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![[最新教程]2020年公文写作和处理串讲笔记(修改版)](https://img.taocdn.com/s1/m/9104255b647d27284a735105.png)
公文写作与处理串讲笔记一、考试内容及重点本课程的考试内容与考核目标以课程考试大纲为标准，教材共分12章，第1至第4章为总论部分，第5至第9章为公文写作部分，第10到第12章为公文处理部分。
课程的重点章节为：第一章，第一节"公文概述"，第二节"公文的特点与作用"，第三节"公文的分类与文种"第二章，第二节"公文写作的特点与要求"第三章，第一节"公文的体式"，第二节"公文的构成要素与文面格式"第四章，第二节"公文的行文方向与方式"，第三节"公文的行文规则"第五章，第四节"指示、意见"第六章，第五节"公告、通告、公报"，第六节"通知"，第七节"通报"第七章，第八节"报告"，第九节"请示"，第十节"批复"，第十一节"函"，第十二节"会议纪要"第八章，第四节"调查报告"第九章，第七节"简报类文书"第十章，第三节"公文处理工作的原则与要求"第十一章，第二节"收文办理程序"，第三节"发文办理程序"第十二章，第一节"归档文件整理工作概述"，第三节"归档文件整理的原则与要求"，第四节"归档文件整理方法与归档"课程的次重点章节为：第二章，第一节"公文写作概述"，第三节"公文写作的步骤与方法"第三章，第三节"公文的排版形式与装订要求"第四章，第一节"公文的行文关系"第五章，第一节"命令（令）"，第二节"议案"，第三节"决定、决议"第七章，第十三节"条例、规定"第八章，第一节"规章类文书"，第二节"计划类文书"，第三节"总结第九章，第五节"讲话类文书"，第六节"记录类文书"，第八节"建议类文书"第十章，第一节"公文处理工作概述"第十二章，第二节"归档文件整理（立卷）工作的组织"课程的一般章节为：第二章，第四节"公文写作人员的修养"第三章"公文的体式与稿本"的第四节"公文的稿本"第十章，第二节"公文处理工作的任务与组织"第十一章"公文办理程序"的第一节"公文办理程序概述"第一章公文第一节公文概述一、公文的含义：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
![[最新教程]2020年公文写作讲义](https://img.taocdn.com/s1/m/aa3652e3ad51f01dc281f18e.png)
第一章写作基础常识第一节主题与材料文章应在占有材料的基础上提炼深刻、鲜明、正确的主题。
机关实用文体表现主题的方法要求是:直接阐述、单一集中、“以意役法”、片言居要、善用标题。
材料是写作的基础,材料是说明观点和主张、表现主题的支柱。
积累与占有材料的途径主要有:亲自的观察体验,调查采访,从既有文献资料中采集。
积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。
选取材料的要求:围绕主题选取材料,选取具有典型性的材料,选取全面真实、高度准确的材料,选取新颖、生动的材料。
第二节结构、表达方式与语言一、结构安排的方法1.结构安排的主要环节结构是文章表现形式要素之一,是指文章内部的组织和构造,也即安排和组织材料的方式。
写文章必须讲究结构,只有按主题的需要,对材料加以精心组织、妥帖安排,文章才能条理清楚、层次明晰、主题鲜明,才能使文章发挥应有的效用。
结构安排的主要环节包括:选择角度、设置线索、安排层次、划分段落、设计开头与结尾、处理过渡和照应等。
2.结构安排的注意事项结构安排的注意事项包括:正确反映客观事物发展的规律和内在联系;服从和服务于表现主题的需要;适应不同文体的特点;文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。
二、表达方式常用的基本表达方式包括:叙述、描写、议论、说明等。
1.叙述叙述就是对人物、事件和环境所作的概括性的交代和表述,分为顺叙、倒叙、插叙等数种。
(1)顺叙按照事件发生、发展的先后顺序来进行叙述。
此外,按照提出问题、分析问题、解决问题和按照事物发展的因果关系等逻辑顺序来叙述,也属于顺叙。
机关实用文体大都采用这种方法叙事、交代人物、述说原委或列举事实。
(2)倒叙是指一种把事件的结局或问题的结论放在前面叙述,然后再按照顺序或其他叙述方式进行述说的方法。
行政公文和通用公文的某些文种,如事故通报、调查报告等,有时会采用倒叙。
(3)插叙是在顺序过程中,根据写作的需要暂时中断原来的叙述脉络,插入与原叙述有关的另一些内容,即追忆过去或补充说明有关内容,插入的叙述完结后,再按原来的脉络继续叙述。
公文的表达方式和语言一、公文的表达方式文章的表达方式主要有五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。
公文常用的表达方式主要是说明、叙述、议论、以说明为主，基本上不用描写和抒情。
只有个别文种根据表达需要，采用一些描写的方式。
(一)说明说明是解说事物、事件和阐述事理的表达方式，这是公文常用的表达方式。
说明的基本要求是：客观、准确、明白，做到通俗易懂，语言平实。
常用的说明方法有：诠释说明、分类说明、数字说明、对比说明、举例说明、比喻说明、类比说明、图表说明等。
下面就统计公文中常用的说明方式作简要介绍。
诠释说明。
亦称定义说明，即用简洁明确的语言，科学揭示概念、事物的质的规定性，包括内涵和属性。
如国务院《办法》对“公文”涵义的诠释。
分类说明。
是对文中有关事项按同质性原则分类进行说明。
如国务院《办法》中对文种适用范围和公文格式的分类说明。
对比说明。
又称比较说明。
是对具有可比性的两个事物或一个事物的不同发展阶段进行比照的说明方式。
这种方式在统计分析报告中广泛应用。
举例说明。
就是用典型的事例把抽象的事理具体化、明确化。
公文中反映工作成绩的内容经常应用这种说明方式。
数字说明。
就是运用确凿的数据说明事物和道理，给读者十分具体的印象。
这种方式在统计公文中也广泛应用。
(二)叙述叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。
叙述通常有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。
叙述的基本要求是主线清楚。
“一线到底，万变不离其宗”，交待明白，详略得当，起伏有变。
按语言详略分，叙述方式有概括叙述和具体叙述；按结构形式分，叙述有纵叙、横叙。
概括叙述。
也叫“简叙”、“略叙”，就是用简洁的语言对人或事物的基本物征和情况等作概括的介绍。
具体叙述。
也叫“详叙”、“细述”。
是用详实的文字对人或事物的全貌和事件的具体过程作详细介绍。
文学作品多用具体叙述，公文中则很少使用。
纵叙。
按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述。
纵叙按时间顺序，又分顺叙、倒叙、插叙、补叙。
应用文写作的语言要求及表达方式1. 准确准确，就是要正确地、恰当无误地表达出所要表达的内容，用词用语含义清楚，概念恰当明确，不产生歧义，不引起误会，无溢美之词，无隐恶之嫌。
要做到语言准确，必须要把握词语的分寸感和合适度。
特别是要区分同义词、近义词在适用范围、词义轻重、搭配功能、语体雅俗、词性差别等方面的细微差别。
要做到语言准确，还要注意语意鲜明，不能模棱两可，含糊其辞，以免产生歧义，延误工作。
如“大致尚可”、“有关部门”、“条件许可时”、“事出有因，查无实据”等表达含糊的词应谨慎使用。
2. 简明简明，指文字的简洁、明白，用较少的文字清楚表达较多、较丰富的内容，要“有话则长，无话则短”。
要做到简明，首先要精简文意，压缩篇幅，突出主干，把无关或关系不大的内容删去。
其次要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语，适当使用缩略语，如“五讲四美”等。
第三，要推敲词语，锤炼句子，一句话就能说明白的决不用两句话，一个词能概括清楚的决不用两个词。
恰当地运用成语、文言词语等，也有助于语言的简明。
第四，要注意用词通俗，不用生僻晦涩的字句。
应该指出的是，“简”要得当，不能苟简，要以不妨碍内容的表达为前提，绝不能为简而生造词语、乱缩略、滥用文言，不能让人不明白或产生歧义，引起误解。
3. 平实应用文是为解决实际问题而写的，它的语言重在实用。
一个字、一句话，往往至关重要。
为了便于读者理解，应用文语言应力求平实。
行文时多用平直的叙述，恰当的议论，简洁明了的说明。
比如公文，它具有行政约束力和法定的权威性，因此，用语必须朴素、切实，不能浮华失实，不能乱用形容词或俚俗口语。
应用写作要求用语平实，但平实不等于平淡。
我国历史上保留下来的许多文章既是应用文，同时又是文学佳作。
4. 得体应用文实用性强，讲究得体，一方面要适合特定的文体。
按文体要求遣词造句，保持该文体的语言特色。
如公文宜庄重，调查报告须平实，学术论文应严谨，社交文书需较浓的感情色彩，广告就常用模糊的语言，使用说明书则需具体实在，商业交际文书要委婉，合同书则要精确等。
第四章应用写作的语言和表达方式写作离不开语言，学习应用写作更应该提高语言表达能力，纯熟地运用语言。
也唯有如此，我们才能在实际工作中向人们传授有关知识，说明科学道理，向人们宣传正确的观念，反对错误的论调。
我们若能落笔成文，出口成章，无疑会提高工作效率和效果。
同时，又能对别人的语言具有鉴别、欣赏的能力。
所以，提高运用语言的能力无论是为做好工作，还是对个人的成功处世都是大有裨益的。
古人说得有理：“工欲善其事，必先利其器。
”表达方式，亦称表达方法，是指作者运用语言文字表现客观事物和主观认识的过程和手段技巧。
写文章，仅有主题、材料却不会表达或不善于表达，还是做不成文章的。
这就好比一名演员，他有表演的欲念，也有了表演的材料，可缺乏表演技能，那他能是一名成功者吗?作为好演员，要紧的条件之一就是得具备高超的演技。
所以，作者当然必须掌握写作基本功———表达方式，学习应用写作当然也不例外。
第一节一、应用写作语言要求语言在实际写作运用中，大致区分成两种：一种是应用性的，直接处理具体问题；另一种是文艺性的，从思想感情上感染别人，产生某种间接的影响。
应用写作运用的是前者。
应用文的语言有它自己的特点，虽然具体的应用文种有不同的体式和不同的内容，语言上存在差异，但可以说这种差异只是“大同小异”，应用写作对语言的要求主要有三它要求准确地运用语言。
准确包含了两个内容：其一；文面上要准确无误，符合规范。
文面，通常指标点、文字、行款等书面语言的全部形式。
应该正确使用标点符号；不写错别字、不漏字、字体清晰；行款要符合约定俗成的惯例；不随意涂改；不生造词语，不用生僻字词。
这些都是不能忽视的，因为即使一个标点使用不当也会产生误解。
假如我们写作的文面看起来“眉清目秀”，干净整洁，那真是一道赏心悦目的“风景”了。
其二，意思要恰切。
叙述事件要合乎事实，不变形走样；下结论要恰如其分，严密到位。
应用文具有很强的实用性，只有准确恰当地表达内容，才能准确无误地应用到实践中去。
要做到这一点，我们就应该仔细斟酌掂量，确切地掌握词义，细心辨别词义范围的大小、程度的轻重、感情的褒贬以及专业术语、行业用语、习惯用词，等等。
造句时也要注意周密连贯，注意上下一脉相承、前后照应，正确使用不同的句式，如长短句并用，以陈述句为主，间以问句、感叹句等。
我们能够轻松自如地遣词造句，就有把握做到准确恰当地运用语言。
但另一方面，应用写作时常要用到一些模糊词语，这是为了表现客观存在的很多模糊事物，这类事物的界限是模糊的，不易界定。
应用写作使用模糊语言是对事物进行概括，正是对客观事物另外一种形式的真实反映，而且使表述有余地，更具灵活性。
这和语义含混不清、产生歧义的现象有本质的区别。
我们常见的“有关单位”、“某些领导”、“适当的时候”都属于这种情况。
这种模糊性，是与准确具体相对而言的。
实际上有些不可能说得十分具体，一具体反而不准确了。
比如，“我们通过学习，进一步提高了认识。
”“进一步”究竟是多大的程度？这是模糊的，然而表达的意思却是清楚明晰的，如果庸俗地理解表达的准确，反而不好表达了，如上面的这句话若写成“我们通过学习，提高了一倍的认识”，这叫人如何理解?这是要求应用写作的语言运用要鲜明，让人一看就明白，一听就领会，不产生疑虑。
简练就是力求用最少的话把内容说明白，含“金”量要高，最好是要言不烦，不说废话、空话、套话。
正如鲁迅先生所说的那样：“竭力把可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。
”语言简练，可以使写作者和读者提高办事效率。
明快是要明白晓畅、不拐弯抹角，让读者读来一路畅通无阻，迅速领会意思。
如“山东省日照市东港区供销系统把改变服务方式，优化经营服务结构，作为打‘翻身仗’的突破口，结合城区、港区、沿海、沿路和山区的不同情况，唱‘地方戏’，打‘优势仗’。
1994年全系统完成营业总收入3.5亿元，实现综合经济效益787万元，同1992、1993年比分别增长43.9％和68.1％。
”这段话是一则调查报告的开头，以不多的文字概括了当地发展经济的办法和成效，干脆利落，应用写作有别于文学创作，在语言运用上也有所反映。
应用写作不能象文学作品那样运用大量描绘性和抒情性的生动语言来为塑造形象、抒发感情服务，它所要求的是通俗、平实。
通俗，实际是为了易懂。
应用文是人们实用的，它宣传政策是为了让人们去实践；它负载信息，是为了让人们有所行动；它传播知识，是为了让人们对事物有所了解。
要是应用文的语言诘屈聱牙、艰涩难懂，或者文不从字不顺的，那么如何引导人们去了解、去实践、去行动?如今大量的家用电器走入寻常百姓家，这彩电、冰箱、洗衣机、微波炉的说明书也就随之而来，倘这份说明书艰深莫测，玄而又玄，岂不让普通消费者望而却步?通俗易懂的应用文章才会发挥它应用的作用。
平实，无非就是要求应用文的语言朴素一些，实在一些。
不能为了某种“效果”而刻意追求华丽的词藻，复杂多变的句式，滥用修辞方法。
记事，在文学创作上追求曲折起伏、跌宕有致，以期有“山重水复疑无路，柳暗花明又一村”的惊喜。
写人，则层层铺垫、烘托渲染，让人产生“千呼万唤始出来，犹抱琵琶半遮面”的感叹。
这在应用写作中显然是不适宜的。
我们讲的通俗、平实就是要用平易、自然、大众化的语言如实地表现事物的本来面目。
但这并不是说我们排斥应用写作语言的生动、活泼。
一味地要求通俗平实走向极端，那也会使应用文干瘪、枯燥，没有生气、活力。
因而，在应用写作中正确恰当地使用比喻、拟人等修辞手法，运用俗语、格言等既能使文章增添文采，同时也能使应用文的语言表达更加丰润，更好地为表现主旨服务。
我们反对的是哗众取宠、辞不达意。
一般说来，优秀的应用文在语言表达上都能把这两者统一起来。
从以上部分可以看出，语言表达对应用写作是十分重要的，而提高语言表达能力确非一日之功。
我们在生活、工作、学习中要做个有心人，时时注意吸收词语，极大地丰富自己的“词语库”。
词语丰富了，我们才能从容不迫以意遣词，才能文从字顺。
我们还应注意语法、修辞、标点的学习、使用，更重要的是我们要多练写作，在实践中提高自己运用语言的能力。
如果一个人将写作看成“灾难”应用写作的特点之一就是有比较明显的外部特征，即相对固定的格式。
这在语言表达上表现为惯用词语的运用。
我们已在前文提到，不少应用文体式，特别是公文在结尾时多用结语，象“当否，请批示”之类。
这类语言在长期使用中具有稳定性。
应用写作1．称谓词语我(局)、本(厂)、你(校)、贵(公司)、该(协会)2．开端词语为了、根据、由于、按照(遵照、依照)、据了解、据查、经查实、兹、现、关于、业3．承接词语总之、综上所述、鉴于此种情况、据此(为此)4．征询词语当妥、妥否、请核示、请指示(批示)5．答复词语6此函达(函商)、特此通知(特此通告、特此布告、特此报告、特此通报)、为荷、为盼、7．祈请词语8．文言词语鉴(鉴于、鉴别)、悉(据悉、收悉、已悉、阅悉、电悉、谨悉、惊悉)、兹(兹有、兹派、兹介绍、兹将、兹就、兹因)、以(以资、以此、以利)、即(即日、即席、即可、当即、希即、须即)、就(就近、就地、就绪、就业、就学)以上这些规范性的词语，不允许人们随意用同义的词语来代替。
它已在长期的使用在应用写作中，往往要把有关原因、根据、目的、对象等交代清楚，常用介词和名词或名词性词组构成介词短语，在句子中用作状语、定语，起限制、修饰作用，根据具体需要从不同方面对被表述对象和内容进行限定，从而使其明确和严密，又使得文字精使用简缩词语也是应用写作习惯用语的一个特点，尤以公文写作最为频繁。
汉语中有多音节词，如总工程师、产品合格率、供销合作社、农业生产资料公司、粮食学校、文化教育、基本建设、中国共产党中央纪律检查委员会，等等。
为了方便使用，往往将这些多音节词简缩而成为：总工、合格率、供销社、农资公司、粮校、文教、基建、中纪委。
这样一来，写、说、听、记都比较快捷方便了。
但也不能随心所欲地简缩词语，如“开发智力”并不模糊词语在应用写作中有十分积极的作用，这在前文已讲过。
在应用写作中经常运1．表时间：现在、曾经、过去、将来、同时、有时、适时、今冬明春、年年、每时2．表范围3．表程度：很、非常、一般、更加、显著、明显、极其、特别、进一步、逐步、基4．表数量：许多、广大、几乎所有、多些、一些、某些、半数、接近半数、少数、个别等。
5．表频率6．表条件否定词语表示对人对事物作出否定的判断，和肯定正好相对。
常用的否定词有“不是”、“没”、“没有”，有时也用“非”、“无”、“未”等。
就表达效果来说，在句子中用单个否定词，表示否定，但有时也表示肯定，如“今年产量提高不少”，语气较肯定句委婉些。
句子中出现两个否定词组成双重否定句，语气反击更强烈，如“这样做没什么不好”。
三、应用写作中数词的运用在现实中，各行业、各部门都离不开数量的观念，如人口数量、工农业产品数量、基本建设投资量、客运量、学生人数等，这些数量都对国计民生、大小单位的工作安排产生极大影响。
在经济领域，更是时刻离不了数量。
应用写作恰好对数量十分敏感，因为数量的运用往往可以简洁、准确、直接地揭示事物的本质、事物发展变化的过程，从中了解事物规律。
在运用数量词时，我们要注意数词和量词的搭配。
比如，人们常说一头牛、一匹马、一只鸭，而不说一只牛、一头马、一匹鸭。
而且，我们还应注意区分表示事物的量“只”、“个”、“匹”、“头”、“枚”等同表示动作的量的“次”“回”、“趟”、“遍”、“下”，不能混用。
数字有基数、序数、分数、倍数、确数、概数等区别，不能混用。
如“二”字和“两”字。
这两个数字，意义上几乎没有什么差别，但在具体用法上有所不同。
它们的相同处是度量衡单位称数时一般可以通用，不同处是序数、小数、分数只能用“二”字，不能用“两”字，如“第二”(序数)、“零点二”(小数)、“二分之一”(分数)，不能写成“第两”、“零点两”、“两分之一”。
概数和一位数的基数又只能用“两”，不能用“二”，如“过两天”(概数)，意思是“过几天”，不能写作“过二天”。
“两种思潮”、“两个地区”、“两条道路”(一位数的基数)，不能写作“二种思潮”、“二个地区”、“二条数字的增减要注意用词的准确，就是要正确地使用倍数、分数。
增加数字时，要把除原数外的增加数和增加后的和数表达准确。
如“增加、提高、上升、增大、扩大”等词后面带“到”、“至”、“为”字的，是用来说明加上增加数的和数；带“了”或不带“了”字，是用来说明除原数外的增加数。
例如：“增加为(增加到)过去的二倍”。
意思是过去为一，现在为二。
“增加两倍(增加了两倍)”。
意思是过去为一，现在为三。
“超额百分之八十”，意思是定额为一百，实际为一百八十。
数字的减少，如“减少”、“降低”、“缩小”等词后面带“到”、“至”、“为”字，是用来说明原数减少后的差数；带“了”字或不带“了”字，是用来说明后面数字是减少数。
