文书处理与档案管理

秘书如何做好文书处理和档案管理在一个组织或单位中，秘书往往承担着文书处理和档案管理的重要职责。

这两项工作看似平凡，实则对组织的运转和发展起着至关重要的作用。

能否高效、准确地处理文书和管理档案，直接影响到信息的流通、决策的制定以及工作的连续性。

那么，秘书究竟如何才能做好这两项关键工作呢？文书处理是秘书工作的重要组成部分。

首先，秘书需要具备敏锐的信息捕捉能力，能够快速准确地理解来文的主旨和要求。

这就要求秘书在收到文书时，认真阅读每一个细节，不放过任何关键信息。

对于一些重要或紧急的文书，更要做到第一时间处理，确保信息的及时性和有效性。

在文书的登记环节，秘书要做到条理清晰、分类准确。

可以根据文书的来源、性质、紧急程度等因素进行分类，建立详细的登记台账。

这样不仅便于后续的查找和管理，也能为工作的有序进行提供保障。

文书的拟办是一项需要深思熟虑的工作。

秘书要根据领导的职责分工和工作重点，提出合理的拟办意见。

这就需要秘书对单位的工作流程和领导的工作习惯有深入的了解，能够准确判断文书的重要性和紧急程度，为领导提供有价值的参考。

在文书的传阅和催办过程中，秘书要严格遵守工作流程和保密制度。

确保文书按照规定的顺序传阅，避免遗漏和延误。

对于需要办理的文书，要及时催办，掌握办理进度，确保工作按时完成。

接下来谈谈档案管理工作。

档案是组织的重要历史记录，具有不可替代的价值。

秘书在档案管理中，首先要重视档案的收集工作。

要确保各种门类和载体的档案应归尽归，不遗漏任何有价值的信息。

档案的整理是一项繁琐但重要的工作。

秘书需要按照一定的分类标准，对收集来的档案进行系统的整理。

可以按照年度、组织机构、问题等分类方法进行分类，使档案条理清晰、易于查找。

档案的保管也是至关重要的。

秘书要确保档案存放的环境安全、适宜。

要做好防火、防潮、防虫等工作，保证档案的完整性和安全性。

同时，要建立严格的档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，防止档案的丢失和泄密。

现代经济信息140文书与档案管理王汉华 武汉华中师范大学档案馆摘要：文书是档案的前身，档案是文书的归宿。

本文从正确认识文书处理与档案管理的关系谈起，分析文书工作与档案管理工作中存在的一些普遍问题，并提出加强文书工作与档案管理工作的有效措施。

关键词：文书；档案管理；问题；措施中图分类号：G272 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2017)007-0140-01文书是档案的前身，档案由文书转化而来。

一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。

笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。

一、正确认识文书处理与档案管理的关系文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。

正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。

（一）文书与档案管理工作职责与任务不同文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。

而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。

（二）文书与档案管理相辅相成文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。

档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。

而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。

（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。

要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。

因此，做好文书工作，是提高档案工作质量的前提。

二、文书与档案管理工作容易忽视的问题（一）文件材料收集归档不完整齐全归档材料不完整齐全。

一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。

文书处理与档案管理1、文书工作指的是什么？从文字材料看，文书的产生和存在已有3000多年的历史，可以说自从有了文字以后，文书就已经存在了。

2、公司领导要求办公室批转的文件需要注意些什么？（领导的批示性意见）3、“档”即“木架框格之意”，“案”即“几属”引申为文字材料。

放在架子上的文字材料即档案。

4、档案：将分类立卷归档保存的文书材料就称为档案。

5、档案一词始于清朝初期。

6、档案是原始的历史记录。

7、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

8、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性，其一，处理完毕的文件才能作为档案，其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。

9、档案的类别：文书档案、科技档案、专门档案10、档案的作用：现实工作及各项社会活动的考查依据作用。

历史的凭据作用。

科学研究的基础和条件作用。

11、文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。

12、文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。

13、档案管理工作即用科学的原则和方法管理档案，为党和国际的各项工作服务。

14、档案管理工作的特点：管理性、服务性、机要性。

15、档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、登记统计八项工作。

16、档案管理工作的八项基本内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。

17、档案管理工作的具体要求是：完整、安全、有效。

18、文书种类：行政机关的公文种类有十三种：命令、决定、批复、请示、意见、函、通知、通告、报告、告示、会议纪要、议案、通报19、文书的格式分为：眉首、主体和版记。

20、文书处理的三大程序：收文处理、发文处理、文书管理。

21、收文处理：是指对外单位发给本单位的所有文件收进处理的一系列程序过程。

文书工作与档案管理一、文书工作文书工作是指利用文字和图表等表达方式，以文件形式记录、传达、汇报、决策、约束等管理过程中发生的情况、内容和结果的一个过程。

文书工作包括发文、收文、公文处理、档案管理、信息发布、知识管理等方面。

其中，档案管理是文书工作不可缺少的组成部分。

1. 文书的基本要素文书的基本要素包括：书名、文件字号、成文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、内容摘要和正文内容。

除此之外，不同的文书根据其性质和用途，还需注明文件类别、行文方式、文件密级、紧急程度、处理要求等方面内容。

2. 发文工作通过发文工作，机关团体可以传达自己的决策和指示，下达工作任务和要求，调度协调相关资源和部门，召集会议和评审等等。

发文工作过程中需要注意的事项包括：（1）审定文稿：发文前需要经过领导或者上级机关的审定，保证文稿内容的准确性和符合政策要求。

（2）填写发文表头：发文表头需要填写发文机关、主送机关、抄送机关、文件字号、紧急程度、处理要求等重要信息。

表头不仅要完整、准确，同时还需有相应的格式通照。

（3）定时发文：发文需要有一定的时间安排和计划，及时完成发文任务，不拖延、不遗漏。

3. 收文工作收文工作是指机关团体接收和管理收到的公文。

收文工作的内容包括：文号、收文日期、来文单位、案卷编号、文件摘要等。

在收文过程中需要注意以下几点：（1）及时签收：收到公文应立即签收并进行初步查阅和处理。

（2）核对文件：应仔细核对收到文件的信息，包括文号是否正确、来文单位是否标明等信息。

（3）妥善处理：对于不同类型的文件，应该分别进行怎样的处理和归档，对该文件进行标明。

4. 公文处理公文处理包括：呈批、承办、审批、审核、拟稿、签发、公文校对、责令整改、处理意见等环节。

公文处理是机关团体运行机制中重要的一环，任何公文处理都要规范、严肃和透明。

5. 档案管理文书资料都需依照规范存储和管理，而档案管理是这一过程中重要的一环。

档案管理能够保障机关团体的正常运转，方便查阅和举证，防止遗失和篡改，保护机关团体合法权益。

文书工作与档案管理篇一：文书工作与档案管理笔记文书工作与档案管理1、什么是文书？文书就是指卢戈韦正本在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公务文书使用机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并法定的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字模具，简称公文。

3、公文的本质特征。

政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织后处理工作的基层单位一种工具。

4、文书的分类公务文书，通用公文，专用公文，技术公文5、公文的特点一、工具性（1）管控国家机关政务和事务的工具（2）是各类全国总工会其他事项在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的传播方式工具（3）是机关最高层推进工作科研工作的工具二、权威性（1）有法定的作者制定和发行的——法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体相关机构组织各行而不是人。

三、统一性四、现实性6、公文的作用(1)领导指导作用（2）行为规范作用（3）公务联系和执照作用（4）凭据记载作用（5）传递信息与宣传教育7、文书工作：机关形成处理和管理公文的相关及其中各个环节衔接的各道程序与手续是完成和处理公文的作用第二节档案与档案管理一、什么是档案（1）定义：档案是机关、和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料（2）作用：凭证依据（3）属性：原始记录性二、是么是档案管理（1）定义：档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。

（2）基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

第三节档案与文书一、文书与档案的联系与区别P10（1）联系：①两者记录和反映人们社会实践活动的功用完全相同相同②两者在内容格式与格式上时完全一致③两者互为因果（2）区别：①两者的性质与模式不同②两者的目的与作用不同③实际效果两者存在和发挥效用的时间不（二）文书工作与档案管理区别与联系P14（一）联系①两者的教育工作对象相同②两者的某些工作环境相异③两者互为因果④两者林先生管理员的基本素质要求相同（二）区别①两者的其他工作任务不同②两者的服务对象不同③两者的组织工作目的不同④两者组织工作的具体内容不同第五章关于文书工作一．含义文书工作：的形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接机关各道程序与手续，是完成和后处理公文的工作二、理解1、文书工作的对象是公文及机关常用文2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序4、每道或手续都有各自的规范和技术要求三、文书工作的重要性1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏四、文书工作的特点政治性，机密性，时间性，规范性五文工作的作用1、机关的喉舌作用2、及关间的纽带作用3、促进和提高机关效率的作用4、机关的门户作用六、叙伊佩县的基本要求1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对贪污腐败，形式主义和文牍主义。

文书工作和档案管理
文书工作和档案管理是指对机构或组织内的各类文件、档案进行管理和维护的工作。

这些文件和档案包括但不限于会议记录、合同、报告、信函、备忘录等各类文字和图像记录。

在文书工作方面，主要包括文件的起草、编辑、编排、保存和传递等。

文书工作是组织内信息传递和沟通的重要手段，对于保持机构内部的信息畅通和运转有着重要的作用。

文书工作需要具备良好的文字表达能力、协调能力、沟通能力和组织能力。

同时，还需要具备一定的专业知识和常识，能够根据具体情况和需求进行适当的调整和修改。

档案管理是指对于机构或组织产生的各类文件、档案进行规范化管理的工作。

档案管理的目标是确保文件和档案的安全性、完整性和可查找性。

具体工作包括文件的分类、整理、保管、借阅和销毁等。

档案管理需要根据文件的重要性和保密性制定相应的管理规定和措施，并进行合理的存储和保管，以便日后的查找和使用。

文书工作和档案管理是机构或组织内部的重要工作，对于提高工作效率、降低错误率和保障合法权益都具有重要的意义。

有良好的文书工作和档案管理能力的人员，不仅能够提高工作效率，还能在需要时方便地查阅和利用已有的信息资源，为机构发展和决策提供支持。

第一章总则第一条为加强文书处理档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位内部所有文书处理档案的管理工作。

第三条文书处理档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案的合法合规；2. 完整性：确保档案内容的完整、准确，不得擅自增删、篡改；3. 安全性：加强档案的安全防护，防止档案遗失、损坏、泄露；4. 效率性：提高档案处理效率，确保档案的及时归档和利用；5. 保密性：严格保密制度，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构及职责第四条我单位设立档案管理机构，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 负责档案的收集、整理、归档和保管；3. 负责档案的查阅、复制和提供利用；4. 负责档案的鉴定、销毁和统计；5. 负责档案的安全保卫工作；6. 负责档案信息化建设。

第三章文书处理档案管理流程第六条文书处理档案管理流程包括以下环节：1. 收集：各部门将工作中形成的各类文件、资料按照规定进行收集，并报档案管理机构备案；2. 整理：档案管理机构对收集到的文件、资料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性；3. 归档：档案管理机构对整理好的档案进行归档，并建立档案目录；4. 保管：档案管理机构负责档案的保管工作，确保档案的安全；5. 利用：档案管理机构根据需要提供档案查阅、复制等服务；6. 销毁：档案管理机构按照规定对不再具有保存价值的档案进行销毁。

第七条档案归档要求：1. 文件内容完整，无缺页、破损；2. 文件格式规范，字迹清晰；3. 文件分类、整理有序，便于查阅；4. 档案目录齐全，内容准确。

第四章文档查阅与保密第八条档案查阅：1. 查阅档案需经档案管理机构批准；2. 查阅者需出示有效证件，并填写查阅登记表；3. 查阅者需遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。

第三节文书工作与档案工作的基本原则文书工作与档案工作是组织和管理工作的重要组成部分。

它们在为组织运作提供信息和依据的同时，也承载着保留和传承组织历史文化的重要功能。

因此，文书工作与档案工作必须遵循一定的基本原则，以确保工作的准确、高效和可靠。

本文将从信息的真实性、保密性、完整性、合规性等方面，介绍文书工作与档案工作的基本原则。

首先，文书工作与档案工作必须遵循真实性原则。

真实性是指文书和档案记录的内容必须真实、准确、客观地反映事实情况。

在文书工作中，必须严格按照实际情况，确保每一份文件的内容真实可信。

在档案工作中，要确保记录的档案资料真实可靠，不偏不倚地反映历史事件和事实。

这需要工作人员具备扎实的专业知识和严谨的工作态度，同时加强对文件和档案的审核和监督，杜绝虚假和捏造的情况。

其次，文书工作与档案工作应遵循保密性原则。

保密性是指文书和档案记录的内容不得泄露给未授权的人员。

在处理机密、涉密文件和档案时，必须严格遵守保密规定，确保信息不被泄露。

在日常操作中，应建立健全的管理制度和安全措施，加强对文件和档案的保密性管理，从源头上保护和控制机密信息的安全。

第三，文书工作与档案工作应遵循完整性原则。

完整性是指文书和档案记录的内容应完整、清晰、连贯、有序地呈现。

在编写文书和整理档案时，要确保文书的格式规范，内容完整，符合规定的格式要求；档案的存放应有序，杜绝遗漏和丢失。

同时，要加强对文书和档案的传递和传递流程的管理，确保档案信息的连贯性和完整性。

再次，文书工作与档案工作应遵循合规性原则。

合规性是指文书和档案工作必须按照法律法规和相关规定进行操作和管理。

在进行文书和档案工作时，要严格遵守国家有关文件和档案管理的法律法规，确保工作符合法律法规的要求。

同时，文书和档案的处理程序和方法也需要符合组织的相关规定和标准，保证文书工作和档案工作的规范、有效性。

最后，文书工作与档案工作应遵循便捷性原则。

便捷性是指文书和档案的使用和查询应方便、快捷、高效。

单位文书岗位职责一、岗位职责概述单位文书岗位是一个重要的行政管理职位，在各大企事业单位中扮演着重要的角色。

岗位职责主要包括文书处理、档案管理、信息整理等方面的工作。

以下将详细介绍单位文书岗位的职责与要求。

二、文书处理1. 文件起草：负责各类公文、函件的撰写、起草工作，确保文书的规范性、准确性和完整性。

根据领导要求进行格式调整，包括正文、附件、签署和盖章等。

2. 文件归档：监督和执行归档程序，负责对机关内各类文件的收集、整理、存档和检索工作。

保证文件的有效管理，及时调取以备查阅。

3. 档案整理：负责处理文件中的不同类别的资料，对档案进行排序、分类、标引，并进行归档储存。

监督存储环境、防火防盗措施，保证档案安全。

三、信息管理1. 信息收集：利用各种渠道搜集有关单位或者行业的最新信息，进行归纳整理。

确保所收集信息的及时性和准确性，为领导决策提供有力支持。

2. 信息报送：根据上级领导的要求，定期或不定期地向上级汇报工作。

保证报送内容的及时提交，并做到内容详实、条理清晰。

3. 信息发布：负责单位内部公告、通知、文件等信息的发布工作。

保证信息的准确性、规范性和时效性，确保信息的传达到位。

四、工作要求与能力1. 文书处理能力：熟悉各类公文格式及写作技巧，具有较强的文字表达能力和语言组织能力。

具备良好的文字功底和文字处理速度。

2. 档案管理能力：熟悉档案管理的基本原则和流程，能够按要求进行归档和整理工作。

具有较强的细致性和耐心。

3. 信息管理能力：能够熟练运用各种信息收集和整理工具，具备较强的信息处理和筛选能力。

保证信息的准确性和及时性。

4. 学习与沟通能力：具备积极学习的态度，不断提升自己的专业素养和知识水平。

能够与同事进行良好的沟通和合作，高效地完成工作任务。

五、总结单位文书岗位作为单位行政管理中的重要一环，对文书处理、档案管理和信息整理等方面的工作起着至关重要的作用。

岗位要求具备一定的文书处理能力、档案管理能力和信息管理能力，并且要求学习能力强、与他人的沟通能力好。