文件控制程序含表格

文献控制程序

（IATF16949/ISO9001-/ISO14001）

1.0 目的

1.1 为了规范公司的文献管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文献或资料的符合性、适宜性和有效性，避免作废文献或资料的非预期使用，特拟制本程序。

2.0 合用范畴

2.1 公司全部与产品或服务有关的管理体系文献、资料、图纸、电子文档等，涉及外来文献。

3.0 定义

3.1 一级文献：手册类文献。该类文献是针对某项管理而制订的大纲性、根本性文献。

3.2 二级文献：程序类文献。该类文献是针对某项管理和作业而规定的工作过程和次序，它是对手册类文献的支持。

3.3 三级文献：分技术文献、管理规定、外来文献三类。技术文献含工位作业指导书、工艺参数、检查原则、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文献引出的作业指导、各部门制订的规章、规定、制度类。外来文献含各类公司同意采用的国际、国家、部级、行业、地方的原则、法律法规和客户或供应商提供的文献等。

3.4 四级文献：统计、表格、联系单等。 3.5 外发文献：指公司向客户、供应商或者其它单位发放的公司内部使用的文献。

4.0 重要职责与权限

4.1 总经理：负责质量手册的审核和同意。

4.2 管理者代表：负责手册编制、程序文献、外来文献和外发管理类文献的同意。

4.3 行政部：负责公司文献的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文献管理工作进行稽核与监督。

4.4 各职能部门：负责各部门程序文献的编制，及三级、四级文献的编制和审批。

4.5 各部门文员负责本部门的文献管理，文献管理应根据本部门的文献特点对其进行定时整顿和归档，归档后的文献应选择适宜的方式对其进行分类、标记和保管，方便于查阅。

5.0 作业流程图（参考附件）

序号

文献控制运作流程

责任部门

流程阐明

有关统计

总经办；

一级文献总经办编写，二、

《文献、表格

有关部门； 三级文献有关部门编写。 发放/修改申》文献编写模板

总经理

总经办 一级文献总经理审核，二级文献管理者代表审核，三级文献部门主管副审核。

有关文献

有关部门

行政部

各部门编写的文献在正式审核和同意前，须先将文献电子档提交给行政部中心，行政部文员确认文献的格式后编号。

《（）文献总览表》

总经理

总经办 一级文献总经理同意，二级文献管理者代表同意，三级文献部门主管副同意。

《 文献总览表》

有关部门

行政部 行政部文员根据《文献、表格发放/修改申请单》，首先录入《（）文献总览表》。

《（）文献总览表》

行政部

行政部文员下发文献时，应填写《文献发放回收记录表》。

《 文献发放回收记录表》

行政部

需求部门

文献下发时，行政部文员需规定收文人签名。如更换版本需先回收旧版本文

《 文献发放回收记录表》

献在发新版本文献。

需求部门 文献使用部门应将文献放置在固定的保管场合(设立专门的文献柜)并妥善保存、避免遗失和损坏，保管场合环境条件要合理、适宜。

《（）文献总览表》

总经办；有关部门 当使用部门(或内审)发现文献有不合用之处时，由原编制部门提出更改或作废，并应当有修改内容备注信息。

《文献、表格发放/修改申》

文献接受部门 文献接受部门保管好接受文献，确保使用最新版本文献。

《（）文献总览表》

6.0 流程内容

6.1 文献的拟制、会签、审核与核准

6.1.1 文献编写规定。

6.1.1.1 受控文献的格式不作统一规定，但必须包含下列内容：文献名、文献编号、文献版本、生效日期、制订人、审核人、同意人。

6.1.1.2 文献编号质量手册： QEM

××

流水号 质量环境手册代号

程序文献：

Q/EP ××

流水号

程序文献代号

规定作业指导书：

WI — ×××

流水号

质量/环境管理体系规定作业指导书代号

EWI——××

表单： 流水号

环境管理体系规定作业指导书代号

FM—Q（质量）或 E（环境）-01 （流水号）

6.1.1.3 文献版本

管理手册、程序文献和作业指导书版本用 A，B，C 表达，各章节/页次的版次用 0，1，2，…表达，当各章节/版次变动 5 次时版本升级，各章节/页次版次全回到 00。 6.1.1.4 其它事项

公司原有受控文献、表单在新版本体系文献中被引用时，将原编号版本继续生效，需修订时再按程序规定重新编号受控。

6.1.2 公司管理体系文献的编制、审核、核准按下述规定执行：

序号

文献类别

拟制

审核

同意

控制部门

1

管理手册

管理者代表

总经理

总经理

行政部中心

2

程序文献

部门主管

主管总监

管理者代表

行政部中心

3

技术性文献

项目负责人

部门主管

主管总监

行政部中心

4

非技术性文献

重要负责人

部门主管

主管总监

行政部中心

5

外来文献

―――

重要使用部门主管

管理者代表

行政部中心

6

统计、表单

与有关文献同时进行拟制、审核和同意

行政部中心

6.1.3 外来文献只对其合用性和与否是有效版本进行审核和同意使用。

6.1.4 行政部只对文献的格式和编号进行审核、确认。

6.1.5 如有必要, 作业指导类文献在核准前应由有关部门会审签核。

6.2 文献的提交

6.2.1 各部门编写的文献在正式审核和同意前，须先将文献电子档提交给行政部中心，行政部文员对文献的格式和编号进行审查和确认，然后将已确认的电子档回发给编制部门，编制部门将首份文献打印会签后提交给行政部中心。

6.2.2 编制部门在提交文献时还要填写《文献、表格发放/修改申请单》、《文献首页》且需明确注明文献的收文部门及份数，连同文献一起提交到行政部中心。

6.3 文献的发放与回收 6.3.1 行政部文员根据《文献、表格发放/修改申请单》，首先录入《（）文献总览表》。

6.3.2 行政部文员根据《文献、表格发放/修改申请单》将原文献复印，同时在复印件上加盖红色“受控文献”印章，以受控副本形式下发到收文部门。

6.3.3 行政部文员下发文献时，应填写《文献发放回收记录表》，规定收文人签名；对于下发更改换版的新文献时，应先回收旧文献，并在旧文献上加盖“作废文献”印章，之后再下发新版文献。

6.3.4 行政部中心将各部门提交的原文献作为受控正本（也需盖章）保存于行政部中心。

6.3.5 行政部中心发放的全部受控文献必须加盖“受控文献”印章，且受控文献不得复印，一经发现由行政部文员及时收回销毁，并对负责人问责和培训。

6.3.6 外来文献的控制

6.3.6.1 各部门收到的与产品质量或服务有关的外来文献时，先交部门主管审核其合用性和有效性，同样需要填写《文献、表格发放/修改申请单》、《文献首页》申请受控、发行，切不可直接使用。例如，新项目收到客户的规格书、图纸后，先到行政部中心申请受控、发行，然后再开始设计使用。

6.3.6.2 经管理者代表同意后及时提交到行政部中心。

6.3.6.3 由行政部文员在《外来文献记录表》上登记，并在复印分发时每一页加盖红色“外来文献受控章”印章，发放时填写《文献发放回收记录表》。

6.3.6.4 客户封样书只需填写《文献、表格发放/修改申请单》即可，不需要加盖“外来文献受控章”印章，但客户封样书必须要有客户的签名确认。客户封 样书发到各事业部研发部、品质部、销售部，行政部中心不需要保存，只需登录在《外来文献记录表》。

6.3.7 外发文献的控制：

6.3.7.1 各部门因客户、供应商或者其它外部单位的需要，申请我司的文献外发时，需到行政部/研发中心填写外发文献审批领用表，并在外发文献审批领用表上注明外发文献与否受控。手册、程序文献等管理类文献的外发由管理者代表同意，技术类文献的外发由研发副总同意。

6.3.7.2 外发的文献根据规定，加盖“受控文献”或“非受控文献”章，同时登记在外发文献一览表中。

6.3.7.3 申请部门将文献和外发文献签收单一并发放到外部单位手中，并将签收过的外发文献签收单收回（特殊状况下，能够以其它有效的证据如邮件等来证明外部单位收到），送至行政部中心备案。

6.3.7.4 对于受控状态的外发文献，在原文献修改后，为使外部得到公司文献的最新有效版本，各对口管理部门应将作废的外发文献收回，送至行政部中心，加盖“作废”印章。更改后的文献外发，重新按照上述 6.3.7.1~6.3.7.3 的流程执行。

6.3.7.5 已发放给外部的非受控状态文献不需要更新。

6.3.8 电子文档的管理

6.3.8.1 全部受控的一二级文献、三级管理类文献、四级表格均需在文献受控时由文献制订部门提供电子档，内容须与文本档保持一致。

6.3.8.2 如文献以电子文档存在时，根据电子文档更改时不会留下痕迹的特点，