(完整版)档号编制规则

档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。

例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。

档号编制规则一、档号结构全宗（机构）号-年度·项目（公司）代码·分类代码-案卷号-件号1.1.1全宗号：全宗号为档案保管机构代码，由拼音与阿拉伯数字共同组成，其中拼音为“全宗”首写大写字母，阿拉伯数字为各城市公司或子公司代码，如：广州公司，其全宗号为“FW02”。

（详见附件2-2《全宗代码一览表》）。

1.1.2项目（公司）代码（区域/城市公司用）分类代码：项目（公司）代码用拼音及阿拉伯数字表示，如XM01,GS01（详见附件2-3《公司、项目代码一览表》）。

分类代码拼音字母组成，例如：文书类：WS（详见附件2-4《档案分类》）。

1.1.3案卷号：案卷号用三位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

1.1.4件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“1”开始往下排列。

通过以上四部分实现档号的唯一性，档号与每份档案一一对应。

备注：字母“N”代表序号，根据实际需要编写阿拉伯数字序号。

1.2档号编排示例1.2.1公司证照全宗号-公司代码·分类代码-案卷号-件号FW02 - GS01·ZZ – 001 - N件号（第1件）案卷号（第1卷证照）类别代码（公司证照类）公司代码（公司代码）全宗号（广州公司）1.2.2综合档案全宗号-年度·分类代码-案卷号-件号FW02 - 2020·GS01·WS - 001 - N件号案卷号（第1卷发文）年度·公司代码·分类代码(文书档案)全宗号 (广州公司)1.2.3项目档案全宗号-项目代码·分类代码·年度–案卷号-件号FW02 - XMO1·WS - 001 - N件号案卷号项目代码·分类代码全宗号 (广州公司)。

档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。

字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。

如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。

项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。

（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。

分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。

可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。

会计档案档号编制规则及范例
财政部门将会计档案档号统一编制，这是国家对企业会计管理应当加强的明确
要求。

档号的编制采取的是以多级及分类的原则，其编制原则主要包括体系结构，名称统一，编码一致，缩写简洁，记录完整，查看方便，保存效率。

具体的编制遵循如下原则：（1）体系结构。

档号应根据会计档案种类及文件
规格等有效划分，以更细化分类、更有效完善会计档案体系和文书资料体系；（2）名称统一。

档号应以汉语拼音独立形式创作，便于读写查询；（3）编码一致。

编
码的规则主要以数字、英文字母、汉字（四角号码）加阿拉伯数字组成，含义清晰，且编码递增；（4）缩写简洁。

缩写标准应用最简捷的简写字，保证档号总长度，
方便使用者查询；（5）记录完整。

必要信息是否记录到档号中，依据档案内容而定；（6）查看方便。

编码规范更容易部署，有助于会计档案系统的标准化建设；（7）保存效率。

档号的划分精确，有助于减少冗余的数据处理，提高会计档案存
储效率。

总之，档号编制应紧扣档案内容实际需要，充分考虑会计管理系统功能和实际
操作要求，试图使编制后的档号在整体上，把握多级及分类的原则，实现档案能精确高效地记录、定位、管理和使用，满足企业的会计管理的需要。

档案编号规则(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。

2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。

2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。

2．5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2．6 案卷号案卷排列的顺序号。

2．7 件号案卷内文件的顺序号。

2．8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。

2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3、档号编制原则3．1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。

不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3．2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3．3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。

3．4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3．5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4、档号的结构档号结构分为三种：4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。

即：××××……×××××××××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n××××××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)即：××××……n ×××…n ××××××类别号项目号案卷号件号、页(张)号4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。

档案编号规那么(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原那么和编制方法。

本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。

2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。

2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。

2．5 工程号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2．6 案卷号案卷排列的顺序号。

2．7 件号案卷内文件的顺序号。

2．8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。

2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3、档号编制原那么3．1 唯一性原那么档案馆(室)内档案档号应指代单一。

不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3．2 合理性原那么档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3．3 稳定性原那么档号一经确定，一般不应随意改变。

3．4 扩充性原那么档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3．5 简单性原那么档号力求简短明了，以便减少代码过失，节省存贮空间，提高处理效率。

4、档号的结构档号结构分为三种：4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。

即：××××……×××××××××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n××××××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4．3 第三种结构为：类别号——工程号——案卷号——件、页(张号)即：××××……n ×××…n ××××××类别号工程号案卷号件号、页(张)号4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—〞(短横)相隔。

档号编制规则行业标准DA/T13-94(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2 术语2 1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2 2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。

2 3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。

2 4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。

2 5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2 6 案卷号案卷排列的顺序号。

2 7 件号案卷内文件的顺序号。

2 8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3 档号编制原则3 1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。

不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3 2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3 3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。

3 4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3 5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4 档号的结构档号结构分为三种：4 1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。

即：×××× ……××× ××× ×××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4 2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××× ××× ……n ××× ×××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4 3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)即：××××…… n ×××… n ××× ×××类别号项目号案卷号件号、页(张)号4 4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短4 5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

档案分类与档号编制规定一、总则1.为了更好地规范公司的档案业务。

提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。

2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。

3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。

4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。

5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。

附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。

二、集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限11.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。

其表示为：23452.档号的组成本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。

类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。

3.编号格式和示例1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。

适用于1-5类和7类可增设三级类目。

例如：X •X •XXXX —XX / XX 1 • 1 •2001 —1 / 8卷内流水号卷内流水号案卷流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（董事会）一级类目一级类目（决策类）上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。

2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。

适用于会计档案类。

6例如：X •X •XXXX —XX 11 •1 •1996 —62案卷/实体流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（凭证）一级类目一级类目（会计档案类）上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。

档号结构和档案排列编号档号结构和档案排列编号一、文书档案1、排列编号方法：按照同一年度，同一保管期限进行排列编制件号；2、档号：由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成；如：二、业务档案1、排列编号方法：在一级类目下，按照二级类目（项目号），在同一保管期限内进行排列，编制项目号；2、档号：按件整理：全宗号一分类号一二级分类一项目号一件号如：三、城建档案1、排列编号方法：在一级类目下，按工程项目号设置编号；2、档号：全宗号一分类号一工程项目号一案卷号如：四、房产档案1、排列编号方法：在一级类目下，按照二级类目，按工程项目号设置编号；2、档号:全宗号一分类号一二级分类号一工程项目号一案卷号如：五、审计档案1、排列编号方法：在一级类目下，按审计项目设置编号；2、档号：全宗号一分类号一项目号一案卷号一件号如：六、会计档案1、排列编号方法：在一级类目下，按照二级类目编制目录号和案卷号；2、档号：全宗号一目录号（一级类目代字+二级类目代字+年度号）一案卷号；二级类目为：凭证1、账簿2、报表3、其他4。

其中根据公司实际运作情况，可将财务档案按“类别一机构一年度”的分类方法，按不同机构进行立卷归档，分别给予目录号，只有一个机构的，可不做机构号区分。

如SH1.I表示上海公司第一本会计凭证目录号，其中，第一个“1”表示会计凭证，第二个“1”表示年度号。

SH2.1表示上海公司第一本会计账薄目录号，以此类推。

如：七、设备仪器档案1、排列编号方法：在一级类目下，按设备种类或型号设置；2、档号：全宗号一分类号（SB）一设备种类（型号）一案卷号如：八、声像档案1、编号排列方法：按照载体不同设置二级类目；照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列，编制件号，件号在盒内流水，其它载体类档案按照文件类型（01-录音文件、02-录像文件、03数据文件、图片文件、04-其它）再设置二级类目，在盘号内对文件进行编号。

1.I照片档案档号：全宗号一分类号一保管期限一盒号一件号。