术 ..................................................................... .............................................. 48 第二节 OCR技术的应用 ..................................................................... ......................................... 48 第三节档案管理平台技术 ..................................................................... ....................................... 48 第四节全文检索技术 ..................................................................... .............................................. 49 第五节多格式文件浏览技术 ..................................................................... .................................... 49 第六节流媒体在线播放技术的集成 ..................................................................... ......................... 49 第七节可扩展支持多种安全技术 ..................................................................... ............................. 49 第八节双层PDF技术 ..................................................................... ............................................. 49 第六章系统配置...................................................................... (50)第一节数据库 ..................................................................... (50)第二节网络操作系统 ..................................................................... .............................................. 50 第三节中间件服务器 ................................................................................................................... 50 第四节服务器设备 ..................................................................... .................................................. 50 第五节存储设备...................................................................... ..................................................... 50 第六节网络带宽...................................................................... ..................................................... 50 第七章配套服务...................................................................... (52)第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。
项目建议书项目名称：清华紫光电子档案信息管理系统编制单位：合肥紫软计算机科技有限公司编写人：邓杨生效日期：20XX年10 月30 日目录１．公司情况介绍1.1 概述随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。
档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。
因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。
档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。
的每年归档的文件数量巨大，如果没有一套安全可靠、功能完善、可以处理大数据量的档案管理系统做为管理手段，将会给今后的工作带来极大麻烦。
内部已使用OA系统，基本实现了无纸化办公。
而文件的整理还是手工方式，为很好的解决上述种种问题，建设一套安全、方便的档案管理系统已成为档案工作的重中之重。
现代化档案管理系统的建设不仅实现了铜陵有色金属(集团)公司各类归档文件的自动归档、整理，做到档案信息的安全存储和网上方便的信息服务，同时也为集中管理单位内部各类知识资源打下良好基础。
公司多年从事档案管理系统的工作，在省内拥有大量的成功用户，业绩卓著，客户遍及各个行业，具备了完成档案信息管理系统的能力，希望能够承担本项目。
1.2公司情况介绍合肥紫软计算机科技有限公司由具有多年电子档案管理软件开发和销售经验的专业人员组成的，专注于电子档案管理软件领域，致力于为使用者提供先进的软件系统。
公司注册成立于20XX年，是清华紫光股份有限公司电子档案事业部安徽唯一代理商。
公司的经营宗旨是要成为在电子文档管理领域及数字档案馆领域的领导厂商。
我们的经营任务是为客户提供最优秀的软件、最好的服务；为员工提供最好的发展机会；给股东带来最大的投资回报。
2017年企业档案管理考试及答案题目属性：应会部分—专业能力—机要保密（共8题）1、国家工作人员违反国家保密法规，泄露国家重要机密，情节严重的，处（）年以下有期徒刑、拘役或者剥夺政治权利。
A、七B、十C、五D、十五答案：A2、档案馆必须建立严密的（），维护党和国家的机密，提高工作效率和质量。
A、规章制度B、档案体系C、管理标准D、工作标准答案：A3、查处违反《档案法》案件的程序为（）。
A、调查、研究、处理B、上报、备案、处罚C、调查、处理、上报备案D、调查、研究、上报备案答案：C4、电子档案的管理原则（）。
A、完整性、保密性、可读性B、可读性、可靠性、准确性C、完整性、可读性、可靠性D、完整性、准确性、可靠性答案：A5、档案的（）是根据国家的有关规定解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的非秘密档案。
A、解密B、破译C、解释D、降密答案：A6、保守国家秘密的工作，实行积极防范、( )、既确保国家秘密以便利各项工作的方针。
A、突出优点B、突出重点C、突出特点D、突出范围答案：B7、文件的秘密等级，按（）次序递增。
A、机密、绝密、秘密B、绝密、机密、秘密C、秘密、机密、绝密D、机密、秘密、绝密答案：C8、保密工作和机要工作（）。
A、工作内容不同B、工作内容相同C、机要工作是保密工作的一项内容D、保密工作是机要工作的先决条件答案：A题目属性：应会部分—专业能力—实操能力（共1题）1、录入档案案卷目录需使用清华紫光档案管理系统（）。
A、借阅模块B、录入模块C、整编模块D、查询模块答案：B题目属性：应会部分—专业能力—年鉴修志（共1题）1、年鉴编纂的六项要求是：全、（）、精、特、鉴、便。
A、旧B、新C、细D、简答案：B题目属性：应会部分—相关专业—公文处理（共6题）1、文书行文当中，上行文可采用逐级行文、多级行文、（）。
A、平行文B、直贯到底行文C、越级行文D、随便答案：C2、文书行文当中，下行文可采用逐级行文、（）、直贯到底行文。
紫光档案管理系统
紫光档案管理系统是一款由中国紫光集团开发的档案管理软件。
该软件提供了全面的档案管理功能，包括档案的录入、检索、借阅、归还等操作。
通过该系统，用户可以方便地管理和查找各类档案信息，提高档案管理的效率和准确性。
紫光档案管理系统具有以下特点：
1. 多样化的档案管理功能：系统支持各类档案的管理，包括电子档案、纸质档案和混合档案等。
用户可以对档案进行录入、分类、标签、整理、选择等操作。
2. 灵活的档案检索功能：系统提供了多种检索方式，包括关键字检索、档号检索、日期检索等。
用户可以根据自身需求快速找到需要的档案信息。
3. 安全可靠的档案借阅管理：系统支持档案借阅申请、审批、借阅记录查看等功能，确保档案的安全性和借阅的合法性。
4. 完善的档案归还管理：系统提供了档案归还申请、审批、归还记录查看等功能，方便用户管理归还流程和追踪档案
的归还情况。
5. 友好的用户界面：系统设计简洁明了，操作界面友好，
用户可以轻松上手并快速掌握系统的使用方法。
总之，紫光档案管理系统是一款功能强大、操作简便的档
案管理软件，适用于中小型企业、政府机关、学校等单位
对档案管理需求较高的场景。
清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光股份有限公司电子档案事业部二○○七年目录第一章档案资料的有效管理 ............................................................................................. 错误!未定义书签。
1.1问题的提出 ................................................................................................................... 错误!未定义书签。
1.2电子档案资料管理系统解决的问题............................................................................ 错误!未定义书签。
1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用................................................................ 错误!未定义书签。
1.4清华紫光电子档案管理解决方案................................................................................ 错误!未定义书签。
1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 ................................................................. 错误!未定义书签。
1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 ................................................................. 错误!未定义书签。
第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 .............................................................. 错误!未定义书签。
2.1硬件系统的组成 ........................................................................................................... 错误!未定义书签。
2.2软件系统的组成 ........................................................................................................... 错误!未定义书签。
第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 . (1)3.1、系统维护 (2)3.2、文件管理 (10)3.3、收集整编 (12)3.4、档案管理 (15)3.5、开发利用 (22)3.6、信息服务子系统 (26)第四章OA接口程序描述 (29)4.1功能作用 (29)4.2工作流程 (29)4.3档案管理系统与OA系统的关系 (30)4.4.OA接口维护程序 (31)第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 (32)5.1软件特点 (32)5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 (34)第一章清华紫光电子档案管理系统功能介绍清华紫光电子档案管理系统TH-AMS2006功能模块图如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：1.针对普通用户的部份：针对普通用户的部份主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或DPM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。
为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。
2.针对档案管理员的部份：针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。
本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。
3.针对系统维护人员的部份：针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。
系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。
本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。
本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。
总之，清华电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用。
也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。
下面将详细描述电子档案管理系统的各功能。
1.1、系统维护该功能模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。
所以，当用户刚开始使用本软件时，首先应进入该功能模块，进行档案管理系统的定制。
然后，才能进入其他模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。
(1)建立符合用户要求的档案管理结构用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：全宗3全宗1全宗2全宗N。
文件库整编库档案库档案类型1档案类型2档案类型N收文发文其它。
与档案库结构相同项目案卷文件分类表目录树数据字典维护报表维护盒件档案数据结构文件归档流程参数设置为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。
目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。
根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库－》整编库－》档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成一与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。
上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。
其它全宗的定制方式与此相同。
如上图所示，纵横两个箭头之间的部份，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。
比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。
我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过参数设置功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行整理和管理了。
上述工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功能模块实现。
➢全宗管理本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。
全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。
第一次使用系统，必须先定义全宗，在“系统维护”－“档案设置”－点击【全宗管理】按钮，出现如下界面●【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。
●【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击“删除”按钮即可。
●【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称,具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗,单击“修改”按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击“确定”按钮即可，全宗号不能修改。
➢分类表设置分类表就是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。
建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。
用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。
分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。
●增加节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加节点”按钮即可。
●增加子节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加子节点”按钮即可。
●删除节点在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击“删除节点”按钮即可。
●修改节点在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击“修改节点”按钮即可。
●连接符维护即制定各级分类之间的连接符。
例如：1－1－1、1.1.1等。
➢档案库设置档案库的设置功能可以提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。
通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。
●添加档案类型第一次使用系统，必须选档案库管理，在“系统维护”下选择“档案库管理”项。
如下图：可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。
添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图用户也可以根据自己的需要添加字段，方法下图●删除档案类型选择要删除的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。
●修改档案类型选择要修改的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息●字段维护对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。
●添加字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，则在库结构定义窗口中出现空白行，然后输入中文名称，类型，长度即可。
●修改字段在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。
