沟通控制程序

ZL/QP-11 沟通控制程序1 目的确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。

2 适用范围适用于各类质量信息的内外部交流沟通。

3 职责3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。

3.2质量管理部负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。

3.3各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。

4 工作程序4.1 内部沟通的形式内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、电子邮件、网络电话等传递形式。

4.1.1 请示超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。

4.1.2 汇报下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。

汇报可采用个别口头汇报、在会议上汇报或邮件、微信、短信、书面汇报的方式。

4.1.3 会议4.1.3.1 总经理办公会议（包括管理评审会议）根据需要，由总经理不定期主持召开办公会议，听取质量管理运行过程中遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。

关于质量管理评审的公司级会议至少每年召开一次。

综合办公室负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.2 质量调度会质量管理部部长主持，每月召开一次，相关部门的部长及车间主任以上领导参加。

1）讨论本月发生的质量和质量管理问题。

382）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。

3）听取各部门在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。

4）对上月布置的事项完成情况进行跟踪检查。

质量管理部指定人员负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.3 部门会议各部门至少每月召开一次本部门质量会议：1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。

2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题；3) 听取员工在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。

1.目的建立适当的沟通与交流过程，及时地收集和反馈公司内部和外部的信息交流，多层次、多渠道地加强沟通和交流，确保管理体系相关信息在内部和外部得到及时传递与沟通。

2.范围适用于公司内不同层面和岗位之间的相互沟通和交流以及与外部相关方进行信息交流和沟通。

交流和沟通的信息包括与质量、环境、职业健康安全体系相关的信息。

相关方包括客户、工程合同方、供应商、废弃物收购方、运输公司、政府机构、消防部门、医院、社区、环保组织、认证机构、监测站、环卫部门等与本公司有直接或间接关系或关注本公司质量、环境、职业健康安全行为和业绩的组织或个人。

3.职责3.1运营部职责负责本程序文件的起草。

3.2体系管理负责人职责负责本程序文件的批准；负责本程序文件日常执行的监督。

4.定义无。

5.工作程序5.1沟通与交流职责a）运营部负责对管理体系的建立、实施与维护情况进行沟通，负责信息沟通与交流的归口管理，协调公司部门之间的沟通及公司对外的沟通，并向管理层汇报；负责与外部的政府、环境、安全主管部门、服务商等相关方沟通；b）供销部负责与客户、供应商沟通；c）各部门负责本部门内部的沟通，确保工作范围内相关信息在本部门得到沟通和理解。

5.2沟通与交流范围a）公司各层面和各部门之间就内部和外部信息进行广泛地沟通和交流；b）内部信息指各部门管理体系中所进行的过程实施和运行结果、体系运行的有效性、内部体系审核的结果、纠正预防措施及员工建议等；c）外部信息包括国家相关政策及法律法规、上级主管部门及政府有关部门相关文件资料、客户的有关信息、相关方的反馈及投诉，以及建议和可借鉴的经验。

5.3沟通与交流要求a）沟通与交流必须及时、有效，内容必须准确；b）明确各自职能和权限，使信息逐级传递和及时反馈,保证信息的畅通性，并且将信息传递到所有需要得到和利用信息的相关部门和人员；c）可采取书面或口头进行交流和沟通；可采取自上而下或自下而上的双向渠道；d）利用一切通讯和宣传工具，如发文、会议、网络、简报、公告栏、员工满意度调查等，会议若有决议项，需做《会议纪要》。

内部沟通控制程序1 目的:通过规范内部沟通的方法及有效沟通以确保质量管理体系的有效性和适宜性。

2 适用范围:公司内部的不同层次和职能之间质量信息、质量目标完成情况、纠正及预防措施等方面的总结与跟踪等的的相互沟通。

3 职责：3.1人事部负责本程序的实施，并对其有效性及适宜性做出评价。

3.2各部门根据需要负责各会议、工作联络的组织与安排，并做好相关的记录。

4 内容：4.1 信息沟通内容4.1.1政策、法规、标准等信息，如国家法律、法规，产品标准、产品认证等。

4.1.2质量管理体系运作达成情况、外部审核与管理评审报告等信息。

4.1.3管理层对上月工作的总结及董事长或其授权人对本月工作计划及实施要求。

4.1.4顾客方反馈的需求、投诉或其它信息。

4.1.5各部门在日常工作中的技术改进，质量管理，法律、法规更新等信息。

4.1.6在质量体系运作过程中，通过内部评审发现的不合格项及纠正预防措施。

4.1.7质量方针、质量目标完成情况等方面的持续改进建议。

4.1.8质量事故、生产事故、设备事故、安全事故的调查情况及处理意见。

4.1.9员工合理化建议或其它信息。

4.2 信息沟通方式4.2.1会议：4.2.1.1在正常情况下并认为有必要时，各部门可每周召开一次部门例会，由部门负责人主持，并指定人员做好记录。

4.2.1.2在正常情况下并认为有必要时，公司可每月召开一次公司管理例会，由董事长或其授权人主持，并指定人员进行管理例会记录。

4.2.1.3公司及各部门在必要时，均可召集相关部门，对公司及部门间需沟通的问题召开会议。

4.2.1.4必要时，可由会议记录人员编写会议纪要，内容应包括时间、地点、参加人、主持人、记录人、会议议题、会议具体内容（含对议题的讨论结果）等。

4.2.1.5对会议纪要中需跟踪和落实的工作事项，由会议组织者进行跟踪检查。

4.2.1.6 入会人员应在《会议签到表》上签名，会议组织部门在会后编制《会议纪要》，发至所有参会人员，抄送给此会议有关的其他人员。

内部沟通监控程序1.0 目的公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。

2.0 范围公司内部各单位、层次之间的沟通。

3.0 职责3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。

3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并乐观与相关单位进行有效沟通。

3.3 每位职工或职工或员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。

4.0 程序4.1 部门间的沟通4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。

4.1.2 例会内容以总结上周工作履行状况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。

4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的状况与相关部门联系，并将联系的状况填写在《内部沟通记录》上。

4.1.4 各部门保留本部主动沟通的关于记录，对关心其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。

4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：1)参加对方例会2)与对方人员沟通3)由主管领导组织关于部门主管的会议4.1.6 部门间的问题传递由发觉部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。

4.1.7 各部门应对本部门接手的事项及时、认真处理。

4.2 部门与管理处的沟通4.2.1 在管理处发觉问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。

4.2.2 对较复杂或较严峻的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。

4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。

4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必需及时将关于信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。

4.3 管理处间的沟通4.3.1 管理处间应主动加强沟通和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。

内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。

这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。

在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。

主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。

管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。

当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。

记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。

管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。

此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。

支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。

管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。

此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。

安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。

系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。

同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。

使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。

2.进入程序主界面。

在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。

3.选择想要控制的通信方式。

系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。

4.设置相应的规则。

管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。

5.应用规则并保存。

管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。

6.监控通信记录。

管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。

7.维护系统安全。

管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。

1 目的公司通过建立沟通控制程序，确保食品安全信息得到充分沟通，以保证管理体系文件的适宜性和有效性。

2 适用范围本程序适用于来自内部和外部沟通活动的控制。

3 职责3.1 食品安全小组负责沟通信息的收集、分析和处理。

3.2 其他部门负责本部门的信息的收集、分析和反馈。

4 工作程序4.1 沟通来源4.1.1 外部沟通4.1.1.1 认证机构、检验检疫部门及其他主管部门的检查结果和反馈信息以及相关的法律法规；4.1.1.2 原辅料供应商的产品特性、质量标准等信息；4.1.1.3 客户对产品的要求（产品质量要求、包装贮存以及标签要求），以及客户信息反馈（客户抱怨等）；4.1.1.4 对食品安全管理体系的有效性或更新产生影响，或将受其影响的其他组织提供的信息；4.1.2 内部沟通4.1.2.1日常工作，如食品安全管理目标完成情况、检验和实验记录、内部审核、食品安全管理体系评审与管理评审报告及体系正常运行的其他记录；4.1.2.2 食品安全管理体系运行中存在的不合格纠正措施；4.1.2.3 紧急信息，如应急事故等；4.1.2.4 其他信息，如会议、员工建议等。

4.2 沟通方式：可以通过日常的食品安全管理记录、书面资料、讨论交流、会议、电子媒体、通讯等方式进行沟通。

4.3 沟通信息收集、分析和处理4.3.1 外部沟通信息收集、分析和处理4.3.1.1食品安全小组组长负责有关认证机构、检检验检疫部门及其他部门的检查结果和反馈有关食品安全信息的收集和整理，做好《外部沟通记录》并将有关信息及时反馈到相关部门，采取相应措施。

4.3.1.2 外来技术文件、标准由品质部部长通过标准制定部门、行业组织、顾客等渠道收集，并及时传递到各有关部门。

4.3.1.3 办公室主任通过当地政府、行政主管部门、上级领导等多渠道识别和获取有关法律、法规，并及时传递到各有关部门。

4.3.1.4 业务科通过电话、传真、电子邮件、走访等方式与顾客进行信息沟通，以满足顾客要求，这些沟通包括：4.3.1.4.1 产品信息及公司产品的免费咨询服务；4.3.1.4.2 问讯、合同或定单的处理（包括对其修改）；4.3.1.4.3 顾客反馈（包括顾客的抱怨、投诉及消费者要求）；4.3.1.4.4 走访顾客或顾客来访；4.3.1.4.5售后服务，包括出口产品报检、报关和保险业务代理等.4.3.1.5 供应科通过对供方考察、电话问询和签定合同，以确保采购产品的所有信息。

1、目的通过在公司内部、外部之间建立有效和良好的沟通渠道，确保质量和食品安全信息沟通的及时畅通和有效，确保公司质量管理和HACCP体系的有效性运行。

2、适用范围适用于本公司内部、外部质量和食品安全管理信息的沟通和处置。

3、职责权限3.1办公室负责策划提供适宜的沟通方式，负责收集整理和体系有关的信息，并及时传递给相关部门。

3.2 公司各部门负责本部门职责范围内的信息内外沟通，重要信息应及时向总经理汇报；3.3 管理者代表或者食品安全小组组长负责定期或不定期召开由各部门领导参加的质量管理和HACCP体系协调会议；3.4 HACCP小组应就HACCP体系运行情况和相关问题定期和不定期进行沟通、交流。

3.5 食品防护小组应就食品防护计划运行信息和相关问题定期和不定期进行沟通、交流。

4、管理规定4.1 信息内容主要包括有关产品质量和与食品安全危害的信息。

按信息来源不同，将信息分为两类。

4.1.1 内部信息指在公司体系运行过程中产生的信息，包括但不限于：a)公司管理方针、管理目标；b)各级人员的资格要求、职责、权限分配；c)相关法律、法规及顾客、相关方要求及合规情况；d)内审、外审、管理评审、验证活动情况；e)公司的《良好操作规范（GMP）》、《卫生标准操作控制程序（SSOP）》、《HACCP计划》、《食品防护计划》、产品质量、食品安全有关的信息及关键控制点的监控结果；f)应急准备和响应情况信息；g)顾客及外部相关方的有关问讯，包括：与产品有关的质量、食品安全危害的抱怨，影响产品质量和食品安全的其他条件；h)各部门和工作岗位之间的日常联络，日常报表及其它信息通报等；i)潜在不安全品（不合格品）的控制及产品召回；j)公司各部门的质量管理和HACCP体系运行情况；k)向外界展示公司的管理方针、目标；l)纠正措施、改进措施情况。

4.1.2 外部信息a)在产品质量、食品安全控制中法律、法规及其它要求的发布与变更；b)市场监督管理局（食品药品监督管理局、工商质量技术监督局）、产品检验机构、认证机构以及上级部门传达的通知或要求；包括产品的抽检监测报告；c)客户和相关方的要求、询问、投诉和抱怨；d)原材料供方的信息；e)新的食品危害、新的危害控制方法f)同行业技术信息和专业会议信息，如：竞争对手的产品信息、技术信息。

与业主沟通控制程序1.0目的通过持续的与业主保持多种方式的沟通，对服务过程的相关信息及时有效地收集、分析和处理，确保公司提供的服务满足业主的要求。

2.0范围适用于与业主全方位的沟通，包括提供服务前、服务时和服务后的各阶段。

3.0职责1.物业服务处负责建立各种渠道，及时获取各种信息，保障与业主有良好的沟通。

2.物业服务处负责定期走访业主，及时获取业主意见建议。

3.品训部负责组织对各项目物业服务实施满意度调查和业主投诉接待工作。

4.总公司400客服中心负责24小时接听业主来电并跟进处置。

4.0程序要点4.1与业主进行沟通的信息1.公司负责提供的服务信息，包括临时管理规约、业主手册、住户须知、各类通知等。

2.物业服务处负责实施的日常管理信息和与顾客有关的信息。

3.物业服务处代收的外部信息，如政府文件、社团信息等。

4.2沟通的渠道和方式物业服务处通过电话、走访、网络、宣传橱窗、座谈会、发放信函等形式，将管理、服务、法规政策信息，必要时将合同执行情况及时反馈给业主，广泛的了解业主对服务的需求和真实评价。

4.3收集业主反馈意见的方式1.在服务区域公布物业服务处监督电话和公司投诉电话，随时欢迎业主对服务工作提出意见。

2.总公司400客服中心及各物业服务处实行24小时值班制度。

3.对维修质量、服务态度由业主签字确认，并进行电话回访，填写维修回访记录。

4.品训部按规定频次对业主满意度进行测量。

5.物业服务处对收集到的业主意见进行识别、核实。

对职责范围内有能力处理的，要积极处理并彻底解决，并将结果告知提供者；对于非物业职责范围内且无力解决的，要做好说服解释工作。

4.4投诉的处理1.物业服务处各员工收到投诉信息后，及时向部门主管报告，部门主管根据投诉的性质，识别是否属于本部门职责范围内的事，如不属于，则应立即向物业服务处经理汇报，由经理责成相关部门处理。

2.部门主管接到属于本部门职责范围内的投诉信息后，应立即进行处理。

协商和沟通控制程序协商和沟通在个人生活和职业领域中起着至关重要的作用。

良好的沟通和协商能力有助于建立和维持良好的人际关系，促进团队合作，并解决潜在的冲突。

为了有效地进行协商和沟通，控制程序是必不可少的。

本文将重点介绍协商和沟通控制程序的重要性以及如何制定和遵循这些程序。

一、协商的重要性协商是指通过讨论、交流和妥协来达成共识的过程。

在个人生活中，协商有助于解决家庭纠纷、处理个人利益冲突，并建立和谐的家庭氛围。

在职业领域中，协商能力有助于建立积极的工作环境，增强团队协作和解决问题的能力。

通过协商，各方可以共同制定目标并达成共识，避免冲突和不必要的矛盾。

二、沟通的重要性沟通是信息交流的过程，是建立有效人际关系和实现目标的关键。

良好的沟通能力可以改善人际交往，增加彼此的理解和信任。

在工作环境中，沟通能力有助于明确任务、解决问题和提高工作效率。

通过有效的沟通，各方能够清楚地表达自己的观点和需求，并充分理解对方的意图和期望。

三、协商和沟通控制程序的制定为了确保协商和沟通能够顺利进行，控制程序是必需的。

以下是制定协商和沟通控制程序的关键步骤：1.明确目标：在开始协商和沟通之前，明确各方的目标和期望。

确保所有参与者都明白他们希望达成的结果，并寻求共同点和共识。

2.设定规则和约束：制定明确的规则和约束，以确保协商和沟通的公平性和效率。

规定参与者的权利和责任，明确信息的传递方式和时间表。

3.建立良好的沟通渠道：为协商和沟通建立适当的渠道，如会议、讨论板或在线平台。

确保参与者可以自由地表达自己的意见，并提供一个开放的环境来接受反馈和建议。

4.培训和支持：为参与者提供培训和支持，以提高他们的协商和沟通能力。

培训可以包括解决冲突的技巧、有效沟通的方法和跨文化沟通的技巧。

5.监督和评估：对协商和沟通过程进行监督和评估，确保程序的执行和有效性。

通过反馈和调整控制程序，不断改进和优化协商和沟通的结果。

四、遵循协商和沟通控制程序的重要性遵循协商和沟通控制程序对于实现协商和沟通的最佳结果至关重要。

内部沟通控制程序内部沟通是组织中促进信息流动和知识共享的重要手段。

为了保障内部沟通的高效性和准确性，组织可以制定一套内部沟通控制程序。

本文将介绍一个典型的内部沟通控制程序，并详细阐述每个环节的主要内容。

1.内部沟通目标的设定2.内部沟通策略的制定制定内部沟通策略是确保内部沟通效果的重要步骤。

组织可以根据目标和目标群体的特点，确定具体的沟通渠道和方式。

例如，面对面会议、电子邮件、内部论坛或企业社交平台等。

同时，还需考虑频率、时机和沟通内容的选择。

3.内部沟通内容的准备和发布在制定内部沟通策略之后，组织需要准备相关的沟通内容，并通过选定的沟通渠道发布。

沟通内容应该具有清晰明了、简洁明确的特点，以便员工易于理解和接受。

同时，组织还应该考虑沟通内容的及时性，确保其对员工工作产生积极影响。

4.内部沟通渠道的管理和维护为了确保内部沟通的高效性，组织需要管理和维护已选定的沟通渠道。

这一步骤包括管理沟通渠道的访问权限、推动信息更新和维护渠道的可靠性。

5.内部沟通效果的评估内部沟通控制程序的最后一步是评估内部沟通的效果。

组织可以通过员工调查、反馈收集和绩效评估等方式，了解员工对沟通策略和渠道的满意度和对目标的达成情况。

根据评估结果，组织可以调整沟通策略和改进内部沟通控制程序。

总结起来，内部沟通控制程序是确保组织内部沟通顺畅和有效的重要工具。

通过明确目标、制定策略、准备和发布内容、管理渠道和评估效果，组织可以提高内部沟通的质量和效率，促进知识的共享和团队的协作。