档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。

全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。

（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。

④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。

⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。

⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。

3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。

②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。

③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。

⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。

⑦年度、季度及专项财务分析报告。

4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。

④教员、考评员队伍相关资料。

⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。

⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。

⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。

⑧网络建设相关资料。

⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。

科技档案的整理方法与步骤科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。

如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。

设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。

如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。

特别提示：一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。

科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。

第二步组合1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。

基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。

基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。

若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。

组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。

2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。

设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。

组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。

小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。

这也应视情况灵活掌握。

组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。

档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。

具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。

常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。

2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。

3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。

4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。

5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。

6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。

通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。

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档案整理细则
1. 整理目的：
- 保护和保存档案文件；
- 提高档案的查询效率；
- 便于日后的管理和使用。

2. 整理范围：
- 档案种类：列出需要整理的档案种类；
- 档案时间范围：确定整理的时间跨度。

3. 整理方法：
- 档案排序：按照一定的排序标准将档案进行排序，如按照时间、地点、主题等；
- 档案分类：将档案按照不同的分类标准进行分类，如按照部门、项目等进行分类；
- 档案编号：为每个档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询；
- 档案装订：将档案整理好后装订成册，便于保存和查阅。

4. 整理标准：
- 文件名称：根据文件内容确定文件的名称；
- 文件编号：按照一定的编号规则为文件赋予编号；
- 文件日期：记录文件的创建日期和最后修改日期；
- 文件归档位置：将文件放置在适当的存储位置，如文件柜、文件盒等。

5. 整理记录：
- 整理清单：记录整理的文件名称、编号和归档位置等信息；
- 整理日志：记录整理的时间、地点和人员等信息。

6. 整理保管：
- 档案存放：将整理好的档案放置在存储设备中，如文件柜、档案室等；
- 档案传递：将需要传递的档案进行登记，并记录传递的时间和接收人；
- 档案保密：对涉密档案进行限制访问和保密管理。

7. 整理评估：
- 定期评估：定期对已整理的档案进行评估，检查档案的完整性和可用性；
- 维护修复：对损坏或老化的档案进行维护修复，确保档案的保存质量。

以上是档案整理细则的一个范本，具体实施时可以根据实际情况进行调整和完善。

某档案分类与编号方案档案分为机关档案与产权产籍档案两类，其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类，各类档案资料编号方案规定如下：一、机关档案1、文书档案2004年以前采用“一事一卷”的整理方法，其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限，按问题排列，以年代顺序编大流水号。

如：全宗号—年度—问题—保管期限—案卷号编小流水号“永久、长期、短期”分别用“YCD”如党群类、人事劳资类档案形成年度，如“2003”本机关全宗号为1062004年以后，按《归档文件整理规则》整理，档号编制为：全宗号—年度—机构—保管期限—件号小流水号分永久、长期、短期文书档案的类别如办公室档案形成年度，如“2004”本机关全宗号为1062、会计档案会计档案档号编制方法为实体类目号—年度——卷号15（第15卷）档案形成年度，如：“2005”如：CK01表示会计档案的凭证类（CK02代表帐簿类：CK03代表财务报告类；CK04代表其他类）如CK01—2005—153、科技档案分基建、设备两类（1）、基建档案档号编制：类别号和属类代号+项目代号+案卷号JJ1——1——4案卷号（第4卷）基建项目代号（表示第1项工程）属类代号（1代表办公楼：2代表辅助基建）基建档案类别代号（2）、设备档案档号为：类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号SB1——1——1案卷号（第1卷，如：电脑的购买合同）项目代号属代号（1代表办公设备，2代表交通设备）设备档案类别代号4、声像档案照片档案档号编制全宗号——保管期限代码——册号——张号106——Y——属类代号——15张号（照片在册内的排列从“1”开始）（1代表视察，2代表会议，3代表活动）保管期限代码（Y代表永久）全宗号（档案馆给立档单位编制的代码）5、实物荣誉档案分：1、奖牌；2、奖杯；3、证书、4、锦旗等四类类别代号——属类代号——件号SW3——Y——2件号（第2件）保管期限属类代号（3代表证书类）类别代号6、图书资料分为：政治类、法律类、业务类，分别用“1”“2”“3”标识，每类按购进先后顺序编流水号。

归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。

第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。

收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。

这部分文件材料分为对外发文和内部发文。

对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。

内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。

档案工作规范：档案的整理
1、划分全宗
（1）档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

（2）建国前档案有两个以上全宗的，按全宗分别整理。

（3）建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。

2、档案的分类、编号、排架
（1）档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

有检索分类号和实体分类号（档号）。

（2）档索分类是按专题、类别，系统提示档案内容，属大范围组织检索工具的分类，其编号按《中国档案分类法—教育档案分类表》确定。

（3）实体分类型以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容编码。

年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。

（4）档案实体按档号顺序排架。

档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。

年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。

（5）档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。

3、档案检索工具的编制
（1）案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

（2）从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案馆（室）指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引，有条件的学校，还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片及资料目录。

档案整理方法档案整理是一项非常重要的工作，无论是在个人生活中还是在工作中，都需要对各种档案进行整理。

好的档案整理方法不仅可以提高工作效率，还可以减少信息丢失和混乱的情况。

下面将介绍一些常用的档案整理方法，希望能够对大家有所帮助。

首先，要根据档案的种类和用途进行分类整理。

比如，可以将档案按照时间顺序、重要性、主题等进行分类，然后分别放入不同的文件夹或盒子中。

这样可以让我们在需要查找某个档案时更加方便快捷。

其次，要给每个档案都标上清晰的标签。

标签可以包括档案的名称、日期、重要性等信息，这样可以让我们在需要查找档案时一目了然。

另外，还可以使用不同颜色的标签来代表不同的档案种类，这样更加直观明了。

另外，要定期清理和更新档案。

随着时间的推移，一些档案可能会变得过时或者失去价值，这时就需要及时清理掉这些档案，以免占用过多的空间。

同时，对于一些需要长期保存的档案，也要定期进行更新和备份，以防止信息丢失。

此外，还可以利用一些档案整理工具来帮助我们进行整理。

比如，可以使用文件夹、文件盒、标签纸、文件夹架等工具来对档案进行分类、整理和存放。

另外，还可以使用电子档案管理系统来对电子档案进行整理和管理，这样可以更加方便地进行查找和共享。

最后，要养成良好的档案整理习惯。

无论是在工作中还是在个人生活中，都要时刻保持档案整理的习惯，这样才能够保持档案的整洁和有序。

另外，还要及时归档新的档案，不要让它们堆积起来，以免给自己带来不必要的麻烦。

总之，档案整理是一项需要长期坚持的工作，只有通过科学合理的整理方法和良好的整理习惯，才能够让我们的工作和生活更加有条不紊。

希望大家能够根据以上方法，对自己的档案进行整理，提高工作效率，减少信息丢失和混乱的情况。

档案整理分类方案为了加强本公司的档案管理，实现档案分类、整理、编目和检索的标准化和规范化，以便更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理规定和本公司的实际情况，特制定了档案整理分类方案。

本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。

本方案共设置了9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。

这些一级类目包括：1、公司文件（代号：01）2、管理（代号：02）3、合同管理（代号：03）4、基本建设（代号：04）5、检验报告（代号：05）6、行政管理（代号：06）7、人事档案（代号：07）8、体系文件（代号：08）9、声像实物档案（代号：09）。

二级类目的设置方法如下：1、公司文件、管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。

归档文件包括本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

整理过程包括将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化。

纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。