CAHIER des CHARGES STAGE INTERNATIONAL 2014-2015
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FORMATION à l'ENTREPRISEANNEE 2Responsable de l’UV : Nicole POËDRAS nicole.poedras@mines-nantes.fr bureau A 213 Assistante pédagogique : Rachel GIRAULT rachel.girault@mines-nantes.fr bureau A 217 BSOMMAIRE1.OBJECTIFS (3)2.CADRE DU STAGE (3)Durée du stage (3)Lieu (3)L’établissement d’accueil (4)La mission confiée (4) RECHERCHE DE STAGE (4)Les quatre phases de la mise en place du stage (4)Les ressources disponibles (5)Le planning prévisionnel proposé (6)4.LES ASPECTS ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS DU STAGE INTERNATIONAL (6)Les formalités administratives et légales (6)Dossier financier (7) FICHE DE STAGE SUR OASIS (7)Approbation du projet de stage par le RUV (7)Validation du sujet du stage par l’AE (8) CONVENTION DE STAGE (8)7.LES LIVRABLES (8)Le point intermédiaire sur le stage (8)La note de synthèse (9)La soutenance (10)Le rapport technique (facultatif) (10)Déontologie - Confidentialité (10)8.L’EVALUATION DU STAGE (11)Evaluation du tuteur entreprise (11)Evaluation de la note de synthèse (11)Evaluation de la soutenance (11)LES ANNEXESAnnexe A : Cas particulier des élèves en études à l’étranger, élèves étrangers étudiant en France, élèves en année de césureAnnexe B : la confirmation de l’offre de stage: formulaire à utiliserAnnexe C : Note d’information : formalités de protection socialeAnnexe D : La fiche de stage sur OasisAnnexe E : Modèle de convention de stageAnnexe F : Evaluation tuteur établissement d’accueilAnnexe G : Evaluation de la note de synthèseAnnexe H : Evaluation de la soutenanceCe cahier des charges est élaboré par la Direction des Relations Entreprises pour la Formation.Il établit les objectifs et attentes de l’Ecole, il expose la nature, le cadre, le déroulement de l’exercice et décrit les différentes étapes du stage international.Il s’adresse à l’ensemble des élèves d’année 2, qu’ils soient sur le site de l’école ou à l’étranger.Tous les documents et présentations relatifs à cet exercice (y compris les offres de stages) sont disponibles sous l’espace :CAMPUS/FORMATION/INGENIEUR A2 S2/UV Stage International/STAGE_INTERNATIONAL_2014-2015.1.OBJECTIFSLe stage international répond aux objectifs suivants de la formation à l’entreprise des élèves-ingénieurs : -compléter l’expérience professionnelle en entreprise lors d’une mission concrète et engageante, qui perme t de mettre en œuvre des connaissances et savoir-faire en tenant compte également des dimensions économiques, sociales, organisationnelles et juridiques.-développer des capacités d’intégration et d’initiative lors d’une expérience professionnelle dans un contexte culturel étranger,-acquérir une démarche de recherche d’emploi par l’expérimentation de la recherche de stage, -s’exercer à restituer et à capitaliser une expérience en exposant, à l’écrit et à l’oral, des réalisations concrètes avec réflexion et recul.2.CADRE DU STAGEDurée du stageLe stage a une durée de 3 mois minimum (13 semaines hors congés, hors temps de transport et d’installation).Il se déroule entre la fin de la période académique d’année 2 et les épreuves de rattrapage donc pour l’année 2013-2014 entre le 1er juin 2015 et le 25 septembre 2015.Cas particuliers : élèves en études à l’étranger, élèves étrangers étudiant en France, élèves en année de césure (voir Annexe A).LieuLe stage doit obligatoirement être réalisé à l’étranger, en contexte non francophone dans le cas de pays limitrophes.Pour les élèves dont le niveau IELTS est inférieur à 6,5 un contexte anglophone est recommandé.Certaines destinations doivent être évitées pour des questions sanitaires ou sécuritaires. Les informations disponibles sur le site http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/, permettent de connaître les conditions d’accueil des pays.L’établissement d’accueilL’établissement d’accueil peut appartenir à tout secteur d'activité du domaine marchand, industriel ou de services.L’élève doit s’assurer auprès de l’établissement que la structure lui garantit un environne ment suffisant au bon déroulement de son stage (matériels, disponibilités des interlocuteurs, formations…). L’établissement doit confirmer par écrit l’offre de stage.Le stage doit être effectué en priorité en entreprise cependant un stage en centre d'études, de recherches ou en laboratoire peut être accepté sur justifications de ce choix. L’élève présentera alors dans sa fiche de stage sur Oasis un argumentaire de son projet qui sera étudié par le RUV du stage international et par l’adjoint d’enseignemen t avant validation.Afin de garantir une expérience suffisante en entreprise pendant la formation, au moins un des deux stages longs doit être réalisé en entreprise (stage International ou Projet de fin d’études).L’entreprise d’accueil doit être différente de celle que l’élève choisira pour son stage de fin d’études.La mission confiéeCe n’est pas un stage d’option. Cependant l a mission confiée doit relever de l’un des domaines d’enseignement de l’école.L’adjoint d’enseignement(AE) du département duquel relève le thème de stage sera sollicité pour la validation du sujet. RECHERCHE DE STAGELa recherche de sta ge est assurée par l’élève sous la supervision du RUV.Il appartient à l’élève de trouver un stage conforme au cahier des charges et en adéquation avec son projet professionnel.Ce stage de courte durée requiert une posture particulière : on ne demande rien, on propose ses services aux entreprisesLa mise en place du stage et les démarches associées constituent un projet en quatre phases :Les quatre phases de la mise en place du stage1- L’élaboration d’un projet de stage: c’est-à-dire la définition d’un projet de stage qui prend en compte des connaissances, savoir faire et expériences acquises et qui s’inscrit dans le projet professionnel. Cette phase, point de départ de la démarche permet de poser les bases du projet de collaboration avec une entreprise.2–La proposition de services aux entreprises: lorsque le projet est défini, l’élève identifie les entreprises cibles. Il s’agit alors de prendre contact avec des structures qui bien souvent ne proposent pas de stage de 3 mois mais qui pourraient être intéressées par des connaissances et compétences mises au service d’un projet pendant 3 mois.3- Le contact avec les entreprises et les relances téléphoniques s’organisent: il est indispensable de tenir à jour un fichier retraçant les dates de prises de contact et la progression dans les échanges.Le premier pas vers une structure peut consister en un message (envoi d’un cv et d’une lettre de motivation par mail). L’envoi d’un mail ne suffit pas. Il faut dans la semaine de cet envoi entrer en contact par téléphone avec les entreprises.4-La négociation du sujet et des indemnités de stage : toute proposition de sujet de stage par l’établissement d’accueil doit faire l’objet d’une reformulation par l’élève.Il est primordial que les attentes de l’entreprise soient comprises et que la contribution de l’élève à un projet soit clarifiée pour éviter toute ambiguïté.Un dialogue avec le futur tuteur est donc nécessaire. Ce dialogue permet d’éclairer l’entreprise sur ce qu’elle peut attendre de ce stage et à l’élève d’être suffisamment informé sur les connaissances et compétences qu’il sera amené àmettre en œuvre.Au moment de la validation du sujet par l’adjoint d’enseignement, l’élève doit être capable d’exposer clairement la mission confiée, le contexte dans lequel s’inscrit cette mission qu’il faut suffisamment détailler en terme de contenu, objectifs et tâches.Annexe B : La confirmation de l’offre de stage, formulaire à utiliser s’il n’y a pas de demande de bourse Envoleo. Sinon utiliser le formulaire EnvoleoLa négociation des indemnités de stage :il est vivement recommandé de négocier avec la structure d’accueil les indemnités suffisantes pour couvrir les frais d’hébergement, de nourriture et de transport sur place.Le stage international engendre des frais que les structures d’accueil sont à même de comprendre.Négocier une indemnité (non pas un salaire ; ce terme est réservé aux salariés) est une démarche tout à fait professionnelle et légitime : en contre partie des connaissances et savoir-faire de niveau jeune ingénieur qui sont apportés il est légitime d’attendre de l’établissement d’accueil une reconnaissance en terme de gratification mensuelle et/ou en terme d’avantages en nature.Les ressources disponiblesLa Direction des Relations Entreprises, le Centre de Langues et le CDI sont disponibles pour accompagner l’élève dans sa déma rche de recherche de stage.Un module d’accompagnement est également proposé pour aider l’élève dans la définition de son projet et dans sa recherche de stage.Des outils sont mis à la disposition de l’élève dans les FICHES OUTILS disponibles sur CAMPUS.Le planning prévisionnel proposé4.LES ASPECTS ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS DU STAGE INTERNATIONALLes formalités administratives et légalesIl est de la responsabilité de l’élève d'effectuer, en temps voulu, les démarches pour obtenir et fournir les documents nécessaires à la mise en place de son stage dans un cadre légal et administratif réglementaire : Sécurité Sociale, mutuelle, passeport, visa, convention, bourses, assurances…En cas de non respect, l’école se réserve le droit d’annuler, différer ou interrompre le stage de l’élève. Annexe C : Note d’information : formalités de protection socialeDossier financierL’élève devra montrer qu’il a pris en compte et validé les aspects financiers de son stage en présentant un budget prévisionnel viable et sain de son projet.Ce budget reprendra les indemnités de stage, les bourses, les financements complémentaires d’une part et les frais (hébergement, nourriture, transport, visas, vaccins…) d’autre part.L’élève doit veiller à tenir compte du coût de transport et du coût de la vie dans le pays d’accueil. FICHE DE STAGE SUR OASISLa fiche de stage SUR Oasis est renseignée par l'élève lorsque le stage est négocié. Elle sert à identifier le stage, à le valider et établir la convention de stage.Elle doit être complétée de manière exhaustive.Les pièces indiquées ci-dessous y sont attachées :- un CV,- une lettre d’engagement de l’entreprise ou organisme ou d’un mail précisant toutes les informations nécessaires à la validation du stage et à l’établissement d’une convention de stage, datée et signée.(cf. Annexe B Confirmation de l’offre de stage par l’établissement d’accueil ou formulaire Envoléo) .- une attestation des formalités de protection sociale liées au stage international (datée et signée), - une attestation de protection accident du travail signée de l’établissement d’accueil selon le montant de l’indemnité versée.Validation du projet de stage par le RUVAnnexe D : La fiche de stage sur OASISPréalablement à toute demande de validation du sujet, le stage doit être présenté au RUV pour validation au moyen de la fiche OASIS dûment complétée.La mission confiée à l’élève doit répondre à un besoin réel exprimé par l’entreprise.S’agissant d’une expérience individuelle qui doit permettre à l’élève une immersion totale et con crète dans l’entreprise et dans un environnement culturellement différent, le RUV s’assurera du caractère individuel du stage.Le RUV veillera particulièrement :-à limiter le nombre d’élèves au sein d’une même structure, soit deux élèves maximum au sein d’une même PME/PMI, ou au sein d’un département d’une grande entreprise (ou laboratoire).-à ce qu’au sein d’une même structure, les élèves :o intègrent des services différents,o sous la responsabilité de tuteurs différents,o pour réaliser des missions différentes.Le non respect de l’une de ces règles conduira à la non validation du projet de stage.Le motif de non validation d’un stage par le RUV sera dans tous les cas expliqué à l’élève.Tout projet de stage approuvé par la RUV sera transmis par le RUV (via OASIS) à l’adjoint d’enseignement concerné.Validation du sujet du stage par l’AELe sujet du stage est validé par l’adjoint d’enseignement (ou son représentant) sur la fiche de stage déposée sur OASIS.Le rôle de l’adjoint d’enseignement :L’adjoint d’enseignement s’attache à replacer le sujet de stage dans un contexte global qui permet de : -mettre en perspective le projet de stage dans le projet professionnel,-de vérifier avec l’élève les différentes composantes du sujet à traiter,-de sens ibiliser l’élève à la mise en application de connaissances et de méthodes acquises pendant le cursus,-d’alerter éventuellement l’élève sur la complexité ou les difficultés du projet voire sur l’inconsistance du sujet proposé.Au moment de la validation du stage, l’adjoint d’enseignement doit porter sur la fiche Oasis les commentaires dont il a fait part à l’élève. CONVENTION DE STAGEDès lors que le stage est validé par le RUV et le sujet validé par l’AE, la convention de stage peut être établie par l’a ssistante pédagogique de la Direction des Relations Entreprises.Signée par l’élève et par l’Ecole, la convention est adressée par l’assistante pédagogique à l’établissement d’accueil pour signature.L’élève doit s’assurer auprès de son établissement d’accueil que la convention a bien été reçue, signée et retournée à l’école.Annexe E : Modèle de convention de stage.7.LES LIVRABLESLe point intermédiaire sur le stageA mi-stage ou le 15 août 2013 au plus tard, l’élève déposera sur CAMPUS un point intermédiaire sur le stage.Cet écrit rédigé en français est de 3 pages maximum. Il reprend les caractéristiques du stage (lieu, dates, entreprise, tuteur de stage et coordonnées en cas de changement…), la présentation de la mission à réaliser, le planning de réalisation (diagramme de Gantt), les outils et la méthodologie utilisés, les remarques ou questionnements sur la vie en entreprise, le travail à l’étranger.Ce point intermédiaire sera déposé sur campus sous format pdf sous le nom : point intermédiaire_Nom_prénom.pdf.La note de synthèseA la fin du stage, au plus tard le 25 septembre 2015, l’élève déposera sur Campus une note de synthèse sous format pdf sous le nom NotedeSynthèse_Nom_prénom-pdf.Cette note de synthèse autoporteuse de 3 à 4 pages maximum, est rédigée en Français.Elle doit donner une visibilité générale sur la mission réalisée, énoncer les points principaux du stage, qui seront ensuite abordés et détaillés lors de la présentation orale.Cette note sera évaluée par le responsable d’option (RO) même si le sujet traité relève du domaine d’un autre département (caractère autoporteur de la synthèse). Cette évaluation compte pour 30% de la note globale de l’exercice.Cette note pourra être consultée par les membres du jury de soutenance.Quelques conseils pour rédiger une note de synthèseLa note de synthèse sur le fond doit :- situer le contexte (ne pas entrer dans l'historique de la structure d’accueil),- présenter de manière synthétique les valeurs et pratiques de l’établissement d’accueil en matière d’engagement social et sociétal (motivation, fidélisation du personnel, intégration des personnes à handicap, dialogue social etc.) et en matière de gouvernance (modes de concertation et de décision, parité etc.) ;- restituer les enjeux concrets et les objectifs de la mission ;- présenter de façon synthétique la méthodologie utilisée, le planning initial, les choix et les hypothèses faits, les difficultés rencontrées ;- synthétiser les résultats obtenus et les perspectives pour le projet, et indiquer les principaux livrables fournis à l’entreprise (notes, rapports, produits, présentations…) ;- conclure sur les principaux enseignements tirés de cette expérience, sur un plan interculturel et/ou sur le plan des acquis professionnels et/ou sur le plan du projet professionnel ;- montrer une prise de recul sur l’expérience vécue.La note de synthèse sur la forme doit :-être rédigée dans un style professionnel en privilégiant les formulations synthétiques et en mettant en valeur les idées fortes ;-hiérarchiser les informations, ce qui permet la construction d’un plan clair ;-ne pas donner nécessairement une suite chronologique des tâches effectuées ;-distinguer l’essentiel du superflu: elle n’est ni un compte-rendu ni un résumé ;-être un écrit neutre et objectif : pas de « je » sauf en conclusion le cas échéant ;-ne pas être une narration ;-montrer une prise de recul : ne pas hésiter à faire lire et commenter la note par une tierce personne. Une relecture « à froid » facilite la prise de recul.-Ne pas comporter de fautes d’orthographe,-Eviter le style télégraphique,-Présenter une mise en page soignée-Respecter les règles de ponctuation.Les en-tête et pied de page précisent notamment : qui, quoi, où, quand :-en-tête : Prénom et Nom, le nom de l’établissement d’accueil, les dates du stage ;-pied de page : la date d’éta blissement de la note, le numéro des pages ;La soutenanceEn début d’année 3, l’élève fera une soutenance devant un jury de l’école composé de son responsable d’option, d’un représentant de la Direction des Relations Entreprise et/ou d’une personne mandatée par la DRE.Cette soutenance se décompose comme suit : 20 minutes de présentation et 10 à 15 minutes d’échanges avec le jury.La soutenance et les supports sont en français.La soutenance est autoporteuse. Le jury n’a pas l’obligation de prendre connaissance de la note de synthèse avant la soutenance. Toutefois, l’élève mettra à disposition du jury au début de sa soutenance, la note de synthèse et la fiche d’évaluation du tuteur entreprise.L’évaluation de la soutenance compte pour 30% de la note globale de l’exercice.Les soutenances sont ouvertes aux autres élèves de l’option et aux étudiants d’année 2.Le rapport technique (facultatif)L’élève déposera sur Campus le rapport technique qu’il aura réalisé pour l’entreprise ou tout autre documen t qu’il jugera utile pour éclairer le RO sur les détails techniques et pour valoriser son travail. L’élève s’assurera que les documents transmis le sont avec l’accord de l’entreprise.Si besoin les documents seront déposés en .zip.Déontologie - ConfidentialitéDéontologie :Ces documents doivent être rédigés dans le respect du pays d'accueil, de l'entreprise et de son personnel. L’élève ne doit pas entrer dans des considérations d'ordre politique ou religieux. Confidentialité :Le travail réalisé en stage fait partie d'un exercice pédagogique. A ce titre, les rapports, notes de synthèse et soutenances sont utilisés pour l’évaluation. Il est donc dans l'intérêt de l’élève qu'ils soient non confidentiels et consultables au sein de l'école. Il est de la resp onsabilité de l’élève de masquer les aspects confidentiels (modification des données, des noms...) pour rendre les livrables et la soutenance non confidentiels.8.L’EVALUATION DU STAGEL’évaluation du stage international est déterminée à partir des évaluations du stage par le tuteur entreprise, de la soutenance et de la note de synthèse.La note globale de l’exercice est consolidée par le RUV en fonction de ces 3 évaluations et de la gestion du stage par l’étudiant (recherche de stage, respects des consignes et des délais). Cette dernière évaluation intervient en modulation de la note globale de l’exercice.Evaluation du tuteur entreprise (30% de la note globale de l’exercice)Cette évaluation est réalisée par le tuteur entreprise.Cette fiche est disponible sur CAMPUS en français et en anglais.Il appartient à l’élève de transmettre cette fiche à son tuteur avant la fin du stage.Le tuteur-entreprise évalue le stagiaire sur ses réalisations techniques et son comportement dans l’entreprise.L’élève doit, dans la mesure du possible, échanger avec son tuteur sur cette évaluation, afin qu’elle soit un outil de progrès pour le stagiaire. La fiche doit être signée par le tuteur et par l’élève.L’évaluation est remise au RUV (sous format papier ou par mail) et au responsable d’option au plus tard le jour de la rentrée.Le stagiaire conserve une copie de cette évaluation.Annexe F : Evaluation Tuteur Entreprise du stage internationalEvaluation de la note de synthèse (30% de la note globale de l’exer cice)Cette évaluation est réalisée par le RO ou son représentant.Annexe G : Evaluation de la Note de Synthèse.Evaluation de la soutenance (30% de la note globale de l’exercice)Cette évaluation est réalisée par le jury de soutenance.Annexe H : Evaluation de la soutenance Stage International.IMPORTANT !Mines Nantes/DRE-Formation/NP/CAHIER des CHARGES STAGE INTERNATIONAL 2014-2015.docx11/11。