文书与档案管理基础

《文书与档案管理基础》教学大纲一、课程名称：文书与档案管理基础二、学时与学分：学时：72 学分：4三、授课对象：文秘专业四、课程教材：《文书与档案管理基础》高等教育出版社五、课程的性质、目的和任务：《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。

置本课程的目的和任务是使学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识,公文的概念,特点,要求等,能按照文书处理与档案管理的工作程序,进行文书处理,文件的整理与归档以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。

理论教学部分第一章文书工作与档案工作概述（8学时)教学内容：第一节文书与档案第二节文书工作与档案工作第三节文书工作与档案工作的基本原则第四节办公室的性质、地位和职能第五节文书与档案工作人员的职业道德和业务素质第六节不同性质机构中的文书与档案工作教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程,掌握文书与档案工作的基础知识,遵循文书与档案工作的基本原则,培养文秘人员应当具备的职业道德和技能。

教学重点：1. 掌握文书与档案两个概念。

2. 理解文书工作与档案工作的基本原则。

第二章文书的主体--公文 (6学时)教学内容：第一节公文的概念,种类和作用第二节公文的名称和种类第三节公文的特点及写作过程第四节制发公文的规范化要求教学要求：1. 理解公文的概念,分类,作用。

2. 了解公文的特点,写作过程及制发公文的规范化要求。

3. 掌握我国现行法规公文和事务性公文的种类和名称。

、教学重点：掌握公文的结构和格式的规范化要求.第三章文书处理（8学时）教学内容：第一节文书处理的基本知识第二节文书管理方法教学要求：1.掌握文书处理的基本知识和文书整理的方法。

2.能够对文书进行收发、登记、分送和系统整理、编目、归档. 教学重点：掌握文书处的基本知识和文书处理的方法.第四章文件的整理与归档 (10学时)教学内容：第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》教学要求：1.学习《归档文件整理规则》。

第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。

一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。

2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。

3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。

位置在公文最后一页。

版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。

二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。

2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。

第二，文书有特定的格式。

第三，文书具有应用性。

第四，文书具有很强的目的性和针对性。

第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。

2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。

第一，公文有法定的作者。

公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。

撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。

法定作者的名义不容侵犯。

第二，公文有法定的权威。

公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。

它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。

第三，公文有特定的效用。

行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。

行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。

第四，公文有规范的体式。

【文书档案管理制度】职高文书与档案管理基础教案职高文书与档案管理基础教案文书与档案管理基础第三版第一单元教案叙永职高尹建伟第一单元公文拟制第一课时任务一：起草公文学习目标了解公文的概念、特点、种类、作用，理解公文的表达方式和语言特点，能够完成公文写作的过程。

教学过程：一、了解公文写作的过程。

（一）工作程序1、领会意图--明确目的，2、调查研究--获取材料，3、总体构思--拟写提纲，4、起草初稿--认真修改。

（二）操作流程1、领会意图--明确目的。

P2领导意图，撰写公文，接任务后。

2、调查研究--获取材料，P2第一，第二3、总体构思--拟写提纲，P2确立主题，整理思路4、起草初稿--认真修改。

原则要求，P2（1）（2）（3）公文草稿的修改要求P3（1）（2）（3）二、了解公文的概念、特点、种类、作用。

（一）公文的概念P3（二）公文的特点P3（1）P3（2）P3（3）P3（4）P4（5）P4（三）公文的种类1、按性质、作用划分P4（1）法定公文：15种（2）事务性公文：不具有权威和强制性。

（3）规范性公文：4种2、法定公文15种的区别：（1）决议和决定：相同点：不同点：内容、形成程序、效力、行文主体不同。

（2）命令、公报、公告、通告相同点：公开性、昭示性不同点：范围、作用、公布方法、写作要求不同。

（3）其余9项见书上。

P4--P53、事务性公文：计划、P5总结、P5简报5类P5工作要点P6汇报提纲P64、公文的作用：5点P6-7第二课时任务一：起草公文学习目标了解公文的概念、特点、种类、作用，理解公文的表达方式和语言特点，能够完成公文写作的过程。

教学过程：三、起草公文的要求:(P7)7个要求。

1、2、3、4、5、6、7、四、公文的语言特点和表达方式：（一）公文的语言特点（4点)1、准确、(P8)2、简明、(P8)3、朴实、(P8)4、庄重、(P8)（二）公文的语言运用：4点(P9)1、2、3、（三）公文的表达方式：3点(P10)1、叙述2、议论3、说明五、实践与运用：(P10)六、效果评价(P11)七、复习与思考：(P11)八、技能训练：(P11)第一单元公文拟制第三课时任务二：审核、签发公文学习目标：理解行文规则，掌握公文拟制过程中审核和签发两个程序的要求和方法。

第一章文书与档案工作概述一、填空题1．文书包括公务文书和私人文书。

2．公务文书的产生是和文字、阶级和国家的产生紧密地结合在一起的。

3．随着文字的出现，必然形成反映人类活动的各种文字记录，从而形成各种管理活动中的文书。

4．我国最早的公务文书是在河南省安阳县发现的甲骨文书。

5．由于工作的持续和事业发展以及遗留后世的需要，人们把日后仍需查考的材料有意识地留存下来，这样文书就转化为档案了。

6．文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。

7．档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。

8．档案来源于社会实践，档案的形成主体是人，档案记录是原始信息，档案的多样性表现在两个方面，一是档案门类的多样性，二是档案载体的多样性，人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。

9．档案的形成主体既包括自然人，也包括法人，还包括其他的社会群体。

10．文书转化为档案必须有个过程，即立案归档。

11．对国家和社会有保存价值的那部分文书才能转化为档案。

12．文书工作主要是文书的拟制与处理，以服务现行工作为主。

13．档案工作主要是文书的收集与保管，既要为现行工作服务，又要考虑长远的利用。

14．文书工作和档案工作的特征有服务性、政治性、管理性。

15．档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作。

16．文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程的控制。

17．从某种意义上讲，行政管理机关就是行政管理信息的加工厂。

18．采用文档一体化管理模式，可以使档案收集更加完整、系统、便捷、准确、安全。

19．公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

20．文书工作的基本原则有实事求是原则、少而精原则、时效性原则、保密原则。

21．精简、优质、改进文风，是文书工作的一项重要原则。

22．档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。

公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。

订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。

允许误差±4mm页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。

单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

★公文份数序号的位置在的位置。

也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。

★公文的份数序号一般是位数。

用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。

公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。

绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。

★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。

紧急程度是对公文送达时限的要求。

紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。

如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。

标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。

但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。

发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。

发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。

☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。

发文字号由机关代字、年份、序号组成。

发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。

发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。