河海大学有关举办国际学术会议的管理组织办法

第一章总则第一条为加强学校对外学术交流工作，提高学术水平，促进学校与国内外高校、科研机构、企业等单位的合作与交流，特制定本制度。

第二条本制度适用于学校所有对外学术交流活动，包括学术会议、合作研究、学术访问、学术竞赛等。

第三条学校对外学术交流工作应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和学校发展规划；2. 优先支持国家重点学科、优势学科和特色学科；3. 促进学校与国内外高校、科研机构、企业等单位的互利共赢；4. 注重学术交流的质量和效益。

第二章组织与管理第四条学校成立对外学术交流工作领导小组，负责统筹规划、组织协调和监督管理学校对外学术交流工作。

第五条学校对外学术交流工作领导小组下设办公室，负责具体实施和管理以下工作：1. 制定对外学术交流工作计划；2. 组织对外学术交流活动；3. 审核对外学术交流项目；4. 管理对外学术交流经费；5. 收集、整理和发布对外学术交流信息。

第六条学校各学院、部门应积极配合对外学术交流工作领导小组开展工作，确保对外学术交流活动的顺利进行。

第三章交流项目与活动第七条学校对外学术交流项目分为以下类别：1. 学术会议：包括国际学术会议、国内学术会议、学术研讨会等；2. 合作研究：包括联合科研项目、学术合作协议等；3. 学术访问：包括国内外专家学者来校访问、学校教师出国（境）学术访问等；4. 学术竞赛：包括国内外学术竞赛、学生创新竞赛等。

第八条申报对外学术交流项目应具备以下条件：1. 项目内容具有创新性、前沿性和实用性；2. 项目团队具有较高学术水平和实践经验；3. 项目经费预算合理；4. 项目预期成果显著。

第九条对外学术交流活动的举办应遵循以下程序：1. 提前向对外学术交流工作领导小组办公室提出申请；2. 经审核批准后，由申请单位或个人组织实施；3. 活动结束后，向对外学术交流工作领导小组办公室提交活动总结报告。

第四章经费管理第十条学校设立对外学术交流专项资金，用于支持对外学术交流项目与活动的开展。

大学国际学术会议管理暂行规定本规定是根据XX省《关于印发（在鄂举办国际会议管理实施规范）的通知》等文件精神，结合我校实际情况，进行修订。

一、基本原则1.本暂行规定中的国际学术会议是指：以我校名义在校内或国内举办的、与会者来自3个或3个以上和地区（不含港、澳、台地区）的学术会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

2.举办国际学术会议要从根本利益和我校对外交往的实际需要出发，做到以我为主、目的明确，统筹协调、从严掌握，厉行节约、讲究实效。

3.国际学术会议是开展国际学术交流的重要形式。

主(承)办相关的国际学术会议不仅有助于提高本单位学科学术水平和地位，而且有助于提升学校知名度。

学校积极鼓励以学校的名义在校内或国内召开具有较高专业水平的学术性国际会议，特别是高层次、高水平的型国际学术会议。

4.以我校名义在校内或国内主(承)办国际学术会议，其会议主题和内容应与我校相关学科的教学、科研紧密结合，有利于促进我校的学科建设和发展，并不得与和上级有关政策精神相违背。

二、报批程序1.申报国际学术会议的单位，应提交举办会议的请示件。

请示件内容应包括：举办国际学术会议的必要性；主办单位及协办单位名称；会议议题和主要内容；举办时间、会期、地点，与会人员范围、总人数；拟邀请外宾人数、国别、职务等；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际学术会议情况，并附上相关背景资料。

2.申办、承办或举办国际学术会议的请示件，经本单位负责人签字确认后，应在举办国际学术会议前4个月向学校国际交流与合作处提交。

3.由学校国际交流与合作处根据有关文件精神，会同相关部门初审后，报校领导审核；经校领导审核后，由学校行文，向XX省教育厅对外合作与交流处申报；经省教育厅审核后，向省外事（侨务）办公室提交;由省外事（侨务）办公室审核后，根据审批权限向省委或省提交，经审批通过后，方可执行。

三、审批权限1.按照规定的审批权限，外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，应报、审批。

国际会议召开管理办法国际会议召开管理办法随着国际交流日益频繁，各国之间的联系日益密切，国际会议的召开越来越重要。

针对国际会议的规模、形式、内容等问题，建立科学的管理办法是至关重要的。

本文将重点介绍国际会议的召开管理办法，旨在为相关管理人员提供思路和指导。

一、会议规模和形式在策划会议之前，需要根据会议主题、目的以及参会人数等因素确定会议规模和形式。

会议规模的大小一般与参会人数、场地大小、预算等有关系。

根据不同的规模和形式，可以采用不同的会议管理方式，从而实现会议的顺利召开。

1、大型国际会议大型国际会议通常有几百名与会者，涵盖多个领域，需要国际知名人士参与。

这类会议需要在策划、组织、执行等方面进行大量的准备工作。

为了保证会议的成功，需要进行充分的组织和管理，建议采取以下措施：（1）由专业团队进行策划和组织：对于大型国际会议，细节决定成败。

策划和组织这类会议需要一支专业团队。

这支团队需要做好会议内容的规划、嘉宾邀请、领域专家的评审、场地租赁、设备搭建等工作。

团队成员要有优秀的组织能力和执行能力。

（2）充分准备会场设施：会议期间，会议场所的设施和设备非常重要。

对于大型国际会议来说，场地的选择要早期确定，场地内设施要配备齐全，例如声响、灯光、会议桌、椅子、电视机等设备均要充足，一些常用工具和文具也要备好。

（3）安排酒店和交通：在国际会议期间，涉及酒店和交通的部分也很重要。

参会嘉宾的食宿安排要事先明确，订票、乘坐车辆的安排也要提前准备好，避免时间和精力上的浪费。

（4）提供会议资料和纪念品：在会议现场，参与者往往需要一些相关的材料和资料，以便随时进行参考和了解。

同时，向与会者介绍相关的纪念品，既可以增加参与者对会议的兴趣，又可以作为对会议最好的纪念。

2、小型国际会议相对于大型国际会议，小型的国际会议规模较小，一般适合于探讨某一特定领域的问题，参会者人数可控制在数十名以下。

这类会议由于规模比较小，运作较加灵活，但对管理和执行方面的要求也较高。

举办国际会议的管理办法（草案）为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项，根据上级有关精神及我校相关队定，特制订本办法。

第一条定义国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第二条举办国际会议应具备的条件一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国际国内有一定的影响；二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；三、凡属研讨性的国际会议，筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文；四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全等工作；五、会议经费有保证。

第三条举办国际会议申报程序一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月，就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。

报告须由申办部门领导签署意见，经科研处审批后，再交国际交流处（港澳台事务办公室）审批。

二、送审报告经校国际交流处（港澳台事务办公室）审核并报请校领导批准后，由国际交流处（港澳台事务办公室）行文上报市教委、市外办。

三、举办国际会议的申请得到批准后，由国际交流处通知申办部门、校办科研处。

申办部门得到通知后，应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。

四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议，国际交流处寄发重要外宾的邀请信，办理国外代表入境手续，将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。

若市台办不同意有关台湾代表参加会议，申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。

五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况，由部门承办的国际会议应提前两周向国际交流处（港澳台事务办公室）汇报会议筹备情况。

会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加，若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加，应提前三周报国际交流处，由国际交流处出面邀请。

国际会议召开管理办法一、引言国际会议是促进不同国家之间合作与交流的重要平台。

为了确保国际会议的顺利召开，有效管理和协调各项工作是必要的。

本文将介绍国际会议召开的管理办法，以确保会议的高效和成功。

二、组织机构1. 主办单位：主办单位是国际会议的组织者和承办者，负责筹备、安排和执行会议的各项工作。

主办单位应具备丰富的经验和专业知识，并确保会议的目标与主题与会者的需求相一致。

2. 协办单位：协办单位是与主办单位合作，共同承担会议组织和管理的责任。

协办单位应派出具有相关专业背景和丰富经验的人员，与主办单位密切合作，共同制定和执行会议计划。

3. 会议秘书处：会议秘书处是协助主办单位和协办单位组织和执行会议工作的机构。

会议秘书处负责与与会者的沟通、注册、接待、会务等事宜，并提供支持和协助主办单位和协办单位的工作。

三、会议筹备1. 确定会议目标与主题：主办单位应明确会议的目标和主题，并根据需求确定会议议程和内容。

会议目标和主题应能够引起与会者的兴趣和关注，有助于促进各国之间的合作和交流。

2. 确定会议时间和地点：主办单位应根据与会者的方便性，确定会议的时间和地点。

会议的时间应尽可能避免与其他重要会议和节假日冲突，以便吸引更多的与会者参加。

3. 招聘与会者：主办单位和协办单位应共同制定与会者招聘方案，包括制定招聘标准和途径，开展宣传活动，邀请相关专家和学者等。

招聘与会者的方式应多样化，并充分考虑地区和文化差异。

四、会议组织1. 编制会议议程：主办单位和协办单位应共同制定会议议程，包括确定议程主题、安排演讲者和发言人、安排讨论和工作小组、确定会议交流平台等。

会议议程应合理安排时间和内容，确保与会者能够充分参与和交流。

2. 提供会议设施和服务：主办单位和协办单位应确保会议场地和设施的适应性和便利性，包括会议厅、网络连接、翻译设备、视听设备等。

同时，还需提供与会者所需的服务，如食宿安排、交通接待、资料提供等。

3. 组织交流与合作活动：除会议本身外，主办单位和协办单位还应组织与会者之间的交流与合作活动，如专题研讨会、企业洽谈会、文化交流活动等，以促进跨国界的合作和交流。

学术会议及学术讲座管理办法为了进一步活跃学校学术气氛，繁荣学术交流，开阔学术视野，提高学术讲座质量，使学术活动更加规范化和制度化，结合学校实际，制定本管理办法。

一、总则1、各学院、部门举（承）办学术会议（讲座）必须实行审批备案制度，未经审批不得举（承）办。

2、教师参加国内外学术会议（讲座），须向科技处报备审批，否则财务处不以予审核报销。

3、若会议（讲座）涉及意识形态领域由科技处和宣传部共同负责审批备案，涉及国际会议的则由科技处和国际合作交流处共同负责审批备案。

二、关于学术会议管理（一）举(承)办学术会议1、会议申报各学院每年12月份集中申报下一年度举(承)办学术会议计划，经科技处审批、学校审核，确定会议是否纳入年度计划。

一旦纳入计划，学校根据会议的规格及规模给予一定的经费资助，否则不予以资助。

2、会议经费资助标准举（承）办学术会议的经费，原则上由承办单位自行解决，学校不另行资助。

如因举（承）办单位经费困难且规模大、影响广的学术会议，学校将予以一定资助。

资助上限为：国际、港澳台学术会议，国内国家级学术会议资助最高人民币10000元（有院士、全国学会的主委等参加的学会，可以提高到15000元）；省级学术会议最高资助5000元；市级学术会议最高资助3000元。

资助费用用于讲课费（专家讲学、讲座费发放的标准以学校出台的相关文件为准）、会议就餐、住宿及其它会务开支费用，会议结束后，票据经科技处审核签字后再交财务处核销。

3、举（承）办流程（1）会议申报流程：填写申报表（申请学校资助填附件1、自行承担经费填附件2）→学院（部门）签章→科技处签章（遇有涉及其他部门职权的事项，则转呈其他部门签审）→分管校领导→科技处备案。

（2）会议举（承）办前1周，举（承）办单位将会议日程安排报科技处审核，科技处报校党政办审核备案；（3）会议结束后一周内，举（承）办单位将以下材料交科技处存档：①会议通知（红章原件）；②会议日程安排；③纸质专家讲义（以院外专家为主）；④签到册复印件；⑤会议总结。

大学举办学术会议等学术活动管理办法1. 引言为了加强学术交流，促进学术研究，提高学术水平，大学制定了本管理办法。

本办法旨在规范大学举办学术会议等学术活动的流程和要求，确保学术活动的质量和效果。

2. 学术会议等学术活动的主体和类型2.1 主体学术会议等学术活动的主体包括学术委员会、组织单位和参与单位。

2.2 类型学术会议等学术活动的类型包括学术会议、学术报告会、学术交流会等。

3. 学术会议等学术活动的组织与筹备3.1 学术委员会的成立学术委员会由大学根据学术领域的特点组建，负责学术会议等学术活动的组织和筹备工作，由大学领导担任主任，学术界知名人士担任副主任和委员。

3.2 组织单位的确定根据学术活动的主题和目的，大学确定相应的组织单位，负责学术活动的具体组织工作。

组织单位应当具有相关的学术背景和经验，并做好活动筹备工作。

3.3 参与单位的邀请组织单位负责根据学术活动的需要，邀请相关的学术机构、专家学者、研究人员等作为参与单位。

参与单位需要提供有关的研究成果和学术报告，并参与学术交流。

3.4 学术会议等学术活动的组织计划组织单位根据学术活动的要求，制定相应的组织计划，包括活动的时间、地点、议程安排等。

组织计划需提前向学术委员会报备并获得批准。

4. 学术会议等学术活动的开展和评估4.1 学术活动的开展学术活动按照组织计划的安排进行。

组织单位需要提供相应的活动场地、设备和材料，并保证活动的顺利进行。

4.2 学术活动的评估学术委员会负责对学术活动进行评估。

评估内容包括学术活动的组织和实施情况、参与单位的贡献和反馈等。

评估结果将作为改进学术活动的参考依据。

5. 学术会议等学术活动的宣传和推广大学应当充分发挥自身的平台和资源优势，通过多种渠道宣传和推广学术会议等学术活动。

宣传内容包括活动的主题、时间、地点、参与单位等信息，并注重在学术界和相关领域广泛传播。

6. 附则本管理办法自发布之日起生效，并适用于大学举办的所有学术会议等学术活动。

学院关于举办涉外学术交流活动的规定制度为了进一步规范我院涉外学术交流活动的开展，根据国家教育部、财政部以及人民政府等上级部门制定的有关文件精神，结合我院的实际，制定本规定。

一、总则1．涉外学术交流活动是指外国和港澳台专家、学者、教师和艺术家（以下简称访问学者）由我院主请或经其他途径，前来我院讲学、讲座、座谈、合作科研、举办展览和召开国际会议等学术交流活动（来我院按照本科生、研究生教学计划直接授课的不属此类）。

2．涉外学术交流活动需有利于我院在教育理念、目标、教学、科研、管理、接纳国际惯例等方面的全面改革和创新，有利于学习和借鉴国外著名高等美术、设计院校的现代办学理念，以及科学治校的长处，以弥补我院的不足。

3．学院任何单位和个人联系的访问学者来我院进行学术交流活动，均须事先将交流意向报告学院外事办公室，并初步商定方案。

在此之前，任何单位和个人不得对外作出承诺，更不得擅自以本单位或学院的名义进行任何涉外学术交流活动。

4．访问学者来我院进行学术交流活动可分为三类：由学院单独举办；由学院和学院各单位联合举办；由学院各单位举办。

5．各有关单位必须认真做好接待工作，不损国家和学院的对外形象，必要时学院外事办公室派员参加。

6．各有关单位要加强对我院教师和工作人员的爱国主义和外事纪律等方面的教育，提高保密意识，注意内外有别。

二、在我院进行学术交流活动的访问学者必须具备的条件1．对中国态度友好，遵守中国的法律、法规，尊重中国的宗教政策、道德规范和风俗习惯，不从事与专家、学者身份不符的活动。

2．在艺术、设计、或其他学科方面有一定的造诣，交流内容符合我院需要，并且不含有反华、影响我国安定团结和统一以及色情、暴力等成份。

3．身体健康。

三、来我院学术交流的访问学者的待遇标准及经费来源访问学者来我院进行的学术交流活动，凡符合上述条件,经学院批准，可由学院引进智力领导小组审核其资格，参照以下标准给予访问学者相应的工作和生活待遇：第一类：在世界美术、设计、艺术史论界或其他领域造诣深厚，享有盛誉的著名专家、教授；曾在某一学科领域取得重大成就，获得国际学术界公认的奖项；担任国际专业学术组织或团体的负责人；来校交流能有利于学院创建新学科、新专业、新课程，促进重点学科、专业和课程的发展；能协助学院与国际专业学术组织建立友好关系。

学院国际交流规章制度第一章总则第一条为了促进学院之间的国际交流与合作，提高学院的国际竞争力，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于学院内部的国际交流与合作活动，包括学院与外国高校、研究机构、企业等单位的合作项目。

第三条学院国际交流与合作应遵循国家法律法规和学院相关规定，不得损害学院的声誉和利益。

第四条学院将不断完善国际交流与合作机制，加强对相关工作的指导和监督，确保国际交流活动的顺利开展。

第五条学院将建立健全的国际交流与合作档案管理制度，及时记录和归档相关文件资料。

第六条学院将加强对国际交流与合作人员的培训和管理，提高其素质和能力。

第七条学院将建立国际交流与合作情况通报机制，定期向学校领导和相关部门报告工作进展情况。

第八条学院将完善学院内部的国际交流与合作评估机制，促进工作的不断改进和提高。

第九条学院将积极开展国际交流与合作宣传推广工作，扩大学院的国际影响力。

第十条学院将建立国际交流与合作的奖惩机制，鼓励优秀单位和个人，惩治违规行为。

第二章学院国际交流与合作的组织管理第十一条学院将设立国际交流与合作办公室，负责学院的国际交流与合作工作的具体组织实施。

第十二条国际交流与合作办公室由院领导任命，具体工作由专职人员负责，配备适当的工作设施和设备。

第十三条国际交流与合作办公室应根据学院的发展需求和实际情况，制定年度工作计划和预算，并报学院领导审批。

第十四条国际交流与合作办公室应定期召开会议，研究解决工作中的问题和难点，总结经验，促进工作的不断改进。

第十五条学院将建立健全的国际交流与合作工作机制，确保工作的有序进行。

第十六条学院将建立国际交流与合作的信息管理系统，实现信息的共享和保密。

第十七条学院将建立国际交流与合作的文件管理系统，做到规范和方便。

第十八条学院将建立国际交流与合作的项目管理系统，确保项目的顺利实施。

第十九条学院将建立国际交流与合作的经费管理制度，做到合理使用和透明管理。

第二十条学院将建立国际交流与合作的合同管理制度，确保合同的履行和维护。

学校学术会议管理制度随着教育的不断发展，学术会议在高校中起着越来越重要的作用。

为了保证学校学术会议的顺利进行以及规范管理，学校应建立学术会议管理制度，并加以执行。

本文将就学校学术会议的组织与管理、会议申请与审批、会议场地与设备配置、参会人员管理、会议纪要与总结等方面进行详细介绍。

一、学术会议的组织与管理学校学术会议的组织与管理由学术委员会负责，该委员会由学校领导和相关教职员工组成。

学术委员会应明确学术会议的具体目标、议程和时间，并制定相关管理规定。

在会议筹备期间，委员会成员应分工合作，确保会议顺利进行。

二、会议申请与审批学术会议的申请与审批应提前进行，以确保会议能够按时召开。

学校应设立专门的会议申请与审批流程，申请人需要填写会议信息、参会人员名单和预算计划等相关内容，并在规定时间内提交给相关部门。

学校会根据会议的重要性和需求进行审批，并及时通知申请人是否通过审批。

三、会议场地与设备配置学校应提供合适的会议场地和设备，以满足不同规模会议的需求。

会议场地应宽敞明亮，设备齐全，包括投影仪、音响设备和网络连接等。

学校可以根据会议的规模和需求提前安排会议场地，并与相关部门合作，确保会议设备的正常运行和维护。

四、参会人员管理学校学术会议的参会人员应事先进行登记和邀请，以确保会议的顺利进行。

学术委员会应建立参会人员名单，并及时将相关信息通知到参会人员。

参会人员可以通过书面申请或在线报名的方式进行注册，并在规定时间内完成注册流程。

学校可以根据会议的需求制定相关准入要求，并实行严格的参会人员管理。

五、会议纪要与总结学校学术会议结束后，应及时对会议进行纪要和总结。

会议纪要应详细记录会议内容、讨论结果和下一步工作安排等重要信息，并由主持人和秘书处进行审核和整理。

会议总结则是对整个会议进行评价和总结，包括会议的优点和不足之处，并提出改进意见和建议。

学校可以将会议纪要和总结形成文件并保存，以便后续参考和查阅。

六、违规处理与追责为了保证学术会议的规范进行，学校应建立违规处理与追责机制。

举办学术会议要哪些要求国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条申办条件（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；（四）会议经费有保证。

第二条申办手续（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前2个月报送国际交流办公室。

提交报告应遵循下列规定：1、申办单位（1）单独举办的，由举办单位负责申报；（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。

2、申办内容（l）会议名称、举办日期；（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；（5）会议联系及筹划进展情况；（6）会议活动的初步安排；（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

会议批件下达后，主办单位在会议举行前40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条会议总结（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。

（二）会议总结的内容：• 会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；• 会议的收获和成果以及存在的问题和建议；• 与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；• 会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；• 会议论文集出版情况；• 是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

国际学术交流活动管理制度概述：1. 背景介绍国际学术交流活动是促进学术发展、增进文化交流的重要途径。

为了规范和管理这些活动，制定了国际学术交流活动管理制度。

2. 目的国际学术交流活动管理制度旨在确保学术交流的安全、有序进行，保护参与者的权益，同时提高学术交流的品质和效果。

3. 适用范围本制度适用于国际学术交流活动的策划、组织和管理，包括国际学术会议、研讨会、讲座等各类学术交流活动。

对于涉及敏感领域的学术交流活动，还需遵守相关法律法规和国家政策。

4. 基本原则4.1 公正公平原则：保证学术交流的公正公平，倡导学术自由和平等合作。

4.2 安全可靠原则：确保参与者的人身和财产安全，并建立应急处理机制。

4.3 责任追究原则：对于违反交流活动规定和纪律的行为，实行相应的责任追究制度。

4.4 保密原则：对于敏感信息或涉及商业机密的内容，要确保保密措施得以落实。

管理流程：1. 交流活动策划1.1 制定活动策划方案：包括活动目标、时间地点、参与人员、内容安排等。

1.2 组织筹备工作：确定筹备团队，负责活动细节、预算等。

1.3 活动审批：提前向上级主管部门申请活动批复并获得许可。

1.4 宣传推广：利用多种渠道宣传活动，并扩大参与者的范围。

2. 参与者管理2.1 报名与审核：参与者通过官方渠道报名，组织者审核参与者的资格和背景。

2.2 信息收集：收集参与者的个人信息和相关资料，确保参与者身份真实可靠。

2.3 签订责任承诺书：参与者需签署责任承诺书，遵守交流活动规则和纪律。

3. 活动执行3.1 安全保障：确保活动场所的安全，设置安全出口、消防设施等。

3.2 日程安排：对各项活动进行详细规划，包括主题演讲、分组讨论等环节。

3.3 学术交流管理：确保学术交流的内容严谨、准确，并进行学术成果的记录和归档。

3.4 现场组织：配备专职工作人员负责活动的现场组织和协调。

4. 结束和评估4.1 感谢致辞：结合活动特点，对参与者和支持单位致以感谢。

学院学术会议管理办法为加强我校学术会议管理，规范申办程序、过程管理、经费管理和总结工作，提高我校学术影响力，根据教育部、财政部和省教育厅有关文件精神，结合我校实际制定本管理办法。

第一章会议界定第一条本办法适用的学术会议包括学院或校属单位名义在我国境内（不含港、澳、台地区）主办、承办的（国际级、级、省级）学术会议。

第二条国际级学术会议应达到包括主办国在内的至少2个（或地区）以上；与会人数不少于50人，其中我校教研人员应有5人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流；外籍高校或研究机构的研究人员应占与会人数的5%；按照国际会议正式代表人数，将国际会议划分为以下三类：A类：大型国际会议，指正式代表在200人以上的会议；B类：中型国际会议，指正式代表在100人以上、200人以下（含200人）的会议；C类：小型国际会议，指正式代表在100人以下（含100人）的会议。

第三条级学术会议与会人数不少于50人，其中省外专家不少于20人，我校教研人员5人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流。

按照级学术会议分类规定，划分为以下三类：A类：部委或一级学会主办。

B类：部委的各司主办，或一级学会分会主办。

C类：各学科学会主办。

第四条省级学术会议应由省级学会举办或其他具有省内影响的学术会议，应有我校教研人员8人以上参会并提交论文，其中有3篇及以上论文被遴选在大会上交流，校外专家20人以上参会。

第二章申请审批笫五条申请条件：1.申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处于领先地位；能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议；得到有关主管部门的同意和支持；会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

2.申请举办级会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，科研水平较高，一般应在国内具有一定影响力；能够征集到国内具有较高水平的论文，并能邀请国内著名学者出席会议；得到有关主管部门的同意和支持；会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

国际会议管理办法为进一步规范我校举办国际会议的管理工作，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于在华举办国际会议的管理办法》以及教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》，制定本管理办法。

一、举办国际会议的原则1．举办国际应该符合我国的根本利益和国情，符合我国外交全局和对外工作的实际需要。

坚持以我为主，为我所用，目的明确。

严密防范有的国家以举办国际会议为名对我国进行意识形态渗透和情报工作。

2．对于有利于促进我国教育、科学事业发展，有利于提高我国国际声望和维护国家利益，并按照国际组织要求规定我国有义务举办的国际会议，以及确有较高专业水平的自然科学技术领域的学术性国际会议可以积极举办。

对于一般性的国际会议，以及依照有关规定不宜举办的国际会议，不宜举办。

依照有关规定不得举办的国际会议，不得举办。

二、申办、举办国际会议的校内审批程序1．申办、举办国际会议的校内审批程序严格执行国际交流处归口管理、学校统一审批的原则。

任何部门和个人未经批准不得举办国际会议或者邀请境外人士（含港、澳、台地区）参加在我国举办的国际会议。

2．学校各部门拟申请举办国际会议的，应当做好举办国际会议的前期调研工作，并认真及时地制订下一年拟申请举办国际会议的年度计划，并于每年4月底前交于国际交流处。

3．学校各部门申请举办国际会议的，应当向国际交流处递交下列材料：（1）有关举办国际会议的申请书；（2）拟举办国际会议的基本情况材料，基本情况包括：会议规模、会议主题、讨论专题、与会的外宾（包括港、澳、台人士）、会议经费来源与分配、会期与会议地址。

4．国际交流处在收到材料后，会同相关职能部门对其进行审查，审查后如果认为其符合国家相关规定的，再上报学校审批。

5．凡是在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，均按上述规定程序办理。

三、举办国际会议的相关要求1．经批准同意对外申办或举办的国际会议，具体承担会务工作的部门和个人在申办和举办过程中不得作出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。

河海大学多举措推进国际化战略河海大学围绕“水利特色，世界一流”大学建设，大力实施国际化战略，系统谋划，多措并举，全面提升学校国际化水平。

——建立校、院两级管理体制。

设立“国际化工作专项基金”，加大对学生出国留学和访学、师资国际化、学科和科研国际合作、留学生工作的投入力度，为国际化工作提供资金保障。

明确学院（系）在学校国际化工作中的主体地位，实行各院（系）国际化工作一把手院长（主任）负责制，将国际化指标和任务纳入单位和教师年度工作计划及聘期考核体系。

——推进国际化师资队伍建设。

坚持“引进来”“走出去”相结合，吸引和聘用一批优秀外籍教师，重点引进具有海外博士学位的教师。

依托国家留学基金和各类人才计划，鼓励和支持教学科研一线教师赴海外研修，鼓励学术骨干在国际学术组织和国际学术期刊担任职务，力争建立由该校教师领衔的新学术组织，提升学校在国际学术界的影响力和话语权，在教师职称评聘和考核体系以及日常管理中进一步强化国际化导向。

——提升学科建设的国际化水平。

鼓励和支持校内科研机构和教师申请国际科研合作项目，努力提高国际科研合作项目数量、经费总额和国际影响力。

实施教育部“国际合作联合实验室计划”，与世界一流大学、科研机构共建若干高水平实质性合作研究平台或产学研基地。

提高对在高水平国际学术期刊发表科研成果和申请国际专利的支持力度，对有较大国际影响力的科研成果进行奖励。

以实施教育部、国家外专局“高等学校学科创新引智基地”等重点引智项目为抓手，强化国际合作对学科建设发展的推动作用。

——构建开放办学体系。

引进国外优质教育资源，鼓励有条件的学院开展中外合作办学，推进中外合作办学机构的培育。

设立“世界名校交流项目”，引进境外优秀教材，开发、引进网络课程，设立海外学者讲坛，引进世界一流专家学者到校开设短期课程，合作设立教学、实训项目，提高教育国际化水平。

加强对外汉语教学以及水文化等培训工作，争取建设孔子学院或孔子课堂。

鼓励相关学院进行专业国际认证工作，积极探索海外办学的新模式。

XXXX大学关于举办国际会议的管理规定为了加强学校与国外的学术交流与合作，跟踪国际学术前沿动态，宣传学校的教学、科研成果，提高学校的国际知名度和影响力，学校鼓励具备条件的部门、学院和科研机构举办（含主办、联合主办或协办，下同）国际会议。

为加强和规范对举办国际会议的管理，学校特制定如下规定：一、举办国际会议的基本要求（一）国际会议一般指与会者来自 3 个或3 个以上国家（含中国）和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，有明确主题的会议。

会议主题要紧密结合学校学科发展、教学科研、实验室建设以及人才培养等。

另外，学校也支持包括中国在内的双边高端论坛，但论坛必须是获得国家有关机构认可且外方正式参会人数达到规定人数（10 人）的会议。

（二）举办国际会议要从实际出发，会议主题要符合我国改革开放和教育、科研发展的需要。

学校各部门、学院、科研机构举办国际会议，或邀请有特殊背景的人员参加国际会议，须按程序申报和审批。

（三）国际交流与合作处是学校外事工作的归口管理部门。

各部门、学院或科研机构须按照国际会议申报的程序及时向国际交流与合作处提供国际会议申办的相关材料。

（四）举办国际会议的申请得到批准后，举办单位应尽快成立会议组织委员会，认真制定工作计划和实施方案，落实各项任务，并对与会代表送交的论文进行认真审查。

（五）会议期间，举办单位要做好会议的组织、安全和保密工作，我方与会代表要坚持内外有别的原则，严格遵守保密制度，不得携带秘密文件、资料参加会议活动。

我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据等内容均需符合可以公开的口径，不得泄露秘密。

二、举办国际会议经费资助办法（一）为鼓励和支持学校教学和科研机构举办高层次的国际会议，促进教学科研和重点学科建设工作的开展，学校设立国际会议专项资金，根据年度国际会议审批情况核定预算。

该经费主要用于举办国际会议的启动工作和学校批准的资助事项。

（二）已获得批准召开的国际会议，由举办单位在会议召开前至少4个月向国际交流与合作处提交经费资助申请（附件2），由国际交流与合作处组织专家论证后上报分管校领导，并由校长办公会根据专家意见确定是否资助及资助额度。