受控文件管理规定新

企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。

二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。

三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。

2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。

3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。

4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。

5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。

四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。

2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。

3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。

五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。

2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。

3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。

4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。

5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。

六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。

2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。

3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。

七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。

2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。

受控文件管理制度1受控文件管理制度1一、制度背景及目的：随着信息化的快速发展，文件管理在企业中变得日益重要。

为了更好地规范和管理企业的文件，确保企业的文件能够得到有效的保存和利用，提高工作效率和信息安全性，制定并实施受控文件管理制度变得迫切而必要。

本制度的目的是规范企业对文件的创建、存储、传递、利用和销毁等全过程的管理，确保文件的准确性、完整性、安全性和合法性，提高文件管理的科学性和规范性。

二、适用范围及责任主体：本制度适用于企业的所有职工，包括全职员工、兼职员工以及临时工。

所有职工必须遵守本制度的要求并承担相应的责任。

文件管理部门是本制度的主要责任主体，负责制定、解释和监督本制度的执行，保证受控文件管理制度能够得到有效的贯彻和执行。

各部门（单位）的负责人是本制度的具体责任主体，他们负责组织和实施文件管理的相关工作，保证本制度的执行情况。

三、文件的创建与编号：1.所有的文件必须按照统一的格式创建，包括文件的标题、主题、日期和编码等信息。

2.文件的编号必须规范和唯一，编号格式由文件管理部门统一制定并告知。

四、文件的保管与传递：1.文件必须存储在规定的电子存储设备中，确保文件的安全和可靠。

2.对于涉密的文件，必须进行加密和权限的控制，保证文件的机密性。

3.文件传递必须经过授权，必须填写传递记录并经过双方确认。

五、文件的利用和备份：1.所有的文件必须遵守相关的法律法规和保密制度，不得用于非法用途。

2.对于需要经常使用的文件，可以进行备份和缓存，方便日常工作的进行。

六、文件的销毁与归档：1.文件的销毁必须严格按照文件管理部门的规定进行，不得随意销毁。

2.文件的归档必须按照文件的重要性和使用频率进行分类和存储。

3.对于已归档的文件，必须定期进行检查和维护，确保文件的可读性和完整性。

七、制度执行与监督：1.文件管理部门负责对本制度的执行情况进行监督和检查，并定期向上级汇报。

2.各部门（单位）的负责人必须确保本制度的执行，并及时解决文件管理中的问题和难题。

1.目的为了更好控制受控文件的使用和保管，维护公司受控文件体系，特设立此制度。

2.使用范围：公司各部门所有受控文件。

3.规定3.1凡盖有红色“受控文件”印章的文件，均纳入公司受控文件的管理范畴。

3.2公司ISO中心根据文件涉及的部门，统一复印、发放受控文件。

其它部门私自复印、发放受控文件的，处以TOo元/次的罚款。

4.3需要更改的受控文件，由编制部门负责更改，更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件，并将旧版文件的正本作废，副本销毁。

其它部门私自更改、涂改受控文件的，对文件管理员处以-20元/处的罚款，部门负责人处以-10元/处罚款；私自销毁受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50元/份罚款。

5.4各部门在收到受控文件后，须把受控文件的情况登记在《受控文件汇总表》上，并在部门内对所有相关人员进行宣贯（含隶属部门管辖的下属部门/车间），宣贯记录须附在该文件上一并存档。

若部门有新进人员时，文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。

受控文件未登记到位的，对文件管理员处以TO元/份的罚款；宣贯不到位的，对文件管理员处以-10元/份的罚款。

6.5受控文件应与其它文件隔离保存，根据文件的类型，条理化、系统化地妥善保管。

7.6各部门/车间文件管理员辞职时，应办理好受控文件交接手续，未办好文件交接手续的，不得办理离职手续。

8.7若受控文件被损坏或丢失，应申请补发，损坏的的文件须交回公司ISO中心处理；丢失的文件若事后被找回，亦须交回公司ISO中心处理。

受控文件缺页的，对文件管理员处以-20元/份的罚款，部门负责人处以TO元/份的罚款；丢失受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50/份元的罚款。

9.8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等，各部门/车间需做好配合工作。

本文件类型为：本文件于年月日生效执行本文件属于：口更改条款；口以旧换新；口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名（含隶属部门管辖的下属部门/车间）：注：传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存。

受控文件管理制度首先，受控文件管理制度规定了文件的创建和存储流程。

在文件创建阶段，制度会要求文件创建者按照一定的格式和规范编写文件，并且记录相关属性信息，如文件名称、版本、创建日期等。

同时，系统也会要求文件创建者按照一定的权限设置进行文件存储。

这有助于确保文件的正确性和一致性，并方便后续查找和使用。

其次，受控文件管理制度规定了文件的使用和维护流程。

文件的使用规定了文件的访问权限和使用范围，确保文件只被授权的人员使用。

同时，制度会要求使用者对文件进行记录和追踪，保证文件的变更和使用情况可追溯。

文件的维护规定了文件的更新和修订流程，确保文件内容的准确性和时效性。

这些规定和流程的实施有助于避免文件错误的使用和维护，提高了文件管理的效率。

再次，受控文件管理制度规定了文件的审查和控制流程。

文件的审查包括针对文件内容的内容和准确性的审查，确保文件符合监管要求和组织的内部规定。

文件的控制包括了文件的版本控制和变更管理。

制度规定了文件的版本号和修订记录，确保文件的版本一致性和变更可追溯性。

这有助于组织对文件的有效控制和管理。

最后，受控文件管理制度规定了文件的销毁流程。

文件的销毁包括了对文件的销毁依据、销毁方式和销毁记录等方面的规定。

制度会明确规定文件的保留期限和销毁依据，并制定了具体的销毁方式，如物理销毁或电子销毁。

同时，制度要求对文件的销毁进行记录，确保文件的合规性和销毁事宜的可追溯性。

综上所述，受控文件管理制度通过对文件的创建、存储、使用、维护、审查和销毁等方面进行规定和流程管控，有助于提高文件管理的有效性和合规性。

这些规定和控制措施能够保证文件的准确性、一致性和安全性，并提高文件的可追溯性和查找效率。

因此，对于一个组织或机构来说，建立和实施受控文件管理制度是很重要的。

受控文件管理制度受控文件管理制度是企业内部的一个重要管理手段，旨在规范和控制文件的创建、审批、发布、阅读、变更等过程，确保文件的准确性、完整性和可追溯性。

本文将阐述受控文件管理制度的目的、应用范围、基本原则以及实施步骤。

一、目的受控文件管理制度的目的是为了强化企业内部文件管理，促进工作的高效有序进行。

通过规范文件管理流程，可以减少文件丢失和错误，提高文件管理的科学性和便捷性，确保员工获取准确、及时、适用的文件信息，推动企业的各项工作顺利开展。

二、应用范围受控文件管理制度适用于企业内部所有涉及文件管理的部门和岗位。

无论是文件的创建、审批、发布、阅读还是文件内容的变更等，都需要按照受控文件管理制度进行操作和管理。

三、基本原则1. 确定责任：明确文件管理的责任主体，包括文件管理部门和相关岗位的责任，并建立责任追究机制。

2. 建立流程：制定文件管理的具体流程，包括文件的创建、审批、发布、阅读、变更等环节，并确保流程的合理、高效。

3. 设立标准：制定文件管理的标准和规范，明确文件的命名规则、版本控制规则、格式要求等，保证文件的一致性和可读性。

4. 强化审批：对重要文件的审批环节加强监督和审查，并确保审批人员具备相应的资质和权限。

5. 审查变更：对文件变更的申请进行审查和评估，并记录变更的原因、过程和结果，保证文件变更的透明性和追踪性。

6. 提供培训：定期对相关人员进行文件管理制度的培训，确保员工了解和掌握文件管理的要求和流程。

四、实施步骤1. 制定制度文件：明确受控文件管理制度的制定方和管理范围，并将制度文件上报至相应部门进行审批。

2. 流程优化：根据企业的实际情况，制定文件管理的具体流程，并确保流程的合理、简洁，避免繁琐和冗余的环节。

3. 建立档案系统：建立受控文件管理的档案系统，包括电子档案和纸质档案，便于文件的存储、检索和管理。

4. 培训与宣贯：组织相关人员进行受控文件管理制度的培训，并通过内部通知、会议等形式，宣传和推广制度要求。

受控文件管理制度`受控文件管理制度是一种组织机构内部实施的一种制度，旨在规范和管理所有涉及敏感、机密或重要信息的文件。

该制度主要通过对文件的创建、存储、传输和销毁等环节进行规范和管控，确保文件的安全性和可追溯性。

下面将详细阐述受控文件管理制度的内容和重要性。

1.文件的标识和分类：通过对文件进行标识和分类，可以方便和迅速地查找和管理文件。

标识可以包括文件的名称、编号、版本号以及有效期等信息。

分类可以根据文件的性质、重要程度以及使用频率等因素进行划分，便于不同文件的管理。

2.文件的创建和修订：文件的创建需要按照一定的标准和程序进行，确保文件的准确性和完整性。

在文件的修订过程中，需要明确修订的原因和范围，并对修订内容和日期进行记录，以便后续追溯文件的变更情况。

3.文件的存储和传输：文件的存储需要有专门的设施和设备进行保管，确保文件的安全和可靠。

对于电子文件，可以采用加密和权限控制等安全措施，防止文件被非授权人员访问和篡改。

文件的传输需要遵循一定的安全规则，采用加密和安全通道等方式，确保文件在传输过程中不被窃取或篡改。

4.文件的使用和访问控制：文件的使用需要符合一定的权限控制和审批流程。

不同权限的人员可以访问和修改不同级别的文件，确保文件的保密性和完整性。

同时，需要记录每个人员对文件的操作记录，方便后续追溯和审查。

5.文件的销毁和归档：一些已经不需要使用的文件需要进行及时销毁或归档。

销毁文件时需要采取一定的措施，防止被恶意利用。

归档文件需要进行适当的分类和整理，存放在安全可靠的地方，以便于后续的查找和利用。

1.提高信息安全性：通过对文件的规范管理和控制，可以防止文件的泄露和篡改。

特别是对于涉及敏感或机密信息的文件，受控文件管理制度可以确保其保密性，防止机密信息被泄露给非授权人员。

2.提高管理效率：通过受控文件管理制度，可以提高文件的查找和利用效率。

文件的标识和分类可以使人员迅速找到需要的文件，提高工作效率。

人力资源部文件受控发行管理规定编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了有效地控制公司质量环境管理体系文件,确保文件的正确使用,保证文件的有效性、适宜性、充分性，避免资料错误造成损失,特制定此制度。

2 适用范围2.1 适用于公司体系运行所有文件。

3 职责3.1 人力资源部负责对体系运行的文件进行编号、受控。

3.2 与体系相关的部门负责文件制作、修改及签呈工作，完毕后交企划部确认受控发行。

4 工作程序4.1 受控文件对象4.1.1 公司体系运行的所有文件。

4.2 非受控文件对象4.2.1 公司外来文件及其他文件。

4.3 文件受控发行内容4.3.1 相关部门依据《文件格式管理办法》拟制好相应文件，经企划部确认格式及标准无误后，由体系人员对文件进行受控，依照各部门所需文件的份数进行发行，并做好受控发行相关台账。

所有受控发行相关记录于《管理文件发放、回收登记表》或《技术文件发放、回收登记表》。

4.3.2 人力资源部随时复查该部门文件是否为最新版本,文件是否为受控发行状态, 针对丢失资料严重的部门，将严格按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》处理。

4.3.3 生产现场使用的作业标准(如作业指导书,标准规范等)发放的份数不够用时，使用部门应及时向企划部提出申请，申请时需详细填写申请原因(如:①原发放份数不够用,应在申请单上写明发放份数,现需增加份数；②如果是丢失的资料,应在《文件补发申请单》上注明责任人及遗失原因方可申请,若发现申请部门填写的数据与人力资源部实发数据不符，则取消补发文件。

4.3.4 各部门应指派专门负责人保管受控文件,凡是因负责人离职而交接不清丢失的文件,企划部将按《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

4.3.4 由人力资源部受控发行的文件各部门不得随意复印，必须使用盖章受控版本，若发现有使用复印件代替的，按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

4.3.5 所有管理文件内容由各拟制部门确定，由企划部统一标准化，文件的拟制、审核、批准由各拟制部门完成，文件发行工作由企划部体系人员负责。

受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。

三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。

四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。

2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。

3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。

五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。

2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。

3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。

4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。

六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。

2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。

3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。

七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。

2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。

3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。

八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。

2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。

2023受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度篇11 目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。

2 适用范围适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。

3职责3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理;3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理;3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。

4管理要求4.1受控文件的发放4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。

4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。

每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。

4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：序号文件接收部门/人分发号序号文件接收部门/人分发号1 存档 0 9 品牌推广部 0082 总经理 001 10 质检部 0093 总经理办公室 002 11 仓储部 0104 副总经理 003 12 后勤保卫部 0115 财务总监 004 13 生产部 0126 营销总监 005 14 配送部 0137 外埠销售部 006 15 财务部 0148 销售部 007 16 人力资源部 0154.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。

接收人的签字应与文件分发号相对应。

4.2 受控文件的保管与使用4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。

其职责包括修订本部门“受控文件清单”;妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收;文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。

若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。

受控文件管理制度`受控文件管理制度受控文件管理制度是企业对于重要文件进行管理的制度。

在现代企业中，各种文件数量繁多，管理上也面临着一定的难度。

为了保证企业内部文件的合规性、规范性和安全性，需要建立一套受控文件管理制度。

下面将介绍受控文件管理制度的相关内容。

一、管理目的受控文件管理制度的目的是规范企业文件管理行为，通过系统化、标准化的文件管理，有效提高企业的工作效率和管理水平。

另外，受控文件管理制度可以防止误用、泄密和丢失重要文件，保证数据的安全性和完整性。

二、管理范围受控文件管理制度的管理范围包括以下几个方面：1、重要性文件：包括企业的合同、协议、文件、财务报表、法律文书等。

2、非重要性文件：包括日常工作中的各类文件、通知、备忘录、会议纪要等。

3、信息安全：包括各类电子文档、数据库、软件、数据备份等。

三、管理流程受控文件管理制度的管理流程包括以下几个环节：1、文件起草：文件的起草必须按照文档格式和规范，由具备起草资格的人员完成。

2、审批流程：文件应按照文件审批流程进行审批，并在文件中注明签批人及签批日期。

3、存档管理：审批通过后，文件应放入管理部门的存档室进行管理，并建立文件档案。

4、规范发放：文件发放应按照规定流程进行，发放人应核对发放清单并签字确认。

5、更新管理：文件内容发生变更时，应进行相应更新，同时将旧版文件删除。

四、文件保密受控文件管理制度也包括对文件的保密措施。

企业应根据文件的重要程度、内容涉密等情况，采取相应的保密措施。

1、物理保密措施：如将重要文件存放在保险柜内，设置门禁监控等措施。

2、技术保密措施：如对电子文档进行密码加密、防抄袭等技术手段。

3、制度保密措施：建立保密制度，对于存储、传输文件的人员进行安全人员测评、签订保密协议等。

五、文件销毁为了避免不恰当的文件流出，企业应制定独立的文件销毁制度，从而保证文件安全。

文件销毁应经过审批流程，按照文件销毁程序进行，完成销毁后应要求保密人员签署销毁确认书。