继续教育档案管理手册

第一章总则第一条为规范继续教育档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的继续教育档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。

第三条继续教育档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：所有继续教育档案由专人负责，实行集中统一管理。

（二）真实准确原则：档案内容必须真实反映继续教育工作的实际情况。

（三）安全保密原则：加强档案安全防范，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。

（四）规范高效原则：建立健全档案管理制度，提高档案管理效率。

第二章档案收集与整理第四条继续教育档案的收集范围包括：（一）继续教育计划、方案、通知等文件；（二）继续教育课程设置、教学大纲、教材等教学资料；（三）继续教育教师、学员名单、考核成绩、证书等；（四）继续教育经费预算、使用情况等财务资料；（五）继续教育工作的总结、报告、统计分析等。

第五条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、装订等规范进行整理；（二）确保档案的完整性和连续性；（三）对破损、霉变的档案进行修复、保护；（四）定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风，温度控制在适宜范围内；（二）配备必要的档案保管设备，如防潮、防虫、防火、防盗等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现异常及时处理；（四）严格执行档案借阅制度，确保档案安全。

第七条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查阅者应提供有效证件，登记个人信息；（二）档案查阅者应遵守档案保管规定，爱护档案；（三）档案利用者不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案管理人员应提供优质服务，及时解答查阅者疑问。

第四章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定应遵循以下要求：（一）按照国家档案鉴定标准，对档案进行鉴定；（二）鉴定结果经单位领导批准后执行；（三）对失去保存价值的档案，应按规定程序进行销毁。

一、总则为规范继续教育电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高继续教育档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、电子档案的定义与范围1. 电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的，具有保存价值的各类信息资料。

2. 电子档案的范围包括但不限于以下内容：- 继续教育学员个人信息及学籍档案；- 继续教育课程资料、教学计划、考试试卷、成绩单等；- 继续教育项目申报、审批、实施、评估等相关文件；- 继续教育管理规章制度、通知公告等。

三、电子档案的管理职责1. 继续教育学院负责电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

2. 各相关部门按照职责分工，配合继续教育学院做好电子档案管理工作。

四、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集应遵循完整性、真实性和及时性的原则。

2. 收集的电子档案应按照规定的格式进行整理，包括文件名、文件类型、文件大小、创建时间、修改时间等信息。

3. 对收集到的电子档案进行分类、编目、归档，建立电子档案目录。

五、电子档案的保管与利用1. 电子档案的保管应确保安全、可靠，防止数据丢失、损坏或泄露。

2. 电子档案的利用应遵循合法、合规、保密的原则，未经批准，不得随意复制、传播或公开电子档案内容。

3. 电子档案的查询、借阅等手续应按规定办理，确保电子档案的完整性和安全性。

六、电子档案的归档与移交1. 继续教育学院负责电子档案的归档工作，定期对电子档案进行整理、归档。

2. 电子档案的移交应按照规定办理，确保电子档案的完整性和安全性。

七、电子档案的销毁与处置1. 电子档案的销毁应按照规定办理，确保电子档案的完整性和安全性。

2. 电子档案的处置应遵循环保、安全的原则，防止数据泄露或环境污染。

八、电子档案的管理监督1. 继续教育学院定期对电子档案管理工作进行检查，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。

2. 对违反电子档案管理规定的单位和个人，将按照相关规定进行处理。

大学继续教育学院学生档案管理办法学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，反映学生在校学习等方面情况的真实表现。

为了加强成人教育学生档案的管理，使我院学生档案管理更加规范化、制度化，保障学生档案的完整、系统和安全，依据《档案法》及有关法规，结合我院实际，特制定本办法。

一、学生档案的内容（一）在籍学生在校期间每人均须建立个人档案。

学生档案按专业、年级、学习方式、学习层次分类。

（二）学生档案按个人所在专业班学员顺序建立相应的档案顺序号。

（三）学生档案材料包括：1.成人高考报名信息表；2.学习成绩登记表；3.个人奖惩材料；4.毕业生鉴定表；5.其他可供组织参考的有保存价值的材料（如医学类实习报告等）。

二、学生档案的日常管理（一）学习成绩登记表是学生在校学习成果的真实反映，任课教师应在学生考试结束三天内，将学生课程成绩及时网络记载并打印签名，学习成绩登记表毕业时由考试管理科打印、盖章存入学生本人档案。

（二）毕业生鉴定表是学生毕业的凭证之一。

每位毕业生均应填写《XX大学继续教育学院毕业生鉴定表》，学生个人必须按要求如实填写，班主任填写评语并签字，继续教育学院确认并盖章。

（三）学生在校期间所受奖、惩，均应及时登记归入个人档案，作为其在校期间的历史记录。

任何人不得随意扣压或抽取，应完好存入本人档案。

（四）学生中途离校，应将学员在校的有关材料整理后，装入本人档案，由院档案室归档保管，供学生取用。

（五）学生档案不允许随意查阅，确因工作需要，经学院领导同意（签字）后向院档案室借阅。

学生个人不得查阅或借阅本人档案。

（六）学生档案中的成绩、奖励、处分等材料，未经院长办公会讨论通过，任何部门和个人不得随意更改。

三、学生毕业及毕业后的档案管理（一）学生毕业时，应将学生的学习成绩登记表、考生信息表、毕业生鉴定表等有关材料，经整理后装入其本人档案，需经档案管理人员对档案装袋密封后加盖“XX大学继续教育学院密封专用章”。

学生本人在领取毕业证书的同时领取本人档案，并交学生所在单位人事部门。

教师继续教育档案管理制度教师继续教育档案管理制度的重要性与实施Ⅰ. 介绍教师继续教育档案管理制度的背景和意义教师继续教育档案管理制度是指对教师进行继续教育过程中产生的相关文件、数据和记录进行系统化管理的一项工作制度。

教师继续教育档案管理制度的实施，对于提高教师培训的质量、规范教师继续教育的程序以及促进教师个人发展具有重要意义。

Ⅱ. 教师继续教育档案管理制度的内涵教师继续教育档案管理制度主要包括教师继续教育档案的建立、档案材料的收集、整理与传输以及档案的保管和利用等方面的内容。

Ⅲ. 教师继续教育档案建立的必要性建立教师继续教育档案可以为教师个人发展提供依据，并为学校和教育部门提供教师培训的参考依据，有利于全面评估和监督教师的继续教育行为和学习情况。

Ⅳ. 教师继续教育档案材料的收集与整理为了保证教师继续教育档案的完整性和准确性，学校需要制定相应的政策和措施，确保对教师参加各类培训、研修活动的证明材料进行收集和整理，以备后续存档使用。

Ⅴ. 教师继续教育档案的传输与共享教师继续教育档案应当建立起完善的传输和共享机制，确保档案的及时传递并在相关部门之间进行共享，以便于各级教育管理部门对教师继续教育情况进行监管和评估。

Ⅵ. 教师继续教育档案的保管与利用保管教师继续教育档案需要落实相应的管理责任，并建立统一的档案管理制度，确保档案的安全性和可利用性。

Ⅶ. 教师继续教育档案管理制度在实践中的应用在实践中，学校可以制定具体的教师继续教育档案管理制度，并对教师进行相关培训，提高教师对档案管理工作的重视程度和技能水平。

Ⅷ. 教师继续教育档案管理制度的优势与问题教师继续教育档案管理制度的实施可以提高教师培训的针对性和实效性，但也存在着档案管理的复杂性、信息安全的隐患等问题，需要从制度设计和技术手段两个方面进行改进。

Ⅸ. 教师继续教育档案管理制度的改进与创新为进一步提高教师继续教育档案管理的效率和质量，需要推动数字化技术与教育管理的深度结合，探索利用新技术手段进行教师继续教育档案的管理与推进。

附件一：文件材料归档范围一览表
一、党政文书类
注：1.保管期限：永久、定期30年、定期10年。

学院存的通常为复制件或备份，须移交学院档案室。

2.党政档案需有同纸质对应的电子版或扫描件。

二、教学类（高等学历继续教育）
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。

3.校本部直属教学点其法人单位是学校，故相关档案必须经校级兼职档案员、学历教育部门兼职档案员共同检查验收后向学校档案馆移交。

三、教学类（高等教育自学考试助学专业）
2.有同纸质对应的电子版或扫描件一并归档。

3.学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。

学院应存的复制件或备份移交学院档案室。

省教育考试院关于自考助学的政策文件归入“党政文书类”。

四、教学类（自学考试专接本）
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。

2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步移交归档。

2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。

注：1.保管期限：永久、定期30年。

上述需存学院档案室复制件或备份。

2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。

继续教育学院教学档案管理制度
教学档案是高等院校师生在教学活动中形成的，具有保存价值的,并按一定归档制度集中保管起来的文字材料、图表、录音、录像实物等教学文件材料的总称。

教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。

教学档案管理按照教学单位集中统一管理为主的原则，继续教育学院由教务科负责管理教学文件材料及资料室，确保材料的完整、准确、系统和安全。

教学档案的归档内容包括：
一、上级教育主管部门、上级主办高校及学院下达的政策性、指导性文件及有关规定；
二、校外教学点年审材料
三、教学基本建设的各种规划和计划；
四、自编教材、教学参考资料、实验指导书、习题集、试题（试卷）库、试卷分析以及各种声像资料等；
五、学期教学工作计划、教学工作进程表、教学计划、教学大纲、学期授课计划、课程教学总结等；
六、新生录取通知书附件、省统考成绩原件、毕业设计（论文）任务书、优秀毕业设计（论文）；
七、学生学籍记录卡、学业成绩、学籍变动情况、毕业资格审核材料；
八、教学改革进展情况、教学研究计划、总结，典型经验材料和教学研究刊物；
九、教师与外聘教师业务档案、各种奖励及成果;
十、教学工作评价材料、教学工作会议纪要等；
十一、其他有必要立档的教学文件和资料。

资料室对接收进来的文件材料，要按《高等学校档案管理办法》的规定进行分类、编目，并利用现代化管理手段，逐步实现档案工作的标准化、规范化、现代化管理。

教学档案工作是教学管理的重要组成部分，应实行教学工作与教学档案建档工作同步管理，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，也要做好教学档案布置、检查、总结评估工作。

培训学校档案维护和管理1. 引言本手册旨在为培训学校的档案维护和管理提供一套详细、专业的操作流程和方法，以确保学校档案的完整、准确和安全。

本手册适用于培训学校的档案管理人员和相关工作人员。

2. 档案分类与编号2.1 档案分类根据培训学校的业务特点和档案内容，将档案分为以下几类：- 教师档案- 学生档案- 课程档案- 财务档案- 行政档案- 其他档案（如：合作伙伴、教学设备等）2.2 档案编号为便于管理和查询，每份档案应标明唯一的编号。

编号规则如下：- 档案类别（1位字母）- 顺序号（3位数字）例如：教师档案编号为 T001，学生档案编号为 S001。

3. 档案收集与归档3.1 档案收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案内容的完整、真实和准确。

收集档案时，应注意以下几点：- 确认档案的完整性- 检查档案的质量- 确保档案的原始性- 审核档案的合规性3.2 档案归档档案归档工作应由档案管理部门负责。

归档时，应按照档案分类和编号规则进行整理，确保档案的有序存放。

归档流程如下：- 部门提交档案- 档案管理部门审核档案- 审核通过后，进行归档- 归档完成后，填写归档记录表4. 档案保管与维护4.1 档案保管档案保管工作应由档案管理部门负责。

保管时，应注意以下几点：- 确保档案存放环境的安全性、温湿度适宜- 采取防尘、防虫、防潮、防火、防盗等措施- 定期检查档案的完好性，及时发现问题并处理- 限制无关人员接触档案4.2 档案维护档案维护工作应由档案管理部门负责。

维护时，应注意以下几点：- 定期对档案进行整理、修复、数字化等处理- 确保档案的完整性和可读性- 跟踪档案的利用情况，为学校提供有效支持- 及时更新档案信息，确保档案的时效性5. 档案查询与利用5.1 档案查询档案查询应遵循保密原则和合规性原则。

查询流程如下：- 提交查询申请- 档案管理部门审核申请- 审核通过后，提供档案查询服务5.2 档案利用档案利用应遵循合理、合法、公正的原则。

“十二五”教师继续教育档案管理（一）提高对档案意义的认识档案资料是活动过程的反映，是活动内容的外在形式，是活动经验交流的重要内容，是再次进行相应活动的经验参考，是上级了解相应工作的有效途径之一。

学校十二五教师继续档案是学校继续教育工作的真实历史记录，是教职员工智慧的结晶，是学校的重要财富，也是国家和社会的宝贵历史文化财富，学校教师继续教育工作的顺利开展和学校的发展离不开档案。

（1）延伸人类记忆的作用档案的起因就是为了延伸人类的记忆。

因为人类大脑的记忆是有限的，一是记忆的容量有限，二是记忆的载体---脑细胞寿命有限，三是记忆的内容容易消失、失真，四是记忆是无形的，其内容看不见、摸不着，不便于传播。

而档案作为记忆的结果，突破了以上因素的局限，是一种重要的延伸记忆的工具。

延伸记忆的载体方式很多，但其最终形成的往往都是档案。

（2）存史存知作用档案是人类社会实践活动的真实历史记录，记录和反映了人类社会实践的全过程，是研究历史的第一手材料。

同时，档案具有知识性，它存贮了人类的知识，是一种载体知识。

总之，档案室的存史存知作用是由其内容和载体形式所决定的，它记录和保存了人类的文明，反映了人类的进步，是人类的文化遗产、历史的见证。

（3）传播知识、信息作用档案不仅是存史存知的一种载体，而且是人类传播知识、信息，促进社会进步与发展的必不可少的材料。

一方面，因为档案蕴藏着大量的知识和信息，另一方面它是传播知识、信息的重要源头和工具，与其他载体相比有其特有的优势，一是可靠，二是便捷。

（4）处理现实事务的查考作用档案除了上述三个作用外，还在现实管理、生产、研究、学习生活中具有十分广泛的查考作用。

它是管理工具，生产建设的参考依据，科学研究的基础和条件，学习的原始教材，宣传教育的生动素材，政治斗争、国际斗争的有力武器，解决纠纷、维护佥权益的法律证据。

（二）“十二五”教师继续教育档案的管理方法1、加强宣传，让教师做出规范的个人资料古语云：“一个自愿者胜过十个强迫者。

一、总则为了加强我院档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理法规，结合我院实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 学院教育教学、科研、行政管理、学生管理等方面的文件、资料、图片、声像等。

2. 学院各部门、各系、各教研室、各班级形成的各类档案。

3. 学院与其他单位、个人之间的往来文件、协议、合同等。

三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责全院档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

2. 学院各部门、各系、各教研室、各班级应按照档案管理要求，做好档案资料的收集、整理、归档工作。

3. 学院教职工、学生应遵守档案管理制度，配合档案管理部门做好档案管理工作。

四、档案收集与整理1. 档案收集：档案管理部门应定期对各部门、各系、各教研室、各班级的档案资料进行收集，确保档案资料的完整。

2. 档案整理：档案资料收集齐全后，应按照档案分类标准进行整理，确保档案资料有序。

3. 档案归档：档案整理完毕后，应按照档案归档要求进行归档，确保档案资料的完整、准确。

五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应按照档案保管要求，做好档案的防潮、防霉、防虫、防火、防盗等工作，确保档案资料的安全。

2. 档案利用：档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案资料的正常利用。

六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，对无保存价值的档案资料进行销毁。

2. 档案销毁：档案销毁前，应按照档案销毁程序进行，确保档案资料的安全。

七、档案信息化建设1. 学院应积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平。

2. 档案管理部门应按照档案信息化要求，对档案资料进行数字化处理。

八、奖惩1. 对认真履行档案管理职责，在档案管理工作中取得显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、通报批评或纪律处分。

吉林师范大学继续教育学院档案管理办法
为加强档案的科学管理，更好地为教学和学生服务，根据成人高等教育教学管理的特点，特制定本办法。

一、凡在我院取得学籍的学生都应建立档案。

学生档案和院内文书档案由学生科组织归档。

二、院内文书档案归档范围
1．上级有关成人教育管理的文件；
2．学院有关学生管理、教学管理的计划、通知、条例；
3．学院内工作计划、报告、总结；
4．与各有关单位签定的联合办学协议及各类合同；
5．招生审批表；
6．毕业证书验印审批表；
7．毕业生登记表；
8．学生奖励证书、审批表等；
9．学生处分材料；
10．其他需要归档的材料。

三、学生档案归档范围
1．成人高等学校毕业生登记表；
2．成人高考材料（报考材料等）；
3．学生成绩单；
4．学生奖励材料；
5．其他应归档的材料。

四、归档要求
1．凡学员在校期间形成具有保存价值的材料，均由档案管理员收集、整理、归档（包括各函授站）；
2．学生档案归档的时间为每年的3—5月份；
3．学生档案材料均要填写目录，编写页号；
4．学生档案材料装订要整齐美观，档案封面要用钢笔或碳素笔填写，字迹工整清洁；
5．本着便于保管、方便利用的原则对学生原始档案进行必要的加工整理、编目、登记和统计，做到排列有序，并按学生入学的年份和保管期限编号。

2008年 5月制定。