金碧物业公司分公司档案管理办法

档案管理制度第一条本办法所称“档案”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的合同、协议、资料等，包括但不限于以下文件：1、人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。

2、经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。

3、购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。

4、工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。

5、商户信息资料。

第二条职责行政印章管理员兼任档案管理员，负责日常档案管理工作。

具体如下：1、负责档案归档手续办理、更新《档案目录》。

2、负责档案查阅手续办理、维护《档案借阅登记表》。

3、负责档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。

4、工作变动时，应办妥移交手续。

5、对各部门的档案管理工作进行指导、监督和抽查。

6、其他档案管理事宜。

第三条归档1、档案加盖印章后，档案管理员应跟踪档案去向，监督经办人员提交存档的档案。

2、经办人员提交存档档案，档案管理员于《档案目录》进行更新录入，经办人员于《档案目录》签字确认。

档案管理员应于接收前对档案进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。

3、档案管理员将档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。

存放时，遵循档案的形成规律和特点，分门别类。

4、档案以原件或正本归档。

特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《档案目录》注明原件或正本所在。

第四条查阅5、需查阅档案的人员，应至档案管理员处领取《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签批后，方可进行查阅。

查阅地点限于公司办公场所内。

6、档案不予外借、扫描，且查阅过程需由档案管理员陪同监督。

如有复印必要，经借阅部门分管副总审批同意后（在《档案借阅登记表》备注栏内签字，并注明同意复印）方可复印，并在复印件加注再次复印无效。

7、查阅或复印档案时，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。

物业管理公司制度之档案管理规定为了规范物业管理公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制定本规定。

一、档案管理的依据和目的1.档案管理的依据是《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规。

2.档案管理的目的是统一管理、妥善保存物业管理公司的各类档案，确保档案的安全性、完整性和可检索性。

二、档案的范围和分类1.档案的范围包括公司的行政档案、财务档案、业务档案、人事档案等。

2.档案的分类原则是按照功能和归属关系进行划分，分为档案馆、部门档案室和岗位档案箱。

三、档案的编制和归档1.档案的编制应根据文件的形式和内容进行，包括纸质档案、电子档案和混合档案。

2.档案的归档应按照文件的日期、文件号、文件名称和原件数量进行编号，并填写档案目录，确保档案的追溯性和可检索性。

四、档案的保管和管理1.档案的保管要求存放在专用的档案室、档案箱或档案柜内，保持通风、干燥、防尘、防虫、防火，并定期进行安全检查。

2.档案的管理要求建立健全档案管理制度，明确各级档案管理员的职责和权限，规定档案的查阅、借阅、调阅和销毁的程序和要求。

五、档案的使用和借阅1.档案的使用应遵守相关的法律法规和公司的规定，不得用于非法活动和泄露公司机密。

2.档案的借阅要求填写借阅登记表，经档案管理员批准后方可借阅，并按时归还，逾期需经批准方可延期借阅。

六、档案的销毁和移交1.档案的销毁应按照公司的规定和相关法律法规进行，确保档案的安全、隐私和环境的保护。

2.档案的移交要求在档案交接清单上详细记录移交的档案名称、数量和接收人，并经双方签字确认。

七、档案管理的监督和评估1.档案管理应进行定期的监督检查，发现问题及时整改，确保档案管理的规范性和运行的有效性。

2.档案管理应建立健全评估制度，定期对档案管理工作进行评估，并对评估结果进行总结和反馈，为提升档案管理水平提供参考。

八、附则本规定自发布之日起实施，并适用于物业管理公司所有相关档案管理工作，如有需要，可根据实际情况进行调整和补充。

物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度一、制度背景和目的物业公司作为专业管理服务的机构，承担着大量的档案管理工作。

为了保证档案管理的科学性、高效性和规范性，提高工作效率和服务质量，制定本档案管理制度。

二、档案保管原则1.保密原则：对于涉及客户隐私和公司机密的档案，要严格保密，不得外泄。

2.完整原则：档案要保存完整，不得私自毁坏、转移或丢失。

3.准确原则：档案内容要准确反映实际情况，不得故意歪曲或虚假。

4.时限原则：档案应按规定的时限进行保管，到期后要及时处理。

三、档案管理责任人1.公司领导：负责制定档案管理制度和管理规范，监督档案管理工作的落实。

2.档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案汇总整理、分类存放、借阅管理等。

3.部门负责人：负责本部门档案的及时归档和借阅登记，确保档案的准确性和完整性。

四、档案归档流程1.档案汇总：各部门每月根据工作情况将相关档案汇总到档案室。

2.档案分类：档案管理员根据档案的性质和用途进行分类，建立档案目录。

3.档案编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、创建时间、责任人等信息。

4.档案存放：根据档案分类和编目，在存储区域内进行有序的存放，确保易查找和保护。

5.档案借阅：员工需要借阅档案时，填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批后方可借阅。

6.归档管理：借阅档案按照归还期限进行管理，逾期未归还的要进行催促和追踪。

五、档案保管要求1.档案室：要求环境干燥、通风良好,防止湿气和阳光直射。

2.档案柜：采用质量可靠的防火、防潮和防腐蚀的柜子。

档案应按分类编目存放，不得混乱或空间浪费。

3.档案盒：对于文件较多的档案，要放入标准的档案盒中，并进行编号和标记，便于管理和查找。

4.档案保管记录：对于重要的档案，要做好档案保管登记，包括档案名称、编号、存放位置、借阅记录等。

六、档案借阅管理1.申请借阅：员工需要借阅档案时，必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的和借阅期限，并经部门负责人审批签字。

金碧物业有限公司分公司档案管理办法为全面加强金碧物业有限公司各分公司档案管理工作，确保分公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。

第一章总则第一条本管理办法所称的档案资料是指金碧物业有限公司各地区分公司及下属各客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式(纸质、电子、声像、实物等)资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。

第二条档案资料工作的基本原则：集中统一管理金碧物业有限公司各分公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。

第三条具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一《金碧物业有限公司分公司档案资料归档范围及审批权限参考表》。

第二章权责第四条档案管理机构分为三个不同层级：集团物业管理中心、物业分公司和客户服务中心，根据三者的需要分别保存档案和资料。

第五条物业管理中心在集团档案中心的指导下，对其内部档案进行保存、利用和管理，制定有关档案管理的方针、政策和指导意见等，并可根据权限和有关规定统一保管或调用、复制各物业分公司或各客户服务中心的有关档案和资料。

第六条各物业分公司档案资料工作归口于地区地产公司档案中心指导、监督、检查，同时接受集团物业管理中心、档案中心的检查、监督和指导。

第七条物业分公司对本部档案室进行直接的管理，同时对下属各客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担分公司总部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。

第八条客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。

第三章人员配备和工作岗位职责第九条物业分公司档案采取分级管理模式，即物业分公司档案室和下属各客户服务中心档案室。

物业分公司主要收集和保管分公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。

物业公司住户档案管理规定为了做好园区业主（住户）的档案管理和保密工作，以便及时、准确地查阅住户资料，特制定本规定。

第一章总则第一条本规定所称住户档案是指园区所有已收楼业主（住户）的档案资料。

第二章住户档案资料的归档第二条业主凭《入伙通知书》到物业公司办理收楼手续，需填写住户资料，住户资料一般所包含的内容有：1)入住通知书、2)住户档案表、3)《住户手册》公共合约存根、4)业主身份证复印件（委托收楼的还需有委托人的身份证复印件）、5)房屋交接验收表。

第三条办理完收楼手续后，由物业部物业助理负责将住户资料装入档案袋中,填写完毕交由客户服务部资料管理员做好其归档工作。

归档时，应一一查明以上所应包含的内容，发现遗漏的，应立即予以处理。

第四条存档工作必须及时，一周存档一次（除收楼时每天存档一次）。

附则：存档工作不及时，造成有资料遗失或资料不齐全，扣罚责任人100元。

第五条住户档案由客户服务部资料管理员定时进行整理，确认无误后分期数交办公室档案室存档。

第三章住户档案的查阅和外借第六条住户资料是业主（住户）的第一手资料，本着对业主（住户）认真负责的态度，应做好保密工作。

第七条公司领导（包括总经理、副总经理及总经理助理）可以直接查阅和借出住户资料；部门经理助理以上人员可以在档案室直接查阅资料，借出时应填写《档案借阅登记表》后方可借出；公司其他人员需查阅和借出资料的，都必须有部门负责人或公司领导人在《档案借阅登记表》签字审批后方可借阅。

附则：档案管理员未经许可，不可将资料外借，如私自将资料外借或让人查阅，扣罚责任人100元。

第八条一般情况下，外来人员不得查阅和借出住户资料，如有公安、检察院和法院等其它国家机关单位到我司调查业主（住户）有关情况，在经部门领导同意后可以进行查阅但不得借出。

第九条借阅人员在借出住户资料时，应做好保密工作，不得私自转让他人查阅，借出当天必须予以归还。

附则：如借阅人员造成资料泄密，引起投诉的，扣罚责任人300元。

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

物业公司档案管理制度1. 总则为规范和管理物业公司的档案工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和便捷性，提高物业公司的综合管理水平，订立本档案管理制度。

2. 适用范围本制度适用于物业公司内全部部门和员工的档案管理工作。

3. 档案管理机构物业公司设立档案管理部门，负责全面管理和监督公司内的档案工作。

4. 档案的分类与编制4.1 依照档案的内容和用途，将档案分为行政、人事、财务、工程、法务等类别，每个类别设立相应的档案子类别。

4.2 档案编制应依照肯定的编号规定进行，确保档案的有序存放和查阅。

5. 档案的收集与整理5.1 公司各部门应负责相关档案的收集和整理工作，并依照规定的编制方法，将档案交予档案管理部门进行归档。

5.2 归档前，档案管理部门应对档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。

6. 档案的存储与保管6.1 档案管理部门应订立合理的档案存储方案，确保档案的安全存放。

6.2 档案应依照类别进行分类存放，每个类别的档案设立特地的存储区域，并标明档案的编号、名称和存放时间。

6.3 档案室应具备防火、防潮、防虫、防尘等设施，并定期对档案进行整理、清理和消毒。

7. 档案的检索与利用7.1 档案管理部门应建立档案检索系统，确保档案的快速检索和利用。

7.2 档案的借阅应遵从肯定的程序和规定，必需经过申请、审批和登记，并确保档案归还的及时性和完整性。

8. 档案的保密与销毁8.1 档案管理人员应严守档案的保密原则，不得泄露档案中的机密信息。

8.2 依照肯定的保密期限，对于秘密性较高的档案，应设立特地的保密级别，并采取相应的安全措施。

8.3 档案实现保管年限的，应及时进行销毁处理，销毁应遵从肯定的程序，并对销毁过程进行记录和备查。

9. 档案管理的监督与评估9.1 公司内设档案管理督导组，负责对档案管理工作进行监督和评估。

9.2 定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时矫正，并采取相应的改进措施。

档案管理制度
一、管理部门
1、公司各部门负责对归属于本部门的文件进行归档保管。

2、公司档案目录及编号原则由总经办统一制定管理。

二、文件归档
1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查后归
档。

2、文件如有抽取保存者，应由该部门主管签字认可。

3、检查文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应交回相关部
门补办。

4、对已归档的每类档案，在卷首都应有标明档案内容的详细
目录。

三、档案分类
1、档案分类应视文件内容、业务项目等因素，按大类、小类
进行分类，再在同类中依序分为若干小类。

2、档案分类应力求切合实际。

四、档案名称及编号
1、档案各级分类应有一个简明扼要的名称，以充分表示档案
内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2、各级分类、目次的编号均以十进阿拉伯数字表示。

3、档案分类各级名称及代表数字一经确定后，不得任意修改。

五、保存期限
1、相关文件依国家有关规定保存期限保存。

2、财务会计档案依财务会计档案管规定保存。

3、公司内部文件及其他文件视情况进行保存。

六、档案清理
1、负责管理档案的人员应随时维护档案的清洁，定期进行整
理。

2、凡保存期届满的文件档案，销毁前造册呈总物业经理核准
后予以销毁，必要时向主管机关备案。

七、其他规定
1、档案管理人员要增强档案安全保护意识，加强安全保护措
施。

2、严格档案借阅手续，确保档案的完整与安全。

金碧物业集团管理办法为进一步完善、理顺和提升地产集团对物业系统的管理，规范物业集团经营运作，参照《恒大地产集团地区公司管理办法》及《恒大地产集团下属公司管理办法》制定本管理办法。

第一章组织机构第一条金碧物业集团直接管理广东地区各物业公司及客户服务中心（以下简称“直属物业公司（客服中心）”），广东以外地区物业公司（以下简称“地区物业公司”）由地区地产公司直接管理，物业集团对其业务进行监督、指导和协调。

第二章人事管理第二条物业集团的组织机构设置及其调整方案报物业集团总经理、集团总裁审批后，再报董事局主席批准后实施。

第三条物业集团整体薪资结构体系、年度员工薪资调整方案、社会保险及住房公积金缴纳方案报物业集团总经理、集团总裁审批后，再报董事局主席批准后实施；第四条物业集团本部定岗定编方案须报集团公司人力资源中心审核，经集团总裁签署意见后，报集团董事局主席审批后实施；直属物业公司（客服中心）定岗定编方案由物业集团总经理审批实施；地区物业公司定岗定编方案须报物业集团审核后，再报当地地产公司董事长审批实施。

第五条物业集团总经理、副总经理等领导班子的入职、任免、工资、奖惩及解聘、工作分工及调整等报集团总裁审核后，再报董事局主席审批实施；物业集团本部及直属物业公司（客服中心）其他人员由物业集团总经理审批；地区物业公司一把手由物业集团直接任命。

第六条地区物业公司总经理助理及以上人员、客服中心副总经理及以上人员的入职、任免、工资及解聘等须经物业集团审核后，报当地地产公司董事长审批实施；地区物业公司其他人员由其一把手审批实施。

第七条物业集团与集团公司系统各单位之间（含地区地产公司与其下属物业公司之间）的人事调动须报集团董事局主席审批，并由集团公司人力资源中心办理调动手续。

第八条凡在集团系统被辞退、开除以及自行离职的人员，各地区物业公司一律不得录用，特殊情况报董事局主席审批。

第九条物业集团须与员工签订劳动合同，物业集团本部劳动合同版本须报集团人力资源中心审定后方可使用；直属物业公司（客服中心）、地区物业公司劳动合同版本须报物业集团行政人事中心审定后方可使用。

物业管理公司档案管理办法（7）物业管理公司档案管理办法随着城市的发展，物业管理公司也越来越重要。

为了更好地管理物业公司的档案，对于物业管理公司来说，档案管理办法非常关键。

通过建立完善的物业管理公司档案管理办法，可以更好地保障物业管理公司的正常运营，提高工作效率，降低运营风险。

本文将从档案管理流程、档案分类、档案管理人员等方面详细介绍物业管理公司档案管理办法。

一、档案管理流程1、档案的管理流程应当确立标准的处理流程，明确对于不同的档案应当采取哪些管理措施，采取哪种媒介进行存储和归档，以及对于重要的借阅、移交举措的措施等等。

2、档案管理应当具备专人专职，按照流程负责档案的归档、借阅、移交等事项。

申请人应当以书面形式提出借阅申请，经过管理人员同意后才可向申请人进行借阅，同时需要制定借阅的时间期限，防止超时的情况发生。

3、档案管理应当建立档案数据的备份和恢复系统，保证档案数据的安全性和完整性。

在建立数字档案的同时需要建立网上管理系统，方便用户查找和下载用于公开的档案资料。

二、档案分类1、建立规范的档案分类体系。

将物业管理公司的所有档案归为: 法律法规文件和规划成果文件、业主档案和经费档案三大类，其中业主档案可再按照建筑用途、房屋区域、业主姓名的顺序进行细分管理，经费档案可再按照各类经费进行细分。

2、将纸质档案与电子档案相结合。

纸质档案是最早的文件记录工具，但是存储不便；而电子档案手写笔记记录下来，存储更加方便，但是更容易容易发生丢失、抹除等情况。

因此，我们应该在纸质档案的基础上，加入数字档案技术，达到数字化管理和备份的目的。

三、档案管理人员1、档案管理人员应当具备较高的责任感。

不仅要遵守法律法规，对于不同级别和性质的文件进行标注和储存，还应对档案的完整性、规范性、安全性等方面做到负责任，因此应该加强对档案管理人员的培训教育。

2、档案管理人员应该保持良好的职业操守和行为规范，，严格保守业务秘密，不乱传、不乱看、不乱增、不乱删、不乱改。