高校公文主题词标引浅析定 (1)

主题词，是确切表达公文主要内容的规范化的名词或名词性词组，是搞好公文内容存储与检索利用的先进手段，是公文标印格式的有机组成部分。

它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。

其主要功能是为电子计算机从主题角度入手检索文件、处理信息、以及公文立卷的准确分类提供方便。

主题词的广泛应用，将为开拓公文处理自动化的新局面发挥巨大作用，可使公文档案更好地为社会主义市场经济建设服务。

但在实际操作中不够规范。

存在着自己乱造、乱标的现象。

导致公文主题词选词不当，标注不规范。

影响了公文作用的发挥。

由此看来，尽管现在不少文秘人员都会标，看起来似乎挺简单，实则不易。

一、公文主题词标注的依据公文主题词标注的依据有四：一是１９８８年１２月修订的《国务院公文主题词表》及其使用说明。

二是国务院办公厅１９８７年２月１８日发布１９９３年１１月２１日修订的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第十款规定：“文件应当标注主题词；上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词”。

三是《中国共产党机关公文处理条例》第三章第八条第十五款也规定：“主题词按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方”。

四是国家技术监督局１９８８年９月５日批准的《国家机关公文格式》（中华人民共和国国家标准）；对公文主题词的标注位置及注意事项都作了明确规定。

目前公文主题词表主要有三种：一是中共中央办公厅制定的《主题词表》，共分１８类，１７１个主题词；二是国务院办公厅秘书局颁发的《主题词表》共分１５类，７８６个主题词；三是中央军委三总部制定的《主题词表》。

各省、市、自治区的党和政府机关，也参照中共中央和国务院的主题词表，颁布了适合本地区、本部门使用的主题词表。

这样，就为文秘人员标注主题词提供了极大方便。

二、在标注中存在的主要问题一是乱造。

公文主题词的标注所用之词，必须从各自的《主题词表》中选用。

不能自己乱造或标新立异。

否则，势必出现所用之词不一定都是名词或名词性词组，很可能会有所用之词有的是动词，有的是形容词。

对公文中主题词标引的思考【摘要】主题词是公文的组成要素之一，它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。

正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。

但从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着许多问题。

笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。

【关键词】主题词现状措施一、现状及其原因分析公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，是体现公文主题特征及归属类别、能为计算机识别的名词或名词性词组。

但是我们时常可以发现，公文主题词标引中，标引的随意性较大,错标、漏标的现象比较突出，把公文标题的关键词视作主题词、缺少公文主题的别词或是内容属词标引不当、随意组培主题词的现象比比皆是。

甚至在地方政府办公室秘书科起草的文件中，竟然会出现“ 领导讲话XXX（人名）通报”这类主题词。

殊不知人名一般不作为主题词使用。

公文主题词的缺省不仅影响了公文法定的权威性、严肃性和公文处理工作效率，影响了基层党政机关的形象，而且对档案分类也颇有影响。

笔者分析，造成这样的现状原因有四：一是认识程度不够。

由于主体是公文的主要组成部分，占据版心的大部分位置，主体对公文质量的好坏起着决定性的作用，因此许多人过分强调公文主体的完整性、规范性和用词的准确性，认为一份公文只要具备公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文印章和附注等7个要素，就是完整合格的公文。

出于这个观念，很多人不能清醒地认识公文主题词在公文制作和档案管理中的重要作用，忽略了主题词存在的必要性和重要性，认为主题词和公文的关系不大，标与不标、标对标错无关紧要。

恰恰相反，缺少了眉首和版记，无论七要素如何完整，行文如何准确流畅，它首先是不完整的公文，就不可能合格和规范。

二是参考依据有限。

公文主题词的标引主要依据是由中共中央厅秘书局1998年8月修订的《公文主题词表》和国务院办公厅秘书局1997年12月修订的《国务院公文主题词表》。

如何提高标引公文主题词的精确性如何提高标引公文主题词的精确性从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着一些问题。

具体表现为：标引的随意性较大，错标、漏标的现象比较突出。

解决这些问题，唯有熟练掌握公文主题词的标引规则、方法和技巧。

笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。

••••一、搞好主题分析••••主题分析就是根据公文标引和检索的需要，对公文内容进行分析，从中提炼出该公文的主题概念，并确定主题类型和结构，并以此为依据，选择恰当的主题词作为公文的检索标识。

主题分析是主题词标引的第一步，也是基础。

公文主题分析要按以下几个步骤进行。

••••（一）阅读公文了解内容••••标引工作的第一步就是对公文进行阅读，弄清公文研究和叙述的具体对象或问题，抓住公文中心内容。

阅读公文要特别注意不能只看标题。

在一般情况下，标题往往可以集中或概括公文的中心内容，但有时也会出现文大题小、题大文小等文题不符的现象，并不能直接反映公文的中心内容。

例如：“甘肃省人民政府布告”，这一标题中根本没有涉及事由。

毫无疑义，无法根据标题来确定主题概念；再如：“×××关于5·18事故情况的报告”方式。

因此，“新兵”一词必须标引，否则就是漏标。

••••在文件标引时，应使用统一的主题词表，按统一的书写形式标注，以保证不同人在表述同一概念时，使用的主题词是相同的。

••••三、熟练掌握主题词标引的组配规则••••组配规则是使用公文主题词表进行标引的基本语法规则。

这里单列一条，详加论述。

••••（一）组配的类型••••主题词的组配有两种基本类型，即概念组配和字面组配。

所谓概念组配，是指几个主题词的组配，反映了所表达的概念之间的某种逻辑关系。

包括限定关系、交叉关系等。

例如：①步兵对核武器杀伤的防护。

这一主题概念用“步兵”与“核防护”两个主题词组配标引。

二者之间是限定关系，表明“核防护”是限定在“步兵”领域内。

作者： 谭成姣;李岷
作者机构： [1]青岛化工学院院长办公室;[2]青岛化工学院党委办公室
出版物刊名： 青岛科技大学学报：社会科学版
页码： 55-56页
主题词： 公文处理;办公自动化;办公效率;文献资料;主题词表;检索工具;专指性;秘书工作者;
党政领导机关;选词范围
摘要： 公文主题词是为了便于文献的检索而出现的运用经过规范化的词和词组概括和表述公文的中心内容和思想的检索工具。

它是处理信息和文献资料的有效手段,是实现办公自动化、提高办公效率和质量的重要环节,因此公文主题词的。

标引公文主题词及应注意问题（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。

一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。

如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。

否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。

单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。

多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。

单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。

主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。

主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。

主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。

通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。

位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。

时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。

第二步：提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。

对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。

要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。

1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。

如何做好公文处理中的主题词标引公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速了解公文的内容和要点，提高公文的阅读效率和处理速度。

本文将详细介绍如何做好公文处理中的主题词标引。

一、了解公文的性质和内容在进行主题词标引之前，首先要充分了解公文的性质和内容。

公文可以分为行政类、规范类、信息类等不同类型，每种类型的公文都有不同的特点和要求。

对于不同类型的公文，要了解其中的关键要点、部门、流程等信息，以便更好地进行主题词标引。

二、选择合适的主题词在进行主题词标引时，要选择适合公文内容的主题词。

主题词应该能够准确地反映公文的核心内容和要点，具有明确的概念和含义。

同时，主题词还应该具备一定的代表性和共性，能够适用于不同的情况和背景。

在选择主题词时，可以参考相应的分类标准和词汇表，确保标引的准确性和一致性。

三、遵循标引规范在进行主题词标引时，要遵循相应的标引规范。

一般来说，主题词应该标在公文的标题、摘要和正文的相关段落中，以便读者能够迅速找到所需信息。

同时，主题词的标注应该明确、简洁，不含有歧义或模糊性，以免造成误解或困惑。

此外，还要注意主题词的顺序和层次，按照重要性和逻辑关系进行标引，使读者更易于理解和把握。

四、使用标引工具现代科技的发展使标引工作更加便捷和高效。

在进行公文处理中的主题词标引时，可以借助相应的标引工具和软件，提高标引的质量和效率。

这些工具可以自动识别和标引公文中的关键词和主题词，减少人工操作的繁琐和错误，同时还可以提供相应的检索功能和统计分析，方便用户查询和应用。

总之，公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速理解公文的内容和要点，提高处理效率和准确性。

在进行主题词标引时，应该充分了解公文的性质和内容，选择合适的主题词，遵循标引规范，使用标引工具。

通过合理的主题词标引，可以有效地提高公文的阅读效率和处理速度，提供便捷和准确的信息查询和应用。

五、建立主题词标引库为了更好地进行公文处理中的主题词标引，可以建立一个主题词标引库。

高校公文主题词标引浅析江西城市职业学院郭伟民河北华电石家庄热电有限公司赵鹏海【内容提要】公文主题词是公文格式的重要组成部分，主题词的标注是否准确、规范，将直接影响到人们利用、检索和管理公文的效率。

针对目前江西各高校公文主题词标注的中存在的现状，本文从公文主题词的认识、主题词标注的规则和方法、公文主题词标注的常见问题和准确标注公文主题词的措施进行探讨，推进公文主题词标注向规范化发展。

【关键词】高校公文主题词主题词标引为了规范江西各高校公文处理工作，提高公文处理质量，江西省教育工委、省教育厅曾于2007年下发了赣教办字…2007‟57号文件《关于印发<江西省高等院校公文处理办法>（试行）、<江西省高等院校公文主题词表（试行）>的通知》（以下简称教育厅57号文件）。

57号文件是根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》（国家标准）及结合江西省高校实际情况制定的。

文件下发至今虽有5年，但从目前江西各高校公文处理工作特别是文件的制作情况来看，仍有很多高校的公文主题词标注不规范，随意性强，或不能准确表明公文主题，或不能按照规定标注主题词等。

本文就公文制作过程中主题词标引情况进行简析，希望对江西各高校公文主题词标引起到一定的启示和借鉴作用。

一、关于公文主题词主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名称或名称性词组。

公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益。

中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发有《主题词表》，各行业也先后制定了行业主题词表。

以江西省教育厅2007年印发的《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为例，该词表共有10类630个主题，分为三个层次，第一层为分类词，是对主题词区域的分类，如“综合”、“教育教学”、“学生工作”等。

公文中主题词标引存在的问题及解决措施［摘要］公文主题词是公文版记要素之一。

正确标引便于揭示公文的内容和形式，便于归档和查询，也便于办公自动化和公文处理的规范化。

在实际使用中，却存在着对标注不重视、标准不统一、标引不规范等很多问题。

本文通过对应用现状的分析，并针对存在的问题及原因提出了相应的解决措施。

［关键词］公文主题词；标引规范；应用现状；应对措施公文主题词又叫关键词，也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组［1］。

是公文中代表其内容和形式特征的、最能说明问题的、起关键作用的词和词组。

目前，作为办公现代化产物的公文主题词，在实际标引中，却存在这样那样不尽如人意的地方，使得公文执行效率降低，处理成本提高，同时还影响到对公文的归档、管理和检索查询，影响公文的实效性和交互性，也不利于公文处理规范化和办公自动化的进程。

一、正确使用公文主题词的必要性和意义公文具有严肃性、规范性、程序性和工具性等特点，它是各部门在进行党政管理过程中形成的具有制度效力和规范体式的文书。

正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。

《中国共产党机关公文处理条例》第八条第十五项［2］229和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项［2］241都明确指出，主题词是公文的组成要素之一，制作公文时，“应按照上级机关的要求和《国务院公文主题词表》的标准标注主题词”［2］240。

即使是下行文，为便利执行、归档和查阅，对其主题词也应作规范标注。

二、正确的标注原则和要求作为表达公文一定概念的最小的词汇单元，公文主题词是标引公文主要内容和形式的最基本要素［3］，是公文版记组成要素之一。

为此，国务院办公厅推出了《国务院公文主题词表》和使用说明（国办密函［1994］157号），进一步规范了公文主题词的制作和使用。

国务院标准规定一份完整规范的公文应由眉首、主体和版记三部分构成，三者缺一不可。

公文标注主题词的作用一、公文标注主题词的作用（一）方便文件检索公文标注主题词就像是给公文贴了好多小标签一样。

你想啊，在一大堆文件里找一份特定的公文，那得多费劲。

但是有了主题词就不一样啦。

比如说你要找一份关于学校举办文化节的公文，那如果主题词里有“学校”“文化节”，就像在搜索引擎里输入关键词一样，一下子就能把这个公文给搜出来啦。

这就大大提高了查找公文的效率，不管是对于我们这些学生在找资料的时候，还是对于那些在办公室里忙得晕头转向的工作人员，都超级方便呢。

（二）明确公文主旨主题词能让看公文的人快速知道这篇公文大概在说啥。

就像看电影的预告片一样，主题词就是公文的预告片。

如果主题词里有“教学改革”“课程设置”，那不用看正文，大概就能猜到这篇公文是和学校的教学方面的改革有关啦。

这对于我们快速了解公文的核心内容特别有帮助，不用在那弯弯绕绕的文字里找半天重点啦。

（三）便于公文分类管理公文多了之后，怎么分类就是个大问题。

主题词就很好地解决了这个问题。

可以按照主题词把公文分成不同的类别，像和学生活动有关的放在一起，和学校行政事务有关的放在一起。

就好比把衣服按照颜色或者款式分类放好，这样管理起来井井有条，再也不会出现文件乱堆乱放，要用的时候找不到的情况啦。

（四）有利于公文的信息化处理现在啥都讲究信息化嘛。

在电脑系统里管理公文的时候，主题词就像是给公文加了一个特殊的代码。

计算机可以根据主题词快速地对公文进行排序、筛选之类的操作。

这样就更符合现代办公的要求啦，让办公变得更加高效、智能。

（五）加强公文的关联性当有很多公文之间存在联系的时候，主题词能很好地体现这种联系。

比如说关于校园安全的一系列公文，它们的主题词可能都会有“校园安全”这个词，这样就很容易看出这些公文是有关联的，是围绕同一个大的主题展开的。

这有助于我们全面地了解一个事情的各个方面，不会出现只见树木不见森林的情况。

（六）有助于规范公文写作在标注主题词的时候，我们也会更清楚地知道这篇公文应该围绕哪些重点来写。

公文主题词标引第一篇：公文主题词标引主题词标引主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。

主题词分正式主题词和非正式主题词。

正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。

主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。

《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。

它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。

公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

一、标引规则1.要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

2.选用的词，一般应是《公文主题词表》中的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。

3.选词时，应首先选用切合公文主题概念的、专指性较强的主题词。

4.当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。

组配标引应遵循下列原则：应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系；当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配；组配结果应概念清楚、准确。

5.若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。

6.若仍无合适的直接上位主题词进行标引时，方可选用主题词表以外的适当词(称自由词)进行标引。

自由词标引应遵循下列原则：选用的自由词应符合主题词表的选词原则；标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词；选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。

7.主题词的标引数量。

每件公文所选用的主题词数量一般应在十个以内。

8.主题词的排列次序。

一般次序为：反映公文内容的主题在前，反映公文形式的主题词在后。

如何标引公文主题词----e2ee990d-715a-11ec-ba6d-7cb59b590d7d主题词是指能表达文件基本内容并经过规范化处理的名词术语。

制定统一的词汇和规则，是为了方便标引文件主题词和利用主题词检索文件。

一、主题词的选择原则主题词的选词是编制主题词表的基础；主题词以名词为主，概念必须清楚、确切，具有实际检索意义。

形容词、数词、量词一般不选作主题词，动词和虚词不能作为主题词。

编写省公安厅公文主题词的原则是：1、重点选择公安工作范围内的基本用语。

2．选用各项业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频率较多的名词术语。

3.不选择过去文件中经常出现但现在不常用的名词和术语。

二、主题词标引规则1.主题词应能直接、客观地反映文件的主题。

例如，“公共娱乐场所消防安全管理”的中心含义可以被索引为公共娱乐场所消防安全管理2、主题词标引一般应按照《公安主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。

如：《关于大中城市公安局普遍建立110报警服务台的通知》主题词：“治安报警服务台”其中的报警服务台为自由标引。

3.一个文档涉及多个业务部门，主题词的标引主要是宿主部门。

例如，省一厅起草的《关于台湾同胞赴大陆探亲、旅游若干问题的通知》，主题是“政治安全、出入境管理、治安、台湾同胞”。

4、一个业务部门的文件涉及本部门的几项业务工作，主题词应按文件内容的主次排列。

5.人员、地点和组织的名称应自由编入索引。

应标记该人员的全名。

只有省（包括自治区和直辖市）、市和县的名称被编入索引，如广东、深圳和增城，并且没有写“省”、“市”和“县”。

组织名称索引标准的缩写。

三、主题词的应用范围所有以省公安厅或省公安厅办公室名义书写的官方文件，除公开电报和密码电报外，必须使用主题词编入索引。

由本办公室主办和其他部门和局联合发布的正式文件也必须索引主题词。

对公文主题词标引改革的几点思考
吴修芹
【期刊名称】《四川档案》
【年(卷),期】2006(000)006
【摘要】《归档文件整理规则》出台后,档案以"件"为单位,实现文件级管理,公文主题词作为档案的重要检索途径之一,相应地也应改革原有的标引方法,使之符合档案管理和现代化检索的要求.
【总页数】3页(P38-40)
【作者】吴修芹
【作者单位】山东工商学院,山东,烟台,264005
【正文语种】中文
【中图分类】G27
【相关文献】
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3.军队机关公文主题词标引：问题、分析与对策 [J], 赵建国;周健
4.对高校公文主题词标引的几点思考 [J], 谭成姣;李岷
5.关于标注公文主题词和编制公文主题词表的几点思考 [J], 白文杰[1];宋婉琴[2]因版权原因，仅展示原文概要，查看原文内容请购买。

如何做好公文处理中的主题词标引如何做好公文处理中的主题词标引公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。

公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。

此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。

我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。

一、主题词标引程序三步走第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。

一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。

如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。

否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

其次分析主题。

首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。

单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析。

即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。

《黄河（更多精彩文章来自“秘书不求人”）水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。

第二步：提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。

对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。

要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。

查表取词的主要途径：（）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。

可以用拼音、也可用部首来查。

（）查范畴索引。

主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。

（）查词族索引。

适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。