受控文件发放登记表

版次：B 修改：0文件控制程序1 目的和适用范围控制本公司的质量管理体系文件以及技术性文件。

适用于本公司的质量手册、程序文件、第三层文件以及技术性文件。

2 职责2.1 质量手册的编写由管理者代表负责，总经理批准。

2.2 程序文件由各部门负责编写，有关部门领导审查，管理者代表批准。

2.3 第三层文件由各部门组织编写、发放和控制，管理者代表批准。

2.4 技术中心负责产品技术性文件的编制、发放、更改和控制以及外来文件控制。

2.5 公司质量管理部对质量手册和程序文件的编辑质量、发放、管理、更改控制负责。

3 工作程序3.1文件和资料的分类3.1.1 文件和资料分类如下:a) 质量手册和程序文件；b) 第三层文件（作业指导书）；c) 技术性文件和有关资料；d) 其他管理文件；e) 外来文件（国家标准、行业标准、技术规范和相关法律法规）。

3.1.2 文件和资料分为受控文件和非受控文件。

受控文件应予以标识和编号。

3.2文件编号3.2.1 质量手册按流水号编号。

XX/ QM X （QM为质量手册代号，X为流水号）3.2.2 质量体系程序文件的编号如下:版次：B 修改：0XX / QP X - X X流水号文件对应要素号质量程序代号“XX”公司汉语拼音声母3.2.3 第三层文件编号XX/QP/X-XXX流水号部门代号：0—公司办公室1—技术中心2—生产部、采购部3—销售部、售后服务部4—质量管理部5—财务部6—资料室3.2.4 产品设计图样及技术文件编制按xx/QP/1-001执行。

3.3文件的控制3.3.1 质量手册分受控和非受控文本。

3.3.2 程序文件、第三层文件以及技术性文件均属受控文本。

3.3.3 文件管理部门应确保现场使用的版本为有效文本。

3.4文件的发放3.4.1 质量手册受控文本和程序文件发放到部门及部门以上负责人，第三层文件和技术性文件发放到有关使用部门和管理部门。

3.4.2 受控文本加盖“受控文件”印章并编号，进行登记发放，使用人需在《受控文版次：B 修改：0件发放登记表》上签名。

受控文件发放(领用)登记表记录编号：QB／SJS-J01-01使用编号：安2012-001 序号文件名称文件编号分发号领用部门领用人／日期备注一安全生产责任制一二目标管理二三施工组织设计三四安全技术交低四五安全检查五六安全教育培训六七班前教育活动七八特种作业管理八九工作事故处理九十安全标志十十一文明施工十一十二民工夜校资料十二十三建筑施工安全检查标准JGJ592011十防汛应急预案批准人：制表人：受控文件发放(领用)登记表记录编号： QB ／SJS-J01-01使用编号： 安2012-002四 十五 消防演练预案十六 安全文明施工方案（力创.天籁福）十七重大危险源清单序号 文件名称文件编号 分发号 领用部门 领用人／日期 备注十八 危险辫识、风险评价清单QB/SJS-J22-02十九 重 要 危 险 源 管 理 方 案(2012)QB/JSJ-J22-03二十环境因素识别与评价表QS/SJS-J21-02批准人：制表人：受控文件发放(领用)登记表记录编号： QB ／二十一检 查 记 录 表QB/SJS-J17-01二十二 重要环境因素管理方案QB/JSJ-J21—03二十三 合规性评价报告（2012）二十四 合规性评价记录表（2012）二十五 建筑工程安全管理资料二十六隐患处理表QB/SJS-J-8.3-03SJS-J01-01使用编号：安2012-003 序号文件名称文件编号分发号领用部门领用人／日期备注二十七外脚手架专项施工方案批准人：制表人：。

程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。

2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。

3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。

3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。

3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。

3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。

4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。

6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。

b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。

4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。

4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。

4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。

4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。

4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。

公司受控文件清单 The document was prepared on January 2, 2021XXXX有限公司受控文件清单:编制：批准：XXXX有限公司文件更改申请单XXXX有限公司文件资料发放/回收记录质量记录清单年度部门质量目标审核: 日期: 批准: 日期:XXXX有限公司质量目标考核记录NO审核:XXXX有限公司管理评审计划NO：XXXX有限公司管理评审通知NO：编制：年月日批准：年月日XXXX有限公司管理评审报告编制: 批准:XXXX有限公司管理评审验证报告XXXX有限公司培训申请表NO.申请部门/人:XXXX有限公司员工培训计划编制：批准：XXXX有限公司培训记录XXXX有限公司员工名册表NO:XXXX有限公司员工年度考评记录部门XXXX有限公司XXXX有限公司设备（设施）台帐NO.编制：XXXX有限公司编制/日期：批准/日期：设备验收单 NO:设备报废单 NO:XXXX有限公司编制：XXXX有限公司工作环境抽查记录XXXX有限公司特殊合同评审表XXXX有限公司售后服务记录 NO：XXXX有限公司供方评定记录XXXX有限公司紧急采购/让步放行申请单 NO.XXXX有限公司编制：批准：XXXX有限公司供方质量保证能力调查表填写单位（盖章）年月日XXXX有限公司XXXX有限公司供方启用、停用、通知书 NO：。

文件和资料二次受控管理规定1目的保证受控文件和资料在各部门内部进行的二次发放和管理的全过程受控。

2适用范围本规定适用于需进行文件和资料二次受控的部门；本规定适用于由产品数据管理部发放的文件。

3定义在签收到资料室受控发放的文件和资料后，部门需要将文件和资料在部门内部复印并发放到班组一级，此过程称为二次发放，此过程需保证文件和资料的有效性和受控管理则称为“二次受控”。

4职责4.1各相关部门负责本部门的“二次受控”的实施并按规定保证其有效和受控。

5内容5.1 文件和资料领用部门需编制符合《技术文件和资料控制程序》要求并适合本部门的《文件和资料管理规定》。

5.2 二次发放由部门资料管理员根据《家用技术文件发放范围一览表》编写一份适合本部门的《××部门二次受控技术文件发放范围一览表》。

5.3二次受控部门对文件的发放和回收必须建立“文件发放登记表”和“文件回收登记表”。

5.4 文件发放需加盖“受控”或“试用”章，和分发号，分发号由各部门在部门《文件和资料管理规定》中进行规定，根据资料室发放的文件类别（受控或试用）对应加盖部门二次受控印章，部门二次受控印章5.5各班组的文件使用人需建立“受控文件和资料清单”。

5.6 当文件和资料严重破损影响使用时，文件使用人应到本部门资料管理员处办理更换手续，交回破损文件并补发新文件，新文件沿用原文件分发号，破损文件由资料管理员进行销毁。

文件的补发需在“文件发放登记表”上体现。

5.7 当文件丢失时，文件使用人应到本部门资料管理员处办理申请领用手续且必须在申请中作出说明，资料管理员在补发时给予新分发号并注明丢失文件的分发号作废，并将作废文件分发号通知相关班组以防误用。

5.8 作废的二次受控文件和资料，统一交由本部门资料管理员处理。

作废时，各班组将二次。

受控/外来文件清单文件更改申请单文件评审表记录清单环境因素调查表环境因素清单环境因素评价表重要环境因素清单危险源辨识清单职业健康安全危险源登记表职业健康安全风险评价表重大职业健康安全风险及其控制措施一览表编制：审批：法律法规与其他要求清单管理方案信息交流表培训申请表年度培训计划表人力资源/专业技术人员能力确定台帐培训有效性评价表培训档案B—21 编号：机械设备台帐B—22 编号：重要设备履历表施工设备维修保养记录设备/设施购置申请表审核：批准：设施验收表设备/设施报废申请表招标书/标书/合同评审记录工程要求更改/评审表合同交底记录表交底部门：接收部门：日期：日期：合格供方名录供方业绩评定表供方调查表物资采购计划表编制/日期：审批/日安全检查记录安全检查隐患整改通知单顾客意见处理报告B—59 编号：应急计划演练记录施工工程顾客/相关方满意度调查表B—75 编号：调查人：日期：竣工工程顾客/相关方满意度调查表B—76 编号：调查人/日期重点施加影响相关方一览表年度内审计划内部审核实施计划日期：年月日日期：年月日内审检查记录表B—81 编号：不符合项报告B—82 编号：不符合项分布表B—83 编号：不符合项分布表B—83 续篇编号：内部审核首（末）次会议签到联合管理体系内部审核报告联合管理体系内部审核报告B—84续编号：纠正和预防措施处置单B—87 编号：联合管理体系持续改进记录表B—88 编号：。

受控文件管理制度一、目的为了确保公司内部使用的文件具有准确性、完整性和有效性，同时保证文件的使用和管理符合相关法规和标准的要求，特制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件、标准规范、合同文件等。

三、职责分工1、文控中心负责受控文件的登记、编号、存档、发放和回收。

建立和维护受控文件的清单，确保清单的准确性和及时性。

对受控文件的版本进行控制，确保使用者获得最新有效的文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的受控文件的内容，确保其准确性和适用性。

负责指定本部门的文件管理员，负责本部门受控文件的管理工作。

3、文件使用者按照规定使用受控文件，不得私自复印、转借或涂改。

及时反馈受控文件使用过程中发现的问题。

四、文件的分类与编号1、受控文件分为以下几类：管理类文件（如质量手册、程序文件等）技术类文件（如技术标准、工艺文件等）外来文件（如法律法规、客户提供的文件等）2、编号规则采用分类编码和流水号相结合的方式进行编号。

编号应具有唯一性和可追溯性。

五、文件的编制与审核1、文件的编制由相关部门根据工作需要进行编制，编制时应遵循相关的法规、标准和公司的规定。

编制完成后应进行内部评审，确保文件的内容清晰、准确、完整。

2、文件的审核管理类文件由管理者代表审核，技术类文件由技术负责人审核。

审核人员应在审核意见栏中签署审核意见和姓名。

六、文件的批准与发布1、批准审核通过后的文件，由公司总经理批准发布。

2、发布文控中心负责将批准后的受控文件发放到相关部门和人员。

发放时应填写《文件发放/回收登记表》，记录文件的发放情况。

七、文件的使用1、使用者应在收到受控文件后，认真阅读并理解文件的内容。

2、使用者应妥善保管受控文件，不得丢失、损坏或随意涂改。

3、当文件内容需要修改时，应按照规定的流程进行修订和审批。

八、文件的修订与更新1、当文件的内容与实际工作不符、法律法规和标准发生变化或公司的管理要求发生改变时，应及时对文件进行修订。

（质量认证）IS各类表格记录(全套)受控文件清单受控文件发放清单JS/GL-JL-002文件更改申请单JS/GL-JL-003文件更改通知单JS/GL-JL-004文件借阅记录JS/GL-JL-005留用文件清单JS/GL-JL-006文件销毁记录JS/GL-JL-007收文登记表部门：JS/GL-JL-008记录一览表部门：JS/GL-JL-009签到表JS/GL-JL-020会议纪要JS/ GL-JL-021捷盛化学公司整合管理体系内部审核检查表 JS/ GL-JL-022受审核部门： 内审员： 审核日期： 年 月日注：符合〇，一般不符合项△，严重不符合项▲，观察项╳（有不符合时要有记录证据）捷盛化学公司质量管理体系内部审核不符合项分布表JS/ GL-JL-023注：一般不符合项△，严重不符合项▲，观察项╳年度招聘计划报批表JS/ GL-JL-058编制：审核：批准：日期：日期：日期：招聘申请表JS/ GL-JL-025应聘人员登记表JS/ GL-JL-059新职工进司通知书JS/ GL-JL-017 各有关部门：下列新职工已于年月日8：00 时进入公司：综合管理部年月日抄送：接收部门、后勤部员工试用期跟踪评核表日期：JS/ GL-JL-027总分：说明:１．由用人部门直接主管评核，总分为100分；２．该员工试用期满后将评核结果呈报管理部，用于该员工试用期满后的薪资及岗位调整依据；3．评分标准：优：16—20分；可：11—15分；差：5—10分员工试用期满转正申请表JS/ GL-JL-060员工晋升加薪申请表JS/ GL-JL-024员工调动申请表JS/ GL-JL-016人员调动通知单JS/ GL-JL-019 各有关部门：下列职工已于月日8 ：00时调出原部门：管理部年月日抄送：调出部门、调入部门。

员工花名册JS/GL-JL-010员工培训申请表申报部门：JS/GL-JL-011编制：审核：批准：日期：日期：日期：公司重大危险源清单JS/GL-JL-044编制: 审核: 批准:日期：日期：日期：公司环境、职业健康安全目标指标、管理方案一览表JS/GL-JL-051编制：审核：批准：日期：日期：日期：员工离职申请表JS/ GL-JL-050注：本公司员工辞职，由本部门同意后报管理部同意，不分岗位必须经公司主管领导同意，报总经理批准。

CMA资质认定现场评审前文件准备机构在申请CMA资质认定前，自身的体系必须有效运行半年，而体系的运行需要相关的文件、记录来支持。

在提交CMA资质认定申请后，现场评审前，质量负责人及相关人员应准备好所有相关的文件、记录、档案，以便现场评审时专家查阅。

1、文件文件包括内部文件和外部文件。

内部文件指机构内部编制的体系文件。

体系文件一般分为四级，第一级质量手册，第二级程序文件，第三级作业指导书，第四级记录表格。

质量手册和程序文件的编写依据RB/T214-2014《检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求》；作业指导书包括检验检测方法类、仪器设备操作类、期间核查等作业指导书；记录表格包括技术记录和质量记录表格。

外部文件包括所有检验检测所需的外部法律法规、技术标准和规范。

2、档案档案包括仪器设备档案和人员档案。

仪器设备档案包括设备的购买发票、说明书、验收记录、检定/校准证书、检定/校准证书确认表、使用记录、维修记录（如有）、保养记录、期间核查记录（如有）、停用报废记录（如有）等；人员档案包括：劳动合同、员工承诺书（如有规定）、学历证书、学位证书、上岗证、职称证、其他证书（如内审员证、注册证等）、人员能力确认表、人员授权表等。

以上档案均是一机一档、一人一档。

3、原始记录与报告如果是首次申请CMA或扩项申请，必须根据机构申请的参数进行模拟试验，编写模拟报告。

如果是CMA复评审，必须准备好以往的所有检验检测报告及相关资料。

原始记录不管是电子档还是纸质版都应定期存档，委托单、原始记录、报告最好成套存档方便查阅。

4、体系运行资料体系运行资料的存档不强求按要素分配档案盒，也可以按程序文件进行分配，便于归档查阅就行。

RB/T214标准中提到了25个程序文件，机构编写程序文件时不强求程序文件的具体数量，但至少要包含标准中提到的25个程序文件内容。

以下对标准中提到的25个程序文件其对应的相关资料进行整理。

机构可按程序文件对应准备资料档案盒。

一、总则为了规范工厂文件的管理，确保文件的真实性、准确性和有效性，提高工作效率，保障工厂的正常运营，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于工厂内部所有受控文件的编制、审批、发放、使用、更改、销毁等全过程。

三、文件分类1. 管理文件：包括管理制度、操作规程、作业指导书等。

2. 技术文件：包括设计文件、工艺文件、检验标准等。

3. 质量文件：包括质量计划、质量记录、不合格品处理记录等。

4. 法律法规文件：包括国家法律法规、行业标准、合同等。

5. 其他文件：包括会议记录、通知、报告等。

四、文件编制1. 文件编制应符合国家相关法律法规和行业标准。

2. 文件编制应明确文件的目的、适用范围、编制依据、编制人员等。

3. 文件编制应采用规范的格式和术语，确保文件内容的清晰、准确。

4. 文件编制完成后，应由编制人进行审核，确保文件内容的完整性和准确性。

五、文件审批1. 文件审批应遵循“逐级审批、责任到人”的原则。

2. 文件审批流程如下：（1）编制人提交文件至部门负责人审核；（2）部门负责人审核通过后，提交至总经理或分管领导审批；（3）总经理或分管领导审批通过后，文件正式生效。

六、文件发放1. 文件发放应遵循“需用原则、实名制”的原则。

2. 文件发放流程如下：（1）文件审批通过后，由文件管理员进行编号、登记；（2）文件管理员根据需要，将文件发放至相关部门或个人；（3）文件发放时，应填写《文件发放登记表》，记录文件名称、编号、发放人、接收人等信息。

七、文件使用1. 文件使用者应按照文件内容执行，确保工作质量。

2. 文件使用者应妥善保管文件，防止文件丢失、损坏或泄露。

3. 文件使用者如发现文件内容与实际不符，应及时向文件管理员报告。

八、文件更改1. 文件更改应遵循“变更原因明确、审批流程严格”的原则。

2. 文件更改流程如下：（1）文件使用者提出文件更改申请，说明更改原因；（2）文件管理员审核更改申请，如同意，提交至部门负责人审核；（3）部门负责人审核通过后，提交至总经理或分管领导审批；（4）总经理或分管领导审批通过后，文件管理员根据新文件内容进行更改，并重新编号、登记。

文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。

相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。

4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。

4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。

若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。

4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。

4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。