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电子邮件是目前最常用的沟通工具之一，不仅可以方便地发送和接收信息，还能进行文件存档和归档管理，实现信息的长期保存和方便查找。
下面我将从各个方面介绍如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理。
一、建立文件分类体系在进行文件存档和归档管理之前，首先需要建立一个合理的文件分类体系。
可以按照文件类型、主题、日期等多个维度进行分类。
比如将各个项目的文件分为不同的文件夹，再根据日期在每个文件夹中创建子文件夹进行归档。
二、清理和整理文件在进行文件存档和归档管理之前，需要对电子邮件进行清理和整理，删除或移动那些不再需要的文件。
可以根据文件的重要性和紧急程度进行评估，将重要的文件进行归档，不重要的文件进行删除，只保留必要的文件。
三、使用文件名进行归档对于每一个文件，可以使用有意义的文件名进行归档，这样可以方便快速地找到需要的文件。
可以包括文件的主题、关键词、日期等信息，以便在需要的时候快速进行查找。
比如一个报告的文件名可以是“项目报告”，这样一眼就能知道这是哪个项目的报告以及日期。
四、利用文件夹进行分类归档文件夹是电子邮件中进行文件分类归档的一种常用方法。
可以根据文件的主题、部门、项目等进行分类，将相关的文件放入同一个文件夹中。
可以进一步细分成子文件夹，以便更好地组织文件。
在文件夹的命名上，可以采用简明扼要的方式，避免过长的命名，以免繁琐。
五、使用标签和标记进行归档除了使用文件夹进行分类归档外，还可以使用标签和标记对电子邮件进行归档。
可以给每个重要的文件添加标签，以便将来能够方便地搜索和过滤。
比如可以给重要的合同文件添加“重要”标签，给待办事项文件添加“待办”标签等。
同时可以给文件添加不同的标记，比如已读、未读、已回复、未回复等，以便快速判断和处理。
六、备份和存储文件为了避免文件的丢失和损坏，需要定期进行文件的备份和存储。
可以将重要的文件备份到云存储或外部硬盘中，以便随时可以找到和恢复。
同时，也需要定期检查备份文件的完整性和可用性，确保备份文件的有效性。
电子邮件作为一种常用的网络通信工具，广泛应用于个人和企业的日常工作中。
然而，邮件的数量庞大且不断增长，如何进行文件的存档和归档管理成为一个迫切需要解决的问题。
本文将分析并提供一些实用的方法和技巧，帮助读者高效地使用电子邮件进行文件的存档和归档管理。
第一部分：了解存档和归档的概念及重要性1. 存档和归档的概念存档和归档是两个紧密相关但有所区别的概念。
存档指的是将邮件和相关附件从活动文件夹中移动到一个专门的文件夹或位置，以减轻主文件夹的负担。
而归档则是将长时间不需要的文件和数据迁移到一个备份系统中，以释放存储空间并保留文件的备份。
2. 存档和归档的重要性存档和归档的目的在于提高工作效率和信息管理的可靠性。
合理的存档和归档可以帮助我们更好地组织和检索文件，减少文件搜索的时间，也能够帮助我们合法合规地管理邮件和文件。
第二部分：存档管理的方法和技巧1. 创建存档文件夹首先，我们需要在邮箱中创建一个专门的存档文件夹用于保存归档邮件。
这样可以减少主文件夹的负担，使得主文件夹中的邮件更易于管理和查找。
2. 按照主题或项目分类为了方便管理和检索文件，我们可以按照主题或项目进行分类存档。
例如，将所有与项目A相关的邮件都存储在一个名为“项目A”的文件夹下，以此类推。
这样可以使得文件夹结构更加清晰，查找文件更加方便。
3. 使用标签或关键词除了文件夹的分类管理外，我们还可以使用标签或关键词对邮件进行分类和标记。
通过为邮件打上不同标签或关键词，可以更快速地找到特定的邮件，避免在大量文件夹中搜索。
4. 定期清理和整理定期清理和整理邮箱非常重要。
我们可以根据邮件的重要性和时效性进行判断，删除或归档不再需要的邮件。
此外，还可以创建一个自动清理规则，自动删除或归档过期的邮件。
第三部分：归档管理的方法和技巧1. 确定归档策略在进行归档之前，需要确定归档策略。
这包括决定归档的频率、归档的范围和归档的存储位置等。
根据不同的需求和情况，可以选择手动归档或自动归档的方式。
电子邮件在现代社会中扮演着至关重要的角色，不仅用于沟通交流，还可以作为文件存档和归档管理的工具。
在日常生活和工作中，大量的文件需要妥善保存和管理，而邮件的存档和归档功能可以方便地实现这一目的。
本文将从准备工作、存档策略、归档技巧等方面介绍如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理。
1. 准备工作在开始使用电子邮件进行文件存档和归档管理之前，首先需要进行一些准备工作。
首先，创建一个专门用于存档和归档的邮箱账户，与其他日常使用的邮箱账户分开，以避免混淆和混乱。
其次，在创建该邮箱账户时，务必设置强密码，并定期更换密码，以确保安全性。
2. 存档策略制定一个合理的存档策略对于文件的有效管理非常重要。
首先，要根据文件的重要性和分类确定存档的优先级和分类标准。
例如，可以按年份或项目名称进行分类，将相应的邮件存档到对应的文件夹中。
其次，要为存档设定清晰的命名规则，以方便后续查找和管理。
另外，建议不定期地对存档文件进行备份，以防止数据丢失。
3. 存档技巧在进行存档时，有一些技巧可以帮助提高效率。
首先，可以利用邮件客户端提供的自动归档功能，比如自动将已读邮件归档到指定文件夹中。
其次，可以使用标签或者类别对邮件进行分类和标记，以便后续查找和整理。
此外，对于重要的邮件，可以将其打印成PDF格式后存档，这样更方便在不同平台和设备上查看和管理。
4. 归档管理除了存档，归档管理也是电子邮件文件管理的一个重要环节。
归档是指将已经完成但又不想删除的邮件移出收件箱，以保持收件箱的整洁和简洁。
常用的归档方式包括将邮件移动到归档文件夹、新建归档标签等。
而针对不同类型的邮件，也可以制定相应的归档规则，比如将订阅邮件归档到订阅文件夹，将工作邮件归档到工作文件夹，以实现更加高效和有序的归档管理。
5. 存档的好处使用电子邮件进行文件存档和归档管理有许多好处。
首先，通过存档文件，可以随时回顾和查找以往的邮件内容，方便回溯和审阅。
其次，归档整理后的邮件可以节省收件箱的空间，避免过多的杂乱邮件干扰正常工作和生活。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着现代社会信息技术的飞速发展，电子邮件成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得混乱不堪，导致我们无法快速找到重要的邮件。
因此，邮件归档和定期清理成为了一项重要的操作，这不仅能提高我们的工作效率，还能改善我们的工作环境和个人生活。
一、邮件归档邮件归档是将已经处理或不再需要的邮件进行整理和存储的过程。
通过邮件归档，我们可以将邮件按照不同的分类进行管理，例如按照发件人、主题、重要性等进行归档。
下面是邮件归档的一些操作指南：1. 创建归档文件夹：首先，在电子邮件软件中创建一个专门用于归档的文件夹。
可以按照需要创建多个文件夹，例如"工作"、"学习"、"个人"等。
2. 分类整理：将已经处理完毕或不再需要的邮件移动到相应的归档文件夹中。
可以根据发件人、主题等标准进行分类整理。
3. 删除冗余邮件：在进行邮件归档时，同时也要删除一些冗余的邮件，例如广告、垃圾邮件等。
这可以减少归档的工作量，并保持归档文件夹的整洁。
4. 命名规范：在创建归档文件夹和移动邮件时，建议使用清晰明了的命名规范。
这样可以方便快速查找需要的邮件，避免归档文件夹变得混乱。
二、定期清理除了归档外，定期清理也是保持电子邮件整洁的重要步骤。
定期清理可以帮助我们清除一些可能已经无用的邮件，减轻收件箱的负担。
以下是一些定期清理的操作指南：1. 自动过滤：大多数电子邮件软件都提供了自动过滤功能。
我们可以通过设置条件，将一些特定类型的邮件自动过滤到某个文件夹中，阻止它们进入收件箱。
这样可以有效减少冗余邮件的数量。
2. 邮件规则：一些邮件软件还提供了邮件规则功能，我们可以通过设置规则，对特定的邮件进行操作，例如自动删除、移动到特定文件夹等。
这样可以帮助我们快速处理大量的邮件。
3. 清理附件：附件是电子邮件中常见的占用空间较大的部分。
Outlook邮件归档和导入导出Outlook是一款广泛使用的电子邮件客户端，它提供了许多高效的工具和功能来管理电子邮件。
在长期使用Outlook的过程中，我们常常会面临需要归档和导入导出邮件的需求。
本文将向您介绍Outlook邮件归档和导入导出的方法，帮助您更好地管理和保护您的电子邮件。
一、Outlook邮件归档Outlook邮件归档功能允许用户将邮件存储在本地计算机上，从而释放Outlook邮箱的空间并提高电子邮件系统的性能。
以下是一些简单步骤来进行Outlook邮件归档：1. 打开Outlook程序并进入“文件”菜单。
2. 选择“选项”并在弹出的对话框中点击“高级”选项。
3. 在“自动归档”部分，点击“自动归档设置”。
在自动归档设置中，您可以选择设置归档频率和归档位置。
您可以选择按日期、文件夹或其他条件来归档邮件。
选择归档位置时，您可以将归档文件保存在本地或网络驱动器上。
请注意，归档过程可能需要一些时间，具体取决于您的Outlook邮箱的大小和归档设置。
一旦完成归档，您将在Outlook中看到一个新的归档文件夹，其中包含归档的邮件。
二、Outlook邮件导入导出有时候，我们可能需要将Outlook邮件导出为其他格式，例如.pst 或.csv文件，或者将其他格式的邮件导入到Outlook中。
以下是一些简单步骤来进行Outlook邮件导入和导出：1. 导出邮件：-打开Outlook并进入“文件”菜单。
-选择“打开和导出”并点击“导出/导入”。
-选择“导出到文件”并点击“下一步”。
-选择“Outlook数据文件(.pst)”并点击“下一步”。
-选择要导出的邮箱或文件夹，并选择导出的位置和文件名。
-点击“完成”开始导出过程。
2. 导入邮件：-打开Outlook并进入“文件”菜单。
-选择“打开和导出”并点击“导出/导入”。
-选择“从其他文件或程序导入”并点击“下一步”。
-选择“Outlook数据文件(.pst)”并点击“下一步”。
档案学中的电子邮件归档与管理技术随着互联网的普及和信息技术的发展，电子邮件成为人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，电子邮件的大量产生和快速传播也给档案管理带来了新的挑战。
在档案学中，电子邮件归档与管理技术成为了一个重要的研究方向。
一、电子邮件的重要性电子邮件作为一种快速、方便的沟通工具，广泛应用于各个领域。
无论是企业的商务往来，还是个人的日常交流，电子邮件都扮演着重要的角色。
然而，电子邮件的产生量庞大，如何高效地管理和归档成为了一个亟待解决的问题。
二、电子邮件归档的挑战与传统纸质档案不同，电子邮件的归档存在一些独特的挑战。
首先，电子邮件的数量庞大，如何对海量的邮件进行有效的分类和整理是一个难题。
其次，电子邮件的内容多样化，包括文本、附件、图片等多种形式，如何保证归档的完整性和可检索性也是一个复杂的问题。
此外，电子邮件还涉及到隐私和安全等方面的考虑，如何在归档和管理过程中保护用户的隐私和数据安全也是一个重要的问题。
三、电子邮件归档与管理技术为了解决电子邮件归档的问题，档案学领域提出了一系列的归档与管理技术。
首先，利用自动化工具对电子邮件进行分类和整理，可以提高归档效率。
通过建立智能的分类算法和规则，将邮件按照主题、发件人、接收日期等进行自动分类，从而减轻用户的工作负担。
其次，采用元数据标注的方式对电子邮件进行描述和索引，可以提高归档的可检索性。
通过为每封邮件添加关键词、标签等元数据信息，可以方便用户进行检索和查找。
此外，还可以利用文本挖掘和机器学习等技术，对电子邮件的内容进行分析和归纳，从而提供更加智能化的归档和管理服务。
四、电子邮件归档的价值与意义电子邮件归档不仅仅是一种技术手段，更是一种重要的管理方式。
通过对电子邮件进行归档和管理，可以实现信息的长期保存和共享，方便用户进行回顾和查阅。
同时，电子邮件归档也为企业的合规性管理提供了重要的支持。
许多行业都有法律法规对邮件进行归档和保存的要求，通过合规的电子邮件归档，可以帮助企业遵守相关法规，降低法律风险。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？随着互联网的发展普及，电子邮件已成为我们日常沟通和交流的重要工具。
而随着信息量的增加，我们的电子邮件中也积累了大量的文件和附件。
如何有效地对这些文件进行存档和归档管理，成为了一个值得思考和探讨的问题。
1. 分类整理首先，对于电子邮件中的文件进行分类整理是十分重要的。
我们可以根据文件的性质、主题或者其他标准来进行分类。
比如，可以将文件分为工作相关、个人文件、财务文件等。
在分类的过程中，可以多创建一些文件夹或者标签，方便我们将文件放置到对应的分类中。
2. 重要文件保存我们在日常邮件中收到的一些重要文件，如合同、报告等，需要特别加以保存。
可以将这些文件单独归档到一个“重要文件”文件夹中，并进行备份。
在文件名中可以加入一些关键词，方便以后搜索和检索。
3. 删除不必要的邮件在进行文件存档和归档管理时，及时删除无关紧要的邮件也是十分重要的。
因为电子邮件的存储空间有限，及时清理可以提高电子邮件的效率。
我们可以删除一些无关紧要的邮件，比如广告、垃圾邮件等，以免占据过多的空间。
4. 使用搜索功能电子邮件客户端通常都有搜索功能，可以根据关键词、发件人、日期等进行搜索。
在进行文件管理时，我们可以利用搜索功能来定位和查找需要的文件。
这样可以大大提高我们的工作效率，避免浪费时间在翻找文件上。
5. 建立归档规则在处理大量文件的情况下，建立一些归档规则也是十分必要的。
我们可以根据文件的属性、时效性等制定相应的规则，将文件自动归档到指定的文件夹中。
比如，可以设置将早于一年前的文件自动归档到“历史文件”文件夹中，以保持主文件夹的整洁。
6. 备份文件除了在本地电脑中进行文件存档管理外，我们还可以考虑将重要文件进行备份。
可以使用云存储服务或者外部硬盘等媒介进行文件备份，以防止电脑出现故障或重要文件丢失的情况。
通过定期备份文件，可以保证文件的安全和可靠性。
7. 定期整理定期整理电子邮件中的文件也是十分有必要的。
邮件归档和定期清理是电子邮件管理中非常重要的一部分。
随着电子邮件的普及和使用频率的增加，我们收到和发送的邮件数量也越来越多。
如果不及时整理和清理，邮件的管理将会变得混乱不堪，不仅浪费时间还可能错过重要信息。
本文将为大家介绍邮件归档和定期清理的操作指南。
一、邮件归档邮件归档是将已读和处理完毕的邮件按照一定的规则进行整理和存储，以便将来查找和检索。
下面是一些建议的邮件归档操作方法。
1. 设置归档规则：根据自己的需求和习惯，可以根据发件人、收件人、主题等关键词设置归档规则。
例如，将某个重要客户的邮件自动归档到“Important”文件夹，将订阅的新闻邮件自动归档到“News”文件夹等。
2. 新建归档文件夹：可以按照日期、主题或者其他自定义的方式新建归档文件夹，将邮件整理到对应的文件夹中。
这样可以更加方便地查找和管理邮件。
3. 定期整理归档：建议每个月或每季度进行一次邮件归档。
通过建立好的规则和文件夹，将已读和完成处理的邮件整理到对应的文件夹中，同时删除不再需要的邮件或将其移动到垃圾邮件箱中。
二、定期清理定期清理是为了清除不再需要的邮件，以保持邮箱的整洁和高效。
下面是一些建议的定期清理操作方法。
1. 删除垃圾邮件：垃圾邮件是指那些未被认可的广告、诈骗、垃圾等邮件。
定期清理垃圾邮件可以避免被诈骗和浪费存储空间。
同时，我们还可以通过设置反垃圾邮件规则，将常见的垃圾邮件自动删除或移动到垃圾邮件箱。
2. 清除附件：附件是邮件中占用存储空间较大的部分。
如果附件已经完成了工作或者不再需要，我们可以将其保存到本地或云端存储，然后删除邮件中的附件。
这样可以释放存储空间，提高邮箱的性能。
3. 整理重要邮件：将重要的邮件整理到相应的文件夹或标记为重要邮件。
这样可以保证重要邮件的及时查找和处理，并避免错过重要信息。
4. 清理草稿和已发送邮件：草稿和已发送邮件可能占据较多的存储空间。
定期清理这些邮件可以节省存储空间，并保持邮箱的整洁。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着电子邮件的普及和日益庞大的信息量，有效管理和组织邮件成为一项重要的技能。
邮件归档和定期清理操作是一个解决方案，可以帮助我们更好地管理和维护电子邮件。
本文将探讨邮件归档和定期清理的操作指南。
一、为什么需要邮件归档和定期清理电子邮件是我们工作和个人生活中最常使用的沟通工具之一。
我们每天都会收到大量的邮件，有些是重要的，有些是无关紧要的。
过多的邮件拥堵了我们的收件箱，使我们难以追踪和查找重要的信息，同时也占据了存储空间。
邮件归档和定期清理可以解决这些问题。
邮件归档可以将已处理的邮件以及其他重要的邮件移动到专门的归档文件夹中。
这样做的好处是，我们可以更容易地找到之前处理过的邮件，不会混杂在收件箱中，同时减少了收件箱的混乱和拥堵。
在法律和合规方面也有要求保存邮件的规定，归档可以帮助我们满足这些要求。
定期清理无关紧要的邮件也很重要。
随着时间的推移，我们的收件箱会积累大量的废弃邮件、垃圾邮件和过时的信息。
这些邮件不仅占据了存储空间，也干扰了我们的工作效率。
定期清理可以帮助我们保持一个干净整洁的收件箱，只保留重要而有用的邮件。
二、邮件归档的操作指南邮件归档的操作步骤相对简单，但需要有一定的规划和组织。
第一步是创建归档文件夹。
可以根据不同的主题或时间段来创建归档文件夹，比如按照年份、项目或客户来划分。
这样可以更好地组织和分类归档的邮件。
第二步是将邮件移动到归档文件夹中。
可以选择多个邮件进行批量移动，或者使用筛选规则自动将特定类型的邮件移动到相应的归档文件夹。
归档时，最好添加一些关键词或标签，以便后续查找。
第三步是定期检查归档文件夹，删除过时或不再需要的邮件。
这样可以确保归档文件夹的内容始终保持有用和精简。
三、定期清理的操作指南定期清理是保持收件箱整洁和高效的关键步骤。
以下是一些操作指南。
首先，删除未读或无关紧要的邮件。
我们经常会收到各种订阅邮件、广告和垃圾邮件。
这些邮件可以直接删除，不需要浪费时间和存储空间。
Outlook邮件归档和清理技巧电子邮件已经成为我们日常生活和工作中必不可少的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得杂乱无章，充斥着大量的邮件，这给我们的工作效率和邮件管理带来了困扰。
为了解决这个问题，Outlook提供了一些归档和清理邮件的技巧，帮助我们更好地管理和组织我们的电子邮件。
一、邮件归档技巧1. 利用文件夹进行归档Outlook允许用户创建文件夹来组织电子邮件。
通过使用文件夹，我们可以将相关的邮件存储在一起，以便日后查找和归档。
我们可以根据项目、客户、日期或任何其他合适的标准创建文件夹。
使用文件夹进行邮件归档可以有效地提高我们的工作效率和管理能力。
2. 使用自动归档功能Outlook提供了自动归档功能，可以帮助我们自动将未读或已读的邮件归档到指定的文件夹中。
我们可以根据时间、发件人、主题等条件设置自动归档规则，让Outlook为我们自动完成邮件归档的过程。
这样一来，我们就不需要手动处理每一封邮件，大大节省了时间和精力。
3. 设置归档周期为了避免收件箱堆积过多的邮件，我们可以设置归档周期。
通过将归档周期设为一周、一个月或其他合适的时间段，Outlook会自动将超过设定时间范围内的邮件归档到指定的文件夹中。
这样，我们就可以保持收件箱的整洁，并及时整理和处理重要的邮件。
二、邮件清理技巧1. 删除不必要的邮件一个庞大的收件箱会影响到我们的工作效率，因此我们需要删除那些无关或已经过时的邮件。
利用Outlook的删除功能，我们可以轻松地将这些不必要的邮件删除，从而使收件箱更加整洁。
2. 使用筛选器Outlook的筛选器功能可以帮助我们按条件快速找到需要清理的邮件。
我们可以根据发件人、主题、关键词等设置筛选条件，然后一次性删除所有符合条件的邮件。
这样可以极大地简化清理过程，提高效率。
3. 垃圾邮件过滤为了避免收到大量的垃圾邮件，我们可以启用Outlook的垃圾邮件过滤功能。
这个功能可以自动将垃圾邮件移动到专门的文件夹中，而不会出现在主收件箱中。
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期望读者期望了解本产品主要技术特性的用户、企业管理人员、系统管理员、网络管理员等。
本文档假设您对下面的知识有一定的了解：Web与HTTPTCP/IP协议SMTP协议邮件传输原理等相关知识目 录一、需求概况 (1)1. 背景介绍 (1)2. 需求分析 (1)3. 客户具体需求分析 (2)3.1 邮件数据安全问题 (2)3.2 用户邮件数据丢失怎么办 (2)3.3 法规遵从问题 (3)3.4 法律风险规避问题 (4)3.5 如何实现海量电子邮件数据存储和查询 (4)3.6 客户电子邮件系统现状分析 (4)二、解决方案 (5)1. MailData电子邮件数据归档系统功能介绍 (5)2. 设备选型 (9)3. 具体实施 (9)4. 实施效果 (10)三、方案优点及给您带来的价值 (11)1. 增强邮件数据安全性 (11)2. 全面掌握单位邮件使用情况 (11)3. 有效的电子举证手段 (11)4. 全面法规遵从 (11)四、实施与售后服务 (12)1. 安装与实施 (12)2. 技术支持服务 (12)3. 技术培训 (12)五、易信源公司介绍 (13)一、 需求概况1. 背景介绍在这个互联网飞速发展的时代，如果把互联网比作生命，那么数据则是血液，其价值尤为重要！而企业的数据往来绝大多数都以电子邮件为载体，这些数据是企业宝贵的信息资产，如不能进行有效的保管并加以利用，就形同于宝贵资源的流失。
然而伴随着邮件的日常应用，所产生的邮件数据量日趋增多，如何将海量的邮件数据进行长期保存、实时调阅、快速恢复以及遵从相关法规等问题已经成为摆在邮件管理员面前的几大难题！北京易信源信息技术有限公司（以下简称易信源）多年来致力于电子邮件领域相关技术的研究，早在几年前就已经关注到邮件数据安全及管理的问题，并将保障邮件数据安全的重大使命作为己任。
近年来凭借在数据安全领域的宝贵经验和思路，并联合国内、外多家业内权威机构进行邮件数据安全方面的探讨和研究。
经过长时间的论证、探讨、实测，最终形成了一套完善的综合电子邮件数据管理解决方案体系，并致力于成为最专业的邮件数据管理专家的宏伟目标而不断探索中。
易信源组织了专业的技术团队，对某用户电子邮件目前使用情况和电子邮件数据管理需求进行了深入的调研。
本方案是易信源针对某用户对电子邮件数据管理方面的实际需求，结合自身专业的实施经验，为某用户提供的一套综合电子邮件数据管理解决方案。
2. 需求分析任何事物的出现，都会带来正、反两方面的影响。
随着电子邮件应用在企业用户中的广泛应用，所产生的电子邮件数据量也日趋庞大。
也正是因为日常办公对邮件的依赖，许多关键日常业务信息均蕴涵于邮件数据中，邮件数据属于流动数据，会随着用户的收、发等操作瞬间发生变化，而目前企业并没有一个完善的电子邮件数据管理机制将企业日常往来电子邮件进行统一管理，当系统或用户PC 发生灾难性故障时，之前所保留下来的电子邮件数据将无从恢复。
另外，类似赛班斯法案和《企业内部控制基本规范》等邮件相关法规的出台，也要求具有独立电子邮件系统的单位必须有相应的电子邮件数据保留机制，以遵从法规约定和必要时可以随时提供电子邮件的电子举证，从而为单位规避不必要的法律风险。
综合以上单位所遇到的电子邮件数据安全问题，可以归结为以下几点：A、缺乏数据管理手段，出现灾难性故障时邮件无从恢复；B、邮件数据处于流动状态，出现法律问题时，无法提供电子举证；C、没有数据归档措施，无法遵从法规；因此，企业在考虑电子邮件系统安全、稳定运行的同时，也必须考虑电子邮件应用所产生的海量电子邮件数据信息。
这样才能使电子邮件系统在企业日常办公中发挥其最大效用，为企业更好的服务，杜绝一切因邮件数据风险所带来的损失和影响。
3. 客户具体需求分析电子邮件系统的应用时某用户信息化建设的重要组成部分，考虑到电子邮件系统本身的安全性，某用户已经为现有电子邮件系统加入了相应的防护方案，使垃圾邮件、邮件攻击等无法对邮件系统形成威胁。
但随着邮件数据量的不断增大，邮件系统所产生的电子邮件数据并没有一个有效的管理方案，电子邮件数据安全与管理已经成为摆在某用户面前的头等问题。
通过对某用户电子邮件系统使用现状的分析，我们看到某用户电子邮件数据相关有以下问题需要解决：3.1邮件数据安全问题很多用户都有过丢失邮件重要数据的经历，邮件数据的安全已成为当今用户日益关注的问题。
大多邮件用户习惯于使用客户端方式将邮件收取到本地进行保存、管理，而将邮件保留于邮件系统又将面临着系统崩溃、邮件空间不足等诸多数据丢失的潜在风险。
根据权威机构最新调查显示：邮件用户的邮件数据安全现状和重视程度不容乐观，约60%的邮件数据存储于不受保护的台式机或笔记本上，受病毒、木马、系统漏洞以及其他人为不定因素的影响，时有重要邮件数据丢失问题。
此外，48%的单位没有制定恰当的邮件数据安全策略。
正是由于用户安全意识的薄弱和缺乏合理的数据管理手段，才直接导致邮件数据的屡屡丢失。
3.2用户邮件数据丢失怎么办邮件管理员考虑到邮件数据的重要性和潜在的数据安全威胁，采取传统数据备份系统对邮件系统数据进行备份，便于系统瘫痪或其他系统级灾难发生时可以快速恢复邮件系统的正常运转。
众所周知，传统数据备份系统是对生产系统的全备份，包括邮件系统运行所依赖的数据库、邮箱账号以及所有邮件数据信息。
出现问题时也仅能将系统恢复至一个固定的还原点。
这种备份方式可以保证邮件系统在出现灾难性故障时恢复所用，但对于某一个或多个用户邮件数据丢失索回的情况就望尘莫及了。
3.3法规遵从问题所谓“法规遵从”，就是企业或组织在业务运作用，不仅要遵守企业自己的各项规章，而且要遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章。
要求企业对信息具有可控性。
这其中包括：对信息的保护能力，防止非授权或因疏忽而更改、毁坏或者破坏业务记录和财务信息；对信息的跟踪能力，它确保各公司其财务和业务信息时准确和可靠的，信息要具备审计轨迹；对信息长期保存的能力，要求公司确保用于保留要求记录和存档的存储系统和介质将支持长期可靠存取。
电子邮件数据信息自然是与财务信息并驾齐驱的法规遵从所指企业信息，很多领域已将电子邮件数据信息的安全、健全性等问题列为行业法规的首要问题，包括金融、健康医疗等行业。
其中最为著名的就是美国的Sarbanes-Oxley法案（赛班斯法案），它要求上市公司必须具有电子邮件归档手段，规定必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据，摩根士丹利就因电子邮件证据提供不及时、不充分被罚款8.5亿美元的赔偿金。
被喻为中国版“萨班斯法案”的《企业内部控制归本规范》也于2009年7月1日起正式执行，后续的法规也将在2010年陆续出台，电子邮件的法规遵从又成为摆在企业面前的又一大问题。
3.4法律风险规避问题电子邮件数据保留的法规遵从问题是摆在企业和上市公司面前的一大问题，而对于其他行业用户：如政府、教育、事业单位等，也同样面临着类似问题。
众所周知，如同录音、电话记录，电子邮件及网络聊天记录已经可以作为法律证据，它具有同等的法律效力。
如今电子邮件在单位中的应用极其广泛，随之而来的邮件泄密、非法言论发送等问题也时有出现。
特定事件一旦发生，就需要相应的法律依据来证明相关情况，许多单位往往没有手段拿出充分的依据将事件的当事人找出，即使利用一些技术手段找到当事人，又常常会因无法保证数据的健全性而丧失电子邮件的法律效用。
3.5如何实现海量电子邮件数据存储和查询电子邮件数据中蕴含着宝贵的信息财富，某用户日常往来邮件流量众多，然而用户对电子邮件归档的年限需求一般都在三年以上，如何将海量电子邮件数据进行存储以及需要时如何快速调阅和恢复，是用户迫切需要解决的问题。
3.6客户电子邮件系统现状分析某用户现有电子邮件系统采用集群式部署方式，由一台邮件安全网关负责过滤垃圾邮件和病毒邮件，过滤后的电子邮件通过负载均衡设备动态转发给下级的两台电子邮件系统前端，邮件数据及邮箱账号信息均存储于于两台邮件前端所连接的存储阵列中。
不难看出，某用户电子邮件系统自身安全性并没有问题，但由于没有相应的电子邮件数据管理手段，当发生邮件丢失、系统崩溃等灾难性故障的时候，数据没有恢复手段，必要时也无法对进、出邮件进行有效控制。
二、 解决方案1. MailData电子邮件数据归档系统功能介绍易信源公司结合客户实际应用需求，开发了软、硬一体化的安全电子邮件数据归档产品—MailData电子邮件数据归档系统。
该系统是集邮件收集、分类、记录、存储、检索、还原、恢复于一体的综合邮件数据归档硬件管理平台， MailData 电子邮件数据归档产品在标准设备中内嵌了安全可靠的大容量存储空间，满足了用户大容量邮件数据归档需求。
同时为满足不同规模用户的需求，易信源公司推出了适合企业/集团性用户以及电信/运行商用户的全系列产品，其功能如下： 安全可靠的系统架构设计MailData电子邮件数据归档系统采用软、硬一体化设计，硬件底层采用量身订制和专用的硬件平台，在硬件的设计中引入网络ByPass、RAID磁盘冗余、冗余电源、系统健康检查等关键核心技术，保障硬件平台的稳定性。
系统核心部分采用加固和优化的安全linux系统支撑，删减了与归档业务无关的部分，使程序的运行效率多倍提升，从而最大限度的保证了系统整体运行的可靠性。
首创归档流处理工作模式、保障数据真实性MailData电子邮件数据归档系统首创的归档流处理技术，实时对邮件工作流进行复制，邮件收发完毕，数据同时也归档完毕，不存在归档数据“时间差”问题，完全实现同步进行。
杜绝了信息丢失、原始数据被变更篡改、恶意删除等风险。
也解决了电子举证时证据资料的完整性和通信过程的可追溯性问题。
真正实现了邮件的全归档，不会出现邮件数据的缺失。
