秘书课教案3—第一章(二)
- 格式:doc
- 大小:59.00 KB
- 文档页数:6
《秘书基础教案》word版第一章:秘书职业认知1.1 教学目标让学生了解秘书职业的定义、起源和发展历程。
使学生认识到秘书职业的重要性和前景。
培养学生对秘书职业的兴趣和热情。
1.2 教学内容秘书职业的定义与起源秘书职业的发展历程秘书职业的重要性和前景1.3 教学方法讲授法:讲解秘书职业的定义、起源和发展历程。
讨论法:引导学生讨论秘书职业的重要性和前景。
1.4 教学评估课堂参与度:评估学生在讨论中的积极参与程度。
课后作业:布置相关作业,让学生进一步了解秘书职业。
第二章:秘书工作内容2.1 教学目标让学生了解秘书工作的主要内容和职责。
使学生认识到秘书工作需要具备的技能和素质。
培养学生对秘书工作的兴趣和热情。
2.2 教学内容秘书工作的主要内容和职责秘书工作需要具备的技能和素质2.3 教学方法讲授法:讲解秘书工作的主要内容和职责。
案例分析法:分析实际案例,让学生了解秘书工作的实际情况。
2.4 教学评估课堂参与度:评估学生在讨论中的积极参与程度。
课后作业:布置相关作业,让学生进一步了解秘书工作。
第三章:秘书人际关系3.1 教学目标让学生了解秘书在处理人际关系中的重要作用。
3.2 教学内容秘书在处理人际关系中的作用秘书处理人际关系的方法和技巧3.3 教学方法讲授法:讲解秘书在处理人际关系中的作用和重要性。
角色扮演法:让学生模拟处理人际关系的情景,提高处理能力。
3.4 教学评估课堂参与度:评估学生在讨论中的积极参与程度。
角色扮演评估:评估学生在角色扮演中的表现和处理能力。
第四章:秘书实务技巧4.1 教学目标让学生了解秘书实务中常用的技巧和方法。
使学生掌握秘书实务中必备的技能。
培养学生高效处理秘书实务的能力。
4.2 教学内容秘书实务中常用的技巧和方法秘书实务中必备的技能4.3 教学方法讲授法:讲解秘书实务中常用的技巧和方法。
实操演示法:展示实际操作过程,让学生更好地理解和掌握技能。
4.4 教学评估课堂参与度:评估学生在讨论中的积极参与程度。
XXX《秘书礼仪》教案XXX《秘书礼仪》教案完整版第一章秘书与礼仪第一节礼仪概述【教学目标】1、掌握礼仪、礼貌和礼节的含义,了解之间的关系。
2、了解礼仪的起源和发展。
3、了解礼仪的基本特点。
【教学重点和难点】教学重点:礼仪的基本概念教学难点:提高学生对礼仪的理解及礼仪意识【教学方法】案例分析法、互动教学法、总结法【教学步骤】教学环节教学内容组织课堂师生互致问候,准备上课新课导入以案例分析进入新课,引出重礼、知礼、行礼是秘书人员必备的重要素质。
一、礼仪的含义和要素1、礼仪的含义2、礼仪与礼貌、礼节、仪表、仪式、礼物的关系3、礼仪的要素二、礼仪的产生和发展有利于我们更深的把握礼仪的本质,更好地指导秘书实践。
三、礼仪的基本特点1.规范性2.多样性3.历史继承性4.差别性5.社会性礼仪的各类媒介本节首要阐述了礼仪的基本概念、及发展进程,基本特点。
通过研究可增强文明礼貌意识,提高礼貌修养。
表现手段秘书礼仪的案例分析互动教学教学用时5分钟28分钟讲授新课课堂训练课堂小结用幻灯片例举各类礼仪的媒介10分钟2分钟作业见题集第二节【教学目标】秘书礼仪工作1、了解秘书礼仪工作与秘书其他工作的关系。
2、了解秘书礼仪工作的地位和作用【教学重点和难点】教学重点:做好秘书礼仪工作的意义教学难点:对秘书礼仪工作任务的了解【教学方法】案例分析法、互动教学法、总结法【教学步骤】教学环节教学内容组织课堂师生互致问候,筹办上课秘书工作是一种以领导工作为首要服务对象,以发挥参谋、助手作用为主要服务形式,因为其岗亭非凡,秘书礼仪工作也很重要。
一、秘书礼仪工作与秘书其他工作的关系1.秘书礼仪工作与秘书辅助领导2.秘书礼仪工作与秘书人际关系3.秘书礼仪工作与秘书本身提高二、秘书礼仪与专项礼仪的统一1.日常礼仪与专项礼仪的统一2.公务礼仪和私人礼仪的统一3.外在能力与内在修养的统一三、秘书礼仪工作的地位和作用1.礼仪工作是秘书工作最基本的职能之一2.礼仪工作是秘书公关的辅佐手段3.礼仪工作是现代社会文明发展的要求本节首要阐述了秘书礼仪工作与其他工作的关系,及秘书礼仪工作的地位和作用。
《秘书实务电子教案》课件第一章:秘书实务概述1.1 秘书实务的定义1.2 秘书实务的作用与意义1.3 秘书实务的基本原则与要求1.4 秘书实务的发展趋势第二章:秘书工作内容与流程2.1 秘书工作的主要内容2.2 秘书工作的基本流程2.3 秘书工作的时间管理2.4 秘书工作的沟通协调第三章:商务沟通与协调3.1 商务沟通的基本原则与技巧3.2 商务协调的基本方法与步骤3.3 商务会议的组织与安排3.4 商务洽谈的技巧与策略第四章:文书写作与处理4.1 文书写作的基本要求与规范4.2 公文的格式与结构4.3 文书的处理与管理4.4 电子邮件与电话沟通的技巧第五章:办公室管理与维护5.1 办公室环境布置与维护5.2 办公设备的使用与管理5.3 办公用品的采购与管理5.4 办公室安全与保密工作第六章:宴会与接待礼仪6.1 宴会礼仪的基本原则与程序6.2 接待礼仪的重要性与基本要求6.3 商务场合的着装与仪态6.4 跨文化交流中的礼仪注意事项第七章:商务旅行安排与管理7.1 商务旅行的基本准备工作7.2 机票与酒店预订技巧7.3 商务旅行中的交通与导航7.4 商务旅行安全与紧急情况处理第八章:信息收集与管理8.1 信息收集的重要性和方法8.2 信息处理的技巧与步骤8.3 数据库的使用与管理8.4 信息保密与分享的原则和技巧第九章:时间管理与个人效率提升9.1 时间管理的重要性与策略9.2 个人效率提升的方法与技巧9.3 任务优先级设定的原则9.4 个人职业发展规划与目标设定第十章:秘书职业规划与发展10.1 秘书职业发展的路径与前景10.2 秘书职业规划的制定与实施10.3 秘书职业素养的提升与修炼10.4 秘书在组织中的角色与职责重点和难点解析一、秘书实务概述:理解秘书实务的定义、作用与意义,以及其基本原则与要求,对于学生建立正确的秘书实务观念至关重要。
二、秘书工作内容与流程:掌握秘书工作的主要内容及其基本流程,是秘书工作顺利进行的基础。
《秘书学》课程教案一、课程概述(一)课程性质该课程是秘书专业的专业学习领域必修课程与核心课程。
(二)课程定位该课程是专业课程体系中的基础课程,该课程主要对接秘书行业的职业岗位,是提高相关职业素质与职业能力的核心课程。
本课程主要教授秘书专业的理论知识和秘书实务。
(三)课程设计思路1.总体思路:我校是一所省属综合性本科院校,建设目标是特色鲜明的高水平应用型综合性大学,文学院秘书专业主要培养适应地方现代化建设的文秘专业人才。
本课程在培养大学生秘书工作的基本技能方面发挥着重要作用。
课程设计的总体思路是:在向学生教授文秘工作的基本理论的同时,注重培养学生了解和掌握秘书工作的实务和多种技能;使秘书专业的学生经过学习本课程后,比较深入、熟悉地掌握秘书工作的一些基本理论,并能掌握一些简单的秘书工作技能。
2.具体方法:这门课程的教学内容分为理论和秘书实务两大部分。
整个课程设计将秘书工作理论和秘书实务有机地结合在一起,课程前半部分先讲理论,后半部分将秘书实务,实施“课堂+实践”的教学模式,在讲实务时,在秘书实验室进行情景教学,让学生进行模拟学习和练习,亲临其境,更能收到良好发教学效果。
二、课程目标(一)课程工作任务目标1.通过学习,让学生系统地了解和掌握秘书学的基础理论知识,了解秘书的发展史,秘书结构的设置与改革,秘书工作的特点,性质和秘书工作的职能,秘书应该具备的素质与修养。
2.提纲学习,让学生掌握秘书工作的一些简单的技能。
如聆听,速记,沟通与协调,会场布置,做会议记录,制定接待计划,制定领导工作日程表等等。
(二)职业能力目标针对学生在政府部门、企业就业的特征,强化学生专业知识学习与专业应用能力的培养。
1.培养书写能力与口头表达。
能写会说,尤其是应用文写作的能力。
2.培养公关能力,协调沟通能力。
3.具有较强创新能力。
4.培养应急能力。
5.具有获取高级中文秘书资格证或高级涉外秘书资格证的能力。
(三)职业资格证书考核目标与该课程相关的职业资格证书是高级中文秘书资格证或高级涉外秘书资格证。
教学过程第一章会议管理章首概说:本章的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3部分组成, 是对五级内容的补充与深化。
对于秘书人员而言, 会务管理是主要工作之一, 通过对本章的学习, 使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作, 掌握协助领导开好会议的方法与技巧。
第一节会前筹备一、拟订会议议程、日程(一)相关知识1. 会议议程的内容会议议程是为完成议题而作出的顺序计划。
大中型会议的议程一般安排如下: 开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结, 宣读决议;闭幕式。
2. 会议日程的内容根据议程逐日作出的具体安排, 以天为单位, 是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3. 会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程, 与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题, 清楚会议顺序计划, 即获得有效信息。
会议议程更是一个沟通的平台, 一个高效的市场管理工具。
(二)工作程序1. 会议议程的制定程序(1)明确目标和参加者(2)安排各议程事项的时间(3)确定每一项议程:(4)决定会议讨论形式(5)决定会议决策的方式案例讨论: 《英豪公司销售团队会议议程表》存在问题, 并重新设计。
(详见P2)点评: 该会议议程表有3个问题:(1)未注明参加此次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围, 例如: 确定销售二部的经理人选。
(2)议程的顺序不当。
应将重要的, 具有保密内容的议程放在最后。
(3)部分程序表达不清, 例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部经理关于加强内部沟通的典型经验发言”。
2. 会议日程的编制方法(1)应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对议程顺序的明确规定。
(2)明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
多采用表格形式。
(3)宣布议程, 说明有关此次会议事务性的内容。
(4)集中安排同类问题, 便于讨论和人员到会和退席。
秘书工作教案第一章秘书工作概述教学目的了解秘书的含义、职业特色、类别和秘书部门的特征,掌握秘书工作的原则和特点,理解秘书工作的作用。
了解秘书工作的起源与发展。
通过本章学习,你会对秘书有一个初步的了解,为学习后续内容,奠定一个良好的基础。
教学重点与难点教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、秘书机构的设置教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析1.1秘书的含义和职业特征1.1.1 “秘书”词义的演变1、宫中秘藏之书:最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。
2、行政职位: 秘书工作人员,被看作是行政人员。
政府秘书属国家公务员3、社会职业:秘书已被看作是广泛的社会职业之一,它属于第三产业(服务性行业)。
1.1.2 秘书的定义所谓秘书,指处于枢纽地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。
1.1.3 秘书的分类和层次横向分类1、按单位性质不同:机关秘书,企业秘书,私人秘书,商业秘书,涉外秘书。
2、按工作内容不同:行政秘书、机要秘书,文字秘书,教学秘书,信访秘书、通讯秘书、医学秘书,法律秘书等。
3、按服务对象不同:公务秘书、私人秘书。
纵向分类(层次)1、高级(省厅级)——动脑2、中级(处科级)——动手3、初级(科级以下)——动腿儿1.1.4 秘书的职业特征1、直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果的成败与领导有直接的关系。
2、稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性,短至数月,长达几年甚至几十年。
3、知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。
属知识分子、“白领阶层”、文官范畴4、年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右,一般为20~35岁。
他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。
第一章秘书工作及其发展趋势第一节秘书工作知识与技能目标:1.理解秘书和秘书工作的含义2.理解秘书工作的基本属性和基本任务过程和方法目标:通过了解秘书工作的多种服务手段,准确识别"政务"和"事务"两类主要任务情感态度与价值目标:培养学生树立"为人民服务"的思想教学重点:秘书及秘书工作的概念教学难点:秘书工作的基本属性及主要任务教学方法:设问导疑、案例教学教具安排:投影仪课时安排:二课时教学过程第一课时教学要点: "秘书"的含义【导入新课】同学们,改革开放的政策,促使我国经济飞速发展,多种经济成分并存,使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一,秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。
那么,秘书及秘书工作的含义是什么呢?这节课我们重点分析"秘书"一词的含义。
【讲授新课】一、我国历史上最早的"秘书",是指人吗?引导学生看书并得出答案:指物而不是指人。
二、提问:"秘书"一词的演变过程是怎样的?明确:"秘书"一词在我国已有悠久的历史,但在不同的历史时期,"秘书"的含义却有很大的区别。
具体说来,在中国古代,"秘书"一词最早出现于汉代,是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。
后来,"秘书"成为一种官职,是指对担任某种工作的人的称呼。
现在的"秘书"是一种职称或职务。
三、"秘书"的含义是什么?明确:《现代汉语词典》对"秘书"的定义是"掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
"《辞海》对"秘书"一词的定义是"职务名称之一。
协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。
《秘书学电子教案》课件第一章:秘书学概述1.1 秘书学的定义解释秘书学的概念和研究对象强调秘书学的重要性和实际应用价值1.2 秘书的角色与职责描述秘书在不同组织机构中的角色详细介绍秘书的常见职责和任务1.3 秘书的历史发展回顾秘书职业的起源和发展过程分析现代秘书与传统秘书的差异第二章:秘书技能与素质2.1 秘书基本技能强调文字处理、文件管理、日程安排等基本技能提供相关技巧和工具的建议2.2 秘书专业技能探讨秘书在沟通、组织、协调等方面的专业技能提供提升专业技能的方法和途径2.3 秘书素质要求分析秘书所需的道德素质和职业素养强调秘书的保密意识、团队合作和创新能力第三章:秘书日常工作3.1 文件管理介绍文件管理的流程和规范提供文件整理、归档和保密的方法3.2 日程安排与管理讲解日程安排的原则和方法提供时间管理和优先级设定的技巧3.3 会议组织与协调分析会议的目的和组织流程强调会议协调和沟通的重要性第四章:商务沟通与协调4.1 商务沟通技巧讲解有效沟通的原则和方法提供商务洽谈、演讲和报告的技巧4.2 协调与谈判探讨协调内外部关系和解决冲突的策略介绍基本谈判技巧和策略4.3 商务礼仪与形象强调商务场合的礼仪规范和个人形象的重要性提供商务着装、言行举止的建议第五章:秘书职业规划与发展5.1 秘书职业规划讲解职业规划的重要性和方法提供秘书职业发展的建议和途径5.2 秘书继续教育与培训强调继续教育和培训对秘书职业发展的重要性介绍秘书培训的内容和方式5.3 秘书职业前景与挑战分析秘书职业的发展趋势和机遇提出面对职业挑战的建议和策略《秘书学电子教案》课件第六章:秘书法律知识与伦理道德6.1 秘书法律知识介绍秘书工作中涉及到的基本法律知识强调秘书在处理文件、合同和隐私保护方面的法律意识6.2 秘书伦理道德探讨秘书在工作中应遵循的伦理道德规范强调秘书的职业操守和道德责任第七章:秘书文书写作与处理7.1 文书写作技巧讲解文书写作的基本原则和格式提供商务文书、报告和提案的写作技巧7.2 文书处理与管理介绍文书处理的基本流程和工具强调文书归档、保密和信息安全的重要性第八章:商务旅行与接待礼仪8.1 商务旅行安排讲解商务旅行的原则和流程提供旅行预订、行程安排和应急处理的技巧8.2 商务接待礼仪强调商务接待中应注意的礼仪规范介绍接待客户、合作伙伴的技巧和注意事项第九章:办公室管理与设施9.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置和维护的原则和方法强调办公室安全和健康的重要性9.2 办公设施与技术应用介绍常用办公设施的使用方法和维护技巧强调信息化办公和技术工具的应用第十章:秘书心理素质与自我提升10.1 秘书心理素质探讨秘书在工作中所需的心理素质强调应对压力、保持专注和积极态度的重要性10.2 自我提升策略讲解自我提升的方法和途径提供秘书个人发展的建议和资源10.3 秘书职业案例分析分析秘书职业案例,总结经验和教训强调秘书在工作中应灵活应对和不断学习的态度重点和难点解析1. 秘书的角色与职责:理解秘书在不同组织机构中的角色,以及他们的职责和任务是多样化的。
秘书学教案(使用)第一章:秘书学基础1.1 课程介绍了解秘书学的定义、起源和发展历程。
理解秘书在组织中的角色和职责。
1.2 秘书的职责和技能掌握秘书的基本职责,如文件管理、日程安排、会议组织等。
了解秘书所需的沟通、组织、协调和时间管理技能。
1.3 秘书的职业发展探讨秘书的职业发展路径和晋升机会。
了解秘书所需的专业素养和个人素质。
第二章:商务沟通与写作2.1 商务沟通的基本原则学习有效的商务沟通技巧,包括倾听、表达和反馈。
理解商务沟通的重要性,提高沟通效果。
2.2 商务写作技巧掌握商务写作的语言规范和表达方式。
2.3 秘书在商务沟通中的角色了解秘书在商务沟通中的角色和职责。
掌握秘书所需的专业写作技巧和沟通能力。
第三章:文件管理与档案维护3.1 文件管理的基本原则学习文件管理的基本原则和组织方法。
理解文件管理的重要性,提高工作效率。
3.2 档案维护的基本方法学习档案维护的基本方法和技巧。
掌握档案分类、归档和检索的要点。
3.3 电子文件管理了解电子文件管理的基本概念和工具。
掌握电子文件的存储、共享和安全保护方法。
第四章:日程安排与会议组织4.1 日程安排的基本原则学习日程安排的基本原则和方法。
掌握时间管理技巧,提高工作效率。
4.2 会议组织的步骤与技巧了解会议组织的步骤和要点。
掌握会议筹备、主持和总结的技巧。
4.3 秘书在会议组织中的角色了解秘书在会议组织中的角色和职责。
掌握秘书所需的组织、协调和沟通能力。
第五章:商务礼仪与职业形象5.1 商务礼仪的基本原则学习商务礼仪的基本原则和规范。
5.2 商务场合的着装与仪态了解商务场合的着装要求和仪态规范。
掌握正确的商务礼仪表现方式。
5.3 商务接待与拜访学习商务接待和拜访的基本礼仪和技巧。
提高秘书在商务场合的沟通能力和应变能力。
第六章:办公室管理6.1 办公室环境管理学习办公室环境布置和维护的基本原则。
了解如何创造一个高效、舒适和安全的办公环境。
6.2 办公设备与技术掌握常用办公设备的使用方法和维护技巧。
《秘书学》课程教案制定单位:中文系制定人:凌智勇编写时间:2015年9月一、课程信息使用班级:中文五年制12级、三年制14级每周2学时二、教学设计教学目的及要求:结合师专学生特点,教学中要注重相关理论基础知识对实务技能的支撑作用,避免纯理论化或学科化的倾向。
要加强对学生进行耐心、细心和尽心的课内外辅导及模拟实务训练。
教学方式:课堂讲授式、启发式、案例式、讨论式、自学式、多媒体式等。
教学组织:通过案例分析、讨论教学、课堂及课外练习、情景模拟等方式教会学生学习秘书工作的具体方法和技能。
评估方式:平时成绩与期末考试结合教学重点与难点:重点应是办文、办会、办事方面的事例分析与技能操作,难点应是文书写作与处理、会议管理等秘书技能的运用与实践。
三、教学进度表次数授课章节及内容摘要课时备注1 第一章第一节秘书工作的产生与发展 22 第二节秘书机构简介 23 第二章第一节秘书工作的内容 24 第二节秘书工作的性质和要求25 第三节秘书工作的规律、原则和作用22 6 第三章第一、二节秘书职业道德秘书修养7 第三节秘书人员的思维方式和意识28 第四章第一节秘书必备的知识和能力29 第二节秘书的心理和职业性格210 第五章第一节秘书的角色意识22 11 第五章第二、三节秘书人际关系秘书工作的环境2 12 第六章第一、二节秘书职业资格标准秘书职业生涯规划13 第三节秘书职业谋求214 复习第一、二章215 复习第三、四章216 复习第五、六章217 考试2四、教学设计第一章秘书职业概述第一节秘书工作的产生与发展1、教学目标:(1)了解秘书的起源、我国秘书工作的历史沿革和发展趋势;(2)学生初具对秘书职业及秘书工作的正确认识。
2、教学方法:讲授法、讨论法3、授课过程:(1)课堂讨论:“秘书”的其他称谓;对“秘书”工作的认识;什么人适合做秘书?(2)秘书角色定位:花瓶论、家奴论、首长论、助手论;(3)秘书的含义;(4)引导学生找出中国各阶段秘书的名称,了解历史发展演变过程;(5)介绍国外秘书工作,结合案例分析讨论国内外秘书工作的差异;(6)秘书工作的发展趋势;(7)秘书的层次和类别,介绍不同角度划分下的秘书类别;(8)组织学生结合自己的学习体会,讨论“秘书现象”,增强秘书职业认识。
教学过程第二节会中服务一、安排会议值班(一)会议值班的工作内容(1)值班人员应做好3项记录:1)值班电话记录(包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容);2)值班接待记录(记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等);3)值班日记(对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记,使接班人员保持工作的连续性)。
(2)作好信息传递。
及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。
会议值班的意义:会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用,起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映,保证会议顺利进行的作用。
从一定程度上说,值班工作质量也代表了会议的工作质量,值班工作的好坏直接和影响会议主办方的工作效率。
案例分析:P43(二)制定值班工作制度1.信息处理制度:包括对各种渠道传递来的信息基本处理程序,会议值班员如何记录、登记,哪一类信息应报哪一级领导等。
2.岗位责任制度:规定值班人员在岗期间的工作职责。
3.交接班制度:由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。
对一些尚未办完的事项更要详细讲明处理情况,以便保证工作内容不断线。
(三)明确值班工作任务1.在会议中协助搜集有关情况、文件和资料,传递各种信息。
2.要加强与会议无关人员出入会场的控制,特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。
3.手边要有公司和各部门领导的联络方式,以便出了问题及时与之联络、请示。
4.要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
5.要坚守岗位,人不离岗,保证会议信息的畅通无阻。
6.必要时,要负责督导和协助专职会议服务人员为会议做好各项具体的服务。
7.做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
8.必要时,应建立主管领导带班制度。
(四)编制会议值班表值班表:将某一时间段中已经确定的上班人员姓名清晰地记载和表明的表格,是提醒人们按照值班表的要求值班,以保证组织整体工作连续和完成的表格。
编制过程:主管人员安排制表;报送主管领导审批;通知有关部门和值班人员;依值班表考勤或调整。
二、接待采访会议的新闻媒体(一)接待采访会议的新闻媒体的基本原则1.会议新闻要实事求是,与会议基本内容吻合,要利于会议精神的宣传与执行。
2.掌握会议信息的保密度,做到内外有别。
3.报道中的重要观点和提法要经领导审定,以免造成差错或失误。
4.无论是撰写新闻报道稿,还是为新闻媒体采访报道会议情况提供服务,都要准备得全面周到,主动积极。
5.在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
6.在会议中,秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道,为领导准确掌握会议的效果提供参考。
7.会议结束后,秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料,使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况。
(二)接待新闻媒体的工作内容1.由秘书撰写新闻报道稿件,经领导者审阅后,向媒体发送。
2.在会议召开期间,邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访,发布消息。
3.在会议结束时,召开记者报告会,由会议领导者直接介绍会议情况,并亲自回答记者提出的问题。
案例分析:P47(三)接待采访会议新闻媒体的程序1.媒体人员登记2.为媒体人员提供简单的会议材料3.安排拍照和新闻发布会等传统活动4.安排媒体沟通会汇总新闻媒体的各种报道(四)妥善处理新闻媒体的负面报道1.快速作出反应2.联合或聘请专业公关公司处理危机3.让负责人出面4.对未知的事实不要推测5.不要隐瞒事实真相6.为媒体采访敞开大门7.统一口径,用一个声音说话8.频繁沟通三、做好会议的记录工作和简报工作(一)会议记录1.为会议记录做好准备工作:笔、纸、录音机、记录音笔,会议议程表等相关资料和文件,安排好做会议记录的地方,做出与会人员座位图便于识别会议发言者等。
2.会议记录的内容1)基本描述:会议的类型、时间、日期、地点2)与会者姓名。
主席的名字在最前面,办事员的名字在最后。
3)缺席者请假条4)宣读上次会议记录5)由会议记录中产生的问题6)通讯情况7)一般事务——决议应包括会议上的确切措词8)其他事务——按在会上进行的顺序记录9)下次会议日期。
10)主席签名。
会议记录在主席签名后应写上会议日期3.会议记录的结构:标题+正文+尾部(1)标题:1)会议名称+文种。
如“xx集团公司第三届董事会会议记录”。
2)文种。
如“会议记录。
(2)正文:首部+主体+结尾1)首部:会议概况、会议名称、地点、会议主席(主持人)、会议列席和缺席情况。
2)主体:会议议题(如果有多个议题,可以在议题前分别加上序号)、发言人及发言内容(记录每人的发言时都要另起一行,写明发言人的姓名,然后加上冒号)、会议决议(决议事项应分条列出,有表决程序的要记录表决的方式和结果)。
3)结尾:另起行,写明“散会”,并注明散会时间。
(3)尾部:右下方写明“主持人:(签字)”、“记录人:(签字)”。
案例分析:P50、534.会议记录的要求(速度要求、真实性要求、资料性要求)(1)要快速(这是对记录的基本要求)。
(2)真实性:1)准确、2)清楚(书写清楚、记录条理清楚)、3)突出重点(会议记录应该突出的重点:会议中心议题,以及围绕中心议题展开的有关活动;会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解;权威人士或代表人物的言论;会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;会议已决议的或议而未决的事项;对会议产生较大影响的其他言论或活动)(3)资料性要求:会议记录可用作分析会议进程、研究会议议程的依据;是编写会议纪要的重要资料;还可作为原始资料编入档案长期保存,以备需要时查阅。
(二)会议简报(此部分内容将在第三章详细讲授)四、收集会议信息(一)会议信息的分类1.按照会议信息的作用划分1)与会者信息:与会者的基本情况信息(国别、地区、代表机构、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况等);与会者的背景信息(与会目的意图、过去参会情况、参会的立场与态度等);与会者的抵离信息(掌握与会者抵达和离开的时间、交通工具)2)会议指导性、宣传性信息指导性信息:方针政策、法律法规、上级部署和要求;宣传性信息:会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息、宣传广告或招贴等。
3)会议议题性信息:工作规划、计划、报告、预算决算、各项决议的草案等。
4)会议主题内容信息:开幕词、闭幕词、讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料、专题报告、会议总结报告等。
5)记录性、结果性文件信息记录性文件:会议记录、会谈记录、会见记录等;结果性文件:各种决议、决定、纪要、公报、合同、协议、条约、协定、备忘录、声明、宣言、计划、纲领等。
6)会议的程序性文件信息:议事规则、会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。
7)会议交流性文件信息:事迹报告、经验介绍、学术论文、会议简报。
8)会议参考性信息:下级、群众、社会对会议形成的意见、建议、要求和动向,国内外同行经验教训,帮助说明和阐述会议文件的有关资料。
(调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表、典型材料、有关参考文书)9)会议管理性信息:会议通知、会议须知、出席证件、作息安排表及保密规定、会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到簿、文件清退表等。
2.按照会议信息的保密性划分1)保密性会议信息2)内部性会议信息3)公开性会议信息(决定、决议、规章等)3.按照会议信息传递方式划分1)会议讲话信息:开幕词、闭幕词、祝贺词、欢迎词、祝酒词、工作报告、发言稿等。
2)会议书面信息3)会议声像信息(二)收集会议信息的要求齐全、及时、准确、有效如何做到有效:1)责任到人、2)履行登记、3)严格保密、4)明确范围、5)有针对性。
(三)收集会议信息的程序1.确定会议信息的收集范围2.选择会议信息的收集渠道3.确定收集会议信息的方法(四)会议信息的作用1.利用信息保证会议的顺利进行1)策划会议、2)把握到会情况、3)进行情况反馈2.利用信息进行会议沟通3.利用信息进行催办4.利用信息为决策服务5.利用信息为商务活动服务6.利用信息进行宣传五、反馈会议信息(一)反馈会议信息的内容1.反馈会前信息2.反馈会中信息3.反馈会后传达落实情况(二)反馈会议信息的要求1.会议的信息反馈要注意点面结合,正负反馈结合。
2.会议的信息反馈的目的要明确,要看服务对象。
3.正、负反馈都要力求适时、适量、适度。
(三)反馈会议信息的工作程序1.布置会议信息收集工作2.会议信息的收集渠道的选择和建设3.建立定期的会议信息反馈制度4.做好会议信息的反馈汇报工作5.抓好会议反馈信息的落实工作(四)会议信息的反馈时机1.在会议工作进展顺利时反馈:鼓舞士气,营造良好氛围2.在会议工作出现问题时反馈:及时发现并解决问题3.在会议工作处于停滞时反馈:发现隐患,及时预防,寻找下一阶段突破口(五)会议信息的反馈方式1.口头反馈:团队反馈、一对一反馈2.书面反馈:正式,有据可查3.会议反馈:反馈会、传达会、座谈会作业题:按照会议记录的要求,为所在班级的某一次班会或团会做一份会议记录。