小规模企业档案管理制度
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第一章 总则
第一条 为加强本公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。
第二条 本制度适用于本公司所有部门及员工。
第三条 本制度依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定。
第二章 档案管理机构及职责
第四条 公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条 档案室设立档案管理员，负责档案的日常管理工作，具体职责如下：
1. 制定和执行档案管理制度，确保档案管理的规范性和有效性；
2. 负责档案的收集、整理、归档和销毁工作；
3. 对各部门档案管理工作进行监督和指导；
4. 负责档案的查询、借阅和利用工作；
5. 定期对档案进行整理、归档和鉴定，确保档案的完整性和准确性；
6. 负责档案保密工作，确保档案安全。
第三章 档案收集与归档
第六条 档案收集范围：
1. 公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表等；
2. 公司内部规章制度、工作总结、发展规划等；
3. 公司对外交流、合作、洽谈等产生的文件、材料；
4. 公司员工人事档案、工资、福利等档案；
5. 公司财务、审计、统计等档案；
6. 公司产品、技术、质量等档案。
第七条 档案归档要求：
1. 归档的文件材料必须完整、准确、系统和安全； 2. 归档的文件材料应按照类别、时间、编号等进行整理；
3. 归档的文件材料应使用规范的档案盒、档案袋等包装；
4. 归档的文件材料应注明文件名称、文号、形成时间、保管期限等信息；
5. 归档的文件材料应经档案管理员审核、签字后归档。
第四章 档案保管与利用
第八条 档案保管要求：
1. 档案室应保持清洁、干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀、火灾等事故发生；
2. 档案管理员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理；
3. 档案管理员应确保档案的安全，防止档案遗失、损毁或泄密。
第九条 档案利用要求：
1. 查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经档案管理员批准后方可查阅；
2. 查阅档案时，需遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；
3. 查阅档案后，需将档案归还原位，不得擅自复制、借出或损毁档案。
第五章 档案销毁
第十条 档案销毁原则：
1. 档案销毁必须严格按照国家有关规定和公司档案管理制度执行；
2. 档案销毁前，需经档案管理员鉴定，确认无保存价值；
3. 档案销毁需在档案管理员监督下进行，确保档案信息安全。
第十一条 档案销毁程序：
1. 档案管理员鉴定确认档案无保存价值后，填写《档案销毁申请表》；
2. 经公司领导批准后，由档案管理员组织销毁；
3. 销毁过程中，需做好记录，确保档案信息安全。
第六章 附则 第十二条 本制度由公司档案室负责解释。
第十三条 本制度自发布之日起施行。
