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电子政务系统中的档案管理问题及对策当今社会，电子政务系统的建设和运行已经成为各国政府的重要任务。
作为信息化建设的核心内容之一，档案管理在电子政务系统中的地位愈发凸显。
目前电子政务系统中的档案管理也存在一些问题，对这些问题进行深入分析，并提出相应的对策，可以帮助政府提高电子政务系统的运行效率和服务质量。
一、档案数字化不完善电子政务系统中的档案管理最主要的问题就是档案数字化不完善。
传统的档案管理模式以纸质档案为主，这种方式既不便于档案的存储和检索，又容易造成档案的遗失和损坏。
将纸质档案数字化成电子档案，是提高档案管理效率和质量的重要举措。
目前许多电子政务系统中的档案数字化工作进展缓慢，主要体现在以下几个方面：1. 存量档案数字化不全面。
许多部门的存量档案没有全部进行数字化处理，仍然以纸质档案形式存在，这严重限制了档案的检索和利用效率。
2. 增量档案电子化措施不到位。
在日常工作中产生的新的档案，由于缺乏电子化处理手段和统一规范，导致增量档案的电子化进展缓慢。
3. 档案数字化标准不统一。
许多电子政务系统中的档案数字化工作缺乏统一的标准和规范，导致不同部门、系统中的档案数字化结果不一致，同时也不利于档案的跨系统交换和共享。
针对档案数字化不完善的问题，可以采取以下对策：2. 健全增量档案电子化机制。
完善电子政务系统中的档案生成、管理流程，推动档案数字化工作与日常工作相衔接，使增量档案能够及时、规范地进行电子化处理。
二、档案安全性问题电子政务系统中的档案安全性问题也是当前需要解决的重要问题。
随着电子政务系统的广泛应用，大量的政府机密和个人隐私信息存储在电子档案中，一旦泄露，将给社会带来严重的影响。
目前，电子政务系统中的档案安全性问题主要表现在以下几个方面：1. 数据泄露风险加大。
电子档案存储在服务器中，如果服务器的安全性得不到保障，就会导致档案数据面临泄露风险。
2. 违规访问档案的风险增加。
电子档案的存储和查询都需要进行身份认证，目前仍然存在一些未经授权的人员获取档案信息的情况。
电子政务档案管理问题及对策电子政务的发展提升了我国政务信息和公共服务的能力，作为一种新的政务活动形态，其对公民、社会和政F部门都产生了重要的影响，既能节约行政成本，又能有效地提升办公效率，保证政务服务体制的高效廉洁。
在这种情况下，加强并做好电子政务档案管理工作，就成为我们必须面对和认真解决的一个新的重要课题。
据了解，目前电子政务档案管理存在一些不容忽视的问题，需要我们认真对待和研究，采取有效措施，及时加以解决。
1当前电子政务档案管理存在的主要问题1.1责任主体不明电子政务档案大多归业务部门管理，制度规定业务部门有更多的管理权限。
但是，在实际的操作过程中，政务中心档案部门和业务部门对电子档案的管理职责几乎相同，但是如果发生电子档案被篡改或丢失的问题，有时无法找到责任主体，很多部门的人员相互推诿，很难及时处理。
因此，这种管理模式对于档案管理工作来说是十分不利的。
由于责任主体不同，给责任确定和相关管理工作的落实造成了很大的影响，给档案管理工作造成了极大的不便和隐患。
1.2安全性有待加强目前电子档案的安全管理存在着很多问题，从技术层面来说，电子档案的管理受到技术水平的影响，不同部门的电子政务技术水平各有高低，互联网具有开放性，使得电子档案很容易受到黑客的攻击，这给档案信息的安全管理造成了很大的影响。
受社会和自然因素的影响，自然灾害、社会环境变化都会影响电子档案的安全性，甚至导致电子档案丢失。
与纸质档案相比，虽然电子档案储存较为简单，但在实际管理过程中仍然存在很多问题。
受一些因素的影响，工作人员的个人态度和工作水平直接影响电子档案的安全。
如果工作人员没有严格按照操作要求进行操作，将会造成电子档案的损坏，或者各个部门的权责不明确、管理不规范，造成电子档案的丢失，直接影响电子档案的安全。
1.3技术障碍和管理缺陷电子文件归档管理需要有一定的技术支撑，而目前电子文件的归档、管理存在一定的技术障碍和管理缺陷。
1.3.1业务处理是系统最基本的功能，但系统的冗杂性给档案管理造成了很大的影响，使档案管理工作较为冗杂。
电子政务与电子档案管理随着信息技术的飞速发展，电子政务和电子档案管理成为现代社会运转的重要组成部分。
本文将从电子政务和电子档案管理的概念、发展现状以及应用价值等方面进行探讨，旨在揭示两者之间的紧密联系以及对现代社会的巨大影响。
一、电子政务的概念和发展现状电子政务可以理解为政府机构在信息化的支持下，利用互联网、移动通信和其他现代通信技术进行政务公开、公共服务、决策管理和信息交流的方式。
它不仅可以提高政府效率，还可以增强公众参与和透明度。
随着互联网技术的飞速发展，电子政务在全球范围内得到了广泛应用和推广。
例如，国家政务门户网站的建设成为各国政府的重点任务，政府服务逐渐实现线上办理，各类政府数据和信息在互联网上得以公开和共享。
数十年来，电子政务一直处于不断发展的过程中，逐渐成为政府与公众之间互动的重要桥梁。
二、电子档案管理的概念和发展现状电子档案管理是指将传统纸质档案数字化并进行有效管理的一种方式。
通过数字化的手段，可确保档案的保存、共享和利用更加方便、高效，并有效解决传统纸质档案管理所面临的种种问题。
在电子档案管理方面，各国政府积极推动档案数字化的进程。
通过建立电子档案库、采用数据标准化和安全保护措施等手段，实现了档案的全生命周期管理。
电子档案管理不仅提高了档案的检索效率，还可以有效避免档案丢失、损坏和篡改的问题，为政府决策和公共服务提供了坚实的基础。
三、电子政务与电子档案管理的联系与影响电子政务与电子档案管理有着密切的联系和相互影响。
首先，电子政务的实施需要有效的电子档案支持，包括政府行为的记录、数据存储和信息共享等。
而电子档案管理的发展又可以从根本上改善电子政务的可行性和可靠性。
其次，电子政务和电子档案管理在提高政府效率和服务质量方面发挥了重要作用。
通过电子政务，政府可以更高效地提供服务、处理文件和开展决策，而电子档案管理则保证了这些过程的可追溯性、可审计性和可重复性。
最后，电子政务和电子档案管理对现代社会的影响不可低估。
电子政务系统中的档案管理问题及对策档案管理是电子政务系统中的重要环节之一，它关系到政府机关的信息管理和公共资源的合理利用。
在实际应用中，电子政务系统的档案管理常常存在一些问题。
本文将以1000字左右的篇幅，讨论电子政务系统中的档案管理问题及对策。
电子政务系统中的档案管理问题之一是数据的安全性和可靠性不足。
由于电子文档的数字化特性，其易受到网络攻击、病毒感染和人为误操作等威胁，导致档案的内容、完整性和可访问性受到威胁。
对于这一问题，可以采取以下对策：1.建立完善的安全策略和控制措施。
通过加强网络安全保护和访问权限管理，确保电子档案的安全性和保密性。
建立数据备份和恢复机制，以应对数据丢失或损坏的情况。
2.加强培训和意识提升。
提高电子政务系统用户的安全意识和保密意识，教育他们关于信息安全和数据保护的基本知识，并培养其正确使用和管理电子档案的习惯。
电子政务系统中的档案管理问题之二是信息孤岛和难以集成。
由于不同政府部门和机构之间的信息系统独立运行，导致数据难以共享和整合，影响了政务信息的流通和利用。
对于这一问题，可以采取以下对策：1.建立统一的标准和规范。
制定电子政务系统的数据交换和共享标准，以确保各部门和机构之间的信息能够互相识别和理解，并能够进行有效的数据交换和共享。
2.推动信息系统的整合和共建。
通过技术手段和政策支持，促使各部门和机构的信息系统互联互通，并建立统一的数据存储和管理平台，实现政务信息的整合和共建。
电子政务系统中的档案管理问题之三是缺乏数据质量和合规性控制。
由于电子档案的数据量庞大和多样化，往往存在数据重复、数据错误和数据不一致等问题，影响了政府决策和行政运作的准确性和高效性。
对于这一问题，可以采取以下对策：1.建立数据质量控制机制。
通过建立数据清洗和验证机制，识别和纠正电子档案中的数据错误和数据不一致问题，提高数据的准确性和合规性。
2.加强数据管理和监管。
建立政府数据管理部门，负责对电子档案的数据质量和合规性进行监管和评估，并制定相应的管理规范和措施，提高政府数据管理的质量和效率。
电子政务系统中的档案管理问题及对策【摘要】电子政务系统的发展为政府管理提供了便利，但是在档案管理方面也面临诸多问题。
信息安全隐患可能导致敏感数据泄露，数据丢失风险会导致重要信息无法恢复，档案归档与整理不规范会影响档案的有效管理，档案检索效率低下也影响工作效率。
为解决这些问题，应加强信息安全管理措施，建立健全的数据备份机制，规范档案管理流程，优化档案检索系统，从而提高电子政务系统中的档案管理效率和质量。
在电子政务发展的背景下，加强档案管理有助于提高政府工作的透明度和效率，为人民群众提供更好的服务。
【关键词】关键词：电子政务系统、档案管理、信息安全、数据丢失风险、档案归档、档案整理、档案检索、信息安全管理、数据备份、档案管理流程、档案检索系统、对策、加强、建立、规范、优化.1. 引言1.1 电子政务系统中的档案管理问题及对策在当今数字化时代，电子政务系统已经成为政府行政管理的重要工具。
随之而来的是电子政务系统中的档案管理问题。
档案管理在电子政务系统中显得尤为重要，因为它涉及到政府机构的信息安全、数据完整性和档案检索效率等方面。
在实际操作中，我们发现电子政务系统中存在着诸多档案管理问题，如信息安全隐患、数据丢失风险、档案归档与整理不规范以及档案检索效率低下等。
为了解决这些问题，我们需要采取相应的对策。
加强信息安全管理措施是至关重要的，包括加密传输、权限控制、审计监控等措施。
建立健全的数据备份机制可以保障档案的完整性和安全性。
规范档案管理流程可以提高档案的管理效率和质量。
优化档案检索系统，提高检索的准确性和速度，对提高电子政务系统的整体运行效率有着重要作用。
2. 正文2.1 电子政务系统中的档案管理问题在电子政务系统中的档案管理问题是一个值得关注的重要议题。
随着信息化进程的加速推进，如何有效管理和保护电子档案已经成为政府部门面临的重要挑战。
信息安全隐患是电子政务系统中的档案管理问题之一。
在数字化的环境下，档案信息容易受到黑客攻击或病毒感染，造成档案信息泄露或篡改的风险。
工作探讨Work Discussion电子政务系统中档案管理存在的问题及对策■张琪广西壮族自治区地质物资总站摘要：随着互联网的不断发展，现代社会对互联网的依赖程度不断提高，计算机应用技术的普及使电子政务管理呈现出新的发展趋势。
互联网的解放使人们在信息传递时多采用网络方式传递，减少了文档丢失，方便了行政政务。
对于城建档案管理来说，利用电子政务管理系统能够提升信息传递的效率，减少管理的繁琐程序，提升信息管理的安全性，给城建档案管理工作提供了巨大的便利，但是这其中仍然存在一些问题，并需要及时解决，以进一步提升电子政务档案管理的能力和水平。
关键词：电子政务系统；档案管理；问题；对策互联网的高效便捷给部门工作提供了巨大的便利，很多档案管理工作已经移交电子政务管理系统来完成。
但与此同时，由于互联网的开放性电子系统在管理过程中仍然存在着一系列问题，造成了很多不可预知的风险，对此相关人员应对电子档案管理系统进行全面地分析和了解，制定有效的管理计划，有针对性地解决电子档案管理问题，全面提升我国电子档案管理的水平。
一、电子政务系统中档案管理工作现状早在本世纪初，国家质检部门针对电子政务系统中的问题就已颁布了相关的电子文件归档与管理规定，对电子文档的使用有了明确的要求。
2015年3月，国务院发布了《关于开展第一次全国政府网站普查的通知》，其中明确指出在政务系统管理过程中，要不断完善电子政务系统建设，从而进一步促进电子政务工作，给经济发展和人民群众生活提供更大的便利和更优质的服务。
近年来，随着电子政务系统的不断建设和发展，政府的工作理念和工作方式己经有了很大的转变，但仍然存在很多问题，亟须找到一条更适合电子政务档案管理的道路以全面提升电子政务系统的建设能力和水平。
和传统的档案管理模式相比，电子政务系统与其有着很大的差别。
电子政务系统的档案管理具有独立性和自主性，通过网络方式进行信息传递，每个档案的存储位置都是固定的，而且随着存储环境的变化，可以对存储载体进行更换，保证信息和档案的内容状态不变。
我国电子政务发展现状及发展对策1. 现状分析我国电子政务发展已取得显著成就，但仍面临一些挑战。
首先，我国电子政务的发展水平不够均衡。
一些发达地区在电子政务方面取得了较大发展，但一些欠发达地区仍存在较大差距。
其次，我国电子政务的服务质量有待提高。
一些政府部门在信息化建设方面投入不足，导致电子政务服务的可用性和便利性不高。
此外，信息安全问题也是我国电子政务发展的一个重要挑战。
2. 发展对策为了推动我国电子政务的进一步发展，可以采取以下对策：2.1 加强政府部门的信息化建设政府部门应加大对信息化建设的投入，提升电子政务服务的质量和效率。
可以通过完善政府信息化规划，加强信息技术人材队伍建设，提高信息化投入的效益等方式来实现。
2.2 推动电子政务服务的整合与共享各级政府部门应加强信息资源的整合与共享，提高电子政务服务的便利性和一体化水平。
可以建立统一的信息平台，实现政府部门间的数据共享和业务协同，提高政府服务的效率和便利性。
2.3 加强信息安全保障加强信息安全保障是推动电子政务发展的重要保障。
政府部门应加强信息安全意识教育，建立健全的信息安全管理制度，加强对信息系统的安全监控和防护，确保电子政务服务的安全可靠。
2.4 建立公众参预机制电子政务的发展需要泛博公众的参预和支持。
政府部门应建立公众参预的机制，通过开展网上民意调查、在线政务咨询等方式，听取公众意见，提高政府决策的透明度和公正性。
2.5 加强对电子政务人材的培养和引进电子政务的发展需要大量的专业人材。
政府部门应加强对电子政务人材的培养和引进，提高电子政务人材的素质和能力水平。
可以通过设立专业岗位、开展培训和考核等方式来吸引和培养电子政务人材。
3. 发展前景展望随着信息技术的不断发展和应用，我国电子政务将迎来更广阔的发展前景。
未来，我国电子政务将更加注重用户体验，提供更加便捷和高效的政务服务。
同时，电子政务将与大数据、人工智能等新技术融合，进一步提升政务服务的水平和质量。
电子政务系统中的档案管理问题及对策【摘要】在现代社会中，电子政务系统的兴起给政府工作带来了巨大的便利。
在电子政务系统中，档案管理问题也逐渐凸显出来。
数据安全性不足、信息共享不畅以及数据管理混乱成为了影响系统运行的重要因素。
针对这些问题，可以采取一些有效的对策来解决。
加强数据加密和权限控制、建立统一的信息共享平台，以及规范数据管理流程是关键的对策。
通过这些对策的实施，可以提高电子政务系统的效率和安全性，从而更好地为政府工作提供支持。
电子政务系统中的档案管理问题应得到重视，通过有效对策的落实，可以进一步推动电子政务系统的发展，提升工作效率和效果。
【关键词】电子政务系统，档案管理，问题，数据安全性，信息共享，数据管理，对策，数据加密，权限控制，信息共享平台，数据管理流程，重视，效率，安全性1. 引言1.1 电子政务系统的兴起随着信息化技术的飞速发展，电子政务系统在各国政府部门中得到了广泛的应用和推广。
电子政务系统的兴起可以说是信息化时代对政府管理模式的革命性改变。
传统的政务工作方式繁琐低效，而引入电子政务系统后，政府工作变得更加高效、便捷和透明。
通过电子政务系统，政府部门可以更好地整合资源、优化管理流程、提升服务水平，更好地满足民众的需求。
电子政务系统的兴起不仅提升了政府管理效率，也为公民提供了更便捷、高效的办事服务。
公民可以通过电子政务系统在线提交申请、查询资料、办理业务，避免了繁冗的排队等待和文书办理。
电子政务系统还为政府部门提供了更加精准的数据分析和决策支持，帮助政府更好地制定政策、规划发展。
电子政务系统的兴起为政府和公民带来了许多好处，推动了政府管理的现代化和科技化。
在电子政务系统的发展过程中，也面临着一些问题和挑战，其中档案管理问题是一个重要的方面，需要引起我们的高度重视和关注。
1.2 电子政务系统中的档案管理重要性在电子政务系统中，档案管理的重要性不言而喈。
随着信息化程度的不断提高，政府部门和机构面临的信息获取、处理和存储的工作量也在迅速增加。
我国电子政务发展现状及发展对策一、现状分析电子政务是指利用信息技术手段改进政府工作方式和提供公共服务的一种方式。
我国电子政务发展取得了显著进展，但仍存在一些问题。
1. 电子政务发展的成果我国电子政务发展已经取得了一系列的成果。
首先，政府信息公开逐渐推进，政府网站建设和运行不断完善。
其次，政府部门之间信息共享和协同工作能力得到提升，提高了政府工作效率。
此外，电子政务在公共服务领域的应用也取得了一定的成果，如电子税务、电子医疗等。
2. 存在的问题尽管我国电子政务发展取得了一定的成绩，但仍存在一些问题。
首先，政府信息公开程度还不够高，公众对政府信息获取的便利性和透明度有所期待。
其次，政府部门之间信息共享和协同工作的能力还需要进一步提升，信息孤岛问题仍然存在。
此外，电子政务在公共服务领域的应用还不够广泛，尚未充分发挥其潜力。
二、发展对策为了进一步推进我国电子政务的发展，应采取以下对策：1. 提高政府信息公开程度政府应加大对政府信息公开的力度，建立健全相关法律法规，并加强对相关部门的监督。
同时，还应加强对公众的培训，提高他们获取政府信息的能力。
2. 加强政府部门之间的信息共享和协同工作政府部门之间应加强信息共享和协同工作的能力建设，推动政府信息资源的整合和共享。
此外，还应建立统一的信息标准和规范，以便不同部门之间的信息能够互通有无。
3. 推动电子政务在公共服务领域的应用政府应积极推动电子政务在公共服务领域的应用，提高公共服务的便利性和效率。
例如，可以推动电子医疗系统的建设，提供在线预约挂号、电子处方等服务。
此外，还可以推动电子教育系统的建设，提供在线教育资源和学习平台。
4. 加强信息安全保障电子政务的发展离不开信息安全的保障。
政府应加强信息安全意识的培养，加强对信息系统的安全防护措施。
同时，还应建立健全的信息安全管理制度，加强对信息泄露和网络攻击的防范。
5. 加强人才培养和引进电子政务的发展需要大量的专业人才支持。
浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响第一篇：浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响内容摘要：档案工作是一项服务性的工作，随着网络信息的迅猛发展、电子政务的产生，档案服务工作随之发生着变化。
本文针对电子政务发展的要求，分析了档案工作所面临的问题，提出档案服务工作必须加强主动服务意识，做好三个转变：变着眼过去为重视现在、变对档案的管理为对人的管理、变粗放式服务为人性化服务。
关键词：电子政务档案服务转变观念服务性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和发展的主要因素。
电子政务环境下，电子文件大量产生，档案载体由纸质向光盘等过渡，改变了政府部门原有的业务流程和工作方式，档案的内容、形式及形成程序也将发生相应的变化。
电子政务的发展对档案服务工作产生了影响。
一、服务时效、服务流程、服务模式发生变化。
（一）对领导决策和经济建设，服务时效贴近现实。
根据《江西省档案管理条例》第十七条第二款“列入设区的市级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年向市档案馆移交”的规定，档案馆藏为10年前档案，各类信息资源与社会发展需求脱节，处于严重滞后于时代发展要求的状况。
当领导决策需要利用档案信息资源时，通常是按档案利用单位开具介绍信、派人来馆查阅、复印部分资料、进行参考利用的方式进行。
由于档案信息资源陈旧，时效性差，只具有“历史记忆”的功能，而“现实服务”功能不强，加之利用手续不方便，所得到的信息缺乏及时性、系统性、连续性等诸多原因，制约了档案部门为领导决策和经济建设提供服务的能力。
电子政务的建设，将使档案馆成为各个政府部门电子文件的保管基地，同时也是最大、最新的信息资源基地，档案馆的资源建设得到充实和发展。
在电子政务环境下，各类接收进馆的信息资源可实现在线查阅，时效性丝毫不逊色于报纸、电视等传播媒体，价值含量更是无可比拟的。
大量的信息资源为利用、编研工作创造了良好的条件，资源利用、编研目标将以紧密结合现实为重点。
（二）对政府部门，服务流程实施前端控制。
4档案学通讯2004年第3期电子政务是政府活动的一种新形态,是一个政府部门使用信息网络技术,向公民、企事业单位,以及其他政府机构提供公务信息和服务的动态过程。
①2002年7月3日国家信息化领导小组第二次会议审议通过了《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》(简称《意见》),随后中共中央办公厅、国务院办公厅以17号文件,转发了这一《意见》。
该文件对我国电子政务建设的指导思想、发展原则、目标和重点任务等方面提出了明确的要求。
党的“十六大”又进一步做出了推进电子政务的重大决策,明确提出要“深化行政体制改革”,“进一步转变政府职能,改进管理方式,推进电子政务,提高行政效率,降低行政成本,形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制”。
党中央以电子政务推进政府行政管理体制改革方针的实施,标志着我国电子政务建设进入了一个全面发展的新阶段。
如何适应电子政务的发展要求,有针对性地做好档案行政管理和服务工作,是当前档案行政管理部门面临的迫切需要解决的重要课题。
一、电子政务的发展给政府部门提出的新要求电子政务将信息网络技术应用于政府部门的公共管理和服务,就要求对政府部门的职能和管理行为进行重新界定、分类,并在更大范围内对政府部门的业务流程进行整合。
实践证明,电子政务的实施,在给政府部门搭建一个履行职能、实施管理、提供服务的新平台的同时,也向政府部门的传统管理提出了挑战。
笔者认为,在电子政务环境下政府部门面对的最主要的现实问题,集中体现在以下三方面:(一)重组政府部门的业务流程,提高工作效率为了使政府部门管理和服务职能规范、科学地在网上再现,提高工作效率,就要求对政府部门传统的业务流程进行梳理、再造。
如作为我国高新科技产业密集地的政府管理机构———北京海淀园区管理委员会,自2000年5月开始,率先在全国推出了以电子政务为核心的“数字园区”工程,成功地重组了以“一网式”(一个网站集中办理多项政府管理和服务项目)、“一表制”(企业和政府之间通过一套表报送,政府各部门之间实现数据共享)为特征的业务流程,树立起了高效、透明、新型的政府形象。
而在电子政务实施之前,一家企业如果要想入驻海淀园,并享受高新技术产业的各项优惠政策,企业工作人员[摘要]如何适应电子政务的发展,有针对性地做好档案行政管理和服务工作,是当前档案行政管理部门面临的迫切需要解决的重要课题。
本文从三方面对该问题进行了阐述:第一,提出了在电子政务环境下政府部门面对的三个最主要的现实问题;第二,分析了电子政务的发展给档案行政管理部门在管理对象和管理方式上带来的变化;第三,提出了在电子政务环境下档案行政管理部门应做好的四项工作。
[关键词]电子政务政府部门档案行政管理部门对策北京市档案局科教处马素萍电子政务的发展与档案行政管理部门的对策DOI :10.16113/j .cn ki .daxtx .2004.03.002必须要首先到17个部门去咨询、领表,然后再将表分别交回各部门,等待审批意见。
按照管委会的规定,整套程序的工作日是15天。
这对当时编制仅88人,却要面对企业近7000家的园区管委会来说,压力之大可想而知。
“数字园区”一表制通用审批系统的开通,大大缩短了审批时间,即由15个工作日减为5个工作日,最短的只用1个工作日。
企业反映,“数字园区”电子政务系统使企业降低成本46.3%、缩短办事时间75.9%,节省人力30.1%。
②可见,海淀园区“数字园区”电子政务的实践表明,通过重组业务流程,打破各业务部门在空间上的限制,可以提高政府行为的规范性,办事的透明度和工作效率,更好地为企业提供服务,并以此赢得广大企业的支持。
(二)改变政府的组织结构,提高政府的组织效能和监管能力传统的政府组织结构多数是按照职能部门划分,各部门容易形成各自为政、相对独立的体系,导致各部门机构设置膨胀臃肿,财政资金浪费,政府整体效能弱化。
电子政务的发展,特别是政府业务流程的重组,将会对传统的政府组织结构和部门职能设置造成冲击,使原本职能分明、各自独立的分布式的部门设置逐步被横向整合的一体化的组织形态所取代。
如在电子政务实际应用方面走在全国前列的南海市,通过建立“南海市市直行政事业单位会计结算中心财务管理信息系统”的方式,确立起了一套透明、廉洁、高效的在线政府财务管理体系,成为代表南海市电子政务建设取得成效的重要的应用项目。
该系统高度集成了各单位报账员、预算会计、统管会计、资金会计、主管会计、档案管理等六大岗位的职能,实现了“国库集中收付”、“部门预算”、“收缴分离、收支两条线”和“工资直达”等一体化的政府财务和业务管理目标。
南海市市直行政事业单位会计结算中心运作后,287家单位都取消了财务科,只设置一个兼职的报账员,支出由财务结算中心进行核算。
由此政府财务管理人员也由原来的近400人缩编为35人。
③因为人员精简,每年可节省经费数百万元。
南海作为中国电子政务应用示范工程的试点城市,在电子政务实际应用方面的经验表明,电子政务建设必然要求改变政府传统的组织结构,而新型组织结构的建立将会提高政府的组织效能和监管能力。
(三)转变政府管理方式,提高工作人员的综合业务能力和学习能力政府部门业务流程的重组,政府组织结构的改变,必然会打破政府部门以分工过细、业务单一为突出特点的传统手工管理方式。
随着管理中例行的事务性工作借助于计算机技术为主体的现代办公系统来完成,以及集成化或一体化工作模式的形成,就要求政府部门工作人员必须具有综合业务处理能力,以及适应信息技术的发展和管理职能的转变而不断创新工作的学习能力。
政府工作人员的能力是否适应电子政务建设的需要,是关系电子政务建设成败的关键因素之一。
二、电子政务的发展给档案行政管理部门提出的新问题由于电子政务的发展,改变了政府部门原有的业务流程和工作方式,因此作为真实记录政务活动全过程的文件、档案的内容、形式及形成程序等也必然会发生相应的变化。
这就给档案行政管理部门提出了新课题,要求其研究在电子政务环境下管理对象究竟发生了哪些变化?应如何转变管理和服务方式?只有对这些问题进行透彻的分析后,才能采取有针对性的措施解决问题。
(一)档案行政管理部门管理对象的变化在电子政务环境下档案行政管理部门管理对象的变化,主要表现在以下三方面:第一,从档案本身拓展到其形成前身———现行文件的生成背景、环境及整个过程。
过去,档案行政管理部门对政府部门档案工作的指导、监督和检查,虽然也涉及对档案的前身———现行文件形成的要求,如国家档案局制定的《机关档案工作条例》第十一条规定:机关应建立、健全文件材料的归档制度。
凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,均由文书部门或业务部门进行整理、立卷,并定期向档案部门归档。
机关领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。
但在电子政务环境下,档案行政管理部门对档案的前身———现行文件形成的要求,就不仅限于传统的归档环节,而是延伸到对现行文件生成系统的开发设计提出功能需求。
这种前端控制思想已体现在国家档案局起草的《电子文件归档与管理规范》(GB/ T18894-2002)中。
该标准第4条总则中规定:“电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性、有效性和安全性”;“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。
”2003年5月28日,北京市档案局和北京市信息化工作办公室(简称市信息办)联合制发的《关于加强电子文件和电子档案的管理意见》中也提出:“按照文件、档案一体化管理的原则,做好办公自动化系统的开发设计和应用工作”。
可见,在电子政务环境下,档案行政管理部门对政府部门档案工作的管理已经从档案本身拓展到其形成前身———现行文件的生成背景、环境及整个过程。
第二,从档案部门渗透到与档案管理职能密切相关的信息部门和软件设计开发公司。
2003年10月8日,北京市档案局和市信息办联合对市属单位电子文件形成和电子档案管理情况进行了问卷调查。
据对89家单位回卷的统计,共有75家单位已使用“与OA集成的文档一体化管理系统软件”或“独立的档案管理系统软件”。
而在这75家单位中,只有3家单位的档案部门是使用自己独立开发的软件。
可见,过去,档案行政管理部门对档案工作监督、指导的对象主要是各级各类档案馆、室(科、处),但在电子政务环境下,由于政府部门业务流程的重组、组织结构的变化,原有档案馆、室的设置和职能会发生一些变化。
档案行政管理部门要跟踪这种变化,指导档案馆、室或主管信息化工作的部门或负责信息系统设计开发的软件公司,做好电子文件的生成、流转、鉴定、归档及保存工作。
目前,为了规范档案管理软件的开发研制和安装使用,提高计算机辅助档案管理的标准化水平,确保档案数据的安全和有效利用,国家档案局已制发了《档案管理软件功能要求暂行规定》(2001年6月5日)。
为了加强对电子文件形成、归档和电子档案的管理,保证归档电子文件的安全保管和有效利用,北京市档案局也与市信息办联合制发了有关文件,对各级档案部门和各单位信息化工作的主管部门提出了要求。
可见,在电子政务环境下,档案行政管理部门对政府部门的监督、指导已不仅是针对该单位的档案部门,而应是涉及电子文件完整生成和有效、安全归档保存的各有关部门。
第三,从针对一个个单位的档案部门到政府机构改革后出现的机关联合文档管理部门。
随着政府机构改革和电子政务建设的推进,一些省市政府批准成立了文件中心或文档管理中心,保管现行文件和档案。
如2002年4月26日,经深圳市人大常委会第十五次会议通过的《深圳特区档案与文件收集利用条例》第2章第8条规定“市区政府设立文件中心”。
2002年10月,经深圳市编办正式发文成立了深圳市档案局文件管理中心,统一管理市民中心各单位移交的文件,各单位不再单独设立专门的档案管理机构。
④近年来,北京市西城、宣武、海淀、石景山等区经区政府批准,也相继建立了机关文档中心,其中西城区文档中心集中统一管理着区委、区政府机关30多个部门和立档单位的现行文件和档案,实现了现行文件和档案的集约化管理。
面对这些新型的文档管理部门,档案行政管理部门要研究其性质、职责、工作程序、方法,以及与档案馆、形成单位的权利和义务关系等。
(二)档案行政管理部门管理方式的变化在电子政务环境下,档案行政管理部门管理方式的变化,主要表现在以下四方面:第一,从面对面的直接管理、服务拓展到利用网络信息技术的间接管理、服务。
长期以来,档案行政管理部门履行监督、指导和服务的方式,简单地说,主要是采取“走出去和请进来”的方式。
所谓“走出去”,是指档案行政管理部门依法给予所管范围的各单位的档案工作一对一的实地检查或业务指导;所谓“请进来”,是指档案行政管理部门通过培训、座谈、研讨等形式为所管范围单位的档案部门提供咨询,服务,并获取决策信息。
