建筑工程合同管理流程
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建筑工程合同管理流程1. 合同签订阶段在建筑工程合同签订阶段,需要按照以下步骤进行合同管理:1. 双方洽谈:双方进行初步洽谈,明确合同的基本条款、工期、价款等重要内容。
2. 编写合同:根据洽谈结果,编写建筑工程合同草案。
3. 审核与修改:合同草案提交给相关部门进行审核,对于不合规的地方进行修改。
4. 签订合同:经过审核和修改后,双方进行正式合同签订。
5. 归档管理:签订后的合同归档存档,以备后续跟踪和管理。
2. 合同执行阶段在建筑工程合同执行阶段,需要按照以下步骤进行合同管理:1. 合同确认:施工方和业主确认签订的合同内容,确保双方对合同条款的理解一致。
2. 进度管理:及时跟踪工程进度,确保按照合同约定的工期进行施工。
3. 质量管理:监督施工过程中的质量控制,确保工程达到合同规定的质量标准。
4. 成本管理:严格控制工程成本,确保不超出合同约定的价款。
5. 变更管理:对于合同中的变更项,按照合同约定的程序进行变更管理。
3. 合同验收阶段在建筑工程合同验收阶段,需要按照以下步骤进行合同管理:1. 完工报告:施工方向业主提交工程完工报告。
2. 工程验收:业主组织验收工程,核实工程的实际完工情况是否符合合同要求。
3. 完工支付:验收合格后,业主按照合同约定支付尾款。
4. 合同结算:对工程进行最终结算,包括确认施工方的费用和材料费用,核算各项费用的合理性。
5. 合同归档:验收合格并结算完毕后,将合同归档存档。
4. 合同变更管理在建筑工程合同执行过程中,如果需要对合同内容进行变更,需要按照以下步骤进行合同管理:1. 变更申请:施工方向业主提交合同变更申请,明确变更的原因、内容和影响。
2. 变更评估:业主对变更申请进行评估,包括影响工期、成本和质量等方面的评估。
3. 变更审批:经过评估后,业主对变更申请进行审批,确定是否同意进行合同变更。
4. 变更执行:一旦变更合同被批准,施工方按照变更内容进行工程施工。
5. 变更记录:变更后的合同内容需要进行记录和归档,以备后续管理和审计。
建筑工程合同履约管理流程一、合同签订阶段在建筑工程项目立项后,为确保各方权益,合同签订是必不可少的一步。
签订合同的流程如下:1. 签订意向书:甲方和乙方根据工程项目需求,初步商定合作意向,并签署意向书作为初步约定。
2. 合同洽谈:甲方和乙方派出代表进行面对面洽谈,明确工程范围、时间、费用等具体细节,达成一致意见。
3. 编制合同草案:由甲方和乙方根据洽谈结果,共同编制出详细的合同草案。
4. 合同审查:双方法务部门对合同草案进行审查,确保合同内容合法、合规。
5. 合同签署:经过合同草案的审查,甲方和乙方正式签署合同,并进行盖章。
二、履约管理阶段合同签订后,为确保合同的有效执行和工程质量,履约管理流程起到关键作用。
履约管理的流程如下:1. 合同交底:甲方和乙方在合同签订后,召开工程交底会议,详细说明工程要求和标准,并对双方责任进行明确划分。
2. 工程计划制定:乙方根据合同要求编制出详细的工程计划,包括工程进度、质量控制、安全标准等,并提交给甲方审核。
3. 工程实施:根据工程计划,乙方开始进行工程的实施,确保按照要求完成各项工作。
4. 进度管理:甲方和乙方定期进行工程进度的检查与交流,及时解决存在的问题,确保工期的合理控制。
5. 质量管理:甲方负责对工程质量进行监督和验收,乙方要按照合同约定,保证工程质量符合标准。
6. 变更管理:如遇到工程变更情况,双方需按照合同约定的变更管理流程进行协商和决策。
7. 安全管理:乙方负责组织安全生产活动,制定安全管理措施,确保工程施工过程中的安全。
8. 材料采购与管理:乙方负责合理采购工程所需材料,并进行配送与储存管理,确保材料质量和及时供应。
9. 付款管理:甲方根据工程进展情况,按合同约定的付款方式进行付款,乙方负责核对和接收款项。
三、异常情况处理在合同履约过程中,可能会遇到一些异常情况,需要及时处理以避免影响工程进度和质量。
异常情况处理的流程如下:1. 异常问题发现:甲方或乙方发现工程存在质量、进度等异常情况时,应立即通知对方。
签订建筑工程合同流程一、项目准备阶段在正式签订合同之前,甲方(建设方)和乙方(承包方)需对工程项目进行充分的沟通和协商。
这一阶段包括项目的初步规划、设计审查、预算评估以及双方的需求和期望的匹配。
甲乙双方应共同确认工程的基本情况,包括工程的规模、质量要求、工期限制等关键因素。
二、招投标过程对于大型建筑工程,通常会通过公开招标的方式来选择合适的承包商。
甲方需要准备详细的招标文件,包括工程量清单、技术规范、投标邀请书等。
乙方在提交投标文件时,应确保其内容真实、准确,并符合甲方的要求。
三、合同谈判在投标结束后,甲方会对投标文件进行评审,选择出最符合条件的承包商。
随后,双方进入合同谈判阶段。
在这个阶段,双方应就合同的主要条款进行详细讨论,如工程款支付方式、违约责任、变更和索赔处理机制等。
四、合同草案制定经过谈判达成一致后,由法律顾问或专业律师起草合同草案。
草案应详细列明合同的各项条款,包括但不限于工程的范围、标准、进度计划、价格条款、质量保证、安全生产、环境保护等。
五、合同审查合同草案完成后,甲乙双方应各自进行审查,确保合同内容准确无误,符合双方的实际需求和法律法规的规定。
如有异议,应及时提出并进行修改。
六、最终签约在合同条款得到双方确认无误后,甲乙双方可以正式签订合同。
签约时,双方代表应在合同上签字盖章,以证明合同的法律效力。
同时,根据需要,可以举行签约仪式,增加合同的正式性和严肃性。
七、合同备案合同签订后,根据当地法律法规的要求,可能需要将合同副本提交给相关政府部门进行备案。
这样做可以确保合同的合法性,并为将来可能出现的争议提供法律依据。
八、履行合同合同生效后,甲乙双方应严格按照合同约定履行各自的义务。
在工程实施过程中,任何变更都应遵循合同中的变更程序,并及时书面确认。
建设工程合同管理的基本流程《建设工程合同管理基本流程》一、合同起草与审批1.1 公司合同预算部门根据招标文件相关条款和建设部示范文本,起草建筑安装施工合同。
1.2 参与合同谈判,就合同条款达成一致意见。
1.3 组织相关部门会签合同,确保合同符合公司利益和法律规定。
1.4 参加对合同履行的评价,收集合同执行过程中的问题和建议。
二、合同签订与生效2.1 双方代表在合同文本上签字,确认合同内容无异议。
2.2 合同加盖公司公章,正式生效。
2.3 合同预算部门将合同文本归档,并建立合同管理台账,便于查阅和跟踪。
三、合同履行与监督3.1 合同预算部门负责监督合同的履行,确保合同条款得到落实。
3.2 建立健全合同履行过程中的沟通机制,协调解决合同执行中的问题。
3.3 定期对合同履行情况进行评价,发现问题及时采取措施予以纠正。
四、合同变更与解除4.1 合同履行过程中,如需变更或解除合同,应按照合同约定或双方协商办理。
4.2 合同预算部门负责审核合同变更或解除的合法性和合理性。
4.3 双方代表签署合同变更或解除协议,并进行相应的备案手续。
五、合同归档与保管5.1 合同履行完毕后,合同预算部门负责将合同及相关文件归档,妥善保管。
5.2 归档内容包括合同文本、补充协议、履行过程中的重要沟通记录等。
5.3 定期对归档文件进行查阅和整理,确保档案的完整性和准确性。
六、合同风险管理与应对6.1 合同预算部门识别合同履行过程中的潜在风险,并提出防范措施。
6.2 建立合同风险预警机制,及时发现问题并采取应对措施。
6.3 针对合同纠纷,合同预算部门负责与对方协商解决,必要时聘请专业律师介入。
通过以上六个环节,公司合同预算部门可以有效地进行建设工程合同管理,确保公司利益不受损失,提高合同履行质量。
建设工程合同签订后管理建设工程合同是确保工程建设顺利进行的法律保障,它涉及到工程的质量、进度、成本以及各方的责任与权益。
因此,在合同签订之后,对合同的管理就成为了项目成功的关键。
以下是针对建设工程合同签订后管理的一些建议和步骤,以期帮助管理者更有效地执行和管理合同。
一、建立合同档案应当建立完整的合同档案,包括合同正本、附件、变更记录等所有相关文件。
这些文件应分类存档,便于随时查阅和核对。
二、详细解读合同条款项目管理团队应对合同内容进行详尽的解读,理解每一项条款的具体要求和含义,特别是关于工程质量、工期、支付、违约责任等方面的内容。
这有助于在日常管理中正确执行合同规定。
三、制定执行计划根据合同要求,项目管理团队需制定详细的施工计划、质量控制计划、安全生产计划等,并确保这些计划符合合同约定的标准和条件。
四、定期检查与评估项目管理人员应定期对工程进度、质量、安全等进行检查,并与合同要求进行对比,及时发现问题并采取措施予以解决。
同时,要定期评估供应商和分包商的表现,保证他们能够满足合同的要求。
五、变更与索赔管理在建设过程中,难免会遇到需要变更合同条款的情况。
这时,应当按照合同约定的程序进行变更,并确保所有变更都有书面记录,避免日后产生纠纷。
同时,对于因变更产生的额外成本或损失,应及时与对方协商处理索赔事宜。
六、沟通与协调良好的沟通是合同管理的基础。
项目管理人员应保持与业主、设计单位、供应商等相关方的密切沟通,及时解决在合同执行过程中出现的问题。
七、风险管理识别潜在的风险,并制定相应的预防措施和应对策略。
风险管理包括但不限于财务风险、法律风险、技术风险和市场风险等。
八、合同结算与归档在项目完成后,应根据实际完成的工作量和合同条款进行结算,并妥善保存所有结算资料。
将所有相关文档进行归档,以便未来查询或发生纠纷时使用。
通过上述管理措施的实施,可以确保建设工程合同得到有效的执行,同时也能够最大程度地保护各方的合法权益,推动工程项目顺利实施。
建筑工程合同管理内容建筑工程合同管理是指在建筑工程项目实施过程中,对合同的签订、履行、变更、索赔、结算等环节进行管理和监督的工作。
合同管理的目的是确保合同的执行,保障双方权益,提高工程项目的质量和效益。
合同管理的内容包括以下几个方面:1. 合同签订:合同签订是合同管理的起始阶段,包括合同的起草、审核、评审和签署等流程。
在签订合同时,需要明确工程的范围、时间、质量标准、合同价款以及各方的权利和义务等内容。
2. 合同履行:合同履行是建筑工程合同管理的核心环节。
在工程实施过程中,需要严格按照合同约定进行工程建设,保证工程的质量和进度。
同时,需要确保双方履行各自的责任和义务,遵守合同的约定。
3. 合同变更:在工程实施过程中,可能出现一些不可抗力或者特殊情况,需要对合同进行变更。
合同变更需要经过双方协商一致,并按照相关程序进行确认和批准。
变更后的合同内容应与原合同保持一致,确保合同的有效性。
4. 合同索赔:若发生合同违约或争议,一方可以向对方提出索赔要求。
合同索赔需要提供相关证据和合同条款的依据,双方需要进行协商和谈判,以达成赔偿协议。
需要注意,合同索赔的期限和程序应按照合同约定执行。
5. 合同结算:在工程竣工后,需要进行合同的结算工作。
合同结算涉及工程量的计量、货物和服务验收、价款支付等内容。
合同结算应按照相关法律法规和合同约定进行,确保按时合规完成结算工作。
总之,建筑工程合同管理是确保建筑工程项目顺利进行的重要环节,需要严格按照合同的约定进行管理和监督。
合同管理内容涵盖合同签订、履行、变更、索赔、结算等多个方面,确保合同的有效执行和项目的顺利进行。
中城晟泰工程合同管理办法第一章总则一、为规范公司各类建筑工程合同的管理,维护公司的合法权益,提高公司的经济效益和社会信誉,规避不良合同给公司带来的风险,保障合同的合法性,保障合同切实全面的履行,特制定本建筑工程合同管理办法。
二、建筑工程合同不仅是平等主体之间的法律行为,它还是社会经济生活的重要组成部分,因此订立合同的当事人(双方及以上)应遵循法律平等、自愿公平、诚实信用、等价有偿的原则,不得损害国家、社会公共利益及企业利益,不得扰乱社会经济秩序。
三、建筑工程合同原则上要采用标准制式合同文本。
建设工程施工合同需采用国家建设部与工商管理局制定的示范文本;项目管理目标责任书和分承包合同采用公司制定的示范文本。
四、签约当事人主体资格要合法,应对对方当事人进行履约能力的考察,签约要遵循平等互利,协商一致的原则,合同条款中内容要完备、具体,不能含糊,前后矛盾,责、权、利要明晰。
五、公司市场经营部是建设工程施工合同、分承包合同的主管部门、全面监督、管理、评价合同的签订与履行工作,并参与一级项目及重点工程项目合同的洽谈和签订工作。
六、对施工合同和分承包合同,分公司经理和直属项目部经理为以上两种合同的第一责任人,应对其所签及履行的合同负全责。
第二章建设工程施工合同的签订与管理第一条合同评审与签订一、合同的评审。
施工合同在签订前必须根据质量管理体系要求进行合同评审(包括前期的标书评审)。
合同评审由公司市场经营部负责组织,土建一级、二级项目由市场经营部组织评审,二级以下工程项目由项目部负责组织评审,评审过程要按合同评审工作程序文件的要求进行。
二、建设工程施工合同洽商签订前期向业主的承诺,应由公司市场经营部负责,主要资料包括招标文件、投标承诺等(对业主的口头承诺,应已形成书面文字)。
三、施工合同的洽谈与签订1 施工合同的洽谈。
合同在洽谈前,首先由有资质的合同管理人员起草合同文件;如业主方起草的合同文件,须经过相关部门的讨论,达成共识拿出修改意见。
建筑工程合同管理流程篇一:建筑工程合同管理流程合同管理流程编制审核批准日期日期日期修订记录1 流程图示2 流程目的健全公司合同管理规范,规范公司合同管理程序,控制公司经营风险,提高合同审批效率。
3 适用范围适用于公司项目开发涉及的经济技术合同(不包含银行贷款合同、其他融资合同、房屋销售合同、商业租赁合同、人事合同等)的管理工作.4 流程责任人经营部负责人。
5 术语和定义合同经办部门:是合同起草、报审、签订的主责部门。
1)工程类合同——工程部/经营部 2) 设计类合同——总工室/经营部 3)营销类合同——经营部 4) 商业类合同-—经营部合同执行部门:是合同具体实施的执行部门,通常与合同经办部门相同,工程战略采购类合同除外。
6 工作程序合同标准文本的编制1)根据合约规划,经营部负责编制各类合同标准模板,经营部组织各经办部门核实职责范围内的合同标准文本。
合同经办部门拟制完成后填写《宣城市大唐万安置业有限公司合同评审会签表》,交审计部、法务部和财务部会签,分管副总审核,执行董事审批,总经理审批。
2)经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订,修订完成的合同标准文本由相应部门分管副总裁审批。
3) 批准后的合同标准文本由经营部保留正本并公布使用.4)根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论,应持续及时修改合同标准文本,合同标准文本修改同编制程序。
合同拟定及签署 1)合同拟定及洽谈a) 同除即时结清者外,应当采用书面形式。
b)合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。
合同经办部门拟定合同文本(包括电子版),已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本.采用合同标准文本的,经双方协商,可对标准条款进行修改,也可增加补充条款。
c) 政府有关部门有强制性规定,可采用政府有关部门要求的合同文本.d) 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
建筑工程合同管理的工作程序简介建筑工程合同管理是建筑项目管理的重要组成部分,它涉及到合同的签订、执行和结算等方面的工作。
本文将介绍建筑工程合同管理的工作程序,帮助项目管理人员更好地组织和管理合同工作。
工作程序概述建筑工程合同管理的工作程序一般包括以下步骤:1.确定合同需求2.编制合同文件3.合同评审和签订4.合同执行和履约管理5.付款和结算管理6.合同变更管理7.合同索赔和争议解决接下来,将逐一介绍各个步骤的具体内容。
步骤详解1. 确定合同需求确定合同需求是建筑工程合同管理的第一步。
项目管理人员需要与业主和相关部门进行沟通,明确项目的要求和目标,包括合同范围、工期、质量标准、价格等方面的内容。
2. 编制合同文件在确定合同需求的基础上,项目管理人员需要编制合同文件。
合同文件应包括合同正文、附件和补充协议等内容,明确双方的权利和义务,确保合同内容的准确性和完整性。
3. 合同评审和签订合同评审是保证合同质量的重要环节。
项目管理人员应在合同签订前组织相关部门和专业人员对合同文件进行评审,确保合同条款合理、符合法律法规和项目要求。
之后,合同签订是最终确认合同效力的步骤。
双方代表应在具备法律效力的场所进行合同签订,合同正本应在签订后及时交予各方保存。
4. 合同执行和履约管理合同执行和履约管理是建筑工程合同管理的核心工作。
项目管理人员应根据合同约定的条款,组织工程施工和质量验收等工作,确保项目按合同要求进行。
同时,项目管理人员还需要监督和管理工程进度、质量和安全等方面的工作,确保合同的履约和工程的顺利进行。
5. 付款和结算管理付款和结算管理是合同管理中不可忽视的环节。
项目管理人员应按照合同约定的付款条件和结算方式,确保款项的及时支付和结算的准确性。
同时,还需要与财务部门进行协调和配合,确保合同款项的合法合规。
6. 合同变更管理在建筑工程项目中,由于各种原因,合同变更是常见的情况。
项目管理人员应根据项目实际情况,及时处理和管理合同的变更事项。
工程合同全过程管理制度
合同的签订阶段是整个工程合同管理的起点。
在这一阶段,甲方和乙方需要对工程的基本情况、双方的权利义务、工程质量标准、工期要求、合同价款及支付方式等内容进行详细的协商,并最终形成书面合同。
合同内容应当明确无误,避免因含糊不清而引发的后续纠纷。
合同的履行是工程合同管理的核心。
在这一阶段,甲方需按照合同约定支付工程款项,而乙方则需保证工程质量,按时完成工程建设任务。
为了确保合同的有效履行,双方应建立相应的监督机制,如定期的工程进度报告、现场检查等,以监控工程的进展情况。
在工程实施过程中,合同的变更是不可避免的。
由于设计变更、市场波动或其他不可抗力因素的影响,合同内容可能需要调整。
此时,甲乙双方应及时沟通,协商一致后签署书面的合同变更协议,并对原合同进行相应的修改。
合同的结算是工程合同管理的关键环节。
在工程完工后,应根据实际完成的工程量和合同约定的价格进行结算。
结算过程中,双方应对工程量、材料使用、人工费用等进行仔细核对,确保结算的准确性和公正性。
合同争议的解决是维护双方权益的重要手段。
在合同执行过程中,如出现争议,甲乙双方应首先通过友好协商的方式解决问题。
如果协商不成,可以依据合同约定选择提交仲裁或诉诸法院解决。
工程合同全过程管理制度范本为工程项目的顺利实施提供了标准化的管理流程。
通过明确的合同签订、履行、变更、结算和争议解决等环节,可以有效地预防和解决工程建设过程中可能出现的问题,保障工程项目的顺利完成。
合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录1 流程图示2 流程目的健全公司合同管理规范,规范公司合同管理程序,控制公司经营风险,提高合同审批效率。
3 适用范围适用于公司项目开发涉及的经济技术合同(不包含银行贷款合同、其他融资合同、房屋销售合同、商业租赁合同、人事合同等)的管理工作。
4 流程责任人经营部负责人。
5 术语和定义5.1 合同经办部门:是合同起草、报审、签订的主责部门。
1)工程类合同——工程部/经营部2)设计类合同——总工室/经营部3)营销类合同——经营部4)商业类合同——经营部5.2 合同执行部门:是合同具体实施的执行部门,通常与合同经办部门相同,工程战略采购类合同除外。
6 工作程序6.1 合同标准文本的编制1)根据合约规划,经营部负责编制各类合同标准模板,经营部组织各经办部门核实职责范围内的合同标准文本。
合同经办部门拟制完成后填写《宣城市大唐万安置业有限公司合同评审会签表》,交审计部、法务部和财务部会签,分管副总审核,执行董事审批,总经理审批。
2)经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订,修订完成的合同标准文本由相应部门分管副总裁审批。
3)批准后的合同标准文本由经营部保留正本并公布使用。
4)根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论,应持续及时修改合同标准文本,合同标准文本修改同编制程序。
6.2 合同拟定及签署1)合同拟定及洽谈a) 同除即时结清者外,应当采用书面形式。
b) 合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。
合同经办部门拟定合同文本(包括电子版),已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本。
采用合同标准文本的,经双方协商,可对标准条款进行修改,也可增加补充条款。
c) 政府有关部门有强制性规定,可采用政府有关部门要求的合同文本。
d) 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
e) 合同所有条款都必须具体、明确、完整,用词准确,责任清晰,不能含糊不清、模棱两可。
手写部分字体要工整、认真,不得随意涂改。
f) 当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后,合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。
对方委托代理人签订合同的,经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书,同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。
g) 重大的或涉外的合同谈判,应由法务人员和经济、技术等专业人员参加。
重大合同是指:(1)法律关系复杂的合同,或(2)其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同;或(3)公司对外签订的标的额在500万元以上的合同。
h) 合同经办部门在合同洽谈前,需就以下谈判准备事项进行安排:①确定谈判的目标;②确定必要时可作出的让步;③确定我方及对方的实际需求(或目标)和强制(或约束)条件;④准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序;⑤确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。
2)合同审批a) 与合作方洽谈一致后,合同经办部门按照《合同会签表》的要求,将草拟好的合同分别报相关部门审核,各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面,经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本,各审核部门根据最终的合同文本在《合同会签表》上签署意见;b) 审核部门可根据需要,要求合同经办部门提供与合同有关的补充证明材料,承办人应予以配合。
如审核部门对合同主要内容提出修改意见,合同经办部门需重新组织与供方的洽商,必要时各意见提出部门均应参加洽商,双方取得一致后再对合同文本进行修改。
c) 非商业类合同审核审批程序为(待定):符号说明:1234…表示流程起点及审核顺序,○表示参与、会签,√表示最终审批e) 审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,一旦使用,视为未对合同审核。
f) 合同对方履约能力或资信状况有瑕疵的,原则上不应与其订立合同,必须订立同时,应要求其提供有效的担保。
其中,以保证形式作出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体,并应对担保人进行必要的审查。
3)合同签署a) 公司对外合同应由授权代表签署。
授权代表在签订合同前,应到人力行政部法务人员处办理书面授权委托书,授权委托书必须明确委托范围、权限和期限,禁止使用“全权代理”一类的文字。
b) 公司各部门不得以自己的名义对外签订合同,如因业务需要,必须以部门名义对外签订合同时,应由授权代表授权。
c) 合同审批完成后,一般双方同时签字盖章,不能同时签字盖章的,应尽量避免我方先行签字盖章。
人力行政部根据合同审批表及授权代表在合同书上的签字直接盖章,无须再办理用印申请。
若合同条文有修改,需合同订立双方在修改处加盖公章或合同专用章。
d) 合同内容在一页以上的,应在每页加盖骑缝章。
e) 法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的,或者需要登记备案的,经办人员应当及时办理有关手续。
f) 合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。
6.3 合同归档1)合同签订完成后,公司原则上应保留至少四份原件(1份正本、3份副本),分别由法务部(正本)、合同执行部门(副本)、财务部(副本)和经营部(副本)各留存合同原件一份。
工程、材料设备采购合同副本应为4份,审计部/财务部、经营部分别保留合同副本一份。
2)办公室负责公司的合同管理存档,公司各部门负责本部门的合同管理。
合同的立卷、编号等管理按公司的档案管理制度执行。
3)对合同履行过程中,各种经双方签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料,也应作为合同附件及时归档。
4)涉及诉讼或仲裁的合同,相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内交人力行政部存档保存。
5)经营部定期组织合同经办部门、合同执行部门、财务部开展合同台帐核对工作。
6)各部门借阅合同资料应在公司内借阅,并履行登记手续,退还时人力行政部应检查所查阅合同资料是否完整;外单位人员借阅公司合同资料须持单位介绍信并经公司法定代表人同意后方可办理借阅手续。
6.4 合同履行1)合同订立后,合同经办部门应对合同执行部门进行合同交底。
2)合同执行部门负责建立合同台帐,并监督合同的履行,有义务及时处理合同履行过程中发生的问题,并向主管领导汇报。
3)合同执行部门注意收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等,进行对方履约情况评价,为建立公司合格供方提供依据。
4)在合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,合同执行部门应在法定、约定或合理期限内以书面方式向对方提出异议。
向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经法务人员审核,并报经营部备案。
合同执行部门应及时跟进事件情况进展,将相关情况及时告知采购管理中心。
5)合同履行过程中,需妥善保管与合同履行有关的书面签证、来往信函、文书、电报等。
向对方当事人交付重要资料时应由对方当事人出具收条。
6)合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。
没有合同条款或法律规定,一般应以标的物交付完毕、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
6.5 合同变更或解除1)根据合同履行的实际情况,如公司认为确需变更合同内容或解除合同的,经合同各方协商一致,可进行合同变更或解除,合同变更或解除的通知或协商意见应采用书面形式。
合同变更和解除依照合同的签订流程进行审批。
2)合同执行部门在收到对方要求变更或解除合同的通知后,应及时提请主管领导、法务部人员处理。
3)合同未履行完毕,但确定不再继续履行的,合同执行部门应做好终止或解除记录,收集履行过程中所有与合同有关的文件,做好经济往来和合同结算工作,并办理解除合同的手续。
4)合同的变更、解除应注意以下事项:a) 主体变更、解除,应征得合同各方同意。
b) 有担保条款的合同变更,应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章。
c) 经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同,变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证。
d) 合同中订有保密条款或附有保密协议的,合同解除后,其效力并不受影响;合同变更时,如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更,应变更保密条款或保密协议。
e) 联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除,法律有特别规定的,应依特别规定办理。
6.6 合同纠纷处理1)纠纷发生后,合同执行部门应及时向法务人员递交合同纠纷说明,同时应迅速收集下列有关证据(原件):a) 合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书,介绍信及其他有关资料等)。
b) 送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据。
c) 货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关资金管理账目。
d) 作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等。
e) 证人证言。
f) 其他证据材料。
2)法务人员根据情况,在3-5日内提出处理意见,最终提交公司总经理审批。
3)合同纠纷经双方协商达成处理意见的,应订立书面协议,由双方代表签字并加盖公章或合同章。
4)对经协商无法解决的纠纷,经公司总经理同意,法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉。
5)纠纷处理完毕后,由法务人员负责向公司总裁报告;重大合同的纠纷处理,应随时向总经理报告进展情况。
6.7 合同款支付1)合同执行部门负责合同款支付的经办,填写《合同付款审批表》。
审批参照如下权限进行:a) 非商业类合同付款审批(待定):符号说明:1234…表示流程起点及审核顺序,○表示参与、会签,√表示最终审批。
2)财务部根据《合同付款审批表》付款后,在表中最下行填写实际付款额并保留《合同付款审批表》原件,合同执行部门和成本管理中心/成本采购部保存复印件。
7 支持性文件7.1 采购管理流程7.2 合约框架管理作业指引8 相关记录8.1 《合同标准文本审批表》8.2 《合同审批表》8.3 《合同付款审批表》。