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文件与资料控制程序(含表格)

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更多免费资料下载请进： 好好学习社区 文件与资料控制程序

（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）

1.0目的

为了保证公司质量管理体系文件的充分适宜及有效性特制订本程序。

2.0范围

质量管理体系需要控制的文件及资料包括：

质量手册

控制程序

管理制度

职务说明书

工程技术图纸（参考技术文件管理制度）

客户提供图纸及国家/国际/行业标准

其它特别注明需受控的文件

3.0定义

3.1 受控文件

列在“范围”内需受文控中心控制的文件与资料，若文件有新版本发出，受控文件复印件将会被更新。

3.2 非受控文件

列在“范围”外的文件与资料，根据需要可盖“参考章”，若文件有新版发出将不会被更新。

4.0职责

4.1 文控中心 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 负责按本程序要求执行及维护文件与资料的控制。

4.2 文件编制者

负责文件内容的编写，确保编写内容的正确并适宜的发出文件。

4.3 部门负责人

负责文件分发需求及确保分发的受控文件在适当的地方正确使用。

5.0程序

5.1所有受控文件包含以下几大项：

5.1.1 文件编号、版本、公司名称、文件名称；

5.1.2 编制、审批、批准、发布及执行日期；

5.1.3 页数及总页数（有独立控制编号方法的文件除外）；

5.1.4 目的：列出该程序的目的和程序内容的主旨；

5.1.5 范围：列出该程序的适用区域；

5.1.6 职责：列出该程序相关人员的职责权限；

5.1.6 定义：解释一些在该程序内出现的专有名词或缩写；

5.1.7 程序：详细描述该程序的各步骤；

5.1.8 相关文件：列出和该程序描述的活动有关的文件；

5.1.9 相关记录：属于该程序内产生的记录

5.1.10文件制订/修订/作废履历表

5.2 文件编号系统

5.2.1 公司代码：SJ

5.2.2 文件类别代码：

文件按级别可分为：质量手册（代号为M）；控制程序（代号为L）；管理制度 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 （代号为G）；技术文件（详见技术文件管理制度）；职务说明书（代号为Z）；外来文件（代号为W）；以后如有新类别增加由总经办确定增加即可。

5.3 部门代码如下表：

董事会 采购部 营销中心 工程部 财务部 企管部 生产部 PMC 品质部 RoHS 仓库

A B C E F H M P Q R

W

5.4 文件编号规则：

SJ —— X —— X —— XX——XXX

文件附带记录表格及版本

文件发行的流水号

文件起草的部门代号

文件的大类别代号

DXC公司代号（SJ永远不变）

例：SJ-L-H-01表示DXC公司企管部制订发出的控制程序，流水号为01号。

SJ-L-H-01-01A表示企管部发布的、流水号为01的控制程序里所涉及的流水号为01的表单，其中A表示版本号。

5.5 编号说明：

5.5.1 所有文件编号含表格时设5位数，不含表格时设4位（每一内容算一位）

5.5.2 第一位为DXC公司代号SJ，永远保持不变；

5.5.3 第二位为该文件的类别（见6.2文件类别代码）；

5.5.4 第三位为文件起草部门代码，分别用A、B、C…等英文字母表示（见6.3部门代码）；

5.5.5 第四位数为该文件发行的流水号（01、02、03…）。

5.5.6 第五位数为该文件所附带的记录表格流水号（01、02、03）及版本号（A、B、C…一个英文字母）。 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 5.5.7 通知类（代号T）说明：

非技术类通知：各部门草拟通知内容，统一归口企管部编号及发放；

编号构成：SJ – T – XX – XXX

编号说明：DXC--通知--年份--发行流水号

例：SJ-T-08-052表示DXC公司-通知-08年第052个发出

有流水号数字中如果不够位数，不允许空格，必须在前面加0来补足。

5.6 公司所有文件与资料按机密级别程度进行以下分级

5.6.1 绝密级文件—由总经理级别人员决定，只能是核心人员（总监以上级，或文件中特别指定人员）才能发行和阅读的资料和信息。如采购价格、销售价格、客户信息、供应商信息、公司战略信息、公司财税财务等资料。

5.6.2 机密级文件—公司的各种控制程序、管理制度、公司绩效考核记录、人事档案、各部门的各种会议记录、各部门的质量记录、公司高层的私人住址联络方式等。

5.6.3 秘密级文件—本公司所有通知、公告、所有不允许公司以外人员知晓的文件与资料。

5.7 文件起草与审批

5.7.1 文件起草审批权限表

文件类别 起草/修订/作废的申请 审查 批准 公布发行

质量手册 董事会 管理者代表 总经理 文控中心

控制程序 各部门主管 直管副总 总经理 文控中心

管理制度 总经办/企管部经理 主管副总 总经理 文控中心

工程技术标准 部门负责人 主管副总 总经理 文控中心

职务说明书 部门负责人 主管副总 总经理 文控中心

外来文件 部门负责人 主管副总 总经理 文件中心 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 通知类 部门负责人 主管副总/企管部 总经理 文控/文管员

5.7.2 文件起草/修订/作废的申请与审批

由部门主管提出申请，填写[文件制订/修订/作废申请单]，并说明申请理由及文件修订内容，根据[文件分发基本要求表]指定文件发放范围及份数，确定旧文件是否需要回收等依上表中的审批权限呈请相关人员依级审查与批准。受控文件的修订或作废应按原制订时的审批部门或审批人员重新进行审批。

5.8 文件发行与回收

5.8.1 文件版本的控制

所有正式文件均设版本（通知类除外）不设版次，每页受控文件每进行一次修订动作，该页必须重新更换（作更换记录，用[文件发放（回收）记录]），其它页不受影响继续保持原版本。如果当文件需大幅度修改时，则需要进行整体更换版本，版本由A版开始，依英文字母顺序更替，由A、B、C…A1-Z1无限循环使用。

5.8.2 文件编号

经审批同意发行的文件初稿由文控中心根据以上文件编号规定进行编号，然后交回原审批人员按程序签字后再由文控中心复印应分发的份数进行统一发放。

5.8.3 文件受控

文控中心必须保存所有的文件原稿，原稿上不盖任何印章及标识以便于复印。文控中心于每一页正式发行的受控文件封面及内容的右上角上加盖蓝色“受控文件副本”章，同时对有需要加盖密级章的文件加盖“密级”章。

5.8.4 文控中心根据文件性质进行分类归档，制定文件目录表以显示文件编号、名称、版本。 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 5.8.5 文件分发回收

由文控中心编制[文件发放（回收）记录表]按指定发放范围名单统一发放，如是修订/作废的文件，发放新文件的同时必须先收回旧文件并注明回收份数。通知类文控中心只发放至该部门的最高主管或指定文件管理员，由该部门的最高主管或文管员进行统一传达。

5.8.6 文件作废与销毁

回收的文件尚有参考作用无须立即作废的盖红色“参考章”进行识别。作废的文件盖红色“作废”章，由文控中心按《质量记录控制程序》统一处理。

5.8.7 文件借阅

借阅者需在[文件资料借阅登记管理表]上登记，向文件保管者提出申请，经文件制定部门主管或文控中心同意后方可借阅。借阅者应保证资料的完整、整洁，归还时由文件保管者确认无损坏后，在[文件资料借阅登记管理表]中予以签收。

5.8.8 文件奖惩规定

有下列情况将对文件管理者处于警告处分，同时罚款20元。

无法提供回收旧文件或保管不善造成文件遗失的。

在文件上乱画及涂改的。

文件破损严重未及时更换的。

5.9 外部文件管理

5.9.1 工程部门负责收集国际、国家、行业产品有关标准的最新版本，以及顾客提供的产品要求图纸、图样。统一交于文控中心进行编号、复印，加盖受控章，分发到相关部门使用，同时收回旧标准和旧图纸，并编制文件目录总表进行保管。

合集下载

文件与记录控制程序

文件与记录控制程序

. . . .

. .word.资料. ..

XXXX

文件名称: 文件与记录控制程序

版 本 版 修 订 次 文件编号

页 数 9页 生效日期 持有部门代码 . . . .

. .word.资料. .. 承认/日期: 确认/日期: 制定/日期:

XXXX 文件编号：

版 本 版

文件与记录控制程序 修 订 次

生效日期 .

. . .

. .word.资料. .. 改订履历

改版次及日期 改 订 理 由 承 认 确 认 作 成 次数 年月日

XXXX 文件编号： . . . .

. .word.资料. .. 版 本 版

文件管理及记录控制程序(含表格)

文件管理及记录控制程序(含表格)

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更多免费资料下载请进： 好好学习社区 文件管理及记录控制程序

（ISO9001-2015）

1.目的

1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。

1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。

1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，

2.适用范围

适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。

3.名词定义

3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。

3.2外来文件：

3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。

3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。

3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。反之称为非受控本。

3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。

3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。

3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。

3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。

文件与资料控制程序EQP-001 C

文件与资料控制程序EQP-001 C

宏齐光电子（深圳）有限公司

HARVATEK OPTELECTRONICS(SHENZHEN)CO,.LTD 文件编号：

EQP-001

文件与资料控制程序

版次：

C.0 页次：

1 of 8

※ 管制文件 禁止翻印 ※FM-DCC-019 A.0 文件目录：

1. 目的

2. 范围

3. 责任 4. 定义

5. 程序

6. 相关文件 7. 相关记录

8. 流程图

9. 附件

版数 页次 变 更 内 容 摘 要 修订者 生效日期

A.0 1-6 新增 李剑梅 2014/11/18

B.0 1-6 完善文件内容 赖雪婷 2017/03/01

C.0 1-8 依据ISO14001:2015&ISO9001:2015新版要求修改。 刘传媛 2017/12/15

核准： 审核： 制(修)订： 刘传媛 宏齐光电子（深圳）有限公司

HARVATEK OPTELECTRONICS(SHENZHEN)CO,.LTD 文件编号：

EQP-001

文件与资料控制程序

版次：

C.0 页次：

2 of 8

※ 管制文件 禁止翻印 ※FM-DCC-019 A.0 1.目的

确保公司文件和数据(包括客户文件)的制修订、审查、核准、发行、分发、保管及废止皆在管制状况中，避免文件无用，确保组织内部各项文件制有效性与一致性，并且满足公司品质、环境管理系统要求。

2.范围

适用于公司质量环境管理体系中各级管制文件(手册、程序、规范、标准)及外来文件（标准、法规及客户提供资料）和各类文件(例如实体文稿或电子媒体)的相关管理。

3.责任

3.1.文件制修订人：

3.1.1需确保任何相关的部门已咨询及认同。

3.1.2将申请制文件交回文控中心管理受控发行。

3.2 文控:

3.2.1负责审核文件格式的正确性、文件的管理，纸本文件的发行及电子档通知。

3.2.2负责回收旧版文件及处理作废文件。

3.2.3保存正本文件及文件发行、回收、作废记录。

ISO13485文件控制程序程序(含表格).docx

ISO13485文件控制程序程序(含表格).docx

文件控制程序程序

3

2

1

O

修订号 描述 埸制/日期 审核/日期 批推/日期

1 口的

对文件进行控制，确保相关部门使用和保持有效版本。

2 2国 适用于与体系有关的文件控制（包括外来文件工

3职责

本程序由办公室负责实施与管理。

4工作程序

4.1 文件的分类

本企业文件分为二级。

a、第一级文件：质量手册（包括程序文件）、管理制度、工作标准

b、第二级文件：技术标准、工艺文件、记录表格及其他质量文件。

4.2 文件的编号

a、第一级文件编号方法：

质量手册为：XX∕QB01-O-D

注“一口一口”为从0.1开始的潦水号。

例：质量手册编号为：XX/QB01-0.1-8.5

程序文件为：XX/PS01-□□

注“一口一口”为从0.1开始的潦水号。

例：文件控制程序编号为：XX/PS01-4.2.3

管理职责编号为：XX/PS01-5.0-5.5

b、第二级文件编号方法：XX∕PM02-□

注“一口”为01开始的流水号。

例：进货检验规程编号为：XX/PM02-01

c、外来文件沿用原编号。

d、记录表格编号采用与相应程序章节号对应加流水号。

例：文件控制程序中的记录表格为：42..3-014.2.3-02……

e、文件版本采用A∕0,N1.……

4.3 文件的编号与审批

4.3.1 质量手册由企业办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2 程序文件及其他一级文件由生技部组织编写、办公室审核、管理者代表批准。

4.3.3 第二级文件由相关部门编写，办公室和生技部审核，管理者代表批准。

4.4 文件的发放与回收 办公室制定“文件发放清单”和“受控文件清单（内、外部”’报管理者代表批准后，指定更印份数，加盖“受控”章统一发放，并在发放文件上注明发放号。文件领用或回收均应填写“文件发放回收记录”，领用或回收人均应签全名和日期。

4.5 文件的更改

文件更改时应填写“文件更改单”。经原审批部门批准后更改，并填写“文件更改记录二更改后的文件和原文件应由办公室按本程序4.4要求进行发放和回收，并记录。