企业档案管理制度

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企业档案管理制度

一、档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度 1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

房地产企业--档案管理制度

1．0 主要内容及适用范围

规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

2．0 档案的管理机构

2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2．3 档案室主要职责：

2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度；

2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

3．0 档案的种类

3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3．8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3．9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

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XXXX有限公司

档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为加强本公司档案管理工作，保证公司文件的完整性，有效的保护及便于查找利用档案，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。

第二条 释义

本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 管理原则

（一） 集中统一管理原则。

（二） 维护档案完整与安全原则。

（三） 便于利用原则。

第四条 适用范围：本制度适用于公司所有单位的档案管理。

第五条 管理职责

（一） 公司办公室为档案的归口管理部门，负责：

1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程；

2. 监督、检查各部门档案工作；

3. 公司档案的收集、保管和开发利用。

4. 制定档案工作计划并组织实施；

5. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；

6. 配备专兼职档案管理员，负责档案的日常管理工作；

（二） 各部门负责人为本部门档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作

1.各部门专兼职档案管理员，负责档案资料的收集、编制、整理等日常管理工作；

2.配合公司档案管理部门完成档案管理体系的建设与完善；

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3. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。

第二章 档案归档

第六条 档案归档范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

（一）上级来文

1. 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

2. 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）公司文件材料

—1— 山东聊城建工物业管理服务有限公司

企业档案管理制度

一、档案管理规定

根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。

二、企业各类文件材料的归档制度

是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。

三、企业档案利用制度

是企业档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。

四、企业档案保密制度

是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。

五、企业档案保管制度

—2— 是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。

六、企业档案鉴定销毁制度

是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。

七、企业档案人员岗位责任制

这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。

—3— 一、档案管理规定

为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。

（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。

（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。