某人寿保险公司产品说明会操作手册(doc 22页)

产品说明会操作手册中国人寿保险股份****无锡市分公司产品说明会执行手册中国人寿保险股份****无锡市分公司个险部目录第一章产品说明会概述1(一)概述产品说明会是一个系统的专案。

专案的重心并非仅仅会议本身，同样，会前的宣导是否有效、邀约的客户筛选是否认真、会务的準备工作是否细緻，都对说明会的效果至关重要。

同时在会务组织一块，通过良好的计划与组织分工，对各项工作分别落实到位，以相对优化的工作流程，事前控制的强化（如会前的团队宣导、说明会的物件群体、邀约客户的追蹤确认），既可以督促业务伙伴提高拜访量，邀约较高质量的客户，又能从基础上提升说明会的效果。

(二)工作流程1、会前準备阶段基本步骤步骤1：个险部综合经营需要、团队士气、拜访量等因素，制定产品说明会的步骤，并确定时间、参会物件。

步骤2：说明会被批准实施后，专案负责人按要求召开工作会议，成立接待、议程、后勤三个功能小组，并确定职责。

（详见辅助工具b02《产品说明会责任人工作明细》）。

步骤3：各功能小组根据步骤2确定工作内容以及（辅助工具c01《产品说明会工作计划表》）的指引完成各项筹备工作。

专案负责人、小组负责人根据co1表检查各自的工作进展。

2、各层级和功能组职责（1）专案组负责人a、根据经营需要确定产品说明会週期、时间、参会物件；b、落实各功能小组成员，明确职责与要求；c、随时了解跟蹤各功能小组的工作进度；（2）议程组a、确定会议流程b、领导、主持人、讲师的沟通c、主持词、领导致辞、专题的定稿d、组织人员对团队进行会前相关内容宣导。

（a）产品说明会召开前期的宣导工作（辅助工具a01《参加产品说明会的好处》a02《如何邀约客户参加产品说明会》a03《到**寻找目标市场》）(b)说明会会议宣导（会议时间、举办地点、针对物件、讲师介绍）(c)会议注意事项的宣导（辅助工具a04产品说明会注意事项宣导）e、音像资料的準备f、邀约客户情况的追蹤（3）后勤组a、联络会场预算费用b、确定场地布置方案并实施c、联络準备现场签约奖品d、準备会务物品（辅助工具b03品说明会物品準备清单）（4）礼仪组a、确定礼仪人员并沟通b、邀请函及门票的製作c、按会议礼仪要求进行训练及彩排（辅助工具b04产品说明会礼仪工作要求）（三）注意事项1、会前宣导：个险部或营销部根据各自业务的特点，预先对产品说明会的预期目标、针对物件、组织形式、伙伴的配合要求进行宣导，有利于业务伙伴有针对性的邀约客户；2、邀约追蹤：个险部、营销部经理、组训内勤、各级主管形成多层面追蹤，并及时反馈邀约情况及市场的问题，积极寻求对策应对；3、节奏控制：各经营单位根据业绩的需要，综合权衡前几场产品说明会的邀约客户人数、现场签约率、人均签约保费、进单率等各项指标，在既能保证业务员的活动量从而不降低邀约客户的质量，又能保证业务员有时间对已参加说明会的客户进行追蹤从而不降低进单率，又能跟上业务发展的需要的情况下制定产品说明会召开的节奏。

中国人寿保险股份有限公司无锡市分公司产品说明会执行手册（初稿）中国人寿保险股份有限公司无锡市分公司个险部2004年11月目录第一章产品说明会概述 (1)第二章产品说明会运作流程 (5)第一部分：说明会运作流程概要 (5)第二部分：会前宣导与准备 (5)第三部分：会中组织与运作 (5)第四部分、会后总结与追踪 (5)第三章附录 (17)辅助工具分类清单 (17)第一章产品说明会概述一、产品说明会的必要性现代营销的新观念——集团开发现代营销的新趋势——广告推销寿险初级市场特点——从众心理客户购买心理特征——求廉心理寿险市场开发根本——信任建立二、产品说明会的作用1、为经营单位和业务伙伴提供销售支持工具，推动业务发展；2、拓宽与客户的沟通渠道，促进公司与客户间的相互信任；3、借助说明会良好的氛围，有效促成保单，提升个人业绩；4、通过标准化、专业化的说明会，提高客户对寿险行业、公司和保险产品的认识和了解；5、通过多种形式的媒体展示和丰富资讯，向客户潜移默化地展现公司良好的品牌及产品优势；6、通过说明会这种专业、有效的行销手段，增强业务伙伴的展业信心和对公司的认同。

三、与以往说明会的区别1、强化了计划与组织职能以往的产品说明会也有计划与组织，但一般仅限于制定出简单的流程与分工，容易造成责任不到人，需要组织者花费大量时间去协调与追踪工作进程，并且不能有效掌握关键环节的质量情况。

新产品说明会使组织者可以通过流程表、组织分工图、工作追踪表、工作明细表等工具，周密计划、分工明确、各司其责。

同时组织者通过工作会议、工作汇报的方式对各项工作充分协调，从而有效监控说明会筹备各环节的工作进度与质量。

2、加强会前的宣导和追踪新版产品说明会更强调“系统”的概念，重视会前、会中、会后的每一个流程，尤其突出会前的宣导，要求营业单位进行会前宣导，明确告诉代理人本次说明会的对象类型，会中如何与讲师配合，同时会前加强对客户邀约情况的追踪工作。

新编人寿福建分公司产品说明会操手册WTD standardization office【WTD 5AB- WTDK 08- WTD 2C】X X人寿福建分公司产品说明会操手册目录一、前言二、大型产说会目的三、活动地点四、功能小组建立与职能五、说明会前期准备六、前期准备细节七、说明会会中流程八、会中流程细节九、会后追踪前言2008年对泰康来讲是不平凡的一年，更是辉煌的一年。

泰康个险广大将士在公司管委会的正确领导下，在“以组织发展和机构建设为核心，专业化制胜，服务部决胜，全面推进县域保险”的个险发展方针指导下，取得了骄人的业绩：个险人力跃上32万平台，标保超越53亿元，公司规模保费突破500亿元，跃居市场第三！2009年是公司“双超”战略的决胜年，更是优化产品结构提升内涵价值的关键一年，因此产品推动的系统化标准化的建设尤为重要，为了更好的让产品更加有效的推动，让更多的业务人员通过系统的大型产说会得到保单成功签约提高，规范大型产说会的操作流程，编辑成册下发全系统，以供各机构操作规范！一、召开大型产说会目的：1、展示公司实力；2、改变销售模式3、加强客户的理财投资观念；4、使客户快速接受我公司的产品；5、帮助业务伙伴集中促成、签单；6、给业务伙伴提供拜访借口，提高活动量；7、提升公司品牌知名度、美誉度。

二、活动地点：1、高规格大型会议场所（宾馆会议厅）；2、宽敞明亮，具有高雅气氛；3、可以张贴海报、悬挂条幅，投影设备、音响设备良好4、场地能容纳说明会预算人数120%；5、会场地点易于业务员或客户寻找。

三、功能小组建立与职能：1、督导指挥组负责人：营销总或营销部经理职责：（1）会议预算签报报批（2）策划活动、提高活动量、积累客户；（3）制定产说会配套奖励方案及签单奖品；（4）制定产说会的流程；（5）选择适当人员组成各功能小组；（6）实施督导、指导、检查各小组工作进度，针对每个环节提出改善意见；（7）确定在X月X日X时全面验收各小组工作情况，并作最后补充。

人寿保险股份公司产品说明会操作手册Last revision date: 13 December 2020.产品说明会操作手册信泰人寿保险股份有限公司培训部2010年5月目录会前策划 (3)会前筹备及后勤组工作内容 (4)礼仪接待组工作流程 (6)产说会会中流程 (8)邀约话术 (11)异议处理话术 (13)促成话术 (14)回访话术 (15)产说会督导追踪表 (17)产说会运作节点控制表 (18)会前策划示例：***机构酒会一周工作安排相关要求：1、职场布置：倒计时牌、对抗目标情况、产品酒会口号、产品酒会目标、产品酒会时间地点、预估标保等上墙。

2、对抗比拼：部与部、组与组、绩优个人对抗明确，落实目标，产品酒会成绩优秀者全市将要巡讲表彰。

3、明确目标：目标30万（50张*6000元/份），细化到人头，再确定到邀请客户量。

4、邀请客户申请确认：上报营服经理，然后确认后方可确认是否有资格参加酒会。

会前筹备及后勤组工作内容1、确定“客户答谢酒会”具体时间、地点。

2、召开总监、部经理、主任、组训、营服经理参加的“客户答谢酒会”筹备会议，进行相关内容宣导。

①强调会议的重要性，以及各营业单位配合的必要性；②公布各营业单位可参加答谢酒会人数，便于事先确定参加人员。

3、按酒会工作项目，确定会议功能组，确定召开功能组工作会议时间，便于追踪相关工作进度。

4、制作邀请函、门票，确定发放形式（购票价格）、联系人、联系电话。

5、确定会议主持人、发言领导、讲师、桌长。

6、落实说明会辅助展示工具内容（电脑、PPT、VCD、宣传画、易拉宝、图片等）。

7、预定场地布置时间。

后勤组场地布置及后勤工作内容(示例)礼仪接待组工作流程会前月 日产品酒会接待组工作安排（示例）一、接待组所需物品 1、绶带：6条 2、签到登记表3、笔、资料袋（产品彩页、公司介绍、会议议程等）4、胸花恭送客户礼品清点意向书 整理汇报 负责人二、会前准备礼仪：8人注：1、各位工作人员于***点前到位三、会议期间总协调：负责人：摄像：（一）酒会流程概况产说会会中流程2、播放公司统一制作模版宣传短片（VCD、PPT）3、客观介绍公司、理财观念与产品说明4、安排现场有奖问卷游戏：奖品突显公司文化并与区域市场（客户）需求相结合范例：***产品酒会工作流程安排表邀约话术一、邀约话术要点示范1、品牌我今天为您带来一个好消息，我们信泰人寿是新兴寿险公司中发展最快的公司之一，公司以严格的成本控制确保稳健经营以保证客户利益最大化。

人寿保险股份有限公司产品说明会操作手册产品说明会操作手册信泰人寿保险股份有限公司培训部5月目录会前策划 (3)会前筹备及后勤组工作内容 (4)礼仪接待组工作流程 (6)产说会会中流程 (8)邀约话术 (11)异议处理话术 (13)促成话术 (14)回访话术································· (15)产说会督导追踪表 (17)产说会运作节点控制表 (18)会前策划示例: ***机构酒会一周工作安排相关要求:1、职场布置:倒计时牌、对抗目标情况、产品酒会口号、产品酒会目标、产品酒会时间地点、预估标保等上墙。

2、对抗比拼:部与部、组与组、绩优个人对抗明确, 落实目标, 产品酒会成绩优秀者全市将要巡讲表彰。

3、明确目标:目标30万( 50张*6000元/份) , 细化到人头, 再确定到邀请客户量。

4、邀请客户申请确认:上报营服经理, 然后确认后方可确认是否有资格参加酒会。

会前筹备及后勤组工作内容1、确定”客户答谢酒会”具体时间、地点。

2、召开总监、部经理、主任、组训、营服经理参加的”客户答谢酒会”筹备会议, 进行相关内容宣导。

①强调会议的重要性, 以及各营业单位配合的必要性;②公布各营业单位可参加答谢酒会人数, 便于事先确定参加人员。

3、按酒会工作项目, 确定会议功能组, 确定召开功能组工作会议时间, 便于追踪相关工作进度。

4、制作邀请函、门票, 确定发放形式( 购票价格) 、联系人、联系电话。

5、确定会议主持人、发言领导、讲师、桌长。

6、落实说明会辅助展示工具内容( 电脑、 PPT、 VCD、宣传画、易拉宝、图片等) 。

辽宁省分公司个险培训部二ΟΟ八年十一月目录I产品阐明会意义与功用II产品阐明会组织与策划III会前准备IV阐明会操作细则V会后追踪VI总结与提高VII附件I产品阐明会意义与功用一、产品阐明会类型1、投资理财型产品阐明会（适合观念潮流地区）2、保险意义与功用产品阐明会（适合初级市场）3、两者结合产品阐明会二、意义1、展示公司形象有效手段通过场景、布置展示形象，因此一定要选具备一定品位场地。

透过内容与人员仪容举止、组织工作感受公司品质。

2、提供业务支持重要平台通过阐明会，前期提供拜访借口、中期协助促成，后期明确追踪目的，全程予以业务伙伴以支持。

3、集中大量收取保费重要渠道三、功用1、耳目一新感觉细致、品质、组织上做到精益求精！2、营造一种购买氛围购买从来就具备从众倾向，打破行动临界点，提供购买心理支持。

3、集中促成手段*产品阐明会效用与要点1、产品阐明会只是销售流程中促成阶段，并不能代替所有销售。

2、产品阐明会＝40%筛选＋30%现场＋30%追踪3、成功现场签单率：筛选决定了3/4，现场效果决定此外1/4（自己筛选：业务员会前培训和门票；公司筛选：客户筛选表）II产品阐明会组织与策划一、总策划1、展开市场调研（进一步市场及团队），拟定产品阐明会主题、客户定位及组织形式、流程；2、定总督导一人负责整个阐明会组织及督导工作（注意总督导不能兼任功能小组组长），保证阐明会顺利组织及品质。

职责：阐明会准备行事历制定、召开功能小组协调会、督促检查各小组工作进度及完毕品质。

督导各环节进展状况，每日追踪完毕状况，及时调节便于追踪；3、提前一种月做方案，提交预算报告给财务，报批后，将场地及物资规定报办公室准备，并告知物资准备完毕时间；4、召集各部门开协调会，明确小组分工，指定组长并留下联系人电话；5、阐明会行事历二、各小组分工及督导要点1、礼仪队* 检查点：a、提前4天告知或筛选礼仪人员，并确认名单和联系方式；b、与物资组联系绶带、服装、化装等事宜，于产品说.明会前一天进行演习，目是熟悉场地，做好岗位分派；* 岗位设立：签到台（2人）、宾馆门口（2--4人）、会场门口（2—4人）、楼梯口（2人）、场控（2—4人）、展示礼物（4--6人）、抬抽奖箱（1—2人）2、外联组* 检查点：a、提前三天（并每天确认）贯彻主持人、嘉宾、讲师、公司领导到会时间和演讲内容；b、提前告知会议工作人员演习时间并确认；c、制作请柬，并提前4-5天发往各管理处；d、制作会议幻灯片，并负责会议当天幻灯片播放。

ⅩⅩ人寿四川分公司产说会操作手册前言四川ⅩⅩ银保业务自2002年开始起步，经历了突飞猛进地大幅度增长，成为四川寿险市场上的主力寿险公司。

但是，随着“90号文”的颁布执行，全国的寿险银保业务遇到了极大的困难。

川分银保业务也同样遇到了前所未有的挑战。

同时随着银保产品向复杂的长期型、保障型转型，对业务队伍的销售技能、公司培训支持、后援服务等各方面支持都提出了挑战，公司推动业务的手段不能仅限于渠道关系的维护，而需要借用产说会的形式让业务有大的跨越性发展，并借产说会增加公司品牌形象、稳固公司在渠道中的美誉度。

总论根据四川实际情况，将产说会分成两种操作模式：一、支行（大型）产说会：1、客户数量：50人以上，每个网点有客户数量的任务并对客户质量做出相关要求（活期、定期或资产业务标准，有意向做稳妥性投资）2、会议场地：一般选择在大型的酒店或礼堂举行。

3、产说会形式：以公司为主办方的正式会议形式，有主持人、主讲人、双方领导及功能小组，氛围隆重而热烈，突显公司品牌及专业。

4、适用范围：适用于新闻发布会、客户答谢会等，以宣传为主，提高公司和产品的认知度。

二、网点（中型）产说会：1、客户数量：20人—50人之间，定位在中、高端客户。

2、会议场地：可选择在银行会议室、酒店的小型会议室、公司会议室举行。

3、产说会形式：以营业部为主的非正式会议形式，有主持人、主讲人、银行领导，氛围轻松自然，产品沟通以交流为主。

4、适用范围：自助酒会式、分红报告会、理财沙龙等，目的提高件均与件数。

无论支行产说会还是网点产说会，客户来源都是依托渠道代为邀请。

本手册将就这两种方式的产说会操作过程分别逐一介绍，以支行产说会为重点，供业务一线参考。

支行产说会操作手册第一部分围绕目标制订策划案一、内部统一1、召集队伍管理层召开研讨会，设立明确的目标：会议目的、客户定位、客户数量、预定保费规模、签单率、费用成本、礼品设置等，向领导汇报征得同意后围绕设立的目标展开工作部署。

XX人寿保险股份有限公司XX分公司产品说明会操作参考范本一、分红产品说明会的目的与意义：1、集中宣传我公司的综合实力与品牌形象；2、帮助业务人员树立销售信心、累积销售经验；3、让业务人员养成不断开拓市场的良好工作习惯；4、提高件均保费和促成效率；5、迅速而进一步扩大我公司的市场占比；6、规范产品说明，提升保单质量，做好客户服务。

二、事先准备：1、晨会宣导。

各单位应在召开说明会前至少两周前，利用晨会时间进行会前宣导，宣导的着重点应在强调说明会的效用上，做好说明会门票、讲师、奖品的包装及销售工作。

（宣导参考话术附后）2、准客户的累积与选择。

每位业务员每次至少累积三名以上的准客户，并从中甄选出一名最优者参加产品说明会，该客户的经济条件应在年收入五万元以上，且至少有一次以上推荐分红保险的面谈经历。

（邀请参考话术附后）3、着装要求。

为体现公司整体形象及业务员的专业形象，要求参加说明会的所有业务员都应着职业装，并佩戴司徽。

4、门票的印制与分发。

门票的设计风格应尽量追求精美雅致，体现XX人寿的良好形象，限量有偿分发（票面价格与实际价格可适当有差距）。

（附门票样张）5、工作人员的确定与分工。

可分为讲师组（包括非正式与正式主持人、公司代言人、主讲人）、礼仪组（包括迎宾、签到、剪票、引座、奖品展示、抽奖颁奖、茶水等）、后勤组（包括物品采购、资料打印、会场布置、音响控制、灯光控制、摄影摄像）、推动组（以组训、各级主管为主）、监督组（主要为领导、协调人）等，将责任落实到人。

其中主持人的角色至关重要, 应挑选较具激情能带动全场气氛、临场掌控能力和应变能力较强的人员担任。

6、各小组尤其是讲师组、礼仪组和推动组应事先经过专业训练。

7、奖项和奖品的确定与奖品附加价值的策划包装。

奖项不必太多，但要拉开距离，奖品一定要精美、独特、吸引人，但不一定要过于贵重，应注重对其附加价值的策划包装（确定专人负责），以求引起客户的心理联想与拥有欲望，从而带动分红产品的销售。

人寿保险股份有限公司产品说明会操作手册培训部目录一、产品说明会的意义二、产品说明会的操作步骤三、产品说明会的职能分工四、产品说明会的工作进度追踪1. 产品说明会项目负责人的工作进度表2. 产品说明会议程组的工作进度表3. 产品说明会接待组的工作进度表4. 产品说明会后勤组的工作进度表五、产品说明会的会中运作1. 产品说明会的参考流程2. 产品说明会的会中工作安排六、附件1 、产品说明会中PPT2 、产品说明会中各种相关表格3 、产品说明会中各种相关示例文稿4、产品说明会中视频资料5、产品说明会中使用的音乐—、产品说明会的意义展示公司实力，树立公司形象，拓展沟通渠道，促进彼此信任，扩大宣传力度, 提升客户观念，加大促成力度，提高个人业绩，提升保单质量，完善客户服务二、产品说明会的操作步骤产品说明会按会议进行时间分为会前、会中、会后三个部分展，对各组工作进行协调和修正，详见第四条 五：团队意愿启动 1. 第一次启动时间：产说会方案确定后内容：让客户经理了解产说会主推产品、 主讲讲师、签单纪念品项目。

2. 第二次宣导时间：产说会前一周晨会目的：就说明会的各个环节对参会客户经理进行说明，明确产说会成 功的关键是需要客户经理和银行工作人员双方面配合，以及具体配合事 项；（围绕产说会的相关追踪和相关话术进行内部训练，内容为红 F 产品的 功能、销售技巧、话术的组合等）六：安排全程彩排 按照产品说明会的各项流程和要求，进行彩排，时间为正式开始前一天， 尤其是礼仪人员的引位工作和纪念品发放流程。

一：银行沟通启动 沟通人员：部经理、总监携带产说会成功运作案例。

沟通理由： 1、 增加中间手续费、提高网点排名2、 在开门红期间可以打出高点，减轻全年整体任务压力。

3、 通过产说会运作可以提升银行理财经理专业技能和团队 配合意 识。

4、 如果还不行进行利益驱动法。

5、 没完成任务，可以借产说会打增量，缩小保费缺口。

6、 提高理财经理收入，打出士气，增加忠诚度。

太平人寿银行保险产品说明会操作手册产品说明会操作手册细节决定成败太平人寿银行保险产品说明会操作手册太平人寿银行保险部二零零四年三月第一部分：产品说明会功能定位及客户选择第二部分：整体流程及操作细则一、前期准备二、现场组织三、后续追踪第三部分：附件—郑分农行产品说明会材料产品说明会作为一种复合销售形式，可集合多方资源，发挥集体优势，以“晓之以理（专题讲座）；动之以情（气氛烘托）；诱之以利（签单奖品）”来带动客户及早做出购买决策。

在目前银行保险业务推动中，同样可利用这种方式，但需要在某些具体操作环节中作相应调整，特此编写银行保险产品说明会操作手册，供大家参考。

第一部分：产品说明会功能定位及客户选择在正式介绍说明会流程之前，首先要强调要说明会的功能定位和客户选择。

这才是说明会成功与否的根本所在，具体流程不过是操作层面的事情。

想对产品说明会的认识存在一定的误区，认为说明会是剂灵丹妙药，只要客户来参加，保准能签单。

其实，产品说明会只是一种辅助销售形式，它可以起到接触、说明、积累准客户、促成的作用，但由于理财产品的相对复杂性，想要仅仅利用现场的时间就能说动客户决定购买，并非易事。

同时考虑到说明会需要较大投入，以及对银行的示范效应，说明会最主要的功能定位是：促使客户及早作出购买决定。

既然说明会的定位是促成，那么参加说明会的客户最好是已经接触过产品，有一定的了解程度和购买意向，这样的“半成品”客户才容易在说明会的现场被促成。

为了能最大程度地发挥产品说明会的成效，客户构成可分为三类：一是在说明会之前已初步达成购买意向，这类客户参加说明会，可落实签单，并能对其他与会客户起到带动作用；二是在说明会之前接触过我们的产品，有一定的了解，但还有疑问，需要进一步的说明和促成，这类客户应该是参加说明会的主体，达到80%；三是未接触产品，但是产品的目标客户群。

这类客户可作为后续追踪的重点对象。

第二部分：整体流程及操作细则说明会的操作流程大致分为三部分：一、前期准备；二、现场组织；三、后续跟踪。

中国人寿保险股份有限公司无锡市分公司产品说明会执行手册中国人寿保险股份有限公司无锡市分公司个险部目录第一章产品说明会概述…………………………………………１第二章产品说明会运作流程.............................................５第一部分：说明会运作流程概要 (5)第二部分：会前宣导与准备 (5)第三部分：会中组织与运作 (5)第四部分、会后总结与追踪…………………………………………5ﻭ第三章附录………………………………………17ﻭ辅助工具分类清单………………………………………………17ﻭﻭﻭﻬ第一章产品说明会概述ﻭ一、产品说明会的必要性ﻭ现代营销的新观念—－集团开发ﻭ现代营销的新趋势—-广告推销ﻭ寿险初级市场特点——从众心理ﻭ客户购买心理特征——求廉心理ﻭ寿险市场开发根本-—信任建立ﻭ二、产品说明会的作用ﻭ１、为2、拓宽与客经营单位和业务伙伴提供销售支持工具,推动业务发展；ﻭ户的沟通渠道,促进公司与客户间的相互信任;３、借助说明会良好的氛围，有效促成保单，提升个人业绩；ﻭ 4、通过标准化、专业化的说明会，提高客户对寿险行业、公司和保险产产品的认识和了解;5、通过多种形式的媒体展示和丰富资讯，向客户潜移默化地展现公司良好的品牌及产品优势;ﻭ６、通过说明会这种专业、有效的行销手段，增强业务伙伴的展业信心和对公司的认同。

三、与以往说明会的区别ﻭ 1、强化了计划与组织职能以往的产品说明会也有计划与组织，但一般仅限于制定出简单的流程与分工,容易造成责任不到人,需要组织者花费大量时间去协调与追踪工作进程,并且不能有效掌握关键环节的质量情况.ﻭ新产品说明会使组织者可以通过流程表、组织分工图、工作追踪表、工作明细表等工具，周密计划、分工明确、各司其责。

同时组织者通过工作会议、工作汇报的方式对各项工作充分协调，从而有效监控说明会筹备各环节的工作进度与质量.2、加强会前的宣导和追踪ﻭ新版产品说明会更强调“系统”的概念,重视会前、会中、会后的每一个流程,尤其突出会前的宣导,要求营业单位进行会前宣导，明确告诉代理人本次说明会的对象类型，会中如何与讲师配合，同时会前加强对客户邀约情况的追踪工作。