集团公司档号编制方法

天威虎集团档案编号排架管理办法一、分类标识（分类号）方法1、本公司档案的分类采用全宗号+数字或字母进行标识，全宗代码目前只设定0001为集团,一级类目使用字母标识（如行政为XZ），二级类目使用01—99标识(如行政类制度为XZ。

01），依此类推。

没有标注出来的数码、字母标识为空号，留作今后类目扩展使用。

各级类目标识之间用“。

”隔开。

2、保管期限代码对照表二、档号编制方法档号以“件”为单元进行标识的，档号的编制规则为六段号码制即:档号=全宗代码+年度+分类号+保管期限代码+案卷号+件号XXXX-XXXX—X。

X-XX-XXX—XXXX● 各号段之间以“—"隔开.● 第一段为全宗代码,参照全宗和项目代码规定。

● 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”.● 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。

● 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。

● 第五段为案卷号，一般采用三位流水顺序号标识，不满3位前面补零. ● 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。

● 如： 0001—2017—XZ 。

01-30—001-0001表示为天威虎集团2017年度行政一级类下的制度二级类下的保管期限为30年的立卷归档文件中的第一卷第一件● 件号生成规则:按同一机构，同一年度,同一类别,同一保管期限下，件号从0001开始生成。

● 件号排序规则:按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。

● 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度,同一类别,同一保管期限下，案卷号从001开始生成。

● 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。

● 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。

三、本公司档案排架方法● 纸质档案的排架及标识:纸质档案实行分类流水排架法。

分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架，在每一个级类目的档案柜架中,按照文件归档的时间顺序排列档案。

广东宏德投资集团有限公司档案分类编号整理方案为统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化、规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用。

根据《档案综合管理制度》并结合集团本部及各子公司档案工作的实际情况，拟定本方案。

一、分类原则（一）集团本部及各子公司档案分类原则根据《档案综合管理制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点划分类目，以便科学管理和开发利用。

（二）分类后的档案，分别用英文字母顺序编排大类代字。

（三）本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进行实体分类、归档和排架管理。

二、集团公司及各子公司的全宗号：（备注：新增子公司的档案全宗号按序排列）二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：（一）文书档案：大类代字A（二）基建档案：大类代字B（三）设备仪器档案：大类代字C（四）会计档案：大类代字D（五）职工档案：大类代字E（六）特殊载体档案：大类代字F（七）专业档案：大类代字G（八）合同协议档案：大类代字H三、各大类档案的分类与编号、整理方法（一）文书档案：大类代字A。

它记录本公司所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是本公司在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

档号结构模式：全宗号+大类代字+部门简称+年度+保管期限代号+件号文书档案分类、整理方法：件号（2009年度永久保存的第3件文件）保管期限代号（1永久、2长期、3短期）年度（文件形成年度的公元纪年）部门简称（行政部）大类代字（文书档案）全宗号01-A行政. 2009.1-31、归档判断：决定文件是否归档，应对照《档案归档范围及保管期限表》（见附表），需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。

集团档案分类编号办法一、文书档案分类编号文书档案档号＝年度号＋文书档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-ZK00-n| | | |———案卷号| | |—————文书类档案二级类目代号| |——————文书类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。

年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

二、科技档案分类编号行政类档案档号＝年度号＋行政档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-XZ00-n| | | |———案卷号| | |—————行政类档案二级类目代号| |——————行政类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。

年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

1.基建档案分类编号基建类档案档号＝年度号＋基建档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-JJ00-n| | | |———案卷号| | |—————基建类档案二级类目代号| |——————基建类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。

综合管理用自然年度。

基建项目用竣工年度。

2.设备档案分类编号设备类档案档号＝年度号＋设备档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-SB00-n| | | |———案卷号| | |—————仪器设备类档案二级类目代号| |——————仪器设备类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。

年度用仪器设备购置的年度。

3.产品档案分类编号产品类档案档号＝年度号＋产品档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-CP00-n| | | |———案卷号| | |—————产品类档案二级类目代号| |——————产品类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。

年度采用产品和科技开发项目用鉴定或投产的自然年度。

4.经营（销售）档案分类编号经营类档案档号＝年度号＋经营档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-JX00.00-n| | | | |———案卷号| | | |————经营类档案三级类目代号| | |——————经营类档案二级类目代号| |———————经营类档案一级类目代号|—————————年度号案卷号按最下位类目流水号。

广州XX企业集团有限公司档案编号方法（一）档案编号1、文书档案、合同档案不编案卷号，归档文件以“件”为整理单位，每份文件为一件，按保管期限——年度用自然数编件号。

2、基建、设备仪器、声像档案的档号结构分两部份：横线左边为分类号，右边为案卷顺序号。

例如：（1）基建档案案卷号：B 1 — 1案卷顺序号（第一号卷）项目序号类别号（2）设备档案案卷号：C — 1案卷顺序号类别号3、会计档案（D）按报表、账簿、凭证三大类分别用自然数编流水号。

4、实物档案（E）以个（件）为保管单位，按属类分别编流水号。

案卷号：E 1 — 1案卷顺序号属类号类别号5、声像档案（G）案卷号结构由两部份组成，横线左边为分类号，右边为顺序号。

（1）照片档案案卷号：G 1.2.1-1(1)（第一）张号案卷顺序号照片分类（如：本单位领导人的照片）小类号（如：正片）属类号（照片档案）声像档案（2）录音档案案卷号（录像带、磁盘、光盘的案卷号参照此方法）G 2 – 1案卷顺序号录音类号声像档案类号6、土地管理档案（1）宅基地类档案案卷号I 1 – 1案卷顺序号宅基地类代号土地管理档案代号（2）土地管理类档案案卷号I 2 – 1案卷顺序号土地管理类代号土地管理档案代号（二）目录号1、文书档案目录按永久、长期、短期三种保管期限分别装钉、各自编号。

其格式如下：A 1— 1目录顺序号（第一号）保管期限代号（永久）党政工团档案代号2、基建、设备档案的目录号均由大类代字、顺序号组成。

如：基建档案的目录号B — 1案卷顺序号（第一项工程）大类代字（基建类）3、会计、实物、声像、合同的目录号均由大类代字、属类代号和顺序号组成。

如：会计档案目录号D 1 – 1目录顺序号属类代号（报表）大类代字（会计类）。

档案名称、编号规则一、目的为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

二、原则1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

三、集团各中心档案编号规则：1.集团内归档文件的档号结构为“集团代码（JT）＋一级目录（各中心）＋二级目录（中心内部档案分类）＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”；2.“集团代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写形式表示；3.“一级目录”表示档案归属各中心的类别号。

如：策划中心、行政管理中心、采购管理中心等；4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如策划中心类下面的平面设计稿、影视稿、文案策划稿等；5.“三级目录”表示档案归档的年月；6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序排序。

四、网络事业部档案编号规则：1.网络事业部各分公司内归档文件的档号结构为“网络事业部代码（WL）＋一级目录（各分公司）＋二级目录（各部门档案分类）＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”；2.“网络事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写形式表示；3.“一级目录”表示档案归属分公司各部门的类别号。

如：竞价部、数据维护组等；4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如竞价类下面的策划案、竞价合同等；5.“三级目录”表示档案归档的年月；6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序排序。

五、机构事业部档案编号规则：1.机构事业部各分公司内归档文件的档号结构为“机构事业部代码（JG）＋一级目录（各机构名称）＋二级目录（各部门档案分类）＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”；2.“机构事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写形式表示；3.“一级目录”表示档案归属机构各部门的类别号。

档案编码规则附件3投资发展01规划设计02市场营销03人力资源04行政管理05财务管理06法律事务07战略运营08计划管理09成本管理10投资发展01规划设计02市场营销03人力资源04行政管理05财务管理06法律事务07战略运营08计划管理09成本管理10项目公司某M各部门各部门各部门各部门集团各部门JT东方城置地ZD田园农业NY集团总部JT物业管理WY文旅资产WL田园投资TZ项目公司某M项目公司某M项目公司某M项目公司某M附件3一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。

字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。

如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。

项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为某M01，其全宗号为“ZD某M01”。

（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。

分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。

可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：行政文档类(WD)01公文的分类代码表示为：WD〃01附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门JT03—12WD〃01—01-001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2022年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01—12SW—02-001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2022年实物档案）附件3全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZD某M01—WD〃02—02-001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）。

文件资料编号规定1、总则对公司形成的每份文件确定一个单独的编号,以便对文件的形成、发放、修改、归档进行管理。

2、适用范围2.1公司内部形成的各种文件；2.2外来文件。

3、职责3.1公司企业管理部中心档案室对公司文件编号进行管理；3.2公司各单位对本单位拟订及收到的外单位发来的文件进行编号,并对发给职能部门、各子、分公司和责任岗位的文件添加发放编号。

4、工作程序4.1文件资料编号形式4.1.1公司文件资料的编号均采取按文件分类类目分段编号的形式。

一般文件编号分为3段,可视需要扩展为4段。

段与段之间采用“—”分开。

第1段为一级代码,第2段为二、三级类目代码，二级代码为文件的适用性质或归属年号、届别(董事会、股东会),三级文件代码为二级文件项目下的分类代码，第3段为流水号,由2～5位数字组成,第4段为扩展号,主要用于资料附件的编号或使用流水号等。

XX—XXX—XXXX—XXX文件流水号三级类目代码见4.3.4.2二级类目代码适用性质代码见4.3一级类目代码见4.24.1.2一级类目代码采用英文字母编写,一般为两个字母；二级类目代码采用拼音字母编写,一般为两个字母，董事会（股东会）文件为年尾数字和会议顺序号，三级类目代码采用1个字母,后一位为三级类目代码,文件编号中的字母、版号字母均采用大写字母。

4.2一级类目代码:BD—董事会(股东会) BoardOF—行政文件 OfficeQM—质量手册 Quality MenuOP—程序文件 OperationWG—作业指导书 Work GuideFM—表格 FormID—公司内子公司上报文件 Inter DocumentLD—公司内子公司平行文件 Level DocumentDD—公司内子公司下行文件 Down DocumentOD—外来文件 Outer DocumentIV—投资类文件 InvestmentAR—审计报告、资产评估 Audit ReportEC—经济合同 Economic ContractRG—注册登记文件 RegisterOT—其它 Other4.3二级类目代码4.3.1董事会文件、行政文件的二级类目代码：JD—决定、决议 JY—纪要TZ—通知 TB—通报BG—报告、请示、总结 PF—批复HY—行政会议文件 HG—函OT—其它4.3.2程序文件、作业指导书、表格、公司内报送文件、经济合同、其它等二级类目的代码为:JT—集团、通用文件 QG—企业管理部 CW—财务管理部SJ—审计监察部 GC—工程事业部 GW—港湾工程JX—机械公司 SJ—黄石疏浚 GF—贵阳分公司SK—生科源 CH—赤化超 JY—金业ST—燊泰基 ZD—中东 AG—安哥拉KM—喀麦隆 HH—海虹4.3.3外来文件的二级类目代码为:ZF—政府公布的各种文件、法规GD—股东单位来文CZ—传真件GC—工程资料QS—企事业单位OT—其它4.3.4投资类文件的二级类目代码YC—其它项目立项前文件OT—其它企业管理部在所选项目经公司董事会批准立项后，即比照本条规定另给项目的通用性质代码，并对本项目有关的已编入YA、YB、YC的文件按新代码重新编号、归档。