工程档案管理作业指引
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定》执行，并对项目需存档的工程档案资料分卷号补充如下：
卷别 A1卷 F卷 I卷 J卷 L卷
M1卷
项目部需存档的文件目录
档案类型
档案内容
前期证照 项目五证
政府性文件
政府部门对项目的批复文件，各项专 业市政方案、各项专业审批手续
征地相关手 续
建设用地、征地、拆迁文件材料
勘察设计文 件
勘察、测绘、设计文件材料
工程担保实施方案及细则、保函复印 件等相关文件
N卷
竣工验收资 各类专业验收、竣工验收文件材料，
料
工程移交资料
各类设计、施工、订货合同及协议 O卷 合同协议书 书、现场合同交底记录等（按合同单
位分别归类）
P1卷
往来文函
索赔函和反索赔函及相应资料、项目 发出与收到的各类文件及函件
P卷 P2卷
现场指令
工作联系单（如有回复应附对应的工 作联系单一起保存）
技术方案
各类专项技术方案、专项工艺研究报 告等
监理月报 每月监理月报
监理规划 监理规划及细则
材料样板
材料认价单、材料样板（实物）、进 场材料设备验收分类表、材料设备封 样清单、材料设备验收记录单、现场 施工样板验收记录单等
设备资料
设备合格证、线路图、检测报告、使 用说明书等
工程款文件
月进度确认文件、工程进度款支付审 核表等
按照公司《档案资料管理规定》，属一级档案的资料原件存城 市公司档案管理部门，业务部门存复印件。业务部门经办的一级档
案资料，在取得原件后应在48小时内将原件交付城市公司档案管理 部门，经办部门保存复印件。
二级档案资料由相关业务部门保存原件，工程类及现场施工管 理类档案原件存项目现场，需经业务部门审核的资料档案原件存业 务部门，项目部存复印件。 3. 档案资料组卷：项目部现场资料组卷按照公司《档案资料管理规
项目现场规章制度；施工图纸、施工组织方案和重要分部工程 施工方案（附审批文件）、施工总进度计划及年、季、月度计划 （附审批文件）；图纸及设计交底记录、图纸会审记录、变更洽商 和客户洽商（含内部报审表、变更洽商记录单及附图等）；项目工 程质量验收标准文件；工程施工备忘录（大事记）、城市公司工程 检查文件、工程管理月报、监理与承包商检查评价记录、关键工序 检查记录；监理月报、监理通知、监理会纪要及其它现场工程协 调、专题会纪要；材料认价及工程量确认文件、洽商月报、工程进 度款支付审核表、项目结算文件；材料设备封样清单、进场材料设 备验收分类表、材料设备验收记录单、现场施工样板验收记录单； 设备档案（设备合格证、使用说明书等）；索赔函和反索赔函及相 关资料、往来文函等；担保管理文件资料。 2. 档案保存：
3) 底层架空层平面图（建筑、结构、水电等分开） P-1. dwg
4) 标准层平面图
P-
2。。。.dwg
5) 剖面图
PO.dwg
6) 立面图
LL.dwg
7) 生活给水系统图
GSXT.dwg
8) 消防给水系统图
XFXT.dwg
9) 雨水系统图
招投标文件
各类招标文件、投标文件、定标审批 文件、免招标申请审批表
参建单位资 料
甲方、监理、总包及各分包单位资 质、招标备案手续、监督备案及安全 备案手续等
项目存 档形式 复印件 复印件
复印件
复印件
复印件
复印件
M2卷 M3卷 M4卷 M5卷 M6卷
M7卷 M8卷
项目管理资 料
项目投资指导书、项目开发指导书、 项目采购合约管控表、项目一、二级 计划等、项目总控制计划等
QS-JG 结构专业
QS-SB 设备专业
QS-JZ 精装专业
QS-DQ 电气专业
QS-SZ 市政专业
QS-KH 客户洽商
其它 （根据项目情况增加）
M11卷 音像资料 项目实施过程的音像资料
M12卷
施工技术文 件
总体施工组织设计、施工方案、施工 过程关键工序检查要点、现场施工样 板计划书等
M13卷
工程担保文 件
王剑
许智来 孙誉晏
09-6-25 第二次
根据公司二级管控模式调 整进行修订。
李莹
许智来 孙誉晏
1、
流程概况 流程目的
适用范围
为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效 性，及时地对项目管理提供信息资源，提供有效的 单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。
1、 本流程适用城市公司设立项目部的项目工程档 案管理工作。
4、 文本档案的管理 1. 按照公司《档案资料管理规定》，项目部需存档的工程档案资料
分为一级档案和二级档案资料： 1.1 属一级档案的有：
项目投资指导书；项目开发指导书；项目五证，有关政府部门 对项目的批文；公司上报政府部门请示文件；立项文件资料；建设 用地、征地、拆迁文件资料，勘察、测绘、设计报批批复文件资 料；市政报装相关资料；招投标文件；建设、施工、安装、监理等 政府审批文件资料；项目采购合约管控表、项目一级、二级计划、 项目工程进度总控制计划，合同及协议书、重要的往来文件、信 函，竣工图及竣工验收文件材料，工程移交文件等； 1.2 属二级档案的有：
3、 工程档案的建立和使用 1. 项目部根据公司《档案资料管理规定》对现场档案的管理要求及
本作业指引要求，建档立卷，保证现场文件的完整性和可追溯 性。 2. 每卷文件分别建立目录。 3. 建立《现场档案借阅登记簿》、《现场档案签收/发登记簿》（见附
表），要求经办人对现场档案借阅和收发情况进行登记备案。
作，根据国家《建筑施工质量验收统一标准》（GB503002001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、 我司《档案资料管理规定》等有关规定，结合项目部的实际情 况，特制定本流程。 2. 工程档案资料是指我司负责开发建设的工程，依据有关管理规 定，在开发全过程中形成的应当归档保存的文字资料、各种图 表、表格、图纸、材料实物、音像资料等技术文件的总称。它是 开发手续办理、施工过程管理及竣工验收、交付使用的必备条 件，也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护、维修和改 扩建的依据。 3. 本作业指引所称“工程档案资料管理”是指从前期手续办理、工 程开始组织施工到工程竣工交付，在开发建设过程中形成的前期 手续文件、勘察设计资料、施工图纸、招投标文件、合同文件、 施工准备工作文件、工程质量管理资料、工程进度管理资料、工 程技术资料、工程施工记录、工程材料检验记录、变更洽商资 料、往来文函、会议资料、工程巡检资料、工程验收资料、竣工 图纸及工程移交资料的积累、整理、编制、报送和移交归档的规 定和要求。 4. 本作业指引统一规定了项目部内部工程档案资料管理工作的内容 和要求，适用于项目现场工程档案资料的管理。
2、城市公司由工程技术部履行项目部职能的参照此 流程执行。
定义
无。
流程主导及 参与部门
总部技术部（主导）、总部总经理办公室、城 市公司项目部（主控）、城市公司工程技术 部、城市公司档案管理部门
上游流程名称
下游流程名称
子流程名称
《工程管理流程》
部门
城市公司项目部 （下称项目部）
流程中承担职责
1. 负责现场图纸的审核，发放； 2. 负责现场设计变更的发放； 3. 负责现场作废图纸的收回； 4. 负责现场工程竣工资料的整理、移交及
1.2 所有图纸要标明项目、专业、图名、图号、版次及出图日
期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。
1.3 交项目现场用于施工管理及成本核算的施工图纸，按图纸原
图幅分专业装订成册。
1.4 工程洽商和设计变更内容项目部应及时在施工图纸上标注，
同时标注变更洽商编号、日期和修订人员。
1.5 竣工图编制说明：竣工图按照国家规范及地方标准规定应由
归档； 5. 负责总部联检及月度巡检发现的项目现场资
料、档案管理问题整改。
城市公司 工程技术部 （下称工程技术
部）
1. 负责通过月度巡检对城市公司项目现场工程 资料管理情况进行检查；
2. 监督月度巡检及总部联检发现的项目现场工 程资料管理问题整改工作。
城市公司 档案管理部门
1． 负责城市公司月度资料档案管理、公章使用、 收发文制度检查情况的汇总与上报；
竣工图编制单位签字、盖竣工图章后交政府档案管理部门、
城市公司档案管理部门和物业公司存档。竣工图编制单位上
报的竣工图除纸质图纸外还应有与纸质图纸内容一致的电子
文件。竣工图纸应按照国家标准《技术制图的折叠方法》
（GB/10609.3-89）中表一的方法折叠，折叠成A4幅面图纸
（297×210mm）规格，图面朝外图签要外露，页号标在图签
2． 负责工程竣工档案的内部验收及归档工作。
总部技术部 （下称技术部）
1. 负责本流程的修编； 2. 通过总部联检及日常工作跟踪配合总经办监
督、指导城市公司工程资料档案管理工作。
总部总经理办公 室
（下称总经办）
1、负责公司档案管理、公章使用、收发文制度工 作的检查；
2、
工程档案管理总则 1. 为了规范项目部工程档案资料的管理，做好项目档案资料管理工
的右上方。
1.6 工程图纸电子版本要求：
(1) 施工图和竣工图要求移交CAD电子文件，图形电子文件必须
为DWG格式，电脑建筑效果图应为JPG格式。
(2) 施工图和竣工图电子文件目录表要求采用Word、Excel或
txt文本软件编制，样式示例如下：
1) 设计与施工图说明书
GXT.dwg
2) 总平面图
Z.dwg
工程档案管理作业指引
编制 审核 批准
李莹 许智来 孙誉晏
日期 日期 日期
2009-0625
2009-0630
2009-0630
修订记录
日 期 修订状态
卷别 A1卷 F卷 I卷 J卷 L卷
M1卷
项目部需存档的文件目录
档案类型
档案内容
前期证照 项目五证
政府性文件
政府部门对项目的批复文件，各项专 业市政方案、各项专业审批手续
征地相关手 续
建设用地、征地、拆迁文件材料
勘察设计文 件
勘察、测绘、设计文件材料
工程担保实施方案及细则、保函复印 件等相关文件
N卷
竣工验收资 各类专业验收、竣工验收文件材料，
料
工程移交资料
各类设计、施工、订货合同及协议 O卷 合同协议书 书、现场合同交底记录等（按合同单
位分别归类）
P1卷
往来文函
索赔函和反索赔函及相应资料、项目 发出与收到的各类文件及函件
P卷 P2卷
现场指令
工作联系单（如有回复应附对应的工 作联系单一起保存）
技术方案
各类专项技术方案、专项工艺研究报 告等
监理月报 每月监理月报
监理规划 监理规划及细则
材料样板
材料认价单、材料样板（实物）、进 场材料设备验收分类表、材料设备封 样清单、材料设备验收记录单、现场 施工样板验收记录单等
设备资料
设备合格证、线路图、检测报告、使 用说明书等
工程款文件
月进度确认文件、工程进度款支付审 核表等
按照公司《档案资料管理规定》，属一级档案的资料原件存城 市公司档案管理部门，业务部门存复印件。业务部门经办的一级档
案资料，在取得原件后应在48小时内将原件交付城市公司档案管理 部门，经办部门保存复印件。
二级档案资料由相关业务部门保存原件，工程类及现场施工管 理类档案原件存项目现场，需经业务部门审核的资料档案原件存业 务部门，项目部存复印件。 3. 档案资料组卷：项目部现场资料组卷按照公司《档案资料管理规
项目现场规章制度；施工图纸、施工组织方案和重要分部工程 施工方案（附审批文件）、施工总进度计划及年、季、月度计划 （附审批文件）；图纸及设计交底记录、图纸会审记录、变更洽商 和客户洽商（含内部报审表、变更洽商记录单及附图等）；项目工 程质量验收标准文件；工程施工备忘录（大事记）、城市公司工程 检查文件、工程管理月报、监理与承包商检查评价记录、关键工序 检查记录；监理月报、监理通知、监理会纪要及其它现场工程协 调、专题会纪要；材料认价及工程量确认文件、洽商月报、工程进 度款支付审核表、项目结算文件；材料设备封样清单、进场材料设 备验收分类表、材料设备验收记录单、现场施工样板验收记录单； 设备档案（设备合格证、使用说明书等）；索赔函和反索赔函及相 关资料、往来文函等；担保管理文件资料。 2. 档案保存：
3) 底层架空层平面图（建筑、结构、水电等分开） P-1. dwg
4) 标准层平面图
P-
2。。。.dwg
5) 剖面图
PO.dwg
6) 立面图
LL.dwg
7) 生活给水系统图
GSXT.dwg
8) 消防给水系统图
XFXT.dwg
9) 雨水系统图
招投标文件
各类招标文件、投标文件、定标审批 文件、免招标申请审批表
参建单位资 料
甲方、监理、总包及各分包单位资 质、招标备案手续、监督备案及安全 备案手续等
项目存 档形式 复印件 复印件
复印件
复印件
复印件
复印件
M2卷 M3卷 M4卷 M5卷 M6卷
M7卷 M8卷
项目管理资 料
项目投资指导书、项目开发指导书、 项目采购合约管控表、项目一、二级 计划等、项目总控制计划等
QS-JG 结构专业
QS-SB 设备专业
QS-JZ 精装专业
QS-DQ 电气专业
QS-SZ 市政专业
QS-KH 客户洽商
其它 （根据项目情况增加）
M11卷 音像资料 项目实施过程的音像资料
M12卷
施工技术文 件
总体施工组织设计、施工方案、施工 过程关键工序检查要点、现场施工样 板计划书等
M13卷
工程担保文 件
王剑
许智来 孙誉晏
09-6-25 第二次
根据公司二级管控模式调 整进行修订。
李莹
许智来 孙誉晏
1、
流程概况 流程目的
适用范围
为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效 性，及时地对项目管理提供信息资源，提供有效的 单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。
1、 本流程适用城市公司设立项目部的项目工程档 案管理工作。
4、 文本档案的管理 1. 按照公司《档案资料管理规定》，项目部需存档的工程档案资料
分为一级档案和二级档案资料： 1.1 属一级档案的有：
项目投资指导书；项目开发指导书；项目五证，有关政府部门 对项目的批文；公司上报政府部门请示文件；立项文件资料；建设 用地、征地、拆迁文件资料，勘察、测绘、设计报批批复文件资 料；市政报装相关资料；招投标文件；建设、施工、安装、监理等 政府审批文件资料；项目采购合约管控表、项目一级、二级计划、 项目工程进度总控制计划，合同及协议书、重要的往来文件、信 函，竣工图及竣工验收文件材料，工程移交文件等； 1.2 属二级档案的有：
3、 工程档案的建立和使用 1. 项目部根据公司《档案资料管理规定》对现场档案的管理要求及
本作业指引要求，建档立卷，保证现场文件的完整性和可追溯 性。 2. 每卷文件分别建立目录。 3. 建立《现场档案借阅登记簿》、《现场档案签收/发登记簿》（见附
表），要求经办人对现场档案借阅和收发情况进行登记备案。
作，根据国家《建筑施工质量验收统一标准》（GB503002001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、 我司《档案资料管理规定》等有关规定，结合项目部的实际情 况，特制定本流程。 2. 工程档案资料是指我司负责开发建设的工程，依据有关管理规 定，在开发全过程中形成的应当归档保存的文字资料、各种图 表、表格、图纸、材料实物、音像资料等技术文件的总称。它是 开发手续办理、施工过程管理及竣工验收、交付使用的必备条 件，也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护、维修和改 扩建的依据。 3. 本作业指引所称“工程档案资料管理”是指从前期手续办理、工 程开始组织施工到工程竣工交付，在开发建设过程中形成的前期 手续文件、勘察设计资料、施工图纸、招投标文件、合同文件、 施工准备工作文件、工程质量管理资料、工程进度管理资料、工 程技术资料、工程施工记录、工程材料检验记录、变更洽商资 料、往来文函、会议资料、工程巡检资料、工程验收资料、竣工 图纸及工程移交资料的积累、整理、编制、报送和移交归档的规 定和要求。 4. 本作业指引统一规定了项目部内部工程档案资料管理工作的内容 和要求，适用于项目现场工程档案资料的管理。
2、城市公司由工程技术部履行项目部职能的参照此 流程执行。
定义
无。
流程主导及 参与部门
总部技术部（主导）、总部总经理办公室、城 市公司项目部（主控）、城市公司工程技术 部、城市公司档案管理部门
上游流程名称
下游流程名称
子流程名称
《工程管理流程》
部门
城市公司项目部 （下称项目部）
流程中承担职责
1. 负责现场图纸的审核，发放； 2. 负责现场设计变更的发放； 3. 负责现场作废图纸的收回； 4. 负责现场工程竣工资料的整理、移交及
1.2 所有图纸要标明项目、专业、图名、图号、版次及出图日
期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。
1.3 交项目现场用于施工管理及成本核算的施工图纸，按图纸原
图幅分专业装订成册。
1.4 工程洽商和设计变更内容项目部应及时在施工图纸上标注，
同时标注变更洽商编号、日期和修订人员。
1.5 竣工图编制说明：竣工图按照国家规范及地方标准规定应由
归档； 5. 负责总部联检及月度巡检发现的项目现场资
料、档案管理问题整改。
城市公司 工程技术部 （下称工程技术
部）
1. 负责通过月度巡检对城市公司项目现场工程 资料管理情况进行检查；
2. 监督月度巡检及总部联检发现的项目现场工 程资料管理问题整改工作。
城市公司 档案管理部门
1． 负责城市公司月度资料档案管理、公章使用、 收发文制度检查情况的汇总与上报；
竣工图编制单位签字、盖竣工图章后交政府档案管理部门、
城市公司档案管理部门和物业公司存档。竣工图编制单位上
报的竣工图除纸质图纸外还应有与纸质图纸内容一致的电子
文件。竣工图纸应按照国家标准《技术制图的折叠方法》
（GB/10609.3-89）中表一的方法折叠，折叠成A4幅面图纸
（297×210mm）规格，图面朝外图签要外露，页号标在图签
2． 负责工程竣工档案的内部验收及归档工作。
总部技术部 （下称技术部）
1. 负责本流程的修编； 2. 通过总部联检及日常工作跟踪配合总经办监
督、指导城市公司工程资料档案管理工作。
总部总经理办公 室
（下称总经办）
1、负责公司档案管理、公章使用、收发文制度工 作的检查；
2、
工程档案管理总则 1. 为了规范项目部工程档案资料的管理，做好项目档案资料管理工
的右上方。
1.6 工程图纸电子版本要求：
(1) 施工图和竣工图要求移交CAD电子文件，图形电子文件必须
为DWG格式，电脑建筑效果图应为JPG格式。
(2) 施工图和竣工图电子文件目录表要求采用Word、Excel或
txt文本软件编制，样式示例如下：
1) 设计与施工图说明书
GXT.dwg
2) 总平面图
Z.dwg
工程档案管理作业指引
编制 审核 批准
李莹 许智来 孙誉晏
日期 日期 日期
2009-0625
2009-0630
2009-0630
修订记录
日 期 修订状态
