档案保管知识

办公室档案管理知识办公室档案管理是现代化办公环境中不可或缺的重要组成部分。

它包括档案的收集、归档、管理、存储、保管和利用等各个环节。

合理有效的档案管理不仅可以提高办公效率，还可以为企业的发展提供重要的支撑保障。

下面将从档案管理的重要性、档案的分类、档案的归档和整理、档案的存储和保管等几个方面来详细阐述办公室档案管理知识。

一、档案管理的重要性档案管理是办公室日常工作中不可或缺的一部分，它的存在可以有效的提高工作效率、保障工作质量、保护企业的信息安全以及为企业的发展提供重要的支撑。

在办公室中，档案管理可以为员工提供方便快捷的查询、利用和交流渠道，同时也可以对企业的经营决策提供重要的参考依据。

因此，加强档案管理工作，提高档案管理水平，是企业正常运转的必要条件。

二、档案的分类档案按照不同的属性和用途可以分为很多类别。

根据不同的管理需求，我们可以将档案分为以下几种：1.行政档案：包括单位文件、公函、议事录、会议纪要等。

2.人事档案：包括个人档案、人事档案、人才储备档案等。

3.财务档案：包括财务报表、会计凭证、票据等。

4.业务档案：包括合同、协议、客户资料等。

5.技术档案：包括设计图纸、技术文件、产品样本等。

三、档案的归档和整理档案的归档和整理是档案管理工作中非常重要的一环。

它涉及到档案的有效利用、保护和管理等方面。

对于新收到的档案，我们首先要对其进行分类和整理，然后按照一定的规范进行归档。

在归档的过程中，我们需要注意以下几点：1.档案归档要按照一定的顺序进行，以方便后续的查找和利用。

2.档案归档时需要注重标注档案的相关信息，如档案名称、档案编号、档案时间等。

3.档案归档时需要注意防止档案遗漏或者重复归档等情况的发生。

4.档案归档时需要注意保密性，对于涉密的档案需要采取相应的保密措施。

四、档案的存储和保管档案的存储和保管是档案管理工作中非常重要的一环。

它涉及到档案的长期保存和利用等方面。

在档案存储和保管的过程中，我们需要注意以下几点：1.档案存储的场所应该是安全、干燥、通风、防潮、防火等条件完备的地方。

档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。

以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。

(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。

二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。

构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。

国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。

国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。

档案的保管与保护Have an independent personality. November 2, 2021档案专业实务第六部分档案的保管与保护一、档案库房的管理一编号与排架档案库房内的排架基本原则是：有利于档案的保管和利用,有利于空间利用,美观有序;柜架摆放要避免强光直射档案,注意不要阻碍通风,摆放不能紧靠墙壁,柜架与墙壁之间距离大于10cm,最大限度地利用库房的地面与空间,同时与要便于档案的搬运与取放;两行间净宽不得小于0.8米,主通道应正对库房门,净宽不小于1.5米;库房中的档案架、柜的排列,应合乎下列要求：1.排列整齐,横竖成行;2.避免光线直射,注意通风;3.节约库房面积和空间,存取方便;为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放,所有的档案架、柜都应进行统一编号;编号方法为：自门口起,从左至右编架柜号,每个架柜子的栏也从左向右编号,每栏的格自上向下编号;如果没有栏,则自上而下编格号;二档案的存放和排列档案存放方式,可以采用竖放与平放两种;竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式,其优点是便于存放和提供利用;平放,取放档案不大方便,但对保护档案有利,特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案;一般我国档案馆室保存的档案应该按全宗排列、整理和保管;全宗的排列,一般采用两种方法;一种是按全宗号流水排列,一种是按全宗分类分全宗群排列;前者简单易行,后者能把属于同一类型的全宗排在一起,能较好地保持全宗之间的群体联系;一个全宗的档案应排放在一起,同一全宗的档案,按案卷的顺序号,依柜、栏、格编号,依次排列上架;有的全宗内可能还包括一部分声像档案、技术图纸及会计报表等档案,这些不同载体和类型的档案,可以分别保管,但应填写说明放置于原全宗内,指明该部分的存放地点,以保持其应有的联系;三档案存放位置索引是一种记录、引导性管理工具;就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来,以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还或其它日常管理;四档案代理卡和全宗卷档案代理卡又称代卷卡,是一种行之有效的微观管理手段,即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用,每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷,就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上,还卷时再将其取下;全宗卷：是档案馆室在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷;档案馆室应对其所管的全宗编制全宗卷,发反映全宗管理的历史面貌,从而便于档案的保管和利用;全宗卷的主要内容包括：1档案收集方面：档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等;2档案整理方面：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等;3档案鉴定方面：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请求与批复、销毁档案的清册等;4档案保管方面：档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等;5档案统计方面：档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等;6档案利用方面：全宗指南全宗介绍,开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等;7档案管理新技术的应用方面：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料;全宗卷是档案馆室管理全宗的一种工具,它记录和反映了全宗内档案的管理过程,对该全宗的后续管理具有宝贵的凭证作用和参考作用,也是档案保管人员快速、全面掌握全宗情况不可缺少的重要依据;五档案的安全检查二、常见档案的保护要求一纸质档案的保护要求档案纸张的保护是保持纸张耐久性和应对档案纸张老化的重要措施与手段,应紧紧围绕下述三个方面开展工作：一是立足于档案造纸原料的优选和造纸工艺的优化;二是为档案纸张的保存创造良好的环境;三是在系统工程思维和理论指导下,实施工程化管理,对档案纸张进行科学化抢救与修复;字迹的耐久性除了取决于色素成分和结合方式外,还受外界一些因素的影响;为了保护好档案字迹,延长其寿命,首先在文件形成时,就要注意选择耐久性好的书写材料和印刷材料,其次在档案保管过程中,必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触;二胶片档案的保护要求：1.库房管理方面具体要求：控制温湿度；防止阳光照射；保持库内清洁；库内空气净化；注意预防火灾；加强检查;2.温湿度标准：档案局1987年档案库房技术管理暂行规定,保存一般胶片适宜的温度为14-24℃,相对湿度为45%-60%；保存母片适宜温度13-15℃,相对湿度为35%-45%三磁性载体档案的保护要求：1.适宜的温湿度,录音录像档案库内温度保持在15℃-25℃,相对湿度保持在45%～60%为宜;2.远离磁场以及有害气体的场所;3.防抹措施4.保持清洁5.定期检查,长期保存的磁带应每隔6～12个月重绕一遍,定期转录,可以5～10年转录一次;四光盘档案的保护要求：1.减少使用；为延长光盘寿命,要采取有效措施,减少光盘的使用;2.防止空气污染物;光盘保存环境要注意远离氟化氢HF、氯化氢HCL气体、海盐NaCL微粒等物质使用,必要时须采用空气过滤措施;3.调控库房空气温湿度;光盘保存比较适宜的温度范围是14℃-24℃,较适宜的相对湿度范围是45%-60%;4.保持信息读取面的清洁;在每次拿取光盘时,只能接触光盘的内外沿,不能触摸光盘的数据区,以免油渍、汗渍和指纹落在读取面的数据读取区,使用完毕后,应将光盘立即放回盘盒中,避免灰尘、异物的污染;5.防止标记面的机械损伤;信息记录的坑点只能约30微米,即使轻微的划伤都有可能大面积地破坏信息记录的坑点,导致原记录信息的不可纠正性的损坏;因此绝对禁止在标记面上进行任何形式的书写、划伤,以免造成信息记录层不可避免的损坏;三、档案保护环境一档案库房防潮水、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防有害气体、防盗、防火、防震的措施;二档案库房温湿度的调节与控制库房温湿度的调控是档案库房管理的一项经常性工作;标准温度14度-24度,标准湿度为45%-60%;控制是基础,调节是重要的补充;库房的温湿度调节的方法很多,如密闭、通风等;采取增湿、降湿、增温、降温相结合是调控温湿度的有效方法;1.密闭;库房密闭的重点是门窗,考虑自然通风的需要,库房门窗、通风孔洞应尽量做到密闭时不透气,需要时又可以敞开通风;库房的密闭可以分成两种类型：一种叫永久密闭,即封闭部分窗户;另一种是暂时密闭;可分为三种：一是库房密闭,即在库房门窗的缝隙处嵌以绒布条,毛毡条或在铁制门窗边缘嵌以橡皮条等;二是箱柜密闭;部分利用率低或者珍贵档案,可以用柜箱密闭进行保存;箱柜的缝隙用纸条或胶布条严密封起;三是塑料袋密封,即用透气度小的聚乙烯塑料薄膜制定口袋,装入档案后封口;2.通风;1通风调节库内的温度的原则,如果通风是为了增温,只有当库外温度高于库内时,才能进行通风,增加库内温度;如果是为了库内降温只有当库外温度低于库内温度时才能进行;2通风调节库内湿度的原则,当库外绝对湿度小于库内绝对温度时可以通风降低库内湿度,当库外绝对湿度大于库内绝对湿度时可以通风增加库内湿度;以通风降温为例,可以将上述原则进一步解释为四点：①如果库外温度和湿度都低于库内,可以通风；反之,不能通风;②库外温度低于库内温度,库内外的相对湿度相同时,可以通风；反之,不能通风;③库外的相对湿度低于库内,库内外的温度相同时,可以通风；反之,不能通风;④当实际情况与上述三种不符合时,则需要根据库内外温度和相对湿度进行计算,根据计算所得到的绝对湿度决定能否通风;3.调节库房温湿度的其它方法：1降湿方法,目前普遍采用去湿机和对档案无不良影响的吸潮剂;常用的吸潮剂有氯化钙和硅胶两种;2降温方法,第一杜绝或减少库内热量的来源；第二消除或减少已有热量;使用空调设备是比较理想的做法;3增湿方法,包括自然增湿和机械增湿两类方法;4增温方法,比较理想的方法是使用空调设备;注意不要使用炉火,碳火给库房局部增温;三档案库房灭菌与杀虫的方法：灭菌1.物理灭菌法1微波灭菌2冰冻真空干燥灭菌2.化学熏蒸灭菌法;杀虫1.化学杀虫法熏蒸剂、接触剂、胃毒剂2.物理杀虫法：高温杀虫法、低温杀虫法、辐射杀虫法和气调杀虫法缺氧杀虫等;四、档案修复技术档案修复原则为最大限度地延长档案寿命,进行档案修复前应充分了解档案文献修复的原则,做好修复前的准备;档案文献修复原则：一是有利于延长档案寿命；二是尽量保持档案原貌；三是试验先行;一档案修复前的准备工作：1.接受登记2.检查检查字迹水溶性、检查纸张材料3.除尘4.制订修复方案根据检查情况,确定修复时使用的材料、方法及修复程序,制订出修复方案二档案修复方法1、纸质档案的去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复与显示去污：1机械去污法2溶剂去污法3氧化剂去污法;去酸：1液相去酸法,使用某些碱性溶液与氢离子反应而达到去酸目的2气相去酸法,将档案置于碱性气体或蒸气中进行去酸;加固：1涂料加固2丝网加固3塑料薄膜加固;修裱：优点1用纸张和粘合剂提高档案强度,使用的材料与档案本身材料基本一致,一般不会产生副作用2此种方法是可逆的3设备、材料简单,购置容易,有的可以自制4技术容易掌握;缺点：目前修裱技术是手工操作,工作效率低；在高温高湿条件下,胶粘剂易生虫长霉;修裱原则：一是尽量保持档案原貌；二是有利于档案制成材料耐久性；三是具有可逆性；四是最小干预;字迹恢复与显示：1物理法：摄影法显示字迹,数字图像处理技术2化学法：硫化铵、硫代乙酰胺法,黄血盐法,单宁法,LC显色固色剂恢复法,BS23、TH22、NHJ剂恢复法,BAH、DAH剂恢复法;2、胶片档案的去尘、去污、消除划伤与折痕、恢复退色黑白影像去尘：第一,用羊毫笔或其它软笔扫下胶片上的尘土；第二,用棉花球蘸酒精轻擦；第三,用流动清水将胶片冲洗干净后再晾干;去污：1去指纹及其它油脂斑,可用棉花球蘸上20%-25%汽油与75%-80%甲笨的混合液,轻轻擦除;如果污斑的程度比较严重或时间较长,可先在流动水中漂洗15分钟,然后用5%冰醋酸漂洗1分钟;漂洗时可用手轻擦油斑处;2去红、蓝墨水斑,将胶片放在清水内漂洗5-15分钟,再放入D-72配方显影液内浸泡5分钟温度不高于20度;同时应不断翻动胶片,使它能均匀接触药液;然后将胶片放在清水中冲洗;为了更好地去除污斑;可有手轻轻抚摸胶片正反面,随后放在5%冰醋酸液内浸一下,再在流动水中清洗15分钟,最后取出晾干;3去霉斑,①擦除法,将胶片放在垫有橡皮的台面上,用脱脂棉蘸上除霉液将1%五氯酚钠溶解于85%乙醚和15%酒精的混合液轻轻擦除霉斑;此方法可以去除一般霉斑,且对胶片的性能影响较小;②冲洗法,冲洗药液配方：五氯酚钠5g、硼砂0.5g,加水1000ml;该溶液PH值为9±0.2;冲洗时将胶片先放在清水中冲洗,然后放在药液中处理,冲洗温度为18-24度,冲洗时间为5-8分钟;最后再用清水冲洗8-12分钟;4去黑斑点,采用比例减薄的方法,可将胶片上的黑色斑点减到与周围影像密度一致,随后使黑色斑点消失;比例减薄液的配方：温水50度200ml,铁氯化钾赤血盐10g,加水至500ml;操作时先将胶片放入比例减薄液内20度约30秒至2分钟,然后放在清水中冲洗一下,再放入定影液内定影5分钟,最后在清水中冲洗15分钟后取出晾干;消除划伤、折痕的方法：1消除划伤痕迹;①将胶片放入清水内浸透,再放入流动清水中水洗5分钟,然后晾干;乳剂膜经过水浸膨胀、干燥收缩过程,划伤痕迹即可被消除②将胶片放入清水中浸湿,再放入干酪素乳液中约一分钟,取出晾干后,胶片表面会增加一层无色透明的保护膜;干酪素乳液配方：蒸馏水200ml25-30度,硼砂25g,甲醛7.5ml,加蒸馏水至250ml;2消除折痕;先将胶片放在流动的清水中水洗5分钟,使乳剂膜松软;然后放入显影液内浸泡5分钟;浸泡时可用手轻摸胶片折痕处,除去灰尘;随后把胶片放在5%冰醋酸溶液中浸一下,中和从显影液中带来的碱性物质;再把胶片放入流动清水中漂洗15分钟,并可将底片按折痕反方向轻折几下;最后取出晾干;3、磁性载体档案的去污、剪接、消除复印效应4、灾后档案的抢救1水灾后档案的抢救：将被水浸湿的档案迅速迁至安全地段;冷冻水浸档案,有条件的地方要将水浸档案送到冷库中冷冻暂存,防止霉变和粘连,雨季后分批阴干;无法冷冻的地方,使用软毛刷等,将水浸档案清除泥沙后,进行干燥;干燥方法如下：减湿干燥、自然晾干、预防霉菌;2火灾后档案的抢救：在搬运被烧库房的柜子时,尽可能要少震动,注意排好顺序号,处理时要放在一特定的房间内;特别要考虑抢救时间;当库房温度高于70℃,24小时就会开始发生霉变现象;因此必须在48小时内进行干燥;干燥方式可在室内用大型去湿机,或室外自然晾干,但须注意要在风不大、非强阳光的条件下进行;如果档案被烧处理方法,烧焦档案的光化技术、烧焦档案字迹的显示;。

档案安全保管制度一：1、档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，排列、编号、装箱，箱柜排放有序。

2、定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整。

3、档案库房是机要重地，非档案人员严禁进入。

4、库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品，要保持整洁。

5、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染等设施，并要经常检查各项设施是否有效。

6、库房内置放温、湿度监测设备，定期检查、记录、分析，保证规定的温湿度。

7、档案管理人员离开库房时要关好门窗、拉灭电灯。

二(1)档案查借阅及其他非档案部门工作人员，未经许可，一律不得进入档案工作室和库房。

(2)要做好办公室和库房的安全工作，每天由最后一位离开办公室的同志负责断电断水源，锁好门窗。

(3)将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

各类档案原则上按档号存放。

档案柜标示举例，例：____-dq11-1-80，即____年党群档案综合类第____件。

插卷，编入档案产生年度目录，并在检索目录上注明，存入档案产生年度柜内。

(4)档案柜应编顺序号，各库、各类档案均应标有档案存放示意图。

(5)应对档案进行定期安全检查，积极做好八防工作(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)。

发现问题，及时解决。

(6)对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。

(7)在档案柜内放置驱虫防霉药物，每月检查一次虫、霉情况，发现虫、霉及时处理。

(8)查、借阅档案当面注销，及时入库。

每学期结束前，对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。

(9)每年对库存声像档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。

(10)照片、底片要定期(每学期一次)进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

(11)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防污染，要不定期检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应立即进行补救。

档案管理的知识点整理档案管理是指对组织或个人在业务活动中产生的各种纸质或电子档案进行规范、有序、安全地管理与利用的一种综合性工作。

下面是档案管理的一些知识点整理：一、档案管理的基本原则：1.法律性原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，明确档案管理的法律地位和档案利用的法律条件，维护档案的合法权益。

2.整理性原则：对档案进行系统化、有序化的整理，使其资料能够快速检索、查询和利用。

3.统一性原则：确保档案管理工作的统一性，统一组织、统一编制、统一管理档案，避免重复归置、交叉档案等问题。

4.安全性原则：严格保护档案的完整性、真实性和安全性，采取一系列措施，包括档案储存、防火、防潮、防虫、防盗等。

5.经济性原则：节约档案管理的成本，合理规划档案空间，提高档案利用率，实现经济效益。

二、档案管理的基本流程：1.档案筹建：确定档案的种类、范围和内容，并编制档案年度计划。

2.档案采集：收集各类档案材料，包括纸质档案、电子档案、图像档案等。

3.档案整理：对采集到的档案材料进行分类、整理、鉴定和登记编制，构建档案目录和目录系统。

4.档案保存：选择合适的储存方式，采取必要的措施确保档案的安全保存，包括环境控制、防火防潮、防虫防尘等。

5.档案利用：提供给机关或个人需要的档案材料，办理档案借阅、复制、调阅等业务，并保障档案的安全性和隐私保护。

三、档案管理的主要内容：1.档案编制与整理：对收集到的档案材料进行分类、整理、鉴定和编制目录，建立档案系统，方便日后的检索和利用。

2.档案保存与保管：选择合适的储存方式，建立档案库房，提供必要的环境控制和安全保护措施，确保档案的完整性和安全性。

3.档案利用与服务：提供各类档案服务，包括档案查询、档案复制、档案借阅等，满足各方面的需求。

4.档案销毁与注销：按照规定的程序和标准，对无继续利用价值和法定保存期限已满的档案进行销毁和注销。

四、档案管理的技术支持：1.档案数字化：将纸质档案和电子档案进行数字化处理，方便存储、传输、查询和利用。

档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成檀卷的过程。

—1—8、什么是档案实体分类？9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、订正本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及—2—其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以肯定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

19、什么是编目？答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

档案保管的十防措施档案保管是组织管理中非常重要的一项工作，对于确保档案的安全和准确性起着关键作用。

为了保护档案资料的完整性、真实性和保密性，有必要采取一系列的预防措施。

本文将介绍档案保管的十项防措施，并说明其重要性及实施意义。

1. 档案仓库的安全控制•建立专门的档案仓库，并配备适当的安全设备，如闭路电视、门禁系统等，以防止非法进入。

•设置符合防火标准的仓库，采取相应的防火措施，保护档案免遭火灾的侵害。

此举可确保档案的安全，减少损失风险。

2. 档案审计与追溯•定期对档案进行审计，确保档案存储的完整性和准确性。

•采用档案追溯系统，记录档案的流动和使用情况，防止档案遗失或被盗。

通过审计和追溯，可以及时发现和解决档案管理中存在的问题，提高档案保管的安全性。

3. 档案数据的备份与恢复•定期进行档案数据的备份，并将备份数据存储在安全的地方，以防止意外丢失。

•建立档案恢复机制，能够及时将备份数据恢复到原始状态，确保档案不会因为数据损坏而丢失或失真。

通过备份和恢复机制，可以最大程度地保护档案数据的安全性和持久性。

4. 组织内部的档案职责分工•明确档案管理的职责，并对相关人员进行培训，提高其档案管理的专业水平。

•设立专门的档案管理部门或岗位，负责档案管理工作，并建立健全的档案管理制度。

明确分工和强化人员培训，有助于提高档案管理的效率和准确性。

5. 档案存储环境的良好保持•控制档案存储环境的温度、湿度、光照等因素，以防止档案受到损坏，如纸质档案的变形和褪色。

•定期检查档案存储环境，确保环境的稳定性和适宜性。

保持良好的存储环境有助于延长档案的保存期限和保持档案的可读性。

6. 档案传输的安全控制•制定档案传输策略，并采取加密措施，确保档案在传输过程中不被篡改和泄露。

•对档案传输过程进行监控和记录，及时发现可能存在的安全隐患并采取措施加以解决。

安全控制档案传输过程，能够避免档案在传输过程中遭到不法分子的侵犯。

7. 档案鉴定与归档•对档案进行鉴定，确保其真实性和完整性。

档案管理应该掌握的知识、技能档案管理是指对档案的组织、保存、利用和归档的管理工作。

随着信息化进程的加快，档案管理在企事业单位中显得尤为重要。

对于一个档案管理人员来说，除了了解档案管理的理论知识外，还需要具备一定的技能才能胜任这个工作。

下面是档案管理人员应该掌握的知识和技能的具体内容：一、档案管理理论知识：1.档案管理法律法规：了解档案管理的法律法规，熟悉档案的法律地位和保管期限等内容，以便合法合规地进行档案管理工作。

2.档案分类与编制：了解档案的分类方法和编制规则，能够根据档案的特点和用途进行合理的分类和编制。

3.档案文件的整理与保管：掌握档案整理的方法和技巧，包括文件的分类、目录的制作、鉴定、整理等内容。

并了解档案保管的环境要求和保管措施。

4.档案的利用与查阅：熟悉档案利用的方式和途径，了解档案查阅的流程和程序，能够进行有效的档案利用和提供满足需求的档案查阅服务。

5.档案数字化管理：了解档案数字化管理的原理和方法，熟悉档案数字化系统的操作和维护。

二、信息技术知识：1.电脑操作技能：熟练运用电脑进行文件的管理和处理，掌握常用的办公软件和文件管理软件的操作。

2.网络应用技能：了解网络的基本知识，熟悉互联网信息搜索、下载和上传等操作，能够利用网络资源进行档案工作。

3.数据库管理技能：掌握数据库的基本知识，了解数据库管理软件的使用，能够进行数据的输入、查询和统计等工作。

三、沟通协调能力：1.团队合作：能够与团队成员合作，共同完成档案管理的任务。

有效沟通和协调各方的利益，解决团队工作中的问题。

2.客户服务：能够与用户进行有效的沟通，了解用户需求，并提供满足用户需求的服务。

3.报告撰写能力：能够撰写规范的档案管理工作报告，包括档案整理、鉴定、保管、利用等方面的内容。

四、学习能力：1.跟进档案管理领域的最新发展，了解档案管理的前沿知识和技术，及时更新自己的知识和技能。

2.参加培训班、研讨会等学习活动，积极参与档案管理的学术研究和交流，提升自己的专业水平。

档案保管基础知识档案保管第一章档案保管工作的任务、要求、意义一、档案保管工作的定义二、档案保管工作的内容（一）档案库房的科学管理1、库房的合理布局：一是档案库房功能有不同的划分，二是档案有重点、非重点之分，三是不同载体档案的保管要求不同2、选择标准、规范的档案装具具体要求：第一、所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害；第二，便于调阅档案，取拿方便；第三，牢固、耐用、符合节约原则；第四，整齐划一，合乎规范化要求。

3、挑选符合要求的包装材料档案经过包装，既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损4、全宗之间与全宗内档案的科学排架（二）研究档案损坏的原因1、档案材料损坏的内因内因是档案制成材料中存在着的不利于档案长久保存的诸因素，主要取决于档案制成材料的质量。

2、档案材料损坏的外因主要有不适宜的温度与湿度、光线、有害气体、灰尘、虫、霉、水、火以及机械磨损和污染等。

（三）围绕档案材料损坏的原因，研究防治的方法1、改善档案的保管条件，提供一定的物质基础，运用合理的技术管理措施，全力做好“防”的工作。

2、有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。

三、档案保管的要求（一）以防为主，防是根本，是重点。

（二）治的技术也要认真研究与实施，不重视治，档案的安全就得不到保障。

（三）在加强对重点档案的保管与保护的同时，也要照顾到一般档案。

（四）研究总结历史经验，吸取其他领域的科技成果四、档案保管的意义（一）搞好保管工作可有效延长档案的寿命，使部分档案能较长久地保存下去。

（二）只有搞好保管工作，档案才能得到有效开发。

（三）搞好保管工作，能有效地维护党和国家的历史面貌的完整性，为教育后代提供完整、生动的素材。

第二章档案制成材料的耐久性所谓耐久性，是指在保存和使用过程中，档案制成材料抵抗理化损坏作用和保持其原理化性能的能力第一节档案纸张的耐久性一、造纸原料与纸张的耐久性造纸原料主要有种毛纤维（棉花）、韧皮纤维（麻、树皮）、木质纤维（松树、桦树）、基杆纤维（芦苇、玉米杆），其中前两种原料的纤维素含量高，耐久性好，后两种原料的木素含量高，耐久性差。